Ausgangsrechnung buchen: Umsatzsteuer, Forderungen, Buchungssatz und Beispiele

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Das Wichtigste zur Ausgangsrechnung im Überblick

Eine Ausgangsrechnung entsteht aus Sicht Ihres Unternehmens, wenn Sie einem Kunden eine Lieferung oder sonstige Leistung in Rechnung stellen. Erfolgt die Zahlung nicht sofort, entsteht grundsätzlich eine Forderung gegenüber dem Kunden. Wenn Sie die Ausgangsrechnung buchen, müssen Sie deshalb normalerweise zwischen Nettoerlös, Umsatzsteuer und Bruttoforderung unterscheiden.

• Forderung: Der Kunde schuldet Ihrem Unternehmen den Bruttobetrag.
• Erlös: Der Nettoverkaufswert wird auf dem passenden Erlöskonto erfasst.
• Umsatzsteuer: Die geschuldete Umsatzsteuer wird grundsätzlich getrennt gebucht.
• Verkauf auf Ziel: Es entsteht eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen.
• Sofortzahlung: Statt Forderungen kann beispielsweise Bank oder Kasse angesprochen werden.
• Anlageverkauf: Verkaufserlös und Abgang des Restbuchwerts sollten getrennt betrachtet werden.
• E-Rechnung: Für inländische B2B-Umsätze gelten zunehmend Vorgaben zur strukturierten elektronischen Rechnung.

Tipp der Bildungsbibel: Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, analysieren Sie zuerst den wirtschaftlichen Vorgang. Verkaufen Sie Waren, eine Dienstleistung oder einen Vermögensgegenstand des Anlagevermögens? Erst danach wählen Sie Erlös-, Bestands- und Steuerkonten.

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die Ihr Unternehmen an einen Kunden stellt. Sie dokumentiert eine Lieferung oder sonstige Leistung und den dafür verlangten Rechnungsbetrag. Wenn die Rechnung nicht sofort bezahlt wird, entsteht eine Forderung.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, betrachten Sie den Vorgang aus Sicht des leistenden Unternehmens. Aus derselben Rechnung wird beim Kunden eine Eingangsrechnung.

Merkmal	Ausgangsrechnung	Eingangsrechnung
Perspektive	Verkäufer beziehungsweise Leistungserbringer	Käufer beziehungsweise Leistungsempfänger
Typisches Personenkonto	Forderungen	Verbindlichkeiten
Steuerkonto	Umsatzsteuer	Vorsteuer
Erfolgswirkung	regelmäßig Erlös	je nach Vorgang Aufwand oder Aktivierung

Diese Perspektive ist besonders für Studium und Ausbildung wichtig. Wer Ausgangs- und Eingangsrechnung verwechselt, vertauscht häufig Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Grundschema bei einem normalen Verkauf auf Ziel

Bei einem normalen steuerpflichtigen Verkauf auf Ziel entsteht eine Forderung in Höhe des Bruttobetrags. Der Nettoerlös und die Umsatzsteuer stehen dagegen grundsätzlich auf der Habenseite.

Das Grundschema lautet:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, wird die Forderung als Aktivkonto im Soll erhöht. Das Erlöskonto und das Umsatzsteuerkonto stehen auf der Habenseite.

Beispiel: Warenverkauf auf Ziel

Ein Unternehmen verkauft Waren für 1.000 Euro netto auf Ziel. Zusätzlich werden 190 Euro Umsatzsteuer berechnet. Der Kunde muss insgesamt 1.190 Euro bezahlen.

Position	Betrag
Nettoerlös	1.000,00 Euro
19 Prozent Umsatzsteuer	190,00 Euro
Bruttoforderung	1.190,00 Euro

Wenn Sie diese Ausgangsrechnung buchen, lautet der zusammengesetzte Buchungssatz:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190 Euro an Umsatzerlöse 1.000 Euro und Umsatzsteuer 190 Euro

Kontenanalyse beim Warenverkauf

Konto	Kontenart	Veränderung	Buchungsseite
Forderungen	Aktivkonto	Mehrung	Soll
Umsatzerlöse	Erfolgskonto	Ertrag entsteht	Haben
Umsatzsteuer	Passivkonto	Mehrung	Haben

Die Forderung zeigt, welchen Bruttobetrag der Kunde schuldet. Die Umsatzsteuer gehört nicht zum Nettoerlös des Unternehmens, sondern stellt grundsätzlich eine Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt dar.

Warum wird die Forderung brutto gebucht?

Der Kunde schuldet nicht nur den Nettobetrag, sondern den gesamten Rechnungsbetrag. Deshalb wird die Forderung regelmäßig in Höhe des Bruttobetrags erfasst.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, können Sie zur Kontrolle folgende Gleichung verwenden:

Nettoerlös + Umsatzsteuer = Bruttoforderung

Im Beispiel:

1.000 Euro + 190 Euro = 1.190 Euro

Besonderheit: Verkauf eines PKW aus dem Anlagevermögen

Der Verkauf eines PKW aus dem Anlagevermögen unterscheidet sich von einem gewöhnlichen Warenverkauf. Hier müssen grundsätzlich zwei wirtschaftliche Vorgänge getrennt betrachtet werden:

1. der Verkauf und die daraus entstehende Forderung beziehungsweise der Zahlungseingang und
2. der Abgang des PKW mit seinem Restbuchwert aus dem Anlagevermögen.

Wenn Sie bei einem Anlageverkauf eine Ausgangsrechnung buchen, sollten Sie deshalb den Verkaufserlös nicht einfach unmittelbar gegen das Anlagenkonto buchen. Für eine saubere Darstellung werden Erlös und Buchwertabgang getrennt erfasst.

Das ist für Studium und Praxis besonders wichtig, weil nur so ein möglicher Buchgewinn oder Buchverlust nachvollziehbar ermittelt werden kann.

PKW zum Buchwert verkaufen – Beispiel

Die Freund GmbH verkauft einen betrieblichen PKW. Der Restbuchwert am Verkaufstag beträgt 2.000 Euro. Der Nettoverkaufspreis beträgt ebenfalls 2.000 Euro. Hinzu kommen 380 Euro Umsatzsteuer. Der Kunde erhält ein Zahlungsziel.

Restbuchwert PKW	2.000 Euro
Nettoverkaufspreis	2.000 Euro
Umsatzsteuer	380 Euro
Bruttoforderung	2.380 Euro
Veräußerungsgewinn oder -verlust	0 Euro

Da Nettoverkaufserlös und Restbuchwert gleich hoch sind, entsteht wirtschaftlich weder ein Gewinn noch ein Verlust aus dem Anlagenabgang.

Schritt 1: Verkauf des PKW erfassen

Wenn Sie die Ausgangsrechnung buchen, entsteht zunächst eine Forderung von 2.380 Euro gegenüber dem Käufer. Davon entfallen 2.000 Euro auf den Nettoverkaufserlös und 380 Euro auf Umsatzsteuer.

Vereinfachtes Schema:

Forderungen 2.380 Euro an Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen 2.000 Euro und Umsatzsteuer 380 Euro

Die genaue Kontobezeichnung hängt vom verwendeten Kontenrahmen und von der buchhalterischen Behandlung des Anlagenverkaufs ab.

Schritt 2: Restbuchwert des PKW ausbuchen

Der verkaufte PKW gehört nach der Veräußerung nicht mehr zum Anlagevermögen. Deshalb muss sein Restbuchwert ausgebucht werden.

Ein vereinfachter Buchungssatz lautet:

Anlagenabgang beziehungsweise Buchwertabgang an PKW 2.000 Euro

Bei einem Verkauf zum Buchwert stehen dem Nettoverkaufserlös von 2.000 Euro somit 2.000 Euro Buchwertabgang gegenüber. Das Ergebnis aus dem Anlagenverkauf beträgt null.

Diese getrennte Betrachtung ist gegenüber einer unmittelbaren Buchung Forderungen an PKW und Umsatzsteuer aussagekräftiger, weil Verkaufserlös und Buchwertabgang nachvollziehbar bleiben.

PKW mit Buchgewinn verkaufen

Angenommen, ein PKW besitzt am Verkaufstag nur noch einen Restbuchwert von 7.500 Euro. Er wird jedoch für 10.000 Euro netto verkauft. Dann entsteht ein positiver Unterschiedsbetrag von 2.500 Euro.

Nettoverkaufserlös	10.000 Euro
Restbuchwert	7.500 Euro
Buchgewinn	2.500 Euro

Wenn Sie eine solche Ausgangsrechnung buchen, wird zunächst der Verkaufserlös mit Umsatzsteuer erfasst. Separat wird der Restbuchwert des Fahrzeugs ausgebucht. Die Differenz führt wirtschaftlich zum Buchgewinn.

Auch Haufe beschreibt beim Verkauf von Anlagevermögen grundsätzlich die getrennte Verbuchung des Verkaufserlöses und des Restbuchwerts. Der Restbuchwert wird als Anlagenabgang ausgebucht.

PKW mit Buchverlust verkaufen

Liegt der Verkaufserlös dagegen unter dem Restbuchwert, entsteht wirtschaftlich ein Verlust aus dem Anlagenabgang.

Beispiel:

Nettoverkaufserlös	6.000 Euro
Restbuchwert	8.000 Euro
Buchverlust	2.000 Euro

Auch hier gilt: Wenn Sie die Ausgangsrechnung buchen, erfassen Sie zuerst Forderung, Verkaufserlös und Umsatzsteuer. Der Restbuchwert wird getrennt aus dem Anlagevermögen ausgebucht.

Zeitanteilige Abschreibung bis zum Verkauf prüfen

Beim Verkauf eines noch nicht vollständig abgeschriebenen Wirtschaftsguts kann vor dem Anlagenabgang zunächst eine Abschreibung bis zum Verkaufszeitpunkt zu berücksichtigen sein. Dadurch verändert sich der Restbuchwert.

Bevor Sie für einen PKW-Verkauf die Ausgangsrechnung buchen und den Anlagenabgang ermitteln, sollten Sie deshalb prüfen:

• Wie hoch waren die ursprünglichen Anschaffungskosten?
• Welche Abschreibungen wurden bereits gebucht?
• Ist im Verkaufsjahr noch eine zeitanteilige Abschreibung zu erfassen?
• Wie hoch ist anschließend der Restbuchwert?

Erst der fortgeschriebene Restbuchwert ermöglicht eine korrekte Ermittlung des Gewinns oder Verlusts aus dem Anlagenverkauf.

Kontenanalyse bei einer normalen Ausgangsrechnung

Für die meisten Lernaufgaben ist zunächst der normale Verkauf von Waren oder Dienstleistungen relevanter als der Anlagenabgang. Wenn Sie eine solche Ausgangsrechnung buchen, stehen regelmäßig Forderungen, Erlöse und Umsatzsteuer im Mittelpunkt.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Die Forderung entsteht, wenn der Kunde die Rechnung nicht sofort bezahlt. Sie stellt einen Anspruch des Unternehmens gegenüber dem Kunden dar und gehört zum Umlaufvermögen.

• Kontenart: Aktivkonto
• Veränderung: Mehrung
• Buchungsseite: Soll

Umsatzerlöse

Das Erlöskonto erfasst den Nettoerlös aus der Lieferung oder Leistung. Erträge erhöhen grundsätzlich den Unternehmenserfolg und werden im Haben gebucht.

• Kontenart: Erfolgskonto
• Wirkung: Ertrag
• Buchungsseite: Haben

Umsatzsteuer

Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer wird im vereinfachten Lernmodell als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt behandelt. Eine Mehrung des Umsatzsteuerkontos wird im Haben gebucht.

Weitere Grundlagen finden Sie im Beitrag zur Umsatzsteuer.

Buchungssatz für einen Verkauf auf Ziel

Wenn Sie die Ausgangsrechnung buchen, lautet das Grundschema bei einem normalen steuerpflichtigen Verkauf:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer

Bei 1.000 Euro netto und 190 Euro Umsatzsteuer ergibt sich:

• Forderungen a. LL an Umsatzerlöse 1.000 Euro
• Forderungen a. LL an Umsatzsteuer 190 Euro

Als zusammengesetzter Buchungssatz lautet die Buchung:

Forderungen a. LL 1.190 Euro an Umsatzerlöse 1.000 Euro und Umsatzsteuer 190 Euro

Ausgangsrechnung mit 7 Prozent Umsatzsteuer

Unterliegt ein Umsatz dem ermäßigten Steuersatz, wird selbstverständlich nur die tatsächlich geschuldete Umsatzsteuer gebucht.

Beispiel: Nettoerlös 500 Euro, Umsatzsteuer 35 Euro, Bruttoforderung 535 Euro.

Wenn Sie diese Ausgangsrechnung buchen, lautet das vereinfachte Schema:

• Forderungen 535 Euro
• an Umsatzerlöse 500 Euro
• an Umsatzsteuer 35 Euro

Sofort bezahlte Rechnung buchen

Nicht jeder Verkauf führt zu einer offenen Forderung. Bezahlt der Kunde unmittelbar per Banküberweisung oder Karte und wird der Vorgang entsprechend direkt erfasst, kann statt Forderungen beispielsweise das Bankkonto angesprochen werden.

Beispiel bei sofortiger Bankzahlung:

Bank 1.190 Euro an Umsatzerlöse 1.000 Euro und Umsatzsteuer 190 Euro

Wurde zuvor bereits eine Forderung gebucht, darf der Erlös beim Zahlungseingang nicht nochmals gebucht werden.

Zahlungseingang des Kunden buchen

Eine Ausgangsrechnung und der spätere Zahlungseingang sind zwei getrennte Geschäftsvorfälle. Zunächst entsteht eine Forderung. Bezahlt der Kunde später, wird diese Forderung ausgeglichen.

Wenn Sie die Ausgangsrechnung buchen, lautet der erste Schritt beispielsweise:

Forderungen 1.190 Euro an Umsatzerlöse 1.000 Euro und Umsatzsteuer 190 Euro

Beim späteren Zahlungseingang lautet der Buchungssatz:

Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190 Euro

Zeitpunkt	Buchungswirkung
Rechnungsausstellung	Forderung entsteht, Erlös und Umsatzsteuer werden erfasst.
Zahlungseingang	Bank steigt, Forderung sinkt.

Soll- und Istversteuerung unterscheiden

Für die umsatzsteuerliche Behandlung ist zusätzlich wichtig, ob ein Unternehmen nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten versteuert. Bei der sogenannten Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich nicht erst deshalb, weil der Kunde bezahlt hat.

Bei der Istversteuerung darf ein Unternehmer unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Steuer nach vereinnahmten Entgelten berechnen. § 20 UStG enthält hierfür unter anderem eine Umsatzgrenze von 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr sowie weitere Tatbestände.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, müssen Buchungslogik und umsatzsteuerlicher Entstehungszeitpunkt daher sauber unterschieden werden.

Ausgangsrechnung mit Skonto

Gewährt Ihr Unternehmen einem Kunden Skonto und nutzt der Kunde diesen Preisnachlass, reduziert sich der ursprünglich vereinbarte Zahlungsbetrag. Unter den jeweiligen Voraussetzungen verändert sich damit auch die Umsatzsteuerbemessungsgrundlage.

Beispiel: Ausgangsrechnung 1.190 Euro brutto, davon 1.000 Euro netto und 190 Euro Umsatzsteuer. Der Kunde darf bei rechtzeitiger Zahlung 2 Prozent Skonto abziehen.

Ausgangsrechnung	1.190,00 Euro
2 Prozent Skonto	23,80 Euro
Zahlungsbetrag	1.166,20 Euro

Nachdem Sie die Ausgangsrechnung buchen, muss beim tatsächlichen Skontoabzug die Erlösschmälerung einschließlich der entsprechenden Umsatzsteuerkorrektur berücksichtigt werden.

Rabatt bereits auf der Rechnung berücksichtigen

Ein bereits bei Rechnungsstellung gewährter Rabatt wird regelmäßig vor der Ermittlung der Umsatzsteuer berücksichtigt. Dadurch ist der in der Ausgangsrechnung ausgewiesene Nettoerlös bereits vermindert.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, übernehmen Sie daher nicht einen ursprünglichen Listenpreis, sondern den tatsächlich in Rechnung gestellten steuerlichen Nettobetrag.

Gutschrift und Rechnungsberichtigung

Eine bereits gestellte Rechnung kann später berichtigt werden, beispielsweise weil eine Ware zurückgegeben, ein Preisnachlass nachträglich gewährt oder ein Rechnungsfehler korrigiert wird.

Dabei sollten Sie zwischen einer Rechnungsberichtigung und der umsatzsteuerlichen Gutschrift als Abrechnungsverfahren unterscheiden. § 14 UStG verwendet den Begriff Gutschrift für eine Rechnung, die unter den gesetzlichen Voraussetzungen vom Leistungsempfänger für die Leistung des Unternehmers erstellt wird.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen und sie später korrigieren müssen, sollte das Berichtigungsdokument eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen. Bei E-Rechnungen bestehen dafür ebenfalls Vorgaben.

Rechnungsstorno nachvollziehbar buchen

Eine fehlerhafte Ausgangsrechnung sollte nicht einfach so gelöscht werden, dass der ursprüngliche Vorgang nicht mehr nachvollziehbar ist. Ordnungsgemäße Buchführung verlangt nachvollziehbare Korrekturen.

Nach § 239 HGB müssen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Veränderungen dürfen nicht dazu führen, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr festgestellt werden kann.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen und anschließend stornieren, muss daher auch die Korrektur nachvollziehbar dokumentiert werden.

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?

§ 14 UStG enthält die wesentlichen Pflichtangaben für reguläre Rechnungen. Dazu gehören unter anderem:

• vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der sonstigen Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
• Entgelt,
• Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise notwendiger Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen beziehungsweise zunächst erstellen, sollten die Rechnungsdaten deshalb fachlich und steuerlich vollständig sein.

E-Rechnung bei Ausgangsrechnungen

Für inländische Umsätze zwischen Unternehmern gelten neue Anforderungen an elektronische Rechnungen. Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein einfaches PDF gilt seit der Neuregelung nicht allein deshalb als E-Rechnung, weil es per E-Mail verschickt wird. Es gehört grundsätzlich zu den sonstigen Rechnungen.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen und zuvor selbst fakturieren, sollten Sie deshalb unterscheiden zwischen:

• E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format und
• sonstiger Rechnung auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format.

Welche Übergangsregeln gelten bei der E-Rechnung?

Nach den aktuellen Informationen des Bundesfinanzministeriums können Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsmöglichkeit grundsätzlich bis zum Ende des folgenden Jahres.

Unternehmen müssen dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Wenn Sie Prozesse rund um Ausgangsrechnung buchen und Rechnungserstellung organisieren, sollte die Software daher strukturierte Formate zunehmend unterstützen.

Kleinbetragsrechnung als Ausnahme

Für Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro bestehen vereinfachte Anforderungen. Solche Kleinbetragsrechnungen müssen nach den aktuellen Regeln außerdem nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, ändert die Kleinbetragsregel grundsätzlich nichts an der Kontenlogik. Entscheidend sind weiterhin Nettoentgelt, Umsatzsteuer und Zahlungsweg.

Ausgangsrechnung an einen Privatkunden

Die verpflichtenden E-Rechnungsregeln zwischen inländischen Unternehmern gelten nicht in gleicher Weise für klassische B2C-Umsätze an private Endverbraucher.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, richtet sich der Buchungssatz jedoch weiterhin nach dem wirtschaftlichen Vorgang. Bei Verkauf auf Rechnung kann auch gegenüber einem Privatkunden eine Forderung entstehen.

Steuerfreie Ausgangsrechnung

Nicht jede Ausgangsrechnung enthält Umsatzsteuer. Ein Umsatz kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen steuerfrei sein oder besonderen umsatzsteuerlichen Regelungen unterliegen.

Wenn Sie eine steuerfreie Ausgangsrechnung buchen, dürfen Sie nicht automatisch ein Umsatzsteuerkonto mit 19 oder 7 Prozent ansprechen. Der konkrete steuerliche Grund muss geprüft und gegebenenfalls auf der Rechnung angegeben werden.

Reverse Charge bei Ausgangsrechnungen

In bestimmten Fällen schuldet nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Dann gelten besondere Rechnungs- und Buchungsvorschriften.

§ 14a UStG verlangt in bestimmten grenzüberschreitenden Fällen beispielsweise den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Wenn Sie eine solche Ausgangsrechnung buchen, kann das normale Schema mit offen ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer deshalb nicht ungeprüft übernommen werden.

Forderungen im Blick behalten

Nach dem Rechnungsausgang beginnt das Forderungsmanagement. Solange der Kunde nicht zahlt, bleibt die Forderung offen.

Nachdem Sie die Ausgangsrechnung buchen, sollten Sie deshalb unter anderem überwachen:

• Fälligkeit der Rechnung,
• Zahlungsziel,
• mögliche Skontofrist,
• eingehende Zahlungen,
• überfällige Forderungen und Mahnungen.

Weitere Informationen finden Sie beim Thema Forderungsmanagement und Factoring.

Teilzahlung des Kunden

Bezahlt der Kunde nur einen Teil der Rechnung, bleibt der restliche Betrag weiterhin als Forderung bestehen.

Beispiel: Forderung 1.190 Euro, Zahlung 700 Euro.

Buchung des Zahlungseingangs:

Bank an Forderungen 700 Euro

Danach verbleibt eine offene Forderung von 490 Euro. Sie dürfen bei der Teilzahlung nicht nochmals die Ausgangsrechnung buchen oder einen neuen Erlös erzeugen.

Zweifelhafte Forderung

Bestehen konkrete Zweifel daran, dass ein Kunde die Rechnung vollständig bezahlen wird, kann eine Forderung buchhalterisch gesondert beurteilt werden. In fortgeschrittenen Aufgaben begegnen Ihnen dazu beispielsweise zweifelhafte Forderungen sowie Einzelwertberichtigungen.

Das ursprüngliche Ausgangsrechnung buchen und die spätere Bewertung der Forderung sind dabei unterschiedliche Buchungsvorgänge.

Uneinbringliche Forderung

Steht fest, dass eine Forderung nicht mehr eingezogen werden kann, muss sie unter den jeweiligen Voraussetzungen ausgebucht werden. Gleichzeitig kann eine Korrektur der Umsatzsteuer erforderlich werden.

Dieser Vorgang darf nicht mit dem ursprünglichen Ausgangsrechnung buchen verwechselt werden. Die ursprüngliche Rechnung war zunächst ordnungsgemäß erfasst; erst später tritt der Forderungsausfall ein.

Debitorenkonto statt allgemeinem Forderungskonto

In professioneller Buchhaltungssoftware erhält jeder Kunde häufig ein eigenes Debitorenkonto. Dadurch können offene Posten kundenbezogen überwacht werden.

Wenn Sie die Ausgangsrechnung buchen, wird der Kunde dann nicht lediglich über das allgemeine Sachkonto Forderungen angesprochen, sondern zusätzlich über sein Debitorenkonto.

• Rechnungen je Kunde nachvollziehen,
• Zahlungen zuordnen,
• offene Posten überwachen,
• Mahnungen vorbereiten,
• Salden abstimmen.

Ausgangsrechnung im Journal oder Grundbuch

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, wird der Geschäftsvorfall chronologisch im Journal beziehungsweise Grundbuch dokumentiert.

Typische Informationen im Journal sind Buchungsdatum, Belegnummer, Konten, Betrag und Buchungstext. Bei einer professionellen Buchhaltungssoftware werden viele dieser Angaben automatisch aus Rechnungs- und Debitorendaten übernommen.

Ausgangsrechnung im Hauptbuch buchen

Typischer digitaler Prozess einer Ausgangsrechnung

In modernen Unternehmen ist die Rechnungserstellung eng mit Warenwirtschaft, ERP-System und Finanzbuchhaltung verbunden. Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, können viele Daten bereits aus Auftrag, Lieferschein und Kundendaten übernommen werden.

1. Kundenauftrag wird erfasst.
2. Ware oder Leistung wird bereitgestellt.
3. Lieferung beziehungsweise Leistung wird dokumentiert.
4. Rechnung wird erzeugt.
5. Erlös-, Steuer- und Debitorenkonto werden kontiert.
6. Rechnung wird übermittelt.
7. Forderung wird in der Offenen-Posten-Liste überwacht.
8. Zahlungseingang wird zugeordnet.

Typische Fehler vermeiden

Fehler	Warum problematisch?	Richtige Überlegung
Forderung nur netto buchen	Kunde schuldet grundsätzlich den Bruttobetrag.	Forderung in Höhe des Rechnungsbetrags erfassen.
Vorsteuer statt Umsatzsteuer verwenden	Vorsteuer gehört typischerweise zur Eingangsrechnung.	Bei normaler Ausgangsrechnung Umsatzsteuer prüfen.
Umsatzsteuer als Erlös behandeln	Steuer gehört nicht zum Nettoerlös.	Umsatzsteuer getrennt buchen.
Zahlung nochmals als Erlös buchen	Erlös wurde bereits bei der Rechnung erfasst.	Bank an Forderungen buchen.
Anlageverkauf direkt gegen PKW buchen	Erlös und Buchwertabgang werden vermischt.	Verkauf und Anlagenabgang getrennt betrachten.
Restbuchwert nicht aktualisieren	Buchgewinn oder -verlust wird falsch.	Abschreibung bis zum Abgang prüfen.
PDF automatisch als E-Rechnung ansehen	Ein einfaches PDF ist kein strukturiertes Format.	E-Rechnungsdefinition prüfen.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, sollten Sie deshalb immer zwischen Rechnung, Erlös, Steuer, Forderung und späterer Zahlung unterscheiden.

Lernschema für Studium und Prüfung

Mit einem festen Schema können Sie die meisten Aufgaben zuverlässig lösen:

1. Geschäftsfall erkennen: Was wird verkauft?
2. Zahlungsart prüfen: Sofortzahlung oder Verkauf auf Ziel?
3. Nettoerlös bestimmen: Wie hoch ist der Wert ohne Umsatzsteuer?
4. Steuer bestimmen: Welche Umsatzsteuer fällt an?
5. Bruttobetrag berechnen: Was schuldet der Kunde?
6. Konten bestimmen: Forderungen, Erlöse, Umsatzsteuer und gegebenenfalls weitere Konten.
7. Soll und Haben festlegen.
8. Sonderfall prüfen: Anlageverkauf, Skonto, Steuerbefreiung oder Reverse Charge?

Dieses Schema hilft Ihnen beim Ausgangsrechnung buchen auch dann, wenn sich die Beträge oder Sachkonten in einer Klausur ändern.

Übungsaufgabe 1: Warenverkauf

Ein Unternehmen verkauft Waren für 3.000 Euro netto auf Ziel. Hinzu kommen 570 Euro Umsatzsteuer.

Aufgabe: Berechnen Sie die Bruttoforderung und bilden Sie den Buchungssatz.

Lösung

3.000 Euro + 570 Euro = 3.570 Euro

Forderungen 3.570 Euro an Umsatzerlöse 3.000 Euro und Umsatzsteuer 570 Euro

Übungsaufgabe 2: Zahlungseingang

Der Kunde aus der vorherigen Aufgabe überweist die vollständigen 3.570 Euro auf das Geschäftskonto.

Lösung

Bank an Forderungen 3.570 Euro

Sie dürfen nicht nochmals die Ausgangsrechnung buchen, denn der Erlös wurde bereits beim Rechnungsausgang erfasst.

Übungsaufgabe 3: Verkauf zum Buchwert

Ein PKW besitzt beim Verkauf einen Restbuchwert von 5.000 Euro. Der Nettoverkaufspreis beträgt ebenfalls 5.000 Euro. Hinzu kommen 950 Euro Umsatzsteuer.

Aufgabe: Welche beiden grundlegenden Buchungsschritte sind erforderlich?

Lösung

• Verkaufserlös und Umsatzsteuer gegen Forderung erfassen.
• Restbuchwert des PKW separat aus dem Anlagevermögen ausbuchen.

Da Nettoverkaufspreis und Restbuchwert identisch sind, entsteht kein Buchgewinn oder Buchverlust.

Übungsaufgabe 4: Fehler finden

Ein Lernender bucht einen Warenverkauf über 1.190 Euro brutto folgendermaßen:

Forderungen 1.190 Euro an Umsatzerlöse 1.190 Euro.

Frage: Was ist bei einem regulären steuerpflichtigen Umsatz mit 19 Prozent falsch?

Lösung

Die Umsatzsteuer wurde nicht getrennt. Bei 1.190 Euro brutto bestehen 1.000 Euro Nettoerlös und 190 Euro Umsatzsteuer. Der Erlös darf daher nicht mit dem vollständigen Bruttobetrag angesetzt werden.

Merksätze für die Prüfung

• Ausgangsrechnung bedeutet: Ihr Unternehmen stellt die Rechnung.
• Verkauf auf Ziel führt grundsätzlich zu einer Forderung.
• Forderungen sind Aktivkonten und nehmen im Soll zu.
• Erlöse werden grundsätzlich im Haben gebucht.
• Umsatzsteuer wird bei einem normalen steuerpflichtigen Ausgangsumsatz getrennt erfasst.
• Die Forderung entspricht grundsätzlich dem Bruttobetrag.
• Zahlungseingang bedeutet Bank an Forderungen.
• Beim Anlagenverkauf Erlös und Restbuchwert getrennt betrachten.

Checkliste vor dem Buchen

Prüffrage	Erledigt?
Lieferung oder Leistung bestimmt?	□
Verkauf auf Ziel oder Sofortzahlung geklärt?	□
Nettoerlös geprüft?	□
Steuersatz richtig?	□
Umsatzsteuer berechnet?	□
Bruttobetrag kontrolliert?	□
Forderung richtig bestimmt?	□
richtiges Erlöskonto gewählt?	□
Rechnungsangaben vollständig?	□
E-Rechnungspflicht beziehungsweise Übergangsregel geprüft?	□
Anlageverkauf als Sonderfall geprüft?	□
Zahlungs- und Skontofrist hinterlegt?	□

Häufige Fragen zur Ausgangsrechnung

Wie lautet der Buchungssatz für eine Ausgangsrechnung?

Bei einem normalen steuerpflichtigen Verkauf auf Ziel lautet das Grundschema Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer.

Warum stehen Forderungen im Soll?

Forderungen sind Aktivkonten. Durch den Verkauf auf Ziel entsteht beziehungsweise erhöht sich der Anspruch gegenüber dem Kunden. Mehrungen eines Aktivkontos werden grundsätzlich im Soll gebucht.

Warum wird Umsatzsteuer im Haben gebucht?

Im vereinfachten Lernmodell stellt die Umsatzsteuer grundsätzlich eine Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt dar. Die Mehrung wird deshalb im Haben erfasst.

Wird die Forderung netto oder brutto gebucht?

Der Kunde schuldet grundsätzlich den vollständigen Rechnungsbetrag. Deshalb wird die Forderung bei einer normalen steuerpflichtigen Rechnung mit dem Bruttobetrag erfasst.

Was passiert beim Zahlungseingang?

Bei vollständiger Zahlung steigt das Bankkonto und die Forderung wird vermindert. Der Buchungssatz lautet grundsätzlich Bank an Forderungen.

Wird beim Zahlungseingang der Erlös nochmals gebucht?

Nein. Wenn der Erlös bereits beim Rechnungsausgang erfasst wurde, wird er beim späteren Zahlungseingang nicht erneut gebucht.

Wie wird ein PKW-Verkauf gebucht?

Bei einem Verkauf aus dem Anlagevermögen sollten Verkaufserlös einschließlich Umsatzsteuer und der Abgang des Restbuchwerts getrennt betrachtet werden. Dadurch lässt sich ein Buchgewinn oder Buchverlust nachvollziehen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF ist nach der aktuellen gesetzlichen Definition grundsätzlich keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Muss jedes Unternehmen bereits E-Rechnungen ausstellen?

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Nach den aktuellen Informationen des Bundesfinanzministeriums können Rechnungsaussteller bis zum Ende des laufenden Übergangszeitraums unter bestimmten Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwenden. Unternehmen müssen aber grundsätzlich bereits E-Rechnungen empfangen können.

Was geschieht bei einer Teilzahlung?

Die Zahlung vermindert die Forderung nur in Höhe des eingegangenen Betrags. Der verbleibende Teil bleibt als offene Forderung bestehen.

Fazit: Forderung, Erlös und Steuer sauber trennen

Eine Ausgangsrechnung buchen zu können, gehört zu den wichtigsten Grundlagen in Buchhaltung und Rechnungswesen. Beim normalen Verkauf auf Ziel entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden. Gleichzeitig werden der Nettoerlös und die Umsatzsteuer erfasst.

Das grundlegende Schema lautet daher Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer. Die Forderung steht im Soll, während Erlös und Umsatzsteuer im Haben gebucht werden.

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung buchen, sollten Sie Rechnungsausgang und späteren Zahlungseingang konsequent voneinander trennen. Bei der Zahlung lautet der Buchungssatz grundsätzlich Bank an Forderungen. Der Erlös wird nicht nochmals erfasst.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert der Verkauf von Anlagevermögen. Bei einem PKW oder einer Maschine sollten Verkaufserlös und Restbuchwert getrennt erfasst werden. Nur dadurch lässt sich korrekt erkennen, ob ein Gewinn oder Verlust aus dem Anlagenabgang entstanden ist.

Zusätzlich verändert die E-Rechnung die technische Abwicklung. Strukturierte Rechnungsdaten können zunehmend automatisiert erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Die buchhalterische Grundlogik bleibt jedoch bestehen.

Die Bildungsbibel empfiehlt für Studium, Ausbildung und Prüfungsvorbereitung ein festes Vorgehen: Geschäftsfall verstehen, Zahlungsart bestimmen, Nettoerlös und Steuer berechnen, Bruttoforderung ermitteln, Konten auswählen und anschließend Soll und Haben festlegen. Wer dieses Schema beherrscht, kann nicht nur eine Ausgangsrechnung buchen, sondern auch Zahlungseingänge, Skonto, Teilzahlungen und Anlagenverkäufe besser einordnen.

Weiterführende Informationen

• Weitere Geschäftsfälle buchen lernen.
• Mehr zur Umsatzsteuer erfahren.
• Den einfachen und zusammengesetzten Buchungssatz lernen.
• Grundlagen zum Aktivtausch vertiefen.
• Mehr zum Forderungsmanagement und Factoring erfahren.
• Geeignete Buchhaltungssoftware vergleichen.