Rechnung schreiben, 3-mal Rechnungsvorlage, Excel, PDF, OpenOffice Muster kostenlos

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Das Wichtigste in Kürze

• Wenn Sie eine Rechnung schreiben, müssen Sie zuerst klären, welche Rechnungsart und welcher Umsatzsteuerfall vorliegen.
• Eine normale Rechnung nach § 14 UStG benötigt unter anderem Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Umsatzsteuerangaben.
• Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag können als Kleinbetragsrechnungen mit vereinfachten Pflichtangaben erstellt werden.
• Für Kleinunternehmer gelten eigene Mindestangaben nach § 34a UStDV; Umsatzsteuer darf für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze nicht gesondert ausgewiesen werden.
• Die Kleinunternehmerregelung setzt grundsätzlich voraus, dass der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.
• Seit der Neuregelung der E-Rechnung ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung.
• Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können; Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, nicht aber von der Empfangsmöglichkeit.
• Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
• Bei elektronischen Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Originalteil unversehrt aufbewahrt werden.
• Zahlungsziel, IBAN, BIC und Skontohinweise sind praktisch wichtig, gehören aber nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG.

Rechnung in 8 Schritten erstellen

Wenn Sie schnell eine Rechnung schreiben wollen, hilft eine feste Reihenfolge. Sie reduziert Fehler und macht Ihre Ablage nachvollziehbar.

1. Rechnungsfall bestimmen: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer, Kleinbetrag, Reverse-Charge oder anderer Sonderfall?
2. Absender und Empfänger erfassen: Namen beziehungsweise Firmierung und vollständige Anschriften prüfen.
3. Rechnungsnummer vergeben: ein nachvollziehbares, einmaliges Nummernsystem verwenden.
4. Datum festhalten: Ausstellungsdatum und, soweit erforderlich, Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung angeben.
5. Leistung beschreiben: Menge und Art einer Lieferung oder Umfang und Art einer sonstigen Leistung eindeutig formulieren.
6. Steuer korrekt behandeln: Entgelt nach Steuersätzen aufschlüsseln und Steuerbetrag ausweisen oder den vorgeschriebenen Hinweis auf die Steuerbefreiung beziehungsweise Steuerschuldnerschaft verwenden.
7. Zahlung erleichtern: Zahlungsziel, Bankverbindung und Verwendungszweck ergänzen, auch wenn dies keine allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind.
8. Archivieren: die ausgestellte Rechnung und gegebenenfalls den strukturierten Datensatz einer E-Rechnung ordnungsgemäß aufbewahren.

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Vorlage richtig nutzen

• Hinterlegen Sie Absender, Anschrift, Kontakt und Bankverbindung einheitlich.
• Vergeben Sie Rechnungsnummern nicht manuell nach Gefühl, sondern nach einem festen System.
• Prüfen Sie Formeln nach dem Einfügen oder Löschen von Positionszeilen.
• Verwenden Sie 7 oder 19 Prozent nur, wenn der jeweilige Umsatz tatsächlich diesem Steuersatz unterliegt.
• Ein Umsatzsteuersatz von 0 Prozent ist nur für gesetzlich vorgesehene Fälle zulässig und nicht mit der Kleinunternehmerregelung gleichzusetzen.
• Speichern Sie die endgültige Fassung so, dass spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Wenn Sie als regelbesteuerter Unternehmer eine normale Rechnung schreiben, ist insbesondere § 14 UStG maßgeblich. Die gesetzlichen Pflichtangaben sollten von praktischen Zusatzinformationen getrennt werden. Eine Bankverbindung ist beispielsweise sinnvoll, aber keine allgemeine Pflichtangabe dieser Vorschrift.

Pflichtangabe	Was gehört hinein?	Praxis-Hinweis
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers	vollständiger Name beziehungsweise Firma und vollständige Anschrift	Firmierung und Rechtsform korrekt übernehmen
Name und Anschrift des Leistungsempfängers	vollständiger Empfänger und Anschrift	Kundendaten vor Versand kontrollieren
Steuernummer oder USt-IdNr.	Steuernummer des Leistenden oder vom BZSt erteilte USt-IdNr.	Informationen zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beachten
Ausstellungsdatum	Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird	nicht mit Leistungsdatum verwechseln
Rechnungsnummer	einmalig vergebene fortlaufende Nummer innerhalb einer oder mehrerer Zahlenreihen	mehrere Nummernkreise sind möglich, wenn sie nachvollziehbar sind
Leistung	Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	so konkret formulieren, dass der Umsatz identifizierbar ist
Zeitpunkt der Leistung	Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung beziehungsweise geeigneter Leistungszeitraum	Ausstellungs- und Leistungsdatum können identisch sein, sind aber unterschiedliche Angaben
Entgelt	nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettobeträge	vereinbarte Minderungen berücksichtigen, soweit nicht bereits eingerechnet
Umsatzsteuer	Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung	Sonderfälle wie Reverse-Charge separat prüfen
Gutschrift	bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“	setzt eine entsprechende Vereinbarung voraus

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, können zusätzliche Angaben freiwillig aufgenommen werden. Dazu gehören beispielsweise Kundennummer, Auftragsnummer, Ansprechpartner, Bankverbindung, Zahlungsziel und ein Verwendungszweck. Solche Angaben verbessern den Zahlungsprozess, dürfen aber nicht mit den steuerlichen Pflichtangaben verwechselt werden.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen besteht grundsätzlich eine Pflicht, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen, soweit keine der gesetzlichen Ausnahmen greift. Diese Frist gilt auch für bestimmte steuerpflichtige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an private Empfänger.

Für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze gelten kürzere Spezialfristen. Bei bestimmten innergemeinschaftlichen Leistungen muss die Rechnung beispielsweise bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats ausgestellt werden. Wenn Sie in solchen Fällen Rechnung schreiben, sollten Sie § 14a UStG und die umsatzsteuerliche Einordnung des Geschäfts separat prüfen.

Rechnungsnummer eindeutig und nachvollziehbar vergeben

Eine Rechnung braucht grundsätzlich eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird. „Fortlaufend“ bedeutet nicht, dass nur eine einzige lückenlose Zahlenfolge für das gesamte Unternehmen zulässig wäre. Sie können nachvollziehbare Nummernkreise beispielsweise nach Geschäftsbereich oder organisatorischer Einheit einsetzen.

Wenn Sie regelmäßig Rechnung schreiben, sollte das System Dubletten verhindern. Ein einfaches Schema kann etwa RE-0001, RE-0002 und RE-0003 lauten. Auch Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen sind möglich. Entscheidend ist, dass eine Nummer nicht mehrfach vergeben wird und die Zuordnung nachvollziehbar bleibt.

Eine Lücke in der Nummernfolge macht eine Rechnung nicht automatisch unwirksam. Ungewöhnliche Lücken sollten jedoch erklärbar sein. Ein Rechnungsprogramm kann diesen Prozess erheblich sicherer machen als eine manuell gepflegte Tabellenkalkulation.

Leistungsdatum und Beschreibung richtig formulieren

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, müssen Leistung und Leistungszeitpunkt so beschrieben sein, dass der abgerechnete Umsatz nachvollzogen werden kann. Bei Waren ist regelmäßig die Menge und handelsübliche Bezeichnung anzugeben. Bei Dienstleistungen sind Umfang und Art der Leistung maßgeblich.

Zu allgemein	Besser
„Beratung“	„Beratung zur Optimierung der Website, 6 Stunden, Leistungsdatum 10.02.“
„Schulung“	„Excel-Grundlagenschulung, 16 Unterrichtseinheiten, Leistungszeitraum 03.–04.02.“
„IT-Service“	„Einrichtung Benutzerkonten und Datensicherung, 4 Stunden, Leistungsdatum 12.03.“
„Material“	„10 Ordner DIN A4, Artikelnummer 4711, Lieferung am 07.02.“

Bei länger laufenden Projekten kann ein Leistungszeitraum sinnvoll sein. Wenn Sie eine Rechnung schreiben und auf ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise oder Lieferscheine verweisen, sollte die Rechnung den Bezug eindeutig herstellen.

Netto, Umsatzsteuer und Brutto korrekt berechnen

Bei einer regulär steuerpflichtigen Rechnung wird das Entgelt nach den anzuwendenden Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt. Anschließend werden Steuersatz und Steuerbetrag angegeben. In Deutschland sind 19 Prozent der allgemeine und 7 Prozent der ermäßigte Umsatzsteuersatz; daneben existieren gesetzlich geregelte Sonderfälle.

Wenn Sie Rechnung schreiben, sollten Sie den Steuersatz nie allein aus einer alten Vorlage übernehmen. Die steuerliche Behandlung hängt von der konkreten Lieferung oder Leistung ab. Besonders bei grenzüberschreitenden Umsätzen, Bauleistungen, Grundstücksleistungen oder steuerfreien Tätigkeiten ist eine gesonderte Prüfung sinnvoll.

Beispiel für eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer

Position	Betrag
Beratungsleistung netto	1.000,00 €
19 % Umsatzsteuer	190,00 €
Rechnungsbetrag	1.190,00 €

Dieses einfache Beispiel gilt nur, wenn die konkrete Leistung dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegt und kein Sonderfall vorliegt. Eine Rechnungsvorlage ersetzt deshalb nicht die richtige steuerliche Einordnung.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, können die vereinfachten Vorgaben für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV greifen. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer.

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Für die Kleinbetragsrechnung sind damit insbesondere Empfängeranschrift, Steuernummer und Rechnungsnummer nicht Teil der Mindestangaben nach § 33 UStDV. Die Vereinfachung gilt allerdings nicht für alle Umsatzarten, beispielsweise nicht für bestimmte Reverse-Charge- oder innergemeinschaftliche Sachverhalte.

Auch bei der E-Rechnung gibt es für Kleinbetragsrechnungen eine Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung als E-Rechnung. Wenn Sie eine Rechnung schreiben, sollten Sie also zunächst feststellen, ob die Kleinbetragsregel überhaupt anwendbar ist.

Kleinunternehmer: Rechnung ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wurde grundlegend neu gefasst. Für einen im Inland ansässigen Unternehmer ist ein entsprechender Umsatz grundsätzlich steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Wenn Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben, weisen Sie für einen nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsatz keine Umsatzsteuer gesondert aus. Für Kleinunternehmerrechnungen gelten inzwischen eigene Mindestangaben nach § 34a UStDV.

Mindestangabe nach § 34a UStDV	Inhalt
Absender und Empfänger	vollständiger Name und vollständige Anschrift
Steuerliche Identifikation	Steuernummer, USt-IdNr. oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum	Datum der Rechnung
Leistung	Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung
Entgelt und Steuerhinweis	Entgelt in einer Summe plus Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Gutschrift	bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“

Bemerkenswert ist: § 34a UStDV nennt für die Kleinunternehmerrechnung weder eine Rechnungsnummer noch den Leistungszeitpunkt als eigene Mindestangabe. Für Ihre interne Organisation und eine nachvollziehbare Buchhaltung kann es dennoch sinnvoll sein, beide Angaben weiterhin zu verwenden.

Eine spezielle Vorlage finden Sie auf der Bildungsbibel unter Rechnung für Kleinunternehmer. Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnung schreiben, prüfen Sie insbesondere, ob Sie im konkreten Umsatz überhaupt die Kleinunternehmerbefreiung anwenden dürfen.

Reverse-Charge, Gutschrift, Storno und Abschlagsrechnung

Reverse-Charge: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet in den gesetzlich vorgesehenen Fällen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Eine zentrale Rechtsgrundlage ist § 13b UStG. § 14a UStG verlangt in entsprechenden Fällen die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Wenn Sie in einem Reverse-Charge-Fall eine Rechnung schreiben, dürfen Sie nicht einfach das normale Muster mit ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer verwenden. Prüfen Sie Leistungsort, Unternehmereigenschaft, einschlägigen Tatbestand und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.

Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn

Eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist keine bloße Stornierung oder Erstattung. Sie ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger für die Leistung des Unternehmers ausstellt, wenn dies vorher vereinbart wurde. Das Dokument muss die Bezeichnung „Gutschrift“ tragen. Widerspricht der Gutschriftempfänger dem Dokument, verliert es nach § 14 UStG die Wirkung einer Rechnung.

Fehlerhafte Rechnung berichtigen

Wenn Sie nachträglich einen Fehler feststellen, sollten Sie eine bereits versandte Rechnung nicht stillschweigend überschreiben. Die Korrektur muss nachvollziehbar bleiben. In der Praxis werden dafür häufig eine Stornorechnung mit anschließender Neuerstellung oder eine eindeutige Berichtigungsrechnung verwendet.

Wenn Sie die Rechnung schreiben beziehungsweise berichtigen, sollte die Korrektur eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen. So bleiben Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Änderung nachvollziehbar.

Abschlags-, Anzahlungs- und Schlussrechnung

Bei längeren Projekten können Anzahlungen oder Abschläge vereinbart werden. Für vereinnahmte Entgelte vor Ausführung der Leistung gelten besondere Rechnungsregeln. Wird später eine Endrechnung ausgestellt, müssen bereits abgerechnete und vereinnahmte Teilentgelte sowie die darauf entfallenden Steuerbeträge korrekt berücksichtigt werden.

Wenn Sie für Bauprojekte, Agenturleistungen oder größere Beratungsprojekte Rechnung schreiben, ist eine transparente Aufstellung der Abschläge besonders wichtig. Der Kunde sollte erkennen können, welcher Gesamtbetrag, welche bisherigen Zahlungen und welcher Restbetrag verbleiben.

Zahlungsziel, Skonto und Zahlungsverzug

Zahlungsbedingungen gehören nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, sind aber praktisch sehr wichtig. Wenn Sie Rechnung schreiben, sollte der Kunde sofort erkennen, wann und wohin er bezahlen soll.

• Zahlungsziel: beispielsweise „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.
• Skonto: beispielsweise „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“, sofern wirtschaftlich gewollt und vertraglich passend.
• Bankverbindung: IBAN; eine BIC wird im SEPA-Raum nicht in jedem Zahlungsfall benötigt. Grundlagen bietet die Deutsche Bundesbank zu SEPA.
• Verwendungszweck: Bitte Rechnungsnummer bei der Überweisung angeben.

Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ein klares, kalendermäßig bestimmbares Zahlungsziel kann den Verzug ebenfalls beeinflussen.

E-Rechnung im B2B-Bereich richtig einordnen

Die E-Rechnung verändert grundlegend, wie Unternehmen eine Rechnung schreiben und empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist deshalb keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn mehr, sondern eine sonstige Rechnung.

Ausführliche und laufend aktualisierte Informationen bietet das Bundesfinanzministerium in den FAQ zur E-Rechnung. Die Bildungsbibel behandelt das Thema zusätzlich ausführlich im Beitrag E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland erfüllen insbesondere die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL beim ZUGFeRD ausgenommen sind. XRechnung basiert auf strukturierten Daten; ZUGFeRD kann als hybrides Format strukturierten XML-Inhalt mit einer lesbaren PDF-Darstellung verbinden.

Wenn Sie eine E-Rechnung schreiben, ist bei hybriden Formaten der strukturierte Teil maßgebend. Stimmen Bilddarstellung und XML-Datensatz nicht überein, sind für die E-Rechnung die strukturierten Daten entscheidend.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums gibt es hierfür keine allgemeine Ausnahme. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang bereits ausreichen.

Wer muss selbst eine E-Rechnung ausstellen?

Für steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist die E-Rechnung grundsätzlich vorgesehen, allerdings gelten Übergangsregelungen und Ausnahmen. Aktuell kann die gesetzliche Übergangsphase noch genutzt werden. Während der ersten Übergangsphase ist eine Papierrechnung weiterhin möglich; eine sonstige elektronische Rechnung wie ein einfaches PDF setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 greift für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich die verpflichtende E-Rechnung.

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für ihre nach § 19 UStG steuerfreien Leistungen ausgenommen. Ebenfalls bestehen Ausnahmen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze. Wenn Sie im B2B-Bereich eine Rechnung schreiben, sollten Sie diese Ausnahmen und Übergangsregeln für den konkreten Umsatz prüfen.

B2B und Rechnung an öffentliche Auftraggeber nicht verwechseln

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche B2G-Regeln gelten. Diese stehen neben den umsatzsteuerlichen Vorschriften für die B2B-E-Rechnung. Wenn Sie für Bund, Länder oder andere öffentliche Stellen Rechnung schreiben, sollten Sie deshalb auch die jeweils einschlägigen Vorgaben zu XRechnung, Leitweg-ID und Übermittlungsplattform prüfen.

Aufbewahrung und GoBD: Rechnungen acht Jahre sichern

Für ein- und ausgehende Rechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Auch § 147 AO und § 257 HGB sehen für Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre vor, während für andere Unterlagen teilweise sechs oder zehn Jahre gelten.

Wenn Sie Rechnung schreiben, sollte der Archivierungsprozess bereits bei der Erstellung mitgedacht werden. Die aktuelle Fassung der GoBD wurde auch wegen der E-Rechnung angepasst. Maßgeblich sind insbesondere Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, vollständige Aufbewahrung und der Schutz vor unbemerkten Veränderungen.

• Ausgangsrechnungen geordnet und dauerhaft verfügbar ablegen.
• Eingangsrechnungen in der empfangenen relevanten Form aufbewahren.
• Bei E-Rechnungen mindestens den strukturierten Datenteil unversehrt in ursprünglicher Form archivieren.
• Änderungen an steuerlich relevanten Daten nachvollziehbar dokumentieren.
• Zugriffsrechte und Datensicherungen organisatorisch regeln.
• Verfahrensabläufe so dokumentieren, dass ein sachverständiger Dritter sie nachvollziehen kann.

Ein bestimmtes Dateiformat wie PDF/A ist nicht pauschal die einzige GoBD-konforme Lösung. Entscheidend ist der gesamte Prozess. Bei einer strukturierten E-Rechnung genügt es insbesondere nicht, nur einen Ausdruck oder eine selbst erzeugte PDF-Ansicht zu archivieren, wenn dadurch der maßgebliche strukturierte Datensatz verloren geht.

Die aktuellen Änderungen der GoBD beim Bundesfinanzministerium berücksichtigen ausdrücklich den strukturierten Teil einer E-Rechnung.

Warum korrekte Rechnungen für den Vorsteuerabzug wichtig sind

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist für den unternehmerischen Empfänger regelmäßig eine wesentliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Wenn Pflichtangaben fehlen oder die steuerliche Behandlung falsch ist, kann eine Korrektur erforderlich werden.

Wenn Sie Rechnung schreiben, sollten Sie deshalb nicht nur an Ihre eigene Buchhaltung denken. Eine eindeutige Leistungsbeschreibung, korrekte Adressdaten und der richtige Umsatzsteuerausweis erleichtern auch dem Kunden die Prüfung und Verbuchung.

Bei Zweifeln über Steuerfreiheit, Reverse-Charge oder grenzüberschreitende Sachverhalte ist eine fachkundige steuerliche Prüfung sinnvoll. Der formale Aufbau einer Rechnungsvorlage kann die steuerliche Beurteilung des Umsatzes nicht ersetzen.

Vorlage oder Rechnungsprogramm?

Ob Sie mit einer Tabellenkalkulation Rechnung schreiben oder ein Rechnungsprogramm verwenden sollten, hängt vor allem vom Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit ab. Bei wenigen einfachen Rechnungen kann eine Vorlage ausreichen. Mit steigender Zahl der Kunden, Leistungen und Sonderfälle wächst jedoch das Fehlerrisiko.

Kriterium	Excel / ODS Vorlage	Rechnungsprogramm
Einrichtung	schnell und flexibel	Stammdaten und Einstellungen erforderlich
Rechnungsnummern	manuell überwachen	häufig automatisch
Kundendaten	manuelle Übernahme	Stammdatenverwaltung
E-Rechnung	zusätzlicher Workflow oder Konverter notwendig	bei geeigneter Software integriert
Archivierung	eigener Prozess erforderlich	kann systemgestützt erfolgen
Mahnwesen	manuell	häufig integrierbar
Skalierung	für wenige Rechnungen	für regelmäßige Abrechnung geeigneter

Wenn Sie regelmäßig Rechnung schreiben, lohnt sich insbesondere ein Blick auf E-Rechnungsfähigkeit, Export der Buchungsdaten, Rechteverwaltung, revisionssichere Prozesse und Mahnwesen. Eine Übersicht finden Sie im Buchhaltungssoftware Vergleich der Bildungsbibel.

Beispiel: Aufbau einer übersichtlichen Rechnung

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine einfache Rechnung schreiben können. Es handelt sich um eine schematische Darstellung für einen regulär umsatzsteuerpflichtigen Inlandsumsatz und nicht um eine Vorlage für jeden Sonderfall.

Absender	Muster Beratung, Musterstraße 10, 12345 Musterstadt
Empfänger	Beispiel GmbH, Kundenstraße 5, 54321 Beispielstadt
Steuerliche Nummer	Steuernummer oder USt-IdNr.
Rechnungsnummer	RE-0042
Ausstellungsdatum	15.04.
Leistungsdatum	10.04.
Leistung	6 Stunden Beratung zur Prozessoptimierung
Netto	600,00 €
19 % Umsatzsteuer	114,00 €
Gesamt	714,00 €
Zahlung	zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug; Bankverbindung und Rechnungsnummer als Verwendungszweck

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, sollten Sie freiwillige Angaben optisch von den steuerlichen Kerndaten nicht zwingend trennen, aber inhaltlich wissen, welche Information welche Funktion erfüllt. So lassen sich Änderungen der Rechtslage leichter in die Vorlage einarbeiten.

Checkliste vor dem Versand

Bevor Sie eine Rechnung schreiben und endgültig versenden, können Sie die folgenden Punkte als Qualitätskontrolle verwenden:

• Ist der richtige Rechnungstyp ausgewählt?
• Sind Name und Anschrift von Absender und Empfänger korrekt?
• Ist Steuernummer oder USt-IdNr. enthalten, soweit erforderlich?
• Ist die Rechnungsnummer eindeutig und nur einmal vergeben?
• Sind Ausstellungsdatum und erforderliches Leistungsdatum eingetragen?
• Ist die Leistung eindeutig beschrieben?
• Sind Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag korrekt?
• Ist bei Steuerbefreiung der richtige Hinweis vorhanden?
• Ist bei Reverse-Charge die vorgeschriebene Formulierung enthalten?
• Ist bei Gutschrift die Bezeichnung „Gutschrift“ angegeben?
• Sind Zahlungsziel und Bankverbindung korrekt, falls verwendet?
• Ist geklärt, ob der Umsatz als E-Rechnung auszustellen ist?
• Kann die Rechnung in der maßgeblichen Form acht Jahre aufbewahrt werden?

Diese Checkliste ist besonders hilfreich, wenn Sie nur gelegentlich Rechnung schreiben. Bei häufigen Rechnungen sollten möglichst viele Kontrollen durch ein geeignetes System automatisiert werden.

Häufige Fehler vermeiden

Fehler	Warum problematisch?	Besser
PDF pauschal als E-Rechnung bezeichnen	ein unstrukturiertes PDF erfüllt die neue Definition nicht	XRechnung oder geeignetes ZUGFeRD beziehungsweise anderes zulässiges strukturiertes Format verwenden
Kleinunternehmer mit „0 % Umsatzsteuer“ abrechnen	Kleinunternehmerumsatz ist eine Steuerbefreiung, kein allgemeiner Nullsteuersatz	Hinweis auf § 19 UStG verwenden
Rechnungsnummer doppelt vergeben	eindeutige Identifikation fehlt	festes Nummernsystem oder Software einsetzen
Leistung nur als „Beratung“ beschreiben	Umsatz kann zu unbestimmt sein	Art, Umfang und gegebenenfalls Projektbezug konkretisieren
Ausstellungsdatum mit Leistungsdatum gleichsetzen	beide Angaben haben unterschiedliche Bedeutung	Leistungszeitpunkt separat prüfen
alte Aufbewahrungsfrist verwenden	Rechnungen sind aktuell grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren	Archivierungsregeln aktualisieren
E-Rechnung nur als PDF archivieren	strukturierter Originaldatensatz kann verloren gehen	maßgeblichen strukturierten Teil unversehrt aufbewahren
Kleinunternehmer nicht für E-Rechnungsempfang vorbereiten	auch sie müssen E-Rechnungen empfangen können	E-Mail-Postfach und geeigneten Viewer beziehungsweise Prozess vorhalten

Häufige Fragen zum Rechnung schreiben

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Für eine gewöhnliche Rechnung ist eine Unterschrift grundsätzlich keine allgemeine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG. Wenn Sie Rechnung schreiben, können Sie daher bei Standardfällen auf eine Unterschrift verzichten, sofern keine andere Vereinbarung oder besondere Vorschrift etwas anderes verlangt.

Darf eine Rechnung per E-Mail verschickt werden?

Ja, soweit die für den konkreten Fall geltenden Regeln eingehalten werden. Ein einfaches PDF per E-Mail ist jedoch seit der Neudefinition keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Während zulässiger Übergangs- oder Ausnahmefälle kann eine PDF-Rechnung weiterhin als sonstige Rechnung verwendet werden, wenn die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?

Das Umsatzsteuergesetz verlangt eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen. Eine einzelne vollständig lückenlose Zahlenfolge für sämtliche Rechnungen ist daraus nicht zwingend abzuleiten. Wenn Sie Rechnung schreiben, sollten Nummernkreise jedoch nachvollziehbar sein und keine Nummer doppelt verwenden.

Welche Angaben braucht eine Rechnung unter 250 Euro?

Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen grundsätzlich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Gesamtbetrag inklusive Steuer und Steuersatz beziehungsweise Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Ausnahmen für bestimmte Umsätze sind zu beachten.

Was muss ein Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?

Wenn Kleinunternehmer Rechnung schreiben, gelten die Mindestangaben des § 34a UStDV. Dazu gehören unter anderem Absender und Empfänger, steuerliche Identifikation, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Für Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, besteht eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung. Kleinunternehmer müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Wechseln sie zur Regelbesteuerung, kann unter den allgemeinen Voraussetzungen auch die Ausstellungspflicht relevant werden.

Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?

Unternehmer müssen ein Doppel ihrer ausgestellten Rechnungen und die erhaltenen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Wenn Sie elektronisch Rechnung schreiben, müssen Sie darauf achten, dass die steuerlich relevante Originalform erhalten bleibt.

Ist ein Zahlungsziel Pflicht?

Nein, ein Zahlungsziel gehört nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Praktisch ist eine eindeutige Fälligkeit jedoch empfehlenswert, damit der Kunde weiß, bis wann er bezahlen soll.

Wie korrigiere ich eine falsche Rechnung?

Die Korrektur sollte nachvollziehbar auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen. Je nach Fehler kann eine Berichtigungsrechnung oder eine Stornierung mit anschließender Neuerstellung sinnvoll sein. Überschreiben Sie eine bereits versandte Rechnung nicht unbemerkt.

Fazit: korrekt abrechnen und für die E-Rechnung vorbereitet sein

Wenn Sie Rechnung schreiben, sollten Sie zuerst den konkreten Steuer- und Rechnungsfall bestimmen. Eine normale Rechnung nach § 14 UStG benötigt andere Angaben als eine Kleinbetragsrechnung oder eine Rechnung eines Kleinunternehmers. Sonderfälle wie Reverse-Charge oder Gutschrift erfordern zusätzliche Formulierungen.

Für die praktische Arbeit sind neben den gesetzlichen Pflichtangaben auch klare Zahlungsinformationen, eine nachvollziehbare Rechnungsnummer und eine eindeutige Leistungsbeschreibung wichtig. Wer regelmäßig Rechnung schreiben muss, reduziert mit festen Prozessen und geeigneter Software das Fehlerrisiko deutlich.

Besonders wichtig ist die E-Rechnung. Ein einfaches PDF erfüllt die neue Definition nicht. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können und sollten ihre Abläufe frühzeitig auf strukturierte Formate, Prüfung, Visualisierung und Archivierung ausrichten. Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen den Empfang aber ebenfalls ermöglichen.

Die kostenlosen Vorlagen der Bildungsbibel bieten einen einfachen Einstieg. Wenn Sie häufig Rechnung schreiben, viele Kunden verwalten oder E-Rechnungen automatisiert erzeugen möchten, ist ein geeignetes Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm meist die robustere Lösung.

Rechtliche Grundlagen und weiterführende Informationen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
• § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen
• Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung
• Weitere Vorlage: Honorarrechnung
• Spezialthema: E-Rechnung
• Weitere Vorlage: Rechnung für Kleinunternehmer