Verbindlichkeiten buchen: Eingangsrechnung bezahlen, Buchungssatz, Skonto und Beispiele

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Das Wichtigste zum Ausgleich einer Lieferantenrechnung

Wenn eine Eingangsrechnung bereits ordnungsgemäß erfasst wurde und später vollständig per Banküberweisung bezahlt wird, müssen Sie beim Verbindlichkeiten buchen nur noch die offene Schuld und den Abgang auf dem Bankkonto erfassen.

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Passivkonto, das durch die Zahlung abnimmt.
• Bank: Aktivkonto, dessen Guthaben durch die Überweisung abnimmt.
• Buchungssatz: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank.
• Bilanzveränderung: Aktiv-Passiv-Minderung.
• Vorsteuer: Bei vollständiger Zahlung ohne Preisnachlass wird sie nicht erneut gebucht.
• Skonto: Bei Inanspruchnahme muss zusätzlich die Entgeltminderung einschließlich der Vorsteuerkorrektur berücksichtigt werden.
• Teilzahlung: Nur der tatsächlich bezahlte Teil der Verbindlichkeit wird ausgeglichen.

Tipp der Bildungsbibel: Trennen Sie beim Lernen immer zwei Vorgänge: Zuerst wird die Eingangsrechnung gebucht und dadurch eine Verbindlichkeit aufgebaut. Erst später wird diese Verbindlichkeit durch die Zahlung wieder vermindert.

Was sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen entstehen regelmäßig, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erhält, diese aber nicht sofort bezahlt. Der Lieferant hat dann eine Forderung gegen das Unternehmen. Aus Sicht des Rechnungsempfängers besteht eine Schuld.

Ein typisches Beispiel ist der Kauf von Büroeinrichtung auf Ziel. Das Unternehmen erhält Ware und Rechnung sofort, darf den Rechnungsbetrag jedoch beispielsweise erst innerhalb von 30 Tagen bezahlen.

Bis zur Bezahlung muss das Unternehmen die offene Verpflichtung als Verbindlichkeit ausweisen. Wenn Sie später die Verbindlichkeiten buchen und ausgleichen, wird diese Schuld wieder vermindert.

Nach der handelsrechtlichen Bilanzgliederung gehören Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf die Passivseite der Bilanz.

Wann entsteht eine Verbindlichkeit?

Eine Verbindlichkeit entsteht nicht erst dann, wenn die Zahlung fällig ist. Für die Buchhaltung ist entscheidend, dass eine wirtschaftliche Verpflichtung gegenüber einem Dritten besteht und der Geschäftsvorfall dem betreffenden Zeitraum zuzuordnen ist.

Bei einer typischen Lieferantenrechnung bedeutet dies:

1. Das Unternehmen bestellt Waren oder eine Dienstleistung.
2. Der Lieferant erbringt die vereinbarte Leistung.
3. Das Unternehmen erhält beziehungsweise verarbeitet die Rechnung.
4. Die offene Schuld wird als Verbindlichkeit erfasst.
5. Bei späterer Zahlung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen.

Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen, ist deshalb der Zeitpunkt der Zahlung nicht mit dem Zeitpunkt der Aufwandserfassung oder Aktivierung gleichzusetzen.

Eingangsrechnung und Zahlung sind zwei Geschäftsvorfälle

Dieser Unterschied gehört zu den wichtigsten Grundlagen der doppelten Buchführung. Die Eingangsrechnung und ihre spätere Zahlung müssen getrennt betrachtet werden.

Geschäftsvorfall	Wirkung
Eingangsrechnung erhalten	Aufwand oder Vermögenswert sowie Vorsteuer werden erfasst; Verbindlichkeit entsteht.
Eingangsrechnung bezahlen	Verbindlichkeit sinkt; Bankguthaben sinkt.

Wenn Sie beim Rechnungseingang beispielsweise Büroeinrichtung und Vorsteuer gegen Verbindlichkeiten gebucht haben, dürfen diese Konten beim normalen Zahlungsausgleich nicht nochmals angesprochen werden.

Genau hier liegt ein häufiger Anfängerfehler: Beim Verbindlichkeiten buchen wird die Vorsteuer ein zweites Mal erfasst. Das wäre bei vollständiger Zahlung ohne nachträgliche Entgeltänderung falsch.

Beispiel: Eingangsrechnung zunächst erfassen

Die Freund GmbH kauft eine Büroeinrichtung für 1.000 Euro netto zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer auf Ziel. Der Gesamtbetrag der Eingangsrechnung beträgt 1.190 Euro.

Nettoentgelt	1.000,00 Euro
Vorsteuer	190,00 Euro
Bruttoverbindlichkeit	1.190,00 Euro

Beim Rechnungseingang lautet der zusammengesetzte Buchungssatz im vereinfachten Beispiel:

Büroeinrichtung 1.000 Euro
Vorsteuer 190 Euro
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190 Euro

Damit steht die offene Schuld von 1.190 Euro auf dem Verbindlichkeitskonto. Erst beim späteren Bezahlen müssen Sie erneut Verbindlichkeiten buchen.

Geschäftsfall: Eingangsrechnung vollständig bezahlen

Die Freund GmbH bezahlt die zuvor gebuchte Eingangsrechnung für die Büroeinrichtung fristgerecht per Banküberweisung. Der offene Rechnungsbetrag beträgt 1.190 Euro.

Damit verändern sich nur noch zwei Bestandskonten:

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und
• Bank.

Um die Verbindlichkeiten buchen zu können, analysieren Sie beide Konten getrennt.

Kontenanalyse beim Zahlungsausgleich

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist ein Passivkonto. Beim Rechnungseingang wurde die Schuld erhöht und deshalb im Haben gebucht. Durch die Bezahlung verschwindet beziehungsweise vermindert sich diese Schuld.

• Kontenart: Passivkonto
• Veränderung: Minderung
• Buchungsseite: Soll
• Betrag: 1.190 Euro

Bankkonto

Das Bankkonto ist ein Aktivkonto. Durch die Überweisung verlässt Geld das Geschäftskonto. Das Bankguthaben nimmt ab.

• Kontenart: Aktivkonto
• Veränderung: Minderung
• Buchungsseite: Haben
• Betrag: 1.190 Euro

Kontenanalyse als Tabelle

Konto	Kontenart	Veränderung	Buchungsseite	Betrag
Verbindlichkeiten a. LL	Passivkonto	Minderung	Soll	1.190 Euro
Bank	Aktivkonto	Minderung	Haben	1.190 Euro

Damit lässt sich der Buchungssatz unmittelbar herleiten.

Buchungssatz zum Ausgleich der Verbindlichkeit

Wenn Sie die Verbindlichkeiten buchen und die Eingangsrechnung vollständig per Bank bezahlen, lautet der Buchungssatz:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank 1.190 Euro

Der gesamte offene Bruttobetrag wird ausgeglichen. Auf dem Lieferantenkonto besteht anschließend für diese Rechnung keine offene Verbindlichkeit mehr.

Warum wird die Vorsteuer nicht erneut gebucht?

Die Vorsteuer wurde bereits bei der Erfassung der Eingangsrechnung berücksichtigt. Die spätere Banküberweisung ist lediglich der Ausgleich der bereits bestehenden Schuld.

Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen und eine Rechnung ohne Skonto vollständig bezahlen, werden deshalb weder der ursprüngliche Vermögenswert beziehungsweise Aufwand noch die Vorsteuer erneut angesprochen.

Vorgang	Soll	Haben
Rechnungseingang	Büroeinrichtung 1.000 € + Vorsteuer 190 €	Verbindlichkeiten 1.190 €
Zahlung	Verbindlichkeiten 1.190 €	Bank 1.190 €

Diese Gegenüberstellung zeigt besonders deutlich, warum Rechnungseingang und Zahlung getrennt werden müssen.

Warum liegt eine Aktiv-Passiv-Minderung vor?

Beim Ausgleich einer Lieferantenrechnung sinken gleichzeitig ein Aktivkonto und ein Passivkonto.

• Bank als Aktivkonto nimmt ab.
• Verbindlichkeiten als Passivkonto nehmen ebenfalls ab.

Damit liegt eine Aktiv-Passiv-Minderung vor. Die Bilanzsumme vermindert sich um denselben Betrag.

Wenn Sie beispielsweise Verbindlichkeiten buchen und 1.190 Euro bezahlen, sinkt das Bankguthaben um 1.190 Euro und gleichzeitig reduzieren sich die Schulden um 1.190 Euro.

Bilanzwirkung anhand eines Beispiels

Vor der Zahlung besitzt die Freund GmbH beispielsweise 20.000 Euro Bankguthaben und 5.000 Euro Verbindlichkeiten. Davon entfallen 1.190 Euro auf die Büroeinrichtung.

Position	Vor Zahlung	Veränderung	Nach Zahlung
Bank	20.000 €	-1.190 €	18.810 €
Verbindlichkeiten	5.000 €	-1.190 €	3.810 €

Aktiva und Passiva sinken um denselben Betrag. Genau darin besteht die Aktiv-Passiv-Minderung.

Verbindlichkeiten und Rückstellungen unterscheiden

Verbindlichkeiten dürfen nicht mit Rückstellungen verwechselt werden. Bei einer Lieferantenverbindlichkeit stehen Gläubiger, Grund und Betrag grundsätzlich fest. Bei Rückstellungen besteht dagegen typischerweise hinsichtlich Höhe oder Zeitpunkt noch Unsicherheit.

Merkmal	Verbindlichkeit	Rückstellung
Verpflichtung	besteht	besteht oder ist hinreichend wahrscheinlich
Gläubiger	regelmäßig bekannt	kann bekannt sein
Betrag	grundsätzlich bestimmbar	häufig noch zu schätzen
Beispiel	offene Lieferantenrechnung	ungewisse Prozesskosten

§ 266 HGB weist Rückstellungen und Verbindlichkeiten entsprechend als getrennte Positionen auf der Passivseite aus.

Verbindlichkeiten und Forderungen unterscheiden

Auch Forderungen und Verbindlichkeiten werden häufig verwechselt. Entscheidend ist die Perspektive des eigenen Unternehmens.

Begriff	Bedeutung	Bilanzseite
Forderung	Ein anderer schuldet Ihrem Unternehmen Geld.	Aktiva
Verbindlichkeit	Ihr Unternehmen schuldet einem anderen Geld.	Passiva

Erhalten Sie eine Lieferantenrechnung auf Ziel, müssen Sie Verbindlichkeiten buchen. Stellen Sie dagegen einem Kunden eine Rechnung auf Ziel, entsteht grundsätzlich eine Forderung.

Zahlung per Kasse statt Bank

Wird eine offene Lieferantenrechnung bar bezahlt, verändert sich die Buchungslogik nur beim Zahlungsmittelkonto. Statt Bank wird Kasse verwendet.

Der Buchungssatz lautet:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Kasse

Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen und bar ausgleichen, wird die Verbindlichkeit als Passivkonto im Soll vermindert. Das Aktivkonto Kasse wird im Haben vermindert.

Teilzahlung einer Eingangsrechnung buchen

Ein Lieferant muss nicht zwingend den gesamten Rechnungsbetrag in einer Zahlung erhalten. Auch Teilzahlungen sind möglich.

Angenommen, eine offene Verbindlichkeit beträgt 1.190 Euro. Zunächst werden nur 500 Euro überwiesen.

Dann lautet der Buchungssatz:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank 500 Euro

Nach der Buchung verbleibt eine offene Verbindlichkeit von:

1.190 Euro − 500 Euro = 690 Euro

Wenn Sie bei einer Teilzahlung Verbindlichkeiten buchen, wird also nur der tatsächlich beglichene Teil der Schuld ausgebucht.

Verbindlichkeiten mit Skonto buchen

Etwas anspruchsvoller wird die Buchung, wenn der Lieferant bei schneller Zahlung Skonto gewährt. In diesem Fall wird nicht der vollständige ursprünglich gebuchte Rechnungsbetrag bezahlt.

Angenommen, die Freund GmbH darf von einer Bruttorechnung über 1.190 Euro bei fristgerechter Zahlung 2 Prozent Skonto abziehen.

Rechnungsbetrag	1.190,00 Euro
2 % Skonto	23,80 Euro
Zahlungsbetrag	1.166,20 Euro

Der Skontobetrag von 23,80 Euro enthält bei einem ursprünglichen Steuersatz von 19 Prozent einen Nettobetrag von 20 Euro und eine Vorsteuerkorrektur von 3,80 Euro.

Beim Verbindlichkeiten buchen müssen deshalb drei Komponenten berücksichtigt werden:

• die vollständige Auflösung der ursprünglichen Verbindlichkeit,
• der tatsächlich überwiesene Bankbetrag und
• die Korrektur des Anschaffungs- beziehungsweise Aufwandswertes sowie der Vorsteuer.

Vereinfachtes Skonto-Beispiel

Bei einem ursprünglichen Wareneinkauf von 1.000 Euro netto zuzüglich 190 Euro Vorsteuer und 2 Prozent Skonto können Sie vereinfacht folgende Beträge ableiten:

Position	Betrag
ursprüngliche Verbindlichkeit	1.190,00 €
Zahlungsbetrag	1.166,20 €
Netto-Skonto	20,00 €
Vorsteuerkorrektur	3,80 €
Brutto-Skonto	23,80 €

Die konkrete Kontobezeichnung für den Nachlass hängt vom jeweiligen Kontenrahmen und vom zugrunde liegenden Geschäftsfall ab.

Warum muss beim Skonto die Vorsteuer korrigiert werden?

Durch den Skontoabzug vermindert sich nachträglich das Entgelt. Dadurch ändert sich grundsätzlich auch die ursprünglich berechnete Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer.

Das unterscheidet den Skontofall wesentlich vom normalen Zahlungsausgleich. Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen und ohne Skonto vollständig bezahlen, bleibt die bereits erfasste Vorsteuer unverändert. Bei einer nachträglichen Entgeltminderung muss dagegen die steuerliche Korrektur berücksichtigt werden.

Rabatt und Skonto unterscheiden

Ein Rabatt ist regelmäßig bereits bei Rechnungsstellung berücksichtigt. Skonto entsteht dagegen typischerweise erst dadurch, dass innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt wird.

Merkmal	Rabatt	Skonto
Zeitpunkt	vor oder bei Rechnungsstellung	bei fristgerechter Zahlung
Rechnungsbetrag	bereits reduziert	wird nachträglich vermindert
Buchung bei Zahlung	normaler Ausgleich des reduzierten Betrags	zusätzliche Skonto- und Steuerkorrektur

Gutschrift eines Lieferanten berücksichtigen

Ein Lieferant kann eine bereits bestehende Forderung gegenüber Ihrem Unternehmen nachträglich vermindern, beispielsweise wegen einer Warenrückgabe, Reklamation oder Preisberichtigung.

Dadurch reduziert sich die offene Verbindlichkeit. Bevor Sie anschließend die restlichen Verbindlichkeiten buchen und bezahlen, muss die Gutschrift beziehungsweise Korrektur bereits auf dem Kreditorenkonto berücksichtigt sein.

Beispiel:

ursprüngliche Verbindlichkeit	2.000 €
Lieferantengutschrift	-300 €
noch zu zahlen	1.700 €

Die Zahlung darf anschließend nur noch die verbleibende offene Schuld von 1.700 Euro ausgleichen.

Kreditorenkonto statt Sammelkonto

In der praktischen Buchführung wird häufig nicht jede Rechnung unmittelbar auf dem allgemeinen Sachkonto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gebucht. Lieferanten erhalten eigene Personenkonten, sogenannte Kreditorenkonten.

Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen, kann die Buchhaltung beispielsweise folgenden Ablauf verwenden:

1. Der Lieferant wird als Kreditor angelegt.
2. Die Eingangsrechnung wird auf diesem Kreditorenkonto erfasst.
3. Die Rechnung erscheint in der Offenen-Posten-Liste.
4. Bei Zahlung wird der Bankumsatz dem offenen Posten zugeordnet.
5. Der offene Posten wird ausgeglichen.

Die Summe der Kreditorensalden wird über das entsprechende Sammelkonto mit dem Hauptbuch verbunden.

Mehr dazu erfahren Sie bei der Bildungsbibel unter Kreditoren, Debitoren und Personenkonten buchen.

Offene-Posten-Liste nutzen

Die Offene-Posten-Liste, häufig kurz OPOS oder OP-Liste genannt, zeigt noch nicht ausgeglichene Rechnungen von Kunden und Lieferanten.

Für Lieferanten können dort beispielsweise folgende Angaben stehen:

• Kreditor beziehungsweise Lieferant,
• Rechnungsnummer,
• Rechnungsdatum,
• Fälligkeit,
• Skontofrist,
• ursprünglicher Rechnungsbetrag,
• bereits geleistete Zahlungen,
• noch offener Betrag.

Bevor Sie Verbindlichkeiten buchen und einen Zahlungslauf starten, kann die OP-Liste deshalb als wichtige Kontrollgrundlage dienen.

Zahlungsziel und Fälligkeit beachten

Eine Eingangsrechnung kann unterschiedliche Zahlungsbedingungen enthalten. Beispiele sind sofortige Zahlung, Zahlung innerhalb von 14 Tagen oder ein längeres Zahlungsziel.

Für das Unternehmen ist die Überwachung der Fälligkeit wichtig, um Mahnungen und Verzugsfolgen zu vermeiden und gleichzeitig vorhandene Liquidität nicht unnötig früh abfließen zu lassen.

Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen, sollten Zahlungsbedingungen deshalb idealerweise bereits bei der Rechnungserfassung hinterlegt werden.

Zahlungslauf in der Buchhaltung

Unternehmen mit vielen Lieferantenrechnungen bezahlen diese häufig über automatisierte Zahlungsläufe. Dabei ermittelt die Buchhaltungssoftware fällige offene Posten und erstellt Zahlungsvorschläge.

Ein typischer Prozess sieht so aus:

1. Eingangsrechnung erfassen.
2. Rechnung fachlich und rechnerisch prüfen.
3. Rechnung freigeben.
4. Fälligkeit und Skontofrist ermitteln.
5. Zahlungsvorschlag erstellen.
6. Zahlung freigeben.
7. Bankzahlung ausführen.
8. Bankumsatz und offenen Posten ausgleichen.

Moderne Systeme können dadurch viele Schritte beim Verbindlichkeiten buchen automatisieren. Die fachliche Kontrolle bleibt dennoch wichtig.

Verbindlichkeit gegenüber Bankkredit unterscheiden

Nicht jede Schuld wird als Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesen. Entscheidend ist die Ursache der Verpflichtung.

Schuld	Typische Bilanzposition
unbezahlte Lieferantenrechnung	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Bankdarlehen	Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
Umsatzsteuerzahllast	sonstige Verbindlichkeiten beziehungsweise Steuerverbindlichkeiten
erhaltene Vorauszahlung eines Kunden	erhaltene Anzahlungen

Die handelsrechtliche Bilanzgliederung unterscheidet diese Positionen ausdrücklich voneinander.

Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag

Nicht bezahlte Lieferantenrechnungen verschwinden am Jahresende nicht aus der Buchhaltung. Besteht die Schuld am Bilanzstichtag noch, wird sie grundsätzlich weiterhin als Verbindlichkeit ausgewiesen.

Der Grundsatz der periodengerechten Zuordnung bedeutet, dass Aufwendungen und Erträge nicht einfach nach dem Zeitpunkt der Zahlung beurteilt werden. Deshalb kann eine Rechnung wirtschaftlich zum alten Geschäftsjahr gehören, obwohl die Überweisung erst im neuen Jahr erfolgt.

Wenn Sie erst im Folgejahr die Verbindlichkeiten buchen und bezahlen, wird durch den Zahlungsausgleich grundsätzlich nicht nochmals Aufwand des neuen Jahres erzeugt. Der Aufwand beziehungsweise Vermögenszugang wurde bereits mit dem ursprünglichen Geschäftsfall erfasst.

Fremdwährungsverbindlichkeiten als Sonderfall

Rechnungen aus dem Ausland können auf eine Fremdwährung lauten. Dann kann sich zwischen Rechnungseingang und Zahlung der Wechselkurs verändern.

In solchen Fällen reicht ein einfacher Buchungssatz Verbindlichkeiten an Bank möglicherweise nicht aus, weil zusätzlich Kursgewinne oder Kursverluste entstehen können.

Für Einsteiger ist zunächst die Euro-Rechnung ohne Kursunterschied relevant. In fortgeschrittenen Aufgaben sollten Sie beim Verbindlichkeiten buchen jedoch prüfen, ob Fremdwährungen beteiligt sind.

Journal oder Grundbuch: Zahlung erfassen

Der Buchungssatz wird chronologisch im Journal beziehungsweise Grundbuch erfasst. Dadurch lässt sich nachvollziehen, wann die Zahlung erfolgte und welche Konten betroffen sind.

Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen, sollte die Zahlung eindeutig der betreffenden Eingangsrechnung beziehungsweise dem offenen Kreditorenposten zugeordnet werden können.

Verbindlichkeiten im Hauptbuch buchen

Digitale Belege und GoBD berücksichtigen

Lieferantenrechnungen werden zunehmend digital verarbeitet. Das gilt insbesondere für E-Rechnungen und strukturierte elektronische Rechnungsdaten.

Die GoBD betreffen unter anderem die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit elektronischer Buchführungsprozesse sowie die Aufbewahrung relevanter Daten und Belege. Durch die zunehmende E-Rechnung wurden die GoBD entsprechend angepasst.

Wenn Sie digitale Verbindlichkeiten buchen, sollte daher nachvollziehbar bleiben:

• welcher Beleg der Buchung zugrunde liegt,
• welcher Lieferant betroffen ist,
• wer die Rechnung geprüft und freigegeben hat,
• welche Zahlung den offenen Posten ausgeglichen hat.

Verbindlichkeiten kontrollieren und abstimmen

Eine Kreditorenbuchhaltung sollte regelmäßig abgestimmt werden. Offene Posten können beispielsweise entstehen, weil Zahlungen noch nicht zugeordnet, Gutschriften nicht berücksichtigt oder Rechnungen doppelt erfasst wurden.

Wenn Sie Verbindlichkeiten buchen und abstimmen, sollten Sie insbesondere prüfen:

• Stimmt der Kreditorensaldo mit den offenen Rechnungen überein?
• Sind Zahlungseingänge beziehungsweise Zahlungsausgänge korrekt zugeordnet?
• Existieren alte offene Posten, die bereits bezahlt wurden?
• Wurden Gutschriften berücksichtigt?
• Gibt es doppelt gebuchte Rechnungen?
• Stimmen Kreditoren-Nebenbuch und Hauptbuch überein?

Typische Fehler vermeiden

Fehler	Warum falsch?	Richtige Vorgehensweise
Bank an Verbindlichkeiten buchen	Soll und Haben sind beim Zahlungsausgleich vertauscht.	Verbindlichkeiten an Bank.
Vorsteuer erneut buchen	Sie wurde grundsätzlich bereits beim Rechnungseingang erfasst.	Bei normaler Vollzahlung nur Verbindlichkeit und Bank buchen.
Aufwand erneut erfassen	Der Aufwand gehört zum ursprünglichen Rechnungsvorgang.	Zahlung als separaten Geschäftsfall behandeln.
Teilzahlung vollständig ausgleichen	Ein Restbetrag bleibt offen.	Nur die tatsächliche Zahlung ausbuchen.
Skonto wie normale Zahlung behandeln	Entgelt und Vorsteuer verändern sich.	Skonto und Steuerkorrektur berücksichtigen.
Gutschrift ignorieren	Der offene Betrag ist zu hoch.	Lieferantengutschrift vor Zahlung berücksichtigen.
Kreditor nicht abstimmen	Zahlungen können falsch zugeordnet bleiben.	Offene Posten regelmäßig prüfen.

Die wichtigste Regel beim Verbindlichkeiten buchen lautet daher: Prüfen Sie zuerst, ob Sie gerade den Rechnungseingang oder die spätere Zahlung bearbeiten.

Lernschema für Studium und Prüfung

Mit einem festen Schema können Sie Aufgaben zum Zahlungsausgleich schnell lösen:

1. Geschäftsfall lesen: Eine bereits gebuchte Eingangsrechnung wird bezahlt.
2. Zahlungsweg erkennen: Bank, Kasse oder anderes Zahlungsmittel?
3. Verbindlichkeit bestimmen: Wie hoch ist der offene Betrag?
4. Kontenart erkennen: Verbindlichkeiten = Passivkonto.
5. Minderung bestimmen: Passivminderung steht im Soll.
6. Zahlungsmittelkonto analysieren: Bank oder Kasse nimmt ab und steht im Haben.
7. Sonderfall prüfen: Gibt es Skonto, Teilzahlung oder Gutschrift?
8. Buchungssatz bilden.

Mit dieser Reihenfolge können Sie Verbindlichkeiten buchen, ohne den Buchungssatz ausschließlich auswendig zu lernen.

Übungsaufgabe 1: Rechnung vollständig bezahlen

Eine bereits gebuchte Lieferantenrechnung über 2.380 Euro wird vollständig per Bank überwiesen.

Aufgabe: Bilden Sie den Buchungssatz.

Lösung

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank 2.380 Euro

Die Verbindlichkeit sinkt im Soll, das Bankguthaben sinkt im Haben.

Übungsaufgabe 2: Barzahlung

Eine offene Lieferantenrechnung über 595 Euro wird bar aus der Geschäftskasse bezahlt.

Lösung

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Kasse 595 Euro

Auch hier liegt eine Aktiv-Passiv-Minderung vor.

Übungsaufgabe 3: Teilzahlung

Eine offene Verbindlichkeit beträgt 4.000 Euro. Das Unternehmen überweist zunächst 1.500 Euro.

Lösung

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank 1.500 Euro

Danach verbleiben 2.500 Euro als offene Verbindlichkeit.

Übungsaufgabe 4: Vorsteuerfehler erkennen

Eine bereits vollständig erfasste Rechnung über 1.190 Euro wird bezahlt. Ein Lernender möchte folgenden Buchungssatz verwenden:

Verbindlichkeiten 1.000 Euro + Vorsteuer 190 Euro an Bank 1.190 Euro.

Frage: Was ist falsch?

Lösung

Die Vorsteuer wurde beim ursprünglichen Rechnungseingang bereits gebucht. Bei einer normalen vollständigen Zahlung ohne Entgeltminderung wird sie nicht erneut erfasst.

Der richtige Buchungssatz lautet:

Verbindlichkeiten an Bank 1.190 Euro

Merksätze für die Prüfung

• Verbindlichkeiten sind Passivkonten.
• Mehrungen eines Passivkontos stehen im Haben.
• Minderungen eines Passivkontos stehen im Soll.
• Bank ist ein Aktivkonto.
• Die Minderung der Bank steht im Haben.
• Vollständige Zahlung: Verbindlichkeiten an Bank.
• Rechnungseingang und Zahlung sind zwei verschiedene Geschäftsvorfälle.
• Bei normaler Vollzahlung wird die Vorsteuer nicht nochmals gebucht.
• Skonto erfordert eine zusätzliche Entgelt- und Steuerkorrektur.

Checkliste für den Zahlungsausgleich

Prüffrage	Erledigt?
Ist die Eingangsrechnung bereits gebucht?	□
Ist der Lieferant beziehungsweise Kreditor eindeutig?	□
Stimmt der offene Rechnungsbetrag?	□
Ist die Rechnung fällig?	□
Besteht noch eine Skontomöglichkeit?	□
Gibt es Gutschriften?	□
Handelt es sich um Voll- oder Teilzahlung?	□
Zahlungsmittel Bank oder Kasse bestimmt?	□
Verbindlichkeit im Soll gebucht?	□
Bank beziehungsweise Kasse im Haben gebucht?	□
Offener Posten nach Zahlung ausgeglichen?	□

Häufige Fragen zu Verbindlichkeiten

Wie lautet der Buchungssatz bei Zahlung einer Eingangsrechnung?

Wurde eine Eingangsrechnung bereits als Verbindlichkeit erfasst und anschließend vollständig per Bank bezahlt, lautet der Buchungssatz grundsätzlich Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank.

Warum stehen Verbindlichkeiten im Soll?

Verbindlichkeiten sind Passivkonten. Bei der Zahlung nimmt die Schuld ab. Minderungen auf Passivkonten werden im Soll gebucht.

Warum steht Bank im Haben?

Bank ist ein Aktivkonto. Die Überweisung reduziert das Bankguthaben. Minderungen eines Aktivkontos werden im Haben erfasst.

Welche Bilanzveränderung entsteht?

Bei der vollständigen Bezahlung einer Lieferantenverbindlichkeit über das Bankkonto liegt grundsätzlich eine Aktiv-Passiv-Minderung vor. Bankguthaben und Verbindlichkeit sinken um denselben Betrag.

Wird die Vorsteuer beim Bezahlen nochmals gebucht?

Bei einer normalen vollständigen Zahlung ohne nachträgliche Preisänderung grundsätzlich nicht. Die Vorsteuer wurde bereits beim ursprünglichen Rechnungseingang berücksichtigt.

Was passiert bei einer Teilzahlung?

Nur der tatsächlich gezahlte Betrag wird aus der Verbindlichkeit ausgebucht. Der restliche Betrag bleibt als offener Posten bestehen.

Was passiert bei Skonto?

Beim Skonto vermindert sich der ursprünglich geschuldete Rechnungsbetrag. Dadurch müssen neben dem Bankbetrag auch der Preisnachlass und regelmäßig die entsprechende Vorsteuerkorrektur berücksichtigt werden.

Was ist ein Kreditor?

Ein Kreditor ist in der Buchhaltung ein Lieferant beziehungsweise Gläubiger, gegenüber dem das Unternehmen eine Verbindlichkeit besitzt. Lieferanten können in der Kreditorenbuchhaltung eigene Personenkonten erhalten.

Was bedeutet eine offene Verbindlichkeit?

Eine offene Verbindlichkeit ist eine bereits erfasste Schuld, die noch nicht vollständig bezahlt oder anderweitig ausgeglichen wurde.

Wann verschwindet eine Verbindlichkeit aus der Buchhaltung?

Sie wird grundsätzlich ausgebucht, wenn die zugrunde liegende Verpflichtung vollständig erfüllt oder auf andere Weise weggefallen ist. Bei einer normalen Lieferantenrechnung geschieht dies regelmäßig durch Zahlung beziehungsweise Verrechnung.

Fazit: Rechnungseingang und Zahlung konsequent trennen

Verbindlichkeiten buchen zu können, gehört zu den grundlegenden Fähigkeiten der doppelten Buchführung. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen der Entstehung einer Schuld beim Rechnungseingang und ihrem späteren Ausgleich.

Beim Rechnungseingang werden beispielsweise ein Aufwand oder Vermögenswert, die abzugsfähige Vorsteuer und die Verbindlichkeit erfasst. Bei der späteren vollständigen Bankzahlung werden diese ursprünglichen Konten nicht nochmals gebucht. Stattdessen lautet der Buchungssatz Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank.

Das Verbindlichkeitskonto ist ein Passivkonto und wird durch die Zahlung im Soll vermindert. Das Bankkonto ist ein Aktivkonto und wird im Haben reduziert. Damit liegt eine Aktiv-Passiv-Minderung vor.

Komplexer wird das Verbindlichkeiten buchen bei Teilzahlungen, Skonto, Gutschriften oder Fremdwährungen. In diesen Fällen muss geprüft werden, ob neben der eigentlichen Zahlung weitere Konten oder steuerliche Korrekturen erforderlich sind.

In der praktischen Kreditorenbuchhaltung spielen zusätzlich Personenkonten, offene Posten, Fälligkeiten und automatisierte Zahlungsläufe eine wichtige Rolle. Eine gute Buchhaltungssoftware kann viele technische Schritte automatisieren, ersetzt jedoch nicht das Verständnis der zugrunde liegenden Buchungslogik.

Die Bildungsbibel empfiehlt deshalb für Studium und Prüfung eine feste Reihenfolge: Zuerst feststellen, ob Rechnungseingang oder Zahlung vorliegt, anschließend die betroffenen Konten bestimmen, Kontenarten und Veränderungen analysieren und erst danach den Buchungssatz bilden. So können Sie Verbindlichkeiten buchen, ohne einzelne Buchungssätze nur auswendig zu lernen.

Weiterführende Informationen

• Lernen Sie das Buchen von Verbindlichkeiten mit Personenkonten sowie die Kreditorenbuchhaltung.
• Hier lernen Sie, wie Sie eine Rechnung schreiben und erhalten eine Rechnungsvorlage für Excel.
• Weitere Geschäftsfälle buchen lernen.
• Die Regeln zum Buchen auf Bestandskonten vertiefen.
• Mehr zur Aktiv-Passiv-Minderung erfahren.
• Die gesetzliche Gliederung der Verbindlichkeiten nach § 266 HGB ansehen.