Bareinzahlung buchen: Buchungssatz, Bank, Kasse und Geldtransitkonto einfach erklärt

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Das Wichtigste zur Bareinzahlung im Überblick

Eine betriebliche Bareinzahlung liegt beispielsweise vor, wenn Bargeld aus der Geschäftskasse entnommen und auf das betriebliche Bankkonto eingezahlt wird. Wirtschaftlich wird dabei lediglich Vermögen von einem Aktivkonto auf ein anderes Aktivkonto verschoben.

• Kasse: Aktivkonto, der Bestand nimmt ab.
• Bank: Aktivkonto, das Guthaben nimmt zu.
• Bilanzveränderung: Es liegt ein Aktivtausch vor.
• Direkter Buchungssatz: Bank an Kasse.
• Mit Geldtransit: Geldtransit an Kasse und anschließend Bank an Geldtransit.
• Umsatzsteuer: Die reine Umbuchung des Bargeldes löst grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus.
• Praxis: Ein Geldtransitkonto kann getrennte Kassen- und Bankbuchungen miteinander verbinden.

Tipp der Bildungsbibel: Wenn Sie eine Bareinzahlung buchen sollen, lernen Sie den Buchungssatz nicht ausschließlich auswendig. Fragen Sie zuerst: Welches Konto nimmt zu und welches nimmt ab? Danach lässt sich Soll und Haben systematisch bestimmen.

Was bedeutet eine Bareinzahlung in der Buchhaltung?

Bei einer Bareinzahlung wird Bargeld aus dem betrieblichen Kassenbestand entnommen und auf ein Bankkonto des Unternehmens eingezahlt. Das Geld verlässt damit nicht das Unternehmen. Lediglich die Form des Vermögens ändert sich: Aus Bargeld in der Kasse wird Guthaben auf dem Bankkonto.

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen, müssen deshalb grundsätzlich zwei Bestandskonten betrachtet werden. Das Konto Kasse vermindert sich, während sich das Konto Bank erhöht.

Ein typischer Geschäftsfall lautet beispielsweise:

Die Freund GmbH entnimmt 3.000,00 Euro aus ihrer Geschäftskasse und zahlt den Betrag auf ihr betriebliches Bankkonto ein.

Entscheidend ist der Geldfluss: Das Geld bewegt sich von der Kasse zur Bank. Genau dieser Zusammenhang bestimmt den Buchungssatz.

Warum handelt es sich um einen Aktivtausch?

Bank und Kasse gehören zu den Aktivkonten. Wenn Sie eine Bareinzahlung buchen, nimmt ein Aktivkonto zu und ein anderes Aktivkonto im gleichen Umfang ab. Die Bilanzsumme verändert sich dadurch nicht. Diese Bilanzveränderung bezeichnet man als Aktivtausch.

Konto	Kontenart	Veränderung	Buchungsseite
Bank	Aktivkonto	Mehrung	Soll
Kasse	Aktivkonto	Minderung	Haben

Für Aktivkonten gilt als wichtige Grundregel:

• Mehrungen werden im Soll gebucht.
• Minderungen werden im Haben gebucht.

Damit ist bereits klar, wie Sie die Bareinzahlung buchen müssen: Die Bank steht im Soll und die Kasse im Haben.

Bareinzahlung ohne Geldtransitkonto buchen

Für den Einstieg in die Buchhaltung wird der Geschäftsfall häufig zunächst ohne Geldtransitkonto betrachtet. Diese vereinfachte Darstellung eignet sich besonders gut, um den Aktivtausch und die Buchungsregeln für Aktivkonten zu verstehen.

Geschäftsfall

Die Freund GmbH zahlt 3.000,00 Euro aus der Geschäftskasse auf ihr betriebliches Bankkonto ein.

Bevor Sie die Bareinzahlung buchen, analysieren Sie den Vorgang Schritt für Schritt.

Kontenanalyse Schritt für Schritt

Prüffrage	Ergebnis
Welches Konto erhält Geld?	Bank
Welche Kontenart ist Bank?	Aktivkonto
Wie verändert sich Bank?	Mehrung
Wo steht die Mehrung eines Aktivkontos?	Soll
Von welchem Konto kommt das Geld?	Kasse
Welche Kontenart ist Kasse?	Aktivkonto
Wie verändert sich Kasse?	Minderung
Wo steht die Minderung eines Aktivkontos?	Haben

Die Analyse zeigt, dass die Bank im Soll und die Kasse im Haben gebucht werden muss. Damit lässt sich die Bareinzahlung buchen, ohne dass Sie den Buchungssatz auswendig lernen müssen.

Buchungssatz ohne Geldtransitkonto

Der Buchungssatz lautet:

• Bank an Kasse 3.000,00 Euro

Das Bankguthaben erhöht sich um 3.000 Euro. Gleichzeitig sinkt der Kassenbestand um 3.000 Euro.

Bilanzwirkung anhand eines Zahlenbeispiels

Vor der Einzahlung verfügt die Freund GmbH beispielsweise über 5.000 Euro Bargeld und ein Bankguthaben von 20.000 Euro. Sie möchte nun die Bareinzahlung buchen und zahlt 3.000 Euro aus der Kasse auf das Geschäftskonto ein.

Konto	Vorher	Veränderung	Nachher
Kasse	5.000 Euro	-3.000 Euro	2.000 Euro
Bank	20.000 Euro	+3.000 Euro	23.000 Euro
Summe	25.000 Euro	0 Euro	25.000 Euro

Die Summe des betrachteten Vermögens bleibt bei 25.000 Euro. Nur dessen Zusammensetzung verändert sich. Genau deshalb handelt es sich um einen Aktivtausch.

Bareinzahlung im Journal oder Grundbuch

Nachdem Sie die Bareinzahlung buchen, wird der Geschäftsfall im Journal beziehungsweise Grundbuch chronologisch erfasst. Dort lässt sich nachvollziehen, wann die Einzahlung stattgefunden hat, welche Konten betroffen sind und welcher Betrag gebucht wurde.

Bareinzahlung im Hauptbuch

Warum wird in der Praxis ein Geldtransitkonto verwendet?

Die direkte Buchung Bank an Kasse erklärt den wirtschaftlichen Vorgang korrekt. In der praktischen Buchführung können jedoch zwei getrennte Beleg- und Buchungskreise aufeinandertreffen: die Kassenbuchführung und die Bankbuchführung.

Bei der Kassenbuchung ist zunächst erkennbar, dass Bargeld die Kasse verlassen hat. Auf dem Bankkonto wird der Zugang dagegen anhand des Kontoauszugs dokumentiert. Zwischen diesen Vorgängen kann zudem eine zeitliche Differenz liegen.

Wenn Sie eine Bareinzahlung buchen und beide Buchungskreise sauber voneinander trennen möchten, kann deshalb das Geldtransitkonto verwendet werden. Es übernimmt vorübergehend die Funktion eines Zwischenkontos.

Das Geldtransitkonto wird auch als Interimskonto beziehungsweise Verrechnungskonto bezeichnet. Es ermöglicht, den Geldabgang aus der Kasse und den Zugang auf dem Bankkonto getrennt zu erfassen und anschließend miteinander zu verbinden.

Bareinzahlung mit Geldtransitkonto buchen

Der wirtschaftliche Geschäftsfall bleibt unverändert: Die Freund GmbH entnimmt 3.000 Euro aus ihrer Geschäftskasse und zahlt das Geld auf das betriebliche Bankkonto ein. Wenn Sie diese Bareinzahlung buchen und ein Geldtransitkonto einsetzen, benötigen Sie jedoch zwei Buchungssätze.

Was macht das Geldtransitkonto?

Das Geldtransitkonto nimmt den Betrag zwischenzeitlich auf. Beim Abgang aus der Kasse wird zunächst gegen Geldtransit gebucht. Sobald der Betrag auf dem Bankkonto erscheint, erfolgt die Gegenbuchung zwischen Bank und Geldtransit.

1. 3.000 Euro verlassen die Geschäftskasse.
2. Der Betrag wird zunächst auf Geldtransit erfasst.
3. 3.000 Euro gehen auf dem Bankkonto ein.
4. Die Bank wird gegen Geldtransit gebucht.
5. Nach vollständiger Erfassung ist der Vorgang auf dem Geldtransitkonto ausgeglichen.

Kontenanalyse mit Geldtransit

Auch wenn Sie die Bareinzahlung buchen und dafür Geldtransit verwenden, bleibt die wirtschaftliche Wirkung zwischen Bank und Kasse ein Aktivtausch. Das Zwischenkonto verändert lediglich den buchungstechnischen Weg.

Buchungsschritt	Soll	Haben	Betrag
Geld verlässt die Kasse	Geldtransit	Kasse	3.000 Euro
Geld erreicht die Bank	Bank	Geldtransit	3.000 Euro

Buchungssätze mit Geldtransitkonto

Die beiden Buchungssätze lauten:

• Geldtransit an Kasse 3.000,00 Euro
• Bank an Geldtransit 3.000,00 Euro

Damit ist die Bareinzahlung buchen über das Zwischenkonto vollständig abgebildet. Nach beiden Buchungen gleichen sich die zu diesem Vorgang gehörenden Beträge auf dem Geldtransitkonto aus.

Geldtransit als T-Konto verstehen

Das Prinzip lässt sich besonders leicht anhand des Zwischenkontos nachvollziehen:

Soll Geldtransit	Haben Geldtransit
Kassenabgang 3.000 Euro	Bankzugang 3.000 Euro
Summe 3.000 Euro	Summe 3.000 Euro

Ist der Geldtransfer vollständig abgeschlossen, gleichen sich beide Seiten für diesen Vorgang aus. Ein verbleibender Betrag kann darauf hinweisen, dass eine Gegenbuchung noch fehlt oder überprüft werden sollte.

Buchung im Journal oder Grundbuch mit Geldtransit

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen und Geldtransit verwenden, erscheinen im Journal zwei Buchungen. Dadurch lassen sich Kassenabgang und Bankzugang getrennt nachvollziehen.

Buchung im Hauptbuch mit Geldtransit

Direkte Buchung und Geldtransit im Vergleich

Für Studium und Ausbildung sollten Sie beide Varianten kennen. Die direkte Buchung zeigt besonders deutlich die wirtschaftliche Wirkung, während das Geldtransitkonto die getrennte Erfassung der Geldbewegungen ermöglicht.

Merkmal	Direkte Buchung	Mit Geldtransit
Anzahl Buchungssätze	1	2
Buchung	Bank an Kasse	Geldtransit an Kasse; Bank an Geldtransit
Wirtschaftlicher Vorgang	Aktivtausch	Aktivtausch zwischen Kasse und Bank
Getrennte Belege	weniger differenziert	gut abbildbar
Lernzweck	Grundlagen	Praxis und vertiefende Aufgaben
Kontrolle	direkter Geldtransfer	Geldtransit nach Abschluss abstimmen

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen lernen, sollten Sie zunächst die direkte Variante sicher beherrschen. Anschließend lässt sich die Buchung über Geldtransit wesentlich leichter verstehen.

Bareinzahlung und Barabhebung nicht verwechseln

Ein häufiger Fehler in Übungen besteht darin, Bareinzahlung und Barabhebung miteinander zu verwechseln. Die beiden Geschäftsfälle verlaufen genau in entgegengesetzter Richtung.

Geschäftsfall	Bank	Kasse	Direkter Buchungssatz
Bareinzahlung auf Bankkonto	Mehrung	Minderung	Bank an Kasse
Barabhebung vom Bankkonto	Minderung	Mehrung	Kasse an Bank

Wenn Sie eine Bareinzahlung buchen, bewegt sich das Geld von der Kasse zur Bank. Bei der Barabhebung läuft der Geldfluss dagegen von der Bank zur Kasse. Dieser einfache Merksatz verhindert viele Fehler.

Welche Belege sind für die Einzahlung wichtig?

Eine Buchung muss nachvollziehbar sein. Bei einer Bareinzahlung können insbesondere der Kassenbeleg beziehungsweise die entsprechende Kassenaufzeichnung, ein Einzahlungsbeleg der Bank und der spätere Kontoauszug eine Rolle spielen.

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen, sollten sich Geldabgang aus der Kasse und Zugang auf dem Bankkonto anhand der vorhandenen Unterlagen nachvollziehen lassen.

• Datum der Geldentnahme aus der Kasse,
• Betrag der Einzahlung,
• zugehöriger Kassenbeleg oder Kassenbucheintrag,
• Einzahlungsbeleg der Bank, sofern vorhanden,
• Kontobewegung auf dem Geschäftskonto.

Nach § 146 AO sind Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind grundsätzlich täglich festzuhalten.

Kassenbestand nach der Einzahlung kontrollieren

Besonders wichtig ist die Abstimmung des buchmäßigen Kassenbestands mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld. Wenn Sie eine Bareinzahlung buchen, vermindert sich der Kassenbestand um den eingezahlten Betrag.

Beispiel: Laut Kassenaufzeichnungen befinden sich vor der Einzahlung 4.500 Euro in der Kasse. Davon werden 3.000 Euro zur Bank gebracht. Danach müssen rechnerisch noch 1.500 Euro vorhanden sein.

Kassenbestand vorher	4.500 Euro
Bareinzahlung	-3.000 Euro
Kassenbestand nachher	1.500 Euro

Stimmt der tatsächliche Bargeldbestand anschließend nicht mit dem rechnerischen Bestand überein, sollte die Differenz geklärt werden. Eine Einzahlung darf nicht lediglich aufgrund eines Bankzugangs gebucht werden, ohne den dazugehörigen Geldabgang aus der Kasse nachvollziehen zu können.

Warum die Kasse nicht negativ werden darf

Das Konto Kasse bildet tatsächlich vorhandenes Bargeld ab. Deshalb ist ein negativer Kassenbestand tatsächlich nicht möglich. Wenn die Buchhaltung einen negativen Bestand ausweist, spricht dies regelmäßig dafür, dass Geschäftsvorfälle fehlen, zeitlich falsch eingeordnet oder fehlerhaft gebucht wurden.

Bevor Sie eine Bareinzahlung buchen, muss also genügend Bargeld in der Geschäftskasse vorhanden sein. Ein Unternehmen kann beispielsweise nicht 5.000 Euro aus einer Kasse zur Bank bringen, wenn der Kassenbestand vor der Einzahlung lediglich 2.000 Euro beträgt.

Keine Umsatzsteuer bei der reinen Umbuchung

Wenn Bargeld aus der betrieblichen Kasse auf das betriebliche Bankkonto eingezahlt wird, findet grundsätzlich lediglich eine Vermögensumschichtung statt. Die Einzahlung selbst ist keine Lieferung und keine sonstige Leistung.

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen, werden deshalb für diesen reinen Geldtransfer grundsätzlich weder Umsatzsteuer noch Vorsteuer angesprochen.

Vorgang	Typische Konten	Umsatzsteuer bei diesem Vorgang?
Bargeld aus Kasse auf Bank einzahlen	Bank, Kasse	Nein
Ware gegen Barzahlung verkaufen	Kasse, Umsatzerlöse, Umsatzsteuer	Je nach steuerlicher Behandlung ja
Büromaterial bar einkaufen	Aufwand, Vorsteuer, Kasse	Je nach steuerlicher Behandlung ja

Wichtig ist damit die Trennung zwischen dem ursprünglichen Geschäftsvorfall und der späteren Einzahlung des bereits vorhandenen Bargeldes auf das Bankkonto.

Bareinnahme und Bareinzahlung unterscheiden

Die Begriffe Bareinnahme und Bareinzahlung klingen ähnlich, beschreiben aber unterschiedliche Vorgänge. Gerade in Studium und Ausbildung ist diese Unterscheidung wichtig.

Eine Bareinnahme entsteht beispielsweise, wenn ein Kunde eine Ware bar bezahlt. Das Geld gelangt dabei zunächst in die Kasse. Eine Bareinzahlung auf das Bankkonto erfolgt dagegen erst, wenn bereits vorhandenes Bargeld aus der Kasse zur Bank gebracht wird.

Begriff	Beispiel	Wirkung
Bareinnahme	Kunde bezahlt Rechnung bar	Kassenbestand steigt
Bareinzahlung auf Bank	Bargeld wird aus Kasse auf Bankkonto eingezahlt	Kasse sinkt, Bank steigt

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen, dürfen Sie also nicht nochmals einen Umsatz oder Ertrag erfassen, sofern der zugrunde liegende Geschäftsvorfall bereits zuvor ordnungsgemäß gebucht wurde.

Einzahlung aus Privatvermögen richtig unterscheiden

Nicht jede Bargeldeinzahlung auf ein Geschäftskonto stammt aus der betrieblichen Kasse. Bei einem Einzelunternehmen kann beispielsweise privates Bargeld auf das betriebliche Bankkonto eingezahlt werden.

In diesem Fall wäre Bank an Kasse nicht der passende Buchungssatz, denn die betriebliche Kasse wird überhaupt nicht berührt. Stattdessen ist die Einzahlung grundsätzlich als Privateinlage zu beurteilen.

Herkunft des Geldes	Vereinfachte Buchungslogik
Betriebliche Kasse	Bank an Kasse
Privatvermögen des Einzelunternehmers	Bank an Privateinlagen

Bevor Sie eine Bareinzahlung buchen, müssen Sie deshalb immer die Herkunft des Geldes klären. Allein der Bankbeleg zeigt nicht zwangsläufig, ob das Geld aus der betrieblichen Kasse oder aus einer anderen Quelle stammt.

Besonderheit bei einer GmbH

Bei einer GmbH gelten andere Rahmenbedingungen als beim Einzelunternehmen. Eine Einzahlung eines Gesellschafters ist nicht einfach als Privateinlage zu behandeln. Entscheidend ist der konkrete Rechtsgrund der Zahlung und die entsprechende buchhalterische Einordnung.

Das Beispiel mit der Freund GmbH unterstellt daher ausdrücklich, dass die 3.000 Euro aus der betrieblichen Geschäftskasse stammen. Unter dieser Voraussetzung ist die Buchungslogik Bank an Kasse beziehungsweise die Abwicklung über Geldtransit korrekt.

Bankgebühren bei Bareinzahlungen

Banken können für Bareinzahlungen Entgelte berechnen. Solche Gebühren sind vom eigentlichen Geldtransfer zu unterscheiden.

Beispiel: Ein Unternehmen zahlt 2.000 Euro Bargeld auf sein Geschäftskonto ein. Zusätzlich berechnet die Bank eine Gebühr von 5 Euro. Wenn Sie die Bareinzahlung buchen, müssen Einzahlung und Bankgebühr wirtschaftlich getrennt betrachtet werden.

• Die 2.000 Euro stellen die Vermögensumschichtung von Kasse zu Bank dar.
• Die 5 Euro stellen einen Aufwand für Bankgebühren dar.

Die konkrete Verbuchung hängt davon ab, wie die Bank das Entgelt belastet und wie der Vorgang auf dem Kontoauszug ausgewiesen wird. Entscheidend ist, Einzahlung und Kosten nicht miteinander zu vermischen.

Zeitversetzte Buchung mit Geldtransit – Beispiel

Die praktische Funktion des Geldtransitkontos wird besonders deutlich, wenn Kassenabgang und Bankzugang nicht im gleichen Arbeitsschritt verarbeitet werden.

Angenommen, ein Mitarbeiter entnimmt 4.000 Euro aus der Geschäftskasse, um das Geld auf das Bankkonto einzuzahlen. Der Kassenbeleg wird zuerst verarbeitet. Der entsprechende Bankumsatz wird anschließend anhand der Bankdaten erfasst.

Beim Kassenabgang lautet die Buchung:

• Geldtransit an Kasse 4.000 Euro

Beim Bankzugang lautet die Buchung:

• Bank an Geldtransit 4.000 Euro

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen, lässt sich auf diese Weise erkennen, ob zu einem Kassenabgang die passende Bankbewegung vorhanden ist.

Was bedeutet ein Saldo auf dem Geldtransitkonto?

Ein vorübergehender Saldo auf dem Geldtransitkonto kann entstehen, wenn eine Seite des Transfers bereits erfasst wurde und die Gegenbuchung noch aussteht.

Bleibt ein Betrag jedoch bestehen, obwohl der Transfer abgeschlossen sein sollte, kommen verschiedene Ursachen infrage:

• Der Bankzugang wurde noch nicht gebucht.
• Der Kassenabgang fehlt.
• Ein Betrag wurde falsch eingegeben.
• Eine Buchung wurde doppelt erfasst.
• Ein falsches Gegenkonto wurde verwendet.
• Zwei eigentlich zusammengehörende Buchungen wurden nicht richtig zugeordnet.

Wenn Sie regelmäßig die Bareinzahlung buchen, kann die Abstimmung des Geldtransitkontos deshalb eine nützliche Kontrollfunktion übernehmen.

GoBD und nachvollziehbare Buchführung beachten

Bei elektronischer Buchführung sind neben den gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten die GoBD von Bedeutung. Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD aufgrund gesetzlicher Änderungen angepasst. Für die Praxis sind insbesondere Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Unterlagen relevant.

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen, sollte deshalb auch bei einer weitgehend automatisierten Buchhaltung nachvollziehbar bleiben, wie Kassenabgang und Bankzugang zusammengehören. Ein automatisch importierter Bankumsatz ersetzt nicht die fachliche Prüfung des Geschäftsvorfalls.

Buchungssatz im Studium systematisch herleiten

Gerade im Studium, in kaufmännischen Ausbildungen und in Weiterbildungen sollten Sie den Buchungssatz aus der Kontenanalyse entwickeln. Das hilft auch bei unbekannten Aufgaben.

Wenn Sie eine Bareinzahlung buchen sollen, können Sie nach folgendem Schema vorgehen:

1. Geschäftsfall lesen: Bargeld wird aus der Geschäftskasse auf das Bankkonto eingezahlt.
2. Konten bestimmen: Bank und Kasse.
3. Kontenarten bestimmen: Beide Konten sind Aktivkonten.
4. Veränderungen bestimmen: Bank nimmt zu, Kasse nimmt ab.
5. Soll und Haben bestimmen: Mehrung Bank im Soll, Minderung Kasse im Haben.
6. Buchungssatz bilden: Bank an Kasse.
7. Geldtransit prüfen: Bei getrennter Erfassung kann der Vorgang über das Zwischenkonto aufgeteilt werden.

Dieses Vorgehen lässt sich auf viele weitere Geschäftsfälle übertragen und ist deshalb für die Prüfungsvorbereitung wesentlich sinnvoller als reines Auswendiglernen.

Übungsaufgabe 1: Direkte Einzahlung

Ein Unternehmen entnimmt 2.500 Euro aus seiner Geschäftskasse und zahlt den Betrag auf das Geschäftskonto ein.

Aufgabe: Bestimmen Sie Konten, Kontenarten, Bilanzveränderung und Buchungssatz.

Lösung

• Bank: Aktivkonto, Mehrung im Soll.
• Kasse: Aktivkonto, Minderung im Haben.
• Bilanzveränderung: Aktivtausch.
• Buchungssatz: Bank an Kasse 2.500 Euro.

Damit können Sie die Bareinzahlung buchen und gleichzeitig erklären, warum der Buchungssatz so aufgebaut ist.

Übungsaufgabe 2: Einzahlung über Geldtransit

Ein Unternehmen zahlt 6.000 Euro aus der Geschäftskasse auf sein Bankkonto ein. Kasse und Bank werden getrennt verarbeitet.

Aufgabe: Bilden Sie die beiden Buchungssätze.

Lösung

• Geldtransit an Kasse 6.000 Euro
• Bank an Geldtransit 6.000 Euro

Nach vollständiger Erfassung gleichen sich die beiden zugehörigen Beträge auf dem Geldtransitkonto aus.

Übungsaufgabe 3: Einzahlung aus Privatvermögen

Ein Einzelunternehmer zahlt 1.000 Euro aus seinem privaten Bargeldbestand auf das Geschäftskonto ein.

Frage: Kann hier Bank an Kasse gebucht werden?

Lösung

Nein. Die betriebliche Kasse ist nicht betroffen. Das Geld stammt aus dem Privatvermögen. Der Vorgang ist daher grundsätzlich als Privateinlage zu behandeln. In vereinfachter Darstellung lautet die Buchungslogik Bank an Privateinlagen.

Dieses Beispiel zeigt, warum Sie vor dem Bareinzahlung buchen immer die Herkunft des Geldes prüfen sollten.

Übungsaufgabe 4: Fehler im Kassenbestand erkennen

Laut Buchhaltung enthält die Kasse 2.800 Euro. Ein Mitarbeiter soll 3.500 Euro aus dieser Kasse auf das Geschäftskonto einzahlen.

Frage: Ist der Geschäftsfall in dieser Form plausibel?

Lösung

Nein. Aus einer Kasse mit einem buchmäßigen Bestand von 2.800 Euro können nicht 3.500 Euro entnommen werden. Vor der Buchung muss deshalb geprüft werden, ob vorherige Kasseneinnahmen fehlen, der Kassenbestand falsch ist oder der Geschäftsfall fehlerhaft angegeben wurde.

Typische Fehler beim Buchen vermeiden

Typischer Fehler	Warum problematisch?	Richtige Überlegung
Kasse an Bank buchen	Das wäre die Richtung einer Barabhebung.	Bei Einzahlung steigt Bank und Kasse sinkt.
Einzahlung nochmals als Erlös buchen	Der ursprüngliche Umsatz kann bereits erfasst sein.	Reine Geldverschiebung von Kasse zu Bank erkennen.
Umsatzsteuer auf die Umbuchung buchen	Der Geldtransfer selbst ist kein steuerbarer Leistungsvorgang.	Bank und Kasse betrachten.
Private Einzahlung als Kassenabgang behandeln	Die betriebliche Kasse war nicht beteiligt.	Herkunft des Geldes prüfen.
Geldtransit nicht abstimmen	Eine Gegenbuchung kann fehlen.	Bank- und Kassenbuchung zuordnen.
Kassenbestand wird negativ	Mehr Bargeld wurde gebucht als vorhanden war.	Kassenbestand und Belege prüfen.

Wenn Sie die Bareinzahlung buchen und dabei konsequent Geldfluss, Kontenart sowie Mehrung und Minderung analysieren, lassen sich die meisten dieser Fehler vermeiden.

Merksätze für Studium und Prüfung

• Bank und Kasse sind Aktivkonten.
• Bankzugang = Mehrung im Soll.
• Kassenabgang = Minderung im Haben.
• Direkter Buchungssatz = Bank an Kasse.
• Die Bilanzveränderung ist ein Aktivtausch.
• Geldtransit verbindet getrennte Kassen- und Bankbuchungen.
• Die reine Geldverschiebung erzeugt keinen neuen Erlös.
• Die reine Umbuchung löst grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus.

Checkliste für die richtige Buchung

Mit dieser Checkliste können Sie kontrollieren, ob Sie die Bareinzahlung buchen und den Geschäftsfall vollständig beurteilen können:

Prüffrage	Kontrolle
Stammt das Geld tatsächlich aus der betrieblichen Kasse?	□
Ist Bank als Aktivkonto erkannt?	□
Ist Kasse als Aktivkonto erkannt?	□
Nimmt das Bankkonto zu?	□
Nimmt der Kassenbestand ab?	□
Ist der Aktivtausch erkannt?	□
Ist Bank im Soll?	□
Ist Kasse im Haben?	□
Wird ein Geldtransitkonto benötigt?	□
Sind Kassen- und Bankbeleg nachvollziehbar?	□
Ist der Kassenbestand nach der Einzahlung plausibel?	□

Häufige Fragen zur Bareinzahlung

Wie lautet der Buchungssatz bei einer Bareinzahlung?

Wird Bargeld aus der betrieblichen Geschäftskasse auf das betriebliche Bankkonto eingezahlt, lautet der direkte Buchungssatz Bank an Kasse. Das Bankkonto nimmt zu und die Kasse nimmt ab.

Warum wird Bank im Soll gebucht?

Bank ist ein Aktivkonto. Durch die Einzahlung erhöht sich das Bankguthaben. Mehrungen eines Aktivkontos werden im Soll gebucht.

Warum wird Kasse im Haben gebucht?

Auch Kasse ist ein Aktivkonto. Das Bargeld verlässt die Kasse, wodurch sich deren Bestand vermindert. Minderungen eines Aktivkontos werden im Haben gebucht.

Welche Bilanzveränderung entsteht?

Bei der Einzahlung von Bargeld aus der Geschäftskasse auf das Bankkonto liegt ein Aktivtausch vor. Ein Aktivposten steigt, während ein anderer Aktivposten um den gleichen Betrag sinkt. Die Bilanzsumme bleibt unverändert.

Wie kann ich die Bareinzahlung buchen mit Geldtransit?

Bei der Verwendung eines Geldtransitkontos wird der Vorgang in zwei Schritte aufgeteilt. Zuerst lautet der Buchungssatz Geldtransit an Kasse. Anschließend wird Bank an Geldtransit gebucht.

