Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Rechnung für Kleinunternehmer, Vorlage, Pflichtangaben und § 19 UStG
Eine Rechnung für Kleinunternehmer muss die seit der Reform der Kleinunternehmerregelung geltenden Vorgaben beachten. Auf dieser Seite der Bildungsbibel erhalten Sie eine kostenlose Vorlage für Excel und LibreOffice sowie ein PDF-Muster. Zusätzlich lernen Sie, welche Angaben nach § 34a UStDV mindestens erforderlich sind, welcher Hinweis auf § 19 UStG sinnvoll ist, wann Sie keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen und was bei E-Rechnung, Aufbewahrung, Auslandsgeschäften und einem Wechsel zur Regelbesteuerung wichtig ist.
Die Rechnung für Kleinunternehmer unterscheidet sich seit 2025 deutlicher von der normalen umsatzsteuerlichen Rechnung. Für steuerfreie Kleinunternehmerumsätze gilt eine eigene vereinfachte Rechnungsregel. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Liefer- oder Leistungsdatum gehören nach § 34a UStDV nicht mehr zu den gesetzlichen Mindestangaben. Für eine nachvollziehbare Buchhaltung und professionelle Abrechnung sind beide Angaben dennoch weiterhin empfehlenswert.
Das Wichtigste im Überblick
- Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine umsatzsteuerliche Regelung und nicht mit dem Begriff Kleingewerbe gleichzusetzen.
- Für inländische Unternehmer gilt die Steuerbefreiung grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.
- Bei einer Neugründung ist im ersten Kalenderjahr grundsätzlich die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich.
- Eine Rechnung für Kleinunternehmer darf für einen nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsatz keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
- Seit 2025 enthält § 34a UStDV eine eigene Liste der Mindestangaben für Kleinunternehmerrechnungen.
- Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gehört zu den Mindestangaben.
- Eine Rechnungsnummer und ein Liefer- oder Leistungsdatum sind nach § 34a UStDV keine zwingenden Mindestangaben, bleiben aber aus organisatorischen Gründen sinnvoll.
- Kleinunternehmer müssen derzeit keine E-Rechnung ausstellen, müssen E-Rechnungen aber grundsätzlich empfangen können.
- Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.
- Ausgestellte und empfangene Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
- Wer unberechtigt Umsatzsteuer ausweist, kann den ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c UStG schulden.
- Beim Wechsel zur Regelbesteuerung muss die Rechnungsstellung ab dem maßgeblichen Zeitpunkt angepasst werden.
Tipp der Bildungsbibel: Nutzen Sie die Vorlage nicht völlig unverändert. Ergänzen Sie Ihre vollständigen Unternehmensdaten, eine eindeutige Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingungen und einen klaren Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kontrollieren Sie außerdem regelmäßig Ihre Umsätze, weil beim Überschreiten der maßgeblichen Grenze die Kleinunternehmerregelung unterjährig enden kann.
Kostenlose Vorlage für Excel, LibreOffice und PDF
Die Rechnung für Kleinunternehmer können Sie als bearbeitbare Excel- oder LibreOffice-Datei nutzen. Das PDF eignet sich als Muster und zur Kontrolle des Aufbaus. Übernehmen Sie nicht nur Ihre Kontaktdaten, sondern prüfen Sie auch, ob die steuerliche Behandlung des konkreten Umsatzes tatsächlich unter § 19 Abs. 1 UStG fällt.
Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung sind in der Vorlage weiterhin sinnvoll, auch wenn nicht jede dieser Angaben zur vereinfachten Mindestliste des § 34a UStDV gehört. Sie erleichtern Zuordnung, Zahlung und spätere Nachweise.
Was ist ein Kleinunternehmer?
Ein Kleinunternehmer ist kein eigener Unternehmenstyp und keine besondere Rechtsform. Der Begriff stammt aus dem Umsatzsteuerrecht. Einzelunternehmer, Freiberufler, Personengesellschaften oder andere Unternehmer können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn ist nach § 2 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bestimmt anschließend, ob bestimmte Umsätze dieses Unternehmers steuerfrei bleiben können.
Seit der Neuregelung sind die vom inländischen Kleinunternehmer bewirkten Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, wenn der gesetzlich definierte Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Damit ist die Rechnung für Kleinunternehmer heute eine Rechnung über einen steuerfreien Umsatz nach der besonderen Kleinunternehmerregelung.
Die Umsatzgrenzen von 25.000 und 100.000 Euro
Für die Rechnung für Kleinunternehmer ist nicht nur die Gestaltung des Dokuments wichtig. Sie müssen zuerst prüfen, ob Sie die Kleinunternehmerregelung überhaupt noch anwenden dürfen. Die beiden zentralen Grenzen sind 25.000 Euro für das vorangegangene Kalenderjahr und 100.000 Euro für das laufende Kalenderjahr.
| Prüfung | Grenze | Folge |
|---|---|---|
| Vorjahr | höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz | Voraussetzung für Anwendung im Folgejahr |
| laufendes Jahr | bis 100.000 Euro Gesamtumsatz | Steuerbefreiung kann bestehen bleiben |
| laufendes Jahr über 100.000 Euro | Grenze wird überschritten | der überschreitende Umsatz und folgende Umsätze fallen nicht mehr unter die Befreiung |
| Neugründung | 25.000 Euro im Gründungsjahr | bei Überschreitung endet die Befreiung ab dem überschreitenden Umsatz |
Das laufende Jahr wird nicht mehr nur über eine Umsatzprognose beurteilt. Sie sollten Ihre tatsächlichen Umsätze fortlaufend überwachen. Wird die maßgebliche Obergrenze überschritten, kann eine bisher verwendete Rechnung für Kleinunternehmer für nachfolgende steuerpflichtige Umsätze falsch sein. Dann müssen Sie die Rechnungsstellung auf die Regelbesteuerung umstellen.
Bei einer Neugründung gibt es naturgemäß keinen Vorjahresumsatz. Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung ist dann die Grenze von 25.000 Euro im Gründungsjahr maßgeblich. Gerade bei schnell wachsenden Tätigkeiten sollten Sie den Umsatz deshalb monatlich kontrollieren und nicht erst zum Jahresende feststellen, dass die Voraussetzungen entfallen sind.
Steuerbefreiung statt Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung
Die Kleinunternehmerregelung ist keine Befreiung, die Sie für jede Rechnung einzeln beantragen. Erfüllen Sie die Voraussetzungen des § 19 Abs. 1 UStG und haben Sie nicht wirksam auf die Anwendung verzichtet, werden die betreffenden Umsätze steuerfrei behandelt. Die Rechnung für Kleinunternehmer weist deshalb keinen Umsatzsteuerbetrag aus.
Der Kleinunternehmer kann jedoch auf die Steuerbefreiung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. Das aktuelle Optionsrecht steht in § 19 Abs. 3 UStG. Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Die ältere Einordnung über § 19 Abs. 2 UStG passt deshalb nicht mehr zur heutigen Gesetzesstruktur. Der weiterhin vorhandene Überblick bei dejure zu § 19 UStG kann für die Gesetzesentwicklung ergänzend genutzt werden.
Eine Option kann insbesondere sinnvoll sein, wenn hohe Investitionen mit Vorsteuer anfallen oder überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden bedient werden. Sie sollte dennoch nicht nur wegen einer einzelnen Anschaffung gewählt werden. Vor dem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Beratung sinnvoll, weil die Bindungswirkung mehrere Jahre betrifft.
Welche Pflichtangaben müssen auf die Rechnung?
Seit 2025 richtet sich die vereinfachte Rechnung für Kleinunternehmer nach § 34a UStDV. Die Vorschrift enthält eine eigene Mindestliste und weicht damit von den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG ab. Das ist für ältere Vorlagen besonders wichtig, weil nicht mehr jede früher notwendige Angabe zwingend vorgeschrieben ist.
| Mindestangabe nach § 34a UStDV | Beispiel |
|---|---|
| vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt |
| vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Muster GmbH, Kundenstraße 5, 54321 Beispielstadt |
| Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer | eine der zulässigen Identifikationsangaben |
| Ausstellungsdatum | 04.10.20XX |
| Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung | Erstellung einer Website gemäß Auftrag |
| Entgelt in einer Summe plus Hinweis auf die Steuerbefreiung | 1.200,00 Euro, steuerfrei nach § 19 UStG |
| bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger | Angabe „Gutschrift“ |
Die Rechnung für Kleinunternehmer darf darüber hinaus weitere Angaben enthalten. Empfehlenswert sind insbesondere eine eindeutige Rechnungsnummer, das Liefer- oder Leistungsdatum, Zahlungsziel, Bankverbindung, Ansprechpartner und gegebenenfalls Bestell- oder Auftragsnummer. Solche Angaben verbessern die betriebliche Organisation, auch wenn sie nicht zur gesetzlichen Mindestliste des § 34a UStDV gehören.
Name, Anschrift und Rechtsform korrekt angeben
Auf die Rechnung für Kleinunternehmer gehören der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers. Bei Unternehmen verwenden Sie die korrekte Firmierung. Besteht eine eingetragene Gesellschaft, gehört die zutreffende Rechtsform zum Unternehmensnamen.
Telefonnummer, Mobilnummer und E-Mail-Adresse gehören nicht zur Mindestliste des § 34a UStDV, sind für Rückfragen aber praktisch. Auch die Bankverbindung ist umsatzsteuerlich keine Mindestangabe, sofern die Zahlung nicht auf andere Weise geregelt ist. Für eine Rechnung für Kleinunternehmer ist sie dennoch regelmäßig sinnvoll, damit der Kunde weiß, wohin er überweisen soll.
Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-ID
Die Rechnung für Kleinunternehmer muss eine der in § 34a UStDV genannten Identifikationsangaben enthalten: die vom Finanzamt erteilte Steuernummer, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder – soweit vorhanden – eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Es ist nicht erforderlich, Steuernummer und USt-IdNr. gleichzeitig anzugeben.
Eine USt-IdNr. ist nicht einfach ein Beweis dafür, dass jemand Kleinunternehmer ist. Sie kann auch regelbesteuerten Unternehmern erteilt werden. Bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU können zusätzliche umsatzsteuerliche Regeln gelten. Deshalb sollte eine Rechnung für Kleinunternehmer an einen ausländischen Geschäftspartner nicht allein nach dem deutschen Standardmuster erstellt werden.
Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Leistungsdatum
Das Ausstellungsdatum ist eine gesetzliche Mindestangabe. Es zeigt, wann die Rechnung erstellt wurde. Das Leistungsdatum bezeichnet dagegen den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Seit der Einführung des § 34a UStDV ist das Leistungsdatum bei der vereinfachten Rechnung für Kleinunternehmer nicht mehr ausdrücklich als Mindestangabe vorgeschrieben.
Auch die fortlaufende Rechnungsnummer gehört nicht zur aktuellen Mindestliste für Rechnungen nach § 34a UStDV. Dennoch empfiehlt die Bildungsbibel, weiterhin eindeutige Rechnungsnummern zu vergeben. Sie erleichtern Buchhaltung, Mahnwesen, Korrekturen und die eindeutige Zuordnung zu Zahlungen.
Ein sinnvolles System könnte beispielsweise 20XX-001, 20XX-002 und 20XX-003 lauten. Eine lückenlose reine Zahlenfolge ist nicht zwingend die einzige Möglichkeit. Entscheidend ist für Ihre interne Organisation, dass jede Rechnung für Kleinunternehmer eindeutig identifiziert werden kann und keine Nummer mehrfach vergeben wird.
Leistung oder Lieferung verständlich beschreiben
Die Leistung darf nicht so allgemein beschrieben sein, dass unklar bleibt, was abgerechnet wurde. Eine Rechnung für Kleinunternehmer sollte deshalb Menge und handelsübliche Bezeichnung gelieferter Gegenstände oder Umfang und Art einer sonstigen Leistung nachvollziehbar nennen.
| Zu ungenau | Besser |
|---|---|
| Beratung | Unternehmensberatung zur Prozessanalyse, 6 Stunden |
| Computerarbeiten | Installation und Einrichtung von 3 Arbeitsplatzrechnern |
| Texte | Erstellung von 5 Produktbeschreibungen gemäß Auftrag |
| Ware | 20 Stück Produkt XY, Artikelnummer 123 |
Stückpreis und einzelne Positionssummen sind für die Verständlichkeit empfehlenswert, auch wenn § 34a UStDV als Mindestangabe das Entgelt in einer Summe verlangt. Bei mehreren Positionen sollte die Rechnung für Kleinunternehmer transparent erkennen lassen, wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt.
Welcher Hinweis auf § 19 UStG ist richtig?
Auf der Rechnung für Kleinunternehmer muss erkennbar sein, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Das Bundesfinanzministerium lässt auch eine verständliche umgangssprachliