Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Rechnung schreiben, 3-mal Rechnungsvorlage, Excel, PDF und OpenOffice Muster kostenlos
Eine korrekte Rechnung ist mehr als ein „Zettel mit Betrag“. Wer Rechnung schreiben möchte, braucht Pflichtangaben, eine saubere Struktur, eindeutige Nummern und – je nach Fall – den richtigen Hinweis zur Umsatzsteuer (z. B. Kleinunternehmerregelung oder Reverse-Charge).
In diesem Beitrag erhalten Sie 3 kostenlose Rechnungsvorlagen als Excel, OpenOffice/LibreOffice und PDF und lernen Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung rechtssicher aufbauen – inklusive Pflichtangaben, Kleinunternehmerregelung, Kleinbetragsrechnung, GoBD und den wichtigsten Hinweisen zur E-Rechnung im B2B-Bereich.
Schnell-Check: Rechnung in 7 Schritten
Wenn Sie schnell eine Rechnung schreiben möchten, gehen Sie diese Punkte einmal durch. Damit vermeiden Sie typische Fehler, die zu Rückfragen, Zahlungsverzug oder Problemen beim Vorsteuerabzug führen können.
- Absender und Empfänger vollständig angeben (Name/Firma, Anschrift).
- Rechnungsnummer fortlaufend und eindeutig vergeben (kein Duplikat).
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum (oder Zeitraum) eintragen.
- Leistung klar beschreiben (Art, Menge, Umfang, Zeitraum).
- Netto, Umsatzsteuer (7 %/19 %) und Brutto sauber ausweisen – oder korrekten Hinweis bei Steuerbefreiung (z. B. § 19 UStG).
- Zahlungsbedingungen festlegen (Fälligkeit, IBAN/BIC, Skonto, Verzug).
- Rechnung archivieren (GoBD, Aufbewahrung) – bei B2B perspektivisch E-Rechnung beachten.
Rechnungsvorlage Muster für Excel, LibreOffice und PDF kostenlos
Hier erhalten Sie eine Rechnungsvorlage, die Sie in Excel, LibreOffice oder OpenOffice anpassen können. Zusätzlich steht eine PDF-Version zum Ausdrucken bereit. Die Vorlagen sind bewusst schlicht gehalten, damit Sie sie schnell mit Ihrem Briefkopf, Logo und Ihren Zahlungsdaten ergänzen können.
Hinweis: Prüfen Sie vor der Nutzung, ob Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen oder ob bei Ihnen die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) gilt.
Umgang mit der Vorlage
Damit Sie die Vorlage effizient nutzen, finden Sie hier die wichtigsten Hinweise zur Bearbeitung. So sparen Sie Zeit, wenn Sie regelmäßig Rechnung schreiben.
- Die Rechnungsvorlage ist für mehrere Positionen aufgebaut (z. B. Menge, Einzelpreis, Nettosumme).
- Sie können Kopf- und Fußbereich anpassen (Absender, Logo, Kontaktdaten, Bankverbindung).
- Umsatzsteuer-Sätze (0 %, 7 %, 19 %) lassen sich über die Positionen sauber abbilden.
- Wenn Sie das automatische Datum nicht wünschen, überschreiben Sie das Feld mit dem gewünschten Rechnungsdatum.
- Erweitern Sie bei Bedarf die Positionszeilen – achten Sie darauf, dass Summenformeln mitgezogen werden.
Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine Rechnung ist nur dann „sauber“, wenn die Pflichtangaben vollständig sind. Maßgeblich ist insbesondere § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen). Fehlen Angaben, kann das zu Rückfragen, Verzögerungen oder Problemen beim Vorsteuerabzug führen.
| Pflichtangabe | Was genau gehört hinein? | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| Name & Anschrift (Absender) | Firma/Name, Straße, PLZ, Ort | Nutzen Sie einen einheitlichen Briefkopf – spart Zeit. |
| Name & Anschrift (Empfänger) | Kunde/Firma, Straße, PLZ, Ort | Bei Firmen: Rechtsform mitführen (z. B. GmbH). |
| Rechnungsnummer | Fortlaufend, eindeutig, einmalig | Beispiel: 2026-001, 2026-002 … |
| Rechnungsdatum | Datum der Ausstellung | Das Ausstellungsdatum ist nicht automatisch das Leistungsdatum. |
| Leistungsdatum / Leistungszeitraum | Tag der Lieferung/Leistung oder Zeitraum | Wenn abweichend: immer gesondert nennen. |
| Leistungsbeschreibung | Art, Menge, Umfang, ggf. Artikel/Projekt | „Beratung“ ist zu kurz – besser: „Beratung Projekt X, 6 Stunden“. |
| Entgelt (Netto) | Nettosumme je Position und/oder gesamt | Trennen Sie Netto/Steuer/Brutto klar. |
| Umsatzsteuer | Steuersatz (7 %/19 %) und Steuerbetrag | Bei Steuerbefreiung: korrekten Hinweis ergänzen. |
| Bruttobetrag | Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer | Gut sichtbar, z. B. im Summenblock. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Steuernummer (DE) oder USt-IdNr. (EU) | Bei EU-Geschäften: USt-IdNr. ist häufig sinnvoll. |
Wichtig: Eine Unterschrift ist im Regelfall keine Pflichtangabe für die Rechnung. In der Praxis kann sie dennoch hilfreich sein, ist aber meist entbehrlich.
Typische Fehler beim Rechnung schreiben
- Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Lücken ohne System.
- Leistungsdatum fehlt (oder ist unklar).
- Umsatzsteuer falsch ausgewiesen (z. B. Kleinunternehmer mit ausgewiesener Umsatzsteuer).
- Adressdaten unvollständig (z. B. nur E-Mail statt Anschrift).
- Unklare Leistungsbeschreibung („Dienstleistung“, „Support“).
Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung richtig angeben
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, sind Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung oft der entscheidende Punkt. Gerade bei Dienstleistungen (Coaching, Training, IT, Beratung) muss erkennbar sein, was genau erbracht wurde und wann (oder über welchen Zeitraum).
Beispiele für gute Leistungsbeschreibungen
- Dozententätigkeit: „Durchführung Unterrichtseinheit Excel Grundlagen, 2 Tage, 16 UE, Zeitraum 03.–04.02.2026“
- Beratung: „Beratung Projekt Website-Optimierung, 6 Stunden, Leistungsdatum 10.02.2026“
- Lieferung: „Lieferung Büromaterial (siehe Lieferschein LS-2026-018), Lieferung am 07.02.2026“
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: vereinfachte Angaben
Für Kleinbeträge gilt eine Vereinfachung. Eine Kleinbetragsrechnung ist bis 250 Euro Bruttobetrag möglich (siehe § 33 UStDV). In diesen Fällen reichen vereinfachte Angaben aus – typischerweise wie beim Kassenbeleg.
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Rechnung schreiben ohne Umsatzsteuer
Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen gehört ein klarer Hinweis in die Rechnung. Rechtsgrundlage ist § 19 UStG.
Hinweistext (Beispiel): „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Achtung: Wenn Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweisen, kann das zu Problemen führen. Eine passende Vorlage finden Sie hier: Rechnung für Kleinunternehmer.
Sonderfälle beim Rechnung schreiben: Reverse-Charge, Gutschrift, Storno, Abschlag
Reverse-Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht der Rechnungsaussteller, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Das ist z. B. bei bestimmten Leistungen oder grenzüberschreitenden Sachverhalten relevant. Grundlage ist u. a. § 13b UStG. In solchen Fällen muss die Rechnung einen passenden Hinweis enthalten. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie die Formulierung prüfen.
Gutschrift (wenn der Empfänger abrechnet)
Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger erstellt wird. Wichtig ist die klare Bezeichnung „Gutschrift“. Details ergeben sich u. a. aus § 14 UStG.
Stornorechnung und Korrektur
Wenn Sie eine Rechnung schreiben und später korrigieren müssen, arbeiten Sie sauber: Entweder mit einer Stornorechnung (mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung) oder mit einer Berichtigungsrechnung. Wichtig ist, dass die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt (Rechnungsnummern, Bezug zur Originalrechnung, Datum).
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Bei größeren Projekten sind Abschlagsrechnungen üblich. Am Ende folgt die Schlussrechnung, in der die Abschläge transparent abgezogen werden. Das sorgt für Klarheit und hilft, Liquidität zu steuern.
Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Skonto, Verzug, Mahnung
Wenn Sie Rechnung schreiben, sind klare Zahlungsbedingungen ein echter UX-Faktor – für Sie und für den Empfänger.
- Zahlungsziel: z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.
- Skonto: z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“.
- Bankdaten: IBAN/BIC, Bankname (SEPA-Infos bei der Deutschen Bundesbank).
- Verwendungszweck: z. B. „Bitte Rechnungsnummer angeben“.
E-Rechnung im B2B-Bereich: Was ändert sich beim Rechnung schreiben?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach „PDF per E-Mail“, sondern ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD mit strukturiertem Datenteil). Offizielle Informationen finden Sie in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
GoBD & Aufbewahrung: Rechnungen richtig archivieren
Wenn Sie Rechnungen digital erstellen oder empfangen, sind Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung entscheidend. Aufbewahrungsregeln ergeben sich u. a. aus § 147 AO und § 257 HGB.
- Rechnungen systematisch ablegen (z. B. Jahr > Monat > Kunde).
- Dateinamen mit Rechnungsnummer (z. B. RE-2026-014_Kunde.pdf).
- Rechnungen nach Erstellung als PDF/A speichern oder in einem System ablegen, das Änderungen protokolliert.
- Regelmäßige Backups und klare Zugriffsrechte.
- Bei E-Rechnungen: strukturierte Daten mitarchivieren (nicht nur eine Ansicht/PDF).
Vorlage oder Rechnungsprogramm: Was lohnt sich wann?
Eine Vorlage ist ideal, wenn Sie gelegentlich eine Rechnung schreiben. Ein Rechnungsprogramm lohnt sich, wenn Sie regelmäßig abrechnen, Mahnwesen brauchen oder die E-Rechnung/GoBD sauber abbilden möchten.
| Kriterium | Vorlage (Excel/ODS) | Rechnungsprogramm |
|---|---|---|
| Start | Schnell, kostenlos | Einrichtung notwendig |
| Rechnungsnummern | Manuell pflegen | Automatisch fortlaufend |
| E-Rechnung | Nur mit Zusatztools/Workflows | Oft integriert (Format/Export) |
| GoBD/Unveränderbarkeit | Nur mit Disziplin/Prozess | Protokolle und Archivierung möglich |
| Mahnwesen | Manuell | Automatisierbar |
Wenn Sie eine Lösung suchen, die auch Buchhaltung, Belege und Archivierung abdeckt, nutzen Sie den Beitrag Buchhaltungssoftware Vergleich.
FAQ: Häufige Fragen zum Rechnung schreiben
Muss eine Rechnung unterschrieben sein?
In der Regel nein. Eine Unterschrift ist meist keine Pflichtangabe. Für Standardrechnungen ist sie typischerweise nicht erforderlich.
Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?
Ja. Wichtig ist, dass Sie die Rechnung später unverändert aufbewahren können. Mit Blick auf die E-Rechnung gilt im B2B-Bereich: Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung.
Wie muss eine Rechnungsnummer aufgebaut sein?
Sie muss eindeutig und fortlaufend sein. Ob Sie mit Jahr, Monat oder Kundencode arbeiten, ist Ihnen überlassen – wichtig ist ein nachvollziehbares System ohne doppelte Nummern.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung?
Entweder über eine Berichtigungsrechnung oder eine Stornorechnung mit Neu-Ausstellung. Wichtig ist der eindeutige Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Rechnungsnummer, Datum).
Rechtliche Grundlagen: hilfreiche Links
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung
- § 147 AO – Aufbewahrungspflichten
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen
- BMF: FAQ zur E-Rechnung
Fazit
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, zählen drei Dinge: Pflichtangaben, klarer Aufbau und saubere Ablage. Mit den kostenlosen Vorlagen (Excel, ODS, PDF) starten Sie schnell. Für häufige Rechnungen, E-Rechnung und GoBD-Archivierung ist eine Software langfristig oft die stabilere Lösung.
Weitere Informationen
Diese Beiträge könnten Sie ebenfalls interessieren:
- Hier lernen Sie, wie man eine Honorarrechnung erstellt und erhalten ebenfalls eine kostenlose Vorlage.
- Lernen Sie mehr über die neue E-Rechnung.
- Wenn Sie eine spezielle Variante benötigen: Rechnung für Kleinunternehmer.