Warum benötigt man überhaupt Geldtransit?

Das Zwischenkonto ermöglicht insbesondere eine getrennte Verarbeitung von Kassen- und Bankbewegungen. Es hilft dabei, den Kassenabgang und den später beziehungsweise separat erfassten Bankzugang buchhalterisch miteinander zu verbinden.

Muss das Geldtransitkonto am Ende ausgeglichen sein?

Bei einem vollständig erfassten einzelnen Geldtransfer sollten sich die zugehörigen Beträge auf dem Geldtransitkonto ausgleichen. Ein verbleibender Saldo kann beispielsweise auf eine noch ausstehende Gegenbuchung oder einen Buchungsfehler hinweisen.

Entsteht bei der Einzahlung Umsatzsteuer?

Die reine Verschiebung von Bargeld aus der Geschäftskasse auf das betriebliche Bankkonto löst für sich genommen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Ein zugrunde liegender Barverkauf ist davon getrennt zu betrachten.

Ist eine Bareinzahlung automatisch ein Ertrag?

Nein. Wenn bereits vorhandenes betriebliches Bargeld aus der Kasse auf das Bankkonto eingezahlt wird, entsteht durch diesen Geldtransfer kein neuer Ertrag. Das vorhandene Vermögen wird lediglich umgeschichtet.

Was ist bei einer privaten Einzahlung zu beachten?

Stammt das Geld bei einem Einzelunternehmen aus dem Privatvermögen und nicht aus der betrieblichen Kasse, liegt grundsätzlich eine Privateinlage vor. Deshalb muss die Herkunft des eingezahlten Bargeldes vor der Kontierung geklärt werden.

Wie unterscheidet sich die Bareinzahlung von der Barabhebung?

Bei der Bareinzahlung fließt Geld von der Kasse zur Bank und der direkte Buchungssatz lautet Bank an Kasse. Bei einer Barabhebung fließt Geld in die entgegengesetzte Richtung. Der Buchungssatz lautet dann Kasse an Bank.

Fazit: Geldfluss verstehen statt Buchungssatz auswendig lernen

Eine Bareinzahlung buchen zu können, gehört zu den grundlegenden Fähigkeiten in der doppelten Buchführung. Der Geschäftsfall eignet sich besonders gut, um Aktivkonten, Soll und Haben sowie den Aktivtausch zu verstehen.

Wird Bargeld aus der betrieblichen Kasse auf das Geschäftskonto eingezahlt, steigt das Bankguthaben und der Kassenbestand sinkt. Beide Konten sind Aktivkonten. Deshalb lautet der direkte Buchungssatz Bank an Kasse.

In der praktischen Buchführung kann zusätzlich ein Geldtransitkonto eingesetzt werden. Wenn Sie die Bareinzahlung buchen und dieses Zwischenkonto verwenden, lauten die Buchungssätze Geldtransit an Kasse und anschließend Bank an Geldtransit. Dadurch können Kassen- und Bankbewegung getrennt verarbeitet und trotzdem eindeutig miteinander verbunden werden.

Für die richtige Kontierung reicht es jedoch nicht, lediglich den Einzahlungsbeleg der Bank zu betrachten. Entscheidend ist auch, woher das Geld stammt. Bargeld aus der betrieblichen Kasse führt zu einer anderen Buchung als Geld aus dem Privatvermögen eines Einzelunternehmers.

Die Bildungsbibel empfiehlt deshalb für Studium, Ausbildung und Prüfungsvorbereitung eine feste Reihenfolge: Geschäftsfall verstehen, Konten bestimmen, Kontenarten erkennen, Mehrung und Minderung feststellen und erst danach den Buchungssatz bilden. Wer dieses Prinzip beherrscht, kann nicht nur die Bareinzahlung buchen, sondern auch viele weitere Geschäftsfälle selbstständig herleiten.

Weiterführende Informationen

• Weitere Beispiele finden Sie unter Geschäftsfälle buchen lernen.
• Vertiefen Sie die Grundlagen zum Aktivtausch.
• Lernen Sie das Buchen auf Bestandskonten.
• Hier finden Sie Informationen und Übungen zum Buchhaltung lernen.
• Weitere Grundlagen finden Sie im Beitrag zum Girokonto.