Eingangsrechnung buchen: Vorsteuer, Buchungssatz, Kontenanalyse und Beispiele

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Das Wichtigste zur Eingangsrechnung im Überblick

Eine Eingangsrechnung liegt aus Sicht Ihres Unternehmens vor, wenn ein Lieferant oder Dienstleister eine Rechnung für eine bezogene Lieferung oder sonstige Leistung stellt. Möchten Sie eine Eingangsrechnung buchen, müssen Sie zunächst klären, was gekauft wurde, ob die Ausgabe sofort als Aufwand oder als Vermögensgegenstand zu erfassen ist, ob ein Vorsteuerabzug möglich ist und in welcher Höhe eine Verbindlichkeit entsteht.

• Nettoentgelt: Wert der Lieferung oder Leistung ohne Umsatzsteuer.
• Vorsteuer: gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, die unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abgezogen werden kann.
• Bruttobetrag: Nettoentgelt zuzüglich Umsatzsteuer.
• Verbindlichkeit: offener Rechnungsbetrag gegenüber dem Lieferanten.
• Buchungszeitpunkt: Rechnung und zugrunde liegender Geschäftsvorfall müssen periodengerecht und nachvollziehbar erfasst werden.
• Rechnungsprüfung: Vor der Buchung sollten sachliche, rechnerische und umsatzsteuerliche Angaben geprüft werden.

Tipp der Bildungsbibel: Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, beginnen Sie nicht mit dem Buchungssatz. Analysieren Sie zuerst den Geschäftsfall: Was wurde gekauft? Handelt es sich um Aufwand oder Anlagevermögen? Darf Vorsteuer abgezogen werden? Erst danach bestimmen Sie Soll und Haben.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die Ihr Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Sie dokumentiert eine Forderung des Rechnungsausstellers und führt beim Rechnungsempfänger regelmäßig zu einer Verbindlichkeit, sofern die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, können sehr unterschiedliche Konten betroffen sein. Beispiele sind Büroeinrichtung, Waren, Rohstoffe, Büromaterial, Telefonkosten, Beratungskosten, Reparaturen oder andere betriebliche Aufwendungen und Vermögensgegenstände.

Deshalb existiert nicht ein einziger allgemeingültiger Buchungssatz für jede Eingangsrechnung. Das Gegenkonto zur Verbindlichkeit hängt davon ab, welcher Vermögensgegenstand oder welche Leistung bezogen wurde.

Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung unterscheiden

Für Anfänger ist die Perspektive des eigenen Unternehmens besonders wichtig. Was für den Lieferanten eine Ausgangsrechnung ist, stellt beim Kunden eine Eingangsrechnung dar.

Merkmal	Eingangsrechnung	Ausgangsrechnung
Wer erstellt die Rechnung?	Lieferant oder Dienstleister	eigenes Unternehmen
Wer erhält die Rechnung?	eigenes Unternehmen	Kunde
Typische Steuer	Vorsteuer	Umsatzsteuer
Typisches Personenkonto	Verbindlichkeiten beziehungsweise Kreditor	Forderungen beziehungsweise Debitor

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, betrachten Sie den Vorgang also aus Sicht des Rechnungsempfängers.

Geschäftsfall mit Büroeinrichtung und Vorsteuer

Die Freund GmbH erhält von einem Lieferanten eine Rechnung über eine neue Büroeinrichtung. Der Nettowert beträgt 1.000,00 Euro. Hinzu kommen 190,00 Euro Umsatzsteuer. Der Rechnungsbetrag beträgt damit insgesamt 1.190,00 Euro.

Position	Betrag
Nettoentgelt	1.000,00 Euro
19 Prozent Umsatzsteuer	190,00 Euro
Bruttobetrag	1.190,00 Euro

Für die folgende Übung wird davon ausgegangen, dass die Büroeinrichtung als aktivierungspflichtiger Vermögensgegenstand behandelt wird und die Freund GmbH zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Wenn Sie diese Eingangsrechnung buchen, werden deshalb die Konten Büroeinrichtung, Vorsteuer und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen angesprochen.

Kontenanalyse Schritt für Schritt

Bevor Sie die Eingangsrechnung buchen, analysieren Sie jedes Konto einzeln. Dadurch lässt sich der Buchungssatz logisch herleiten.

Konto Büroeinrichtung

Die Büroeinrichtung wird im vereinfachten Beispiel als Vermögensgegenstand des Anlagevermögens behandelt. Das entsprechende Aktivkonto nimmt zu. Eine Mehrung auf einem Aktivkonto wird grundsätzlich im Soll gebucht.

• Kontenart: Aktivkonto
• Veränderung: Mehrung
• Buchungsseite: Soll
• Betrag: 1.000,00 Euro

Konto Vorsteuer

Die in einer ordnungsgemäßen Eingangsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kann bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abziehbar sein. Für Lernzwecke wird das Vorsteuerkonto als Aktivkonto beziehungsweise Forderung gegenüber dem Finanzamt behandelt. Auch diese Mehrung wird im Soll erfasst.

• Kontenart im Lernmodell: Aktivkonto
• Veränderung: Mehrung
• Buchungsseite: Soll
• Betrag: 190,00 Euro

Weitere Grundlagen finden Sie im Beitrag zur Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Da die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, entsteht gegenüber dem Lieferanten eine Schuld in Höhe des Bruttobetrags von 1.190 Euro. Das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist ein Passivkonto. Die Mehrung eines Passivkontos wird im Haben gebucht.

• Kontenart: Passivkonto
• Veränderung: Mehrung
• Buchungsseite: Haben
• Betrag: 1.190,00 Euro

Kontenanalyse als Tabelle

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, können Sie die Kontenanalyse auch tabellarisch durchführen:

Konto	Kontenart	Veränderung	Seite	Betrag
Büroeinrichtung	Aktivkonto	Mehrung	Soll	1.000 Euro
Vorsteuer	Aktivkonto im Lernmodell	Mehrung	Soll	190 Euro
Verbindlichkeiten a. LL	Passivkonto	Mehrung	Haben	1.190 Euro

Da Aktiv- und Passivseite der Bilanz durch den Geschäftsvorfall grundsätzlich steigen, liegt beim Erwerb des Vermögensgegenstands auf Ziel eine Aktiv-Passiv-Mehrung vor.

Buchungssatz für die Eingangsrechnung

Wenn Sie die Eingangsrechnung buchen, können Sie die einzelnen Bestandteile zunächst als einfache Buchungssätze betrachten.

• Büroeinrichtung an Verbindlichkeiten a. LL 1.000,00 Euro
• Vorsteuer an Verbindlichkeiten a. LL 190,00 Euro

In der praktischen Buchführung wird der Vorgang regelmäßig als zusammengesetzter Buchungssatz dargestellt.

Büroeinrichtung 1.000,00 Euro
Vorsteuer 190,00 Euro
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 Euro

Wie ein zusammengesetzter Buchungssatz aufgebaut wird, erfahren Sie im entsprechenden Lernbeitrag der Bildungsbibel.

Warum wird die Verbindlichkeit brutto gebucht?

Die Verbindlichkeit entspricht dem Betrag, den das Unternehmen dem Lieferanten tatsächlich schuldet. Im Beispiel muss die Freund GmbH 1.190 Euro bezahlen. Deshalb steht auf dem Verbindlichkeitskonto der vollständige Bruttobetrag.

Wenn Sie die Eingangsrechnung buchen, werden Nettoentgelt und Vorsteuer auf der Sollseite getrennt, während der gesamte Rechnungsbetrag auf der Habenseite als Verbindlichkeit erscheint.

Die zentrale Kontrollgleichung lautet:

Nettoentgelt + Vorsteuer = Bruttoverbindlichkeit

Im Beispiel:

1.000 Euro + 190 Euro = 1.190 Euro

Vorsteuerabzug: Wann darf die Steuer gebucht werden?

Für den Vorsteuerabzug reicht es nicht aus, dass auf irgendeinem Dokument Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Nach § 15 UStG kann ein Unternehmer die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen grundsätzlich als Vorsteuer abziehen, wenn die Leistung von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt wurde und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt grundsätzlich eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Bevor Sie eine Eingangsrechnung buchen und die Vorsteuer berücksichtigen, sollten Sie deshalb prüfen, ob die Rechnung die notwendigen Angaben enthält.

Pflichtangaben einer Rechnung prüfen

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, gehört die Rechnungsprüfung zu den wichtigsten vorbereitenden Arbeitsschritten. § 14 UStG nennt für eine reguläre Rechnung insbesondere folgende Angaben:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
• Entgelt,
• Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise ein erforderlicher Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Welche Besonderheiten gelten, hängt vom jeweiligen Rechnungstyp und Geschäftsvorfall ab. Deshalb sollte die Rechnung nicht nur rechnerisch, sondern auch steuerlich geprüft werden.

Sachliche, rechnerische und formelle Rechnungsprüfung

Bevor Sie eine Eingangsrechnung buchen, ist eine mehrstufige Prüfung sinnvoll. Dadurch lassen sich falsche Beträge, Doppelbuchungen und unberechtigte Forderungen frühzeitig erkennen.

Prüfung	Typische Frage
Sachliche Prüfung	Wurde die Ware oder Leistung tatsächlich bestellt und geliefert?
Mengenprüfung	Stimmen gelieferte und berechnete Mengen überein?
Preisprüfung	Entspricht der Preis der Bestellung oder Vereinbarung?
Rechnerische Prüfung	Sind Netto, Umsatzsteuer und Brutto richtig berechnet?
Formelle Prüfung	Sind die notwendigen Rechnungsangaben vorhanden?
Kontierungsprüfung	Welches Sachkonto und welcher Steuerschlüssel sind richtig?

Erst nach dieser Prüfung sollten Sie die Eingangsrechnung buchen beziehungsweise zur weiteren Verarbeitung freigeben.

Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen

Bei einem Nettobetrag von 1.000 Euro und einem Steuersatz von 19 Prozent beträgt die Umsatzsteuer 190 Euro. Der Bruttobetrag beträgt 1.190 Euro.

Formel:

Netto × 19 Prozent = Umsatzsteuer

1.000 Euro × 0,19 = 190 Euro

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, übernehmen Sie grundsätzlich die Werte der ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung. Eine eigene Kontrollrechnung hilft jedoch dabei, offensichtliche Rechenfehler zu erkennen.

Rechnung mit 7 Prozent Umsatzsteuer

Nicht jeder steuerpflichtige Umsatz unterliegt dem Regelsteuersatz. Für bestimmte Umsätze gilt ein ermäßigter Steuersatz. Angenommen, eine Rechnung weist ein Nettoentgelt von 500 Euro und 7 Prozent Umsatzsteuer aus:

Netto	500,00 Euro
7 Prozent Umsatzsteuer	35,00 Euro
Brutto	535,00 Euro

Wenn Sie diese Eingangsrechnung buchen und der Vorsteuerabzug zulässig ist, wird entsprechend nur die tatsächlich ausgewiesene Vorsteuer von 35 Euro angesprochen.

Aufwand oder Anlagevermögen?

Eine der wichtigsten Fragen lautet: Auf welches Konto wird das Nettoentgelt gebucht? Nicht jede Eingangsrechnung betrifft einen Vermögensgegenstand des Anlagevermögens.

Eingangsrechnung für	Mögliche Einordnung
Büroeinrichtung	Anlagevermögen
Computer	Anlagevermögen beziehungsweise abhängig vom konkreten Sachverhalt
Büromaterial	Aufwand
Telefonrechnung	Aufwand
Beratungsleistung	Aufwand
Wareneinkauf	Warenkonto beziehungsweise entsprechende Bestands-/Aufwandsbuchung
Reparatur	regelmäßig Aufwand, sofern keine Aktivierung erforderlich ist

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, müssen Sie daher zuerst den wirtschaftlichen Inhalt der Rechnung verstehen. Der Buchungssatz richtet sich nicht danach, dass eine Rechnung vorliegt, sondern danach, was mit dieser Rechnung abgerechnet wird.

Anlagegut kaufen und anschließend abschreiben

Wird mit der Eingangsrechnung ein abnutzbarer Vermögensgegenstand des Anlagevermögens erworben, endet die Buchhaltung nicht mit der Erfassung der Rechnung. Der Vermögensgegenstand muss anschließend unter den jeweiligen Voraussetzungen über seine Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Wenn Sie die Eingangsrechnung buchen, werden die Anschaffungskosten zunächst aktiviert. Die spätere Abschreibung verteilt den Werteverzehr auf die Nutzungsperioden.

Gerade bei Büroeinrichtung, Fahrzeugen, Maschinen oder technischer Ausstattung sollten Sie daher zwischen dem Erwerb und der späteren Abschreibung unterscheiden.

Eingangsrechnung über eine sofortige Aufwendung

Angenommen, ein Unternehmen erhält eine Rechnung über Büromaterial in Höhe von 238 Euro brutto. Darin sind 38 Euro Vorsteuer enthalten. Anders als bei der Büroeinrichtung handelt es sich im vereinfachten Beispiel um sofortigen Aufwand.

Wenn Sie diese Eingangsrechnung buchen, lautet der zusammengesetzte Buchungssatz:

• Büromaterial 200 Euro
• Vorsteuer 38 Euro
• an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 238 Euro

Das Schema bleibt damit gleich. Lediglich das Sachkonto auf der Sollseite verändert sich.

Eingangsrechnung für Waren buchen

Auch bei einem Wareneinkauf entsteht regelmäßig eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Angenommen, Handelswaren werden für 5.000 Euro netto zuzüglich 950 Euro Umsatzsteuer auf Ziel eingekauft.

Wenn Sie die Eingangsrechnung buchen, kann der vereinfachte Buchungssatz beispielsweise lauten:

• Wareneingang 5.000 Euro
• Vorsteuer 950 Euro
• an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5.950 Euro

Welches konkrete Warenkonto verwendet wird, hängt vom Kontenrahmen und vom eingesetzten Buchungsverfahren ab.

Eingangsrechnung sofort per Bank bezahlt

Nicht jede Eingangsrechnung führt dauerhaft zu einer offenen Verbindlichkeit. Wird eine Rechnung unmittelbar über das Bankkonto bezahlt und soll der Vorgang entsprechend direkt gebucht werden, kann das Bankkonto anstelle des Verbindlichkeitskontos betroffen sein.

Beispiel: Büromaterial 100 Euro netto, 19 Euro Vorsteuer, sofortige Zahlung per Bank.

• Büromaterial 100 Euro
• Vorsteuer 19 Euro
• an Bank 119 Euro

Wurde die Eingangsrechnung zunächst als Verbindlichkeit erfasst, wird die spätere Zahlung getrennt gebucht.

Zahlung der Eingangsrechnung buchen

Die Rechnung der Freund GmbH über 1.190 Euro wurde zunächst als Verbindlichkeit erfasst. Einige Tage später überweist das Unternehmen den vollständigen Rechnungsbetrag.

Die ursprüngliche Eingangsrechnung buchen Sie zunächst mit Büroeinrichtung und Vorsteuer an Verbindlichkeiten. Bei der Zahlung wird die offene Schuld anschließend ausgeglichen:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank 1.190 Euro

Die Verbindlichkeit nimmt ab und wird deshalb als Passivkonto im Soll gemindert. Das Bankkonto ist ein Aktivkonto und nimmt im Haben ab.

Vorgang	Buchung
Rechnungseingang	Büroeinrichtung + Vorsteuer an Verbindlichkeiten
Zahlung	Verbindlichkeiten an Bank

Eingangsrechnung mit Skonto

Gewährt ein Lieferant bei schneller Zahlung Skonto, verändert sich der ursprünglich zu zahlende Rechnungsbetrag. Das Skonto vermindert unter den jeweiligen Voraussetzungen auch die Bemessungsgrundlage und damit die Vorsteuer.

Angenommen, die Rechnung beträgt 1.190 Euro brutto und der Lieferant gewährt 2 Prozent Skonto bei fristgerechter Zahlung. Der Skontobetrag beträgt 23,80 Euro.

Bruttorechnung	1.190,00 Euro
2 Prozent Skonto	23,80 Euro
Zahlungsbetrag	1.166,20 Euro

Wenn Sie zunächst die Eingangsrechnung buchen und später unter Skontoabzug bezahlen, ist die ursprüngliche Buchung von der anschließenden Skontobuchung zu unterscheiden. In weiterführenden Buchhaltungsaufgaben muss dabei auch die Vorsteuerkorrektur berücksichtigt werden.

Rabatt und Skonto unterscheiden

Rabatt und Skonto werden häufig verwechselt. Ein bereits auf der Rechnung abgezogener Rabatt reduziert grundsätzlich unmittelbar das Nettoentgelt. Skonto ist dagegen regelmäßig an die Einhaltung einer Zahlungsfrist geknüpft.

Preisnachlass	Zeitpunkt	Bedeutung für die Buchung
Rabatt	bereits bei Rechnungsstellung berücksichtigt	Rechnung enthält regelmäßig bereits den verminderten Betrag
Skonto	bei Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist	nachträgliche Entgeltminderung bei Inanspruchnahme

Bevor Sie eine Eingangsrechnung buchen, sollten Sie daher prüfen, ob Preisnachlässe bereits in der Rechnung enthalten sind.

Fehlerhafte Rechnung: Vorsteuer nicht vorschnell übernehmen

Fehlen wesentliche Angaben oder bestehen Zweifel an der Rechnung, sollte der Sachverhalt geprüft und gegebenenfalls eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten angefordert werden. Für den Vorsteuerabzug sind die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen entscheidend.

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, können handels- beziehungsweise buchführungsrechtliche Erfassung des Geschäftsvorfalls und steuerlicher Vorsteuerabzug deshalb auseinanderfallen. Eine bestehende Verbindlichkeit verschwindet nicht allein deshalb, weil eine Rechnung umsatzsteuerlich fehlerhaft ist.

In Zweifelsfällen sollte die konkrete steuerliche Behandlung geprüft werden.

Was passiert bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer?

Nicht jede Eingangsrechnung enthält offen ausgewiesene Umsatzsteuer. Gründe können beispielsweise eine Steuerbefreiung, die Kleinunternehmerregelung oder besondere umsatzsteuerliche Verfahren sein.

Wenn auf einer Rechnung zulässigerweise keine abzugsfähige Umsatzsteuer ausgewiesen ist, können Sie beim Eingangsrechnung buchen auch keine Vorsteuer allein rechnerisch aus dem Rechnungsbetrag herausziehen.

Entscheidend ist immer der konkrete steuerliche Sachverhalt und die vorliegende Rechnung.

Reverse Charge nicht wie eine normale Eingangsrechnung behandeln

Bei bestimmten Leistungen kann nicht der Lieferant, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schulden. Dieses Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG erfordert eine andere Buchungslogik als die klassische Rechnung mit offen ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer.

Wenn Sie eine solche Eingangsrechnung buchen, dürfen Sie nicht einfach das normale Schema „Aufwand plus Vorsteuer an Verbindlichkeiten“ übernehmen. Zunächst muss geprüft werden, ob tatsächlich § 13b UStG anzuwenden ist.

Gerade bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen oder bestimmten inländischen Leistungen kann dieses Thema für fortgeschrittene Buchhaltungsaufgaben wichtig werden.

E-Rechnung bei Eingangsrechnungen

Die elektronische Rechnung gewinnt in der betrieblichen Buchhaltung stark an Bedeutung. Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine gewöhnliche PDF-Datei ist damit nicht automatisch eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Strukturierte Formate ermöglichen, Rechnungsinformationen maschinell auszulesen und automatisiert in Buchhaltungs- und ERP-Systeme zu übernehmen.

Wenn Sie eine elektronische Eingangsrechnung buchen, bleibt die grundlegende Kontenanalyse gleich. Neu ist vor allem der technische Verarbeitungsweg: Rechnungsdaten können automatisiert ausgelesen, geprüft, kontiert und einem Freigabeprozess zugeführt werden.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Unternehmen müssen sich zunehmend darauf einstellen, strukturierte E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Das betrifft auch den Prozess, mit dem Sie eine Eingangsrechnung buchen.

Ein moderner digitaler Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

1. E-Rechnung geht elektronisch ein.
2. Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen.
3. Lieferant und Rechnungsnummer werden erkannt.
4. Rechnungsdaten werden mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen.
5. Sachkonto und Steuerschlüssel werden vorgeschlagen.
6. Die Rechnung wird fachlich freigegeben.
7. Die Buchung wird erzeugt und festgeschrieben.
8. Die Rechnung wird ordnungsgemäß archiviert.

Automatisierung kann den Prozess beschleunigen. Trotzdem muss das Unternehmen sicherstellen, dass Kontierung, Steuerbehandlung und Rechnungsinhalt fachlich korrekt sind.

Buchen im Journal oder Grundbuch

Wenn Sie die Eingangsrechnung buchen, wird der Vorgang chronologisch im Journal beziehungsweise Grundbuch dokumentiert. Dort erscheinen unter anderem Buchungsdatum, Belegnummer, Konten und Betrag.

Nach § 239 HGB müssen Eintragungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Veränderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht so beseitigen, dass er später nicht mehr feststellbar ist.

Eingangsrechnung im Hauptbuch buchen

Kreditorenbuchhaltung und Lieferantenkonto

In der betrieblichen Praxis werden Eingangsrechnungen häufig nicht lediglich auf einem allgemeinen Verbindlichkeitskonto erfasst. Lieferanten können eigene Personenkonten besitzen. Dieser Bereich wird als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet.

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, kann im Hintergrund beispielsweise ein Kreditorenkonto des jeweiligen Lieferanten angesprochen werden. Die Summe der einzelnen Lieferantenverbindlichkeiten wird anschließend mit dem entsprechenden Sachkonto im Hauptbuch abgestimmt.

Die Kreditorenbuchhaltung unterstützt insbesondere:

• Überwachung offener Rechnungen,
• Zahlungsfristen,
• Skontofristen,
• Zahlungsläufe,
• Abstimmung von Lieferantenkonten.

Belegnummer und doppelte Rechnungen kontrollieren

Ein wichtiger Bestandteil des Rechnungsprozesses ist die Prüfung auf Doppelbuchungen. Dieselbe Rechnung sollte nicht versehentlich mehrfach erfasst und bezahlt werden.

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, können insbesondere folgende Merkmale für die Dublettenprüfung verwendet werden:

• Lieferant,
• Rechnungsnummer,
• Rechnungsdatum,
• Bruttobetrag,
• Bestellnummer beziehungsweise Auftragsbezug.

Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme prüfen diese Informationen automatisch und geben bei möglichen Doppelbuchungen Warnhinweise aus.

Typischer digitaler Rechnungsprozess

In größeren Unternehmen ist das Eingangsrechnung buchen Teil eines umfassenden Rechnungsworkflows. Dieser verbindet Einkauf, Warenannahme, Fachabteilung, Buchhaltung und Zahlungsverkehr.

Schritt	Aufgabe
1. Rechnungseingang	Rechnung empfangen und erfassen
2. Formelle Prüfung	Pflichtangaben und Rechnungsdaten kontrollieren
3. Sachliche Prüfung	Lieferung oder Leistung bestätigen
4. Kontierung	Sachkonto, Steuer und gegebenenfalls Kostenstelle bestimmen
5. Freigabe	Rechnung zur Zahlung freigeben
6. Buchung	Verbindlichkeit und Gegenkonten erfassen
7. Zahlung	Rechnung fristgerecht bezahlen
8. Archivierung	Beleg ordnungsgemäß aufbewahren

Für das Studium ist besonders wichtig, hinter diesem Prozess die eigentliche Buchungslogik zu verstehen. Software kann die Eingangsrechnung buchen, aber die fachlichen Regeln bleiben dieselben.

Kostenstelle und Kostenträger zusätzlich erfassen

Unternehmen benötigen häufig mehr Informationen als nur das Sachkonto. Eine Eingangsrechnung kann zusätzlich einer Kostenstelle oder einem Kostenträger zugeordnet werden.

Beispielsweise kann eine Beratungsrechnung der Kostenstelle Vertrieb, Produktion oder Verwaltung zugeordnet werden. Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, können solche Zusatzinformationen für Controlling und Kostenrechnung wichtig sein.

Die Finanzbuchhaltung beantwortet damit vor allem die Frage, auf welchem Konto der Geschäftsfall gebucht wird. Die Kostenrechnung untersucht zusätzlich, wo und wofür die Kosten entstanden sind.

Buchung mit Bruttomethode verstehen

In der üblichen Buchungslogik bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen wird die abzugsfähige Vorsteuer getrennt vom Nettoaufwand beziehungsweise Vermögenswert erfasst. Der Rechnungsbetrag wird dagegen vollständig als Verbindlichkeit gebucht.

Wenn Sie die Eingangsrechnung buchen, ist deshalb folgende Struktur besonders wichtig:

Soll	Haben
Nettoaufwand oder Vermögenswert	Verbindlichkeit in Höhe des Bruttobetrags
abziehbare Vorsteuer

Dieses Schema können Sie auf zahlreiche typische Eingangsrechnungen übertragen.

Beispiele für unterschiedliche Eingangsrechnungen

Geschäftsfall	Vereinfachte Buchungslogik
Büromaterial auf Ziel	Büromaterial + Vorsteuer an Verbindlichkeiten
Handelswaren auf Ziel	Wareneingang + Vorsteuer an Verbindlichkeiten
Maschine auf Ziel	Maschinen + Vorsteuer an Verbindlichkeiten
Telefonrechnung	Telefonkosten + Vorsteuer an Verbindlichkeiten
Reparaturrechnung	Reparaturaufwand + Vorsteuer an Verbindlichkeiten
Beratungsrechnung	Beratungskosten + Vorsteuer an Verbindlichkeiten

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, bleibt die Grundstruktur häufig gleich. Entscheidend ist die Auswahl des richtigen Sachkontos und die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung.

Typische Fehler beim Buchen vermeiden

Fehler	Warum problematisch?	Richtige Überlegung
Bruttobetrag komplett als Aufwand buchen	Abziehbare Vorsteuer wird nicht getrennt.	Netto und Vorsteuer unterscheiden.
Vorsteuer im Haben buchen	Vorsteuerzugang steht im Lernmodell grundsätzlich im Soll.	Vorsteuer als Forderung betrachten.
Verbindlichkeit nur netto erfassen	Lieferant fordert den Bruttobetrag.	Verbindlichkeit grundsätzlich brutto erfassen.
Falsches Sachkonto verwenden	Aufwand und Anlagevermögen werden verwechselt.	Wirtschaftlichen Inhalt prüfen.
Rechnung ungeprüft verbuchen	Fehlerhafte Rechnungsdaten können übernommen werden.	Rechnung vorher prüfen.
Zahlung mit Rechnungseingang verwechseln	Zwei unterschiedliche Geschäftsvorfälle werden vermischt.	Rechnung und Zahlung getrennt betrachten.
PDF automatisch als E-Rechnung behandeln	Eine reine PDF ist nicht zwingend eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.	Strukturiertes Format prüfen.

Wer die Eingangsrechnung buchen möchte, sollte deshalb nicht nur Soll und Haben beherrschen, sondern auch Rechnungsprüfung, Vorsteuer und Kontenauswahl verstehen.

Lernschema für Studium und Prüfung

Für Klausuren können Sie sich ein festes Schema angewöhnen. Damit lässt sich fast jede normale Eingangsrechnung systematisch analysieren.

1. Rechnung lesen: Was wurde gekauft?
2. Netto bestimmen: Wie hoch ist das Entgelt ohne Umsatzsteuer?
3. Steuer bestimmen: Wie hoch ist die ausgewiesene Umsatzsteuer?
4. Vorsteuer prüfen: Ist ein Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich?
5. Sachkonto wählen: Aufwand oder Vermögensgegenstand?
6. Verbindlichkeit bestimmen: Wie hoch ist der Bruttobetrag?
7. Soll und Haben bestimmen: Welche Konten nehmen zu?
8. Buchungssatz bilden: Sollkonten an Verbindlichkeiten.

Mit diesem Schema können Sie die Eingangsrechnung buchen und die Lösung gleichzeitig begründen.

Übungsaufgabe 1: Büromaterial

Ein Unternehmen erhält Büromaterial auf Rechnung. Das Nettoentgelt beträgt 300 Euro, die Umsatzsteuer 57 Euro.

Aufgabe: Berechnen Sie den Bruttobetrag und bilden Sie den Buchungssatz.

Lösung

Bruttobetrag:

300 Euro + 57 Euro = 357 Euro

• Büromaterial 300 Euro
• Vorsteuer 57 Euro
• an Verbindlichkeiten a. LL 357 Euro

Übungsaufgabe 2: Maschine

Eine Maschine wird für 20.000 Euro netto zuzüglich 3.800 Euro Umsatzsteuer auf Ziel gekauft. Das Unternehmen ist zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Wenn Sie diese Eingangsrechnung buchen, lautet die Lösung:

• Maschinen 20.000 Euro
• Vorsteuer 3.800 Euro
• an Verbindlichkeiten a. LL 23.800 Euro

Die Maschine wird aktiviert. Die spätere Abschreibung ist ein separater Geschäftsvorfall.

Übungsaufgabe 3: Rechnung bezahlen

Die zuvor erfasste Verbindlichkeit von 23.800 Euro wird vollständig per Banküberweisung beglichen.

Buchungssatz:

Verbindlichkeiten a. LL an Bank 23.800 Euro

Die ursprüngliche Eingangsrechnung buchen und die spätere Zahlung buchen sind damit zwei getrennte Schritte.

Übungsaufgabe 4: Fehler erkennen

Ein Lernender erhält eine Rechnung über 1.190 Euro brutto und bucht:

Büroeinrichtung an Verbindlichkeiten 1.190 Euro.

Frage: Was fehlt unter der Annahme, dass das Unternehmen zum vollständigen Vorsteuerabzug berechtigt ist und die Rechnung 190 Euro Umsatzsteuer ausweist?

Lösung

Die Vorsteuer wurde nicht getrennt. Das Anlagekonto sollte im vereinfachten Beispiel nur mit dem Nettoanschaffungswert von 1.000 Euro angesprochen werden. Zusätzlich werden 190 Euro Vorsteuer gebucht.

Merksätze zur Eingangsrechnung

• Eingangsrechnung bedeutet: Ihr Unternehmen erhält die Rechnung.
• Die Verbindlichkeit entspricht grundsätzlich dem offenen Bruttobetrag.
• Abziehbare Vorsteuer wird getrennt erfasst.
• Das Nettoentgelt wird auf das passende Sachkonto gebucht.
• Rechnungseingang und Zahlung sind zwei unterschiedliche Geschäftsvorfälle.
• Vorsteuerabzug setzt die gesetzlichen Voraussetzungen voraus.
• Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten elektronischen Daten.

Checkliste vor dem Buchen

Prüffrage	Erledigt?
Lieferant eindeutig erkannt?	□
Rechnungsnummer vorhanden?	□
Rechnungsdatum geprüft?	□
Leistung oder Lieferung nachvollziehbar?	□
Nettoentgelt geprüft?	□
Steuersatz geprüft?	□
Steuerbetrag rechnerisch geprüft?	□
Vorsteuerabzug grundsätzlich zulässig?	□
richtiges Sachkonto gewählt?	□
Anlagevermögen oder Aufwand geklärt?	□
Bruttoverbindlichkeit korrekt?	□
Doppelbuchung ausgeschlossen?	□
Zahlungs- und Skontofrist geprüft?	□

Häufige Fragen zur Eingangsrechnung

Wie lautet der Buchungssatz für eine Eingangsrechnung?

Der Buchungssatz hängt vom Inhalt der Rechnung ab. Bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen lautet das Grundschema häufig: Sachkonto plus Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Warum wird Vorsteuer im Soll gebucht?

Für Lernzwecke wird die abzugsfähige Vorsteuer als Forderung gegenüber dem Finanzamt beziehungsweise als Aktivkonto betrachtet. Eine Mehrung wird deshalb grundsätzlich im Soll erfasst.

Warum steht die Verbindlichkeit im Haben?

Verbindlichkeiten sind Passivkonten. Durch eine noch unbezahlte Eingangsrechnung steigt die Schuld gegenüber dem Lieferanten. Mehrungen auf Passivkonten werden im Haben gebucht.

Wird die Verbindlichkeit netto oder brutto gebucht?

Die Verbindlichkeit entspricht grundsätzlich dem tatsächlich geschuldeten Rechnungsbetrag. Bei einer normalen Rechnung mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer ist dies der Bruttobetrag.

Ist Vorsteuer immer abzugsfähig?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt die Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes voraus. Unter anderem muss die Leistung grundsätzlich für das Unternehmen bezogen worden sein und für den Vorsteuerabzug ist regelmäßig eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung erforderlich.

Was passiert, wenn eine Rechnung sofort bezahlt wird?

Wird der Vorgang unmittelbar bezahlt und entsprechend direkt erfasst, kann anstelle des Verbindlichkeitskontos beispielsweise Bank als Gegenkonto verwendet werden. Wurde zuvor eine Verbindlichkeit gebucht, erfolgt die Zahlung getrennt mit Verbindlichkeiten an Bank.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungseingang und Zahlung?

Beim Rechnungseingang entsteht beziehungsweise wird die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten erfasst. Bei der späteren Zahlung wird diese Verbindlichkeit wieder vermindert und das Bankkonto beziehungsweise ein anderes Zahlungsmittelkonto reduziert.

Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung?

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist nicht allein deshalb eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Welche Rechnung muss ich vor dem Buchen prüfen?

Grundsätzlich sollte jede Eingangsrechnung vor der Verarbeitung sachlich und rechnerisch geprüft werden. Für den Vorsteuerabzug sind zusätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen an die Rechnung zu beachten.

Fazit: Vom Rechnungsbeleg zum richtigen Buchungssatz

Eine Eingangsrechnung buchen zu können, gehört zu den zentralen Grundlagen der Buchhaltung. Der wichtigste Lernschritt besteht darin, die Rechnung zunächst wirtschaftlich zu analysieren. Sie müssen erkennen, welche Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, welches Sachkonto betroffen ist und ob Vorsteuer berücksichtigt werden darf.

Im Beispiel der Büroeinrichtung werden 1.000 Euro auf dem Anlagekonto und 190 Euro auf dem Vorsteuerkonto im Soll gebucht. Die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten beträgt 1.190 Euro und wird im Haben erfasst.

Wenn Sie eine Eingangsrechnung buchen, sollten Sie Netto, Steuer und Brutto konsequent voneinander trennen. Der Nettobetrag gehört auf das Sachkonto, die abzugsfähige Vorsteuer auf das Vorsteuerkonto und der gesamte offene Rechnungsbetrag auf das Verbindlichkeitskonto.

Ebenso wichtig ist die Trennung zwischen Rechnungseingang und Zahlung. Die Rechnung begründet beziehungsweise dokumentiert die offene Verbindlichkeit. Erst bei der Zahlung wird diese Verbindlichkeit wieder aufgelöst.

Mit E-Rechnungen wird der technische Prozess zunehmend automatisiert. Trotzdem bleiben Kontenanalyse, Vorsteuerprüfung und Rechnungsprüfung notwendig. Software kann Daten übernehmen und Buchungen vorschlagen, aber die fachliche Richtigkeit muss weiterhin gewährleistet sein.

Die Bildungsbibel empfiehlt deshalb für Studium und Prüfungsvorbereitung ein festes Schema: Rechnung prüfen, Geschäftsfall verstehen, Sachkonto bestimmen, Vorsteuer beurteilen, Bruttoschuld ermitteln und anschließend Soll und Haben festlegen. Wer dieses Vorgehen beherrscht, kann nicht nur eine Eingangsrechnung buchen, sondern viele weitere Buchungsfälle selbstständig ableiten.

Weiterführende Informationen

• Weitere Geschäftsfälle buchen lernen.
• Mehr über Umsatzsteuer und Vorsteuer erfahren.
• Den einfachen und zusammengesetzten Buchungssatz lernen.
• Die Bestandskonten und ihre Buchungsregeln verstehen.
• Mehr zur Aktiv-Passiv-Mehrung lernen.
• Geeignete Buchhaltungssoftware vergleichen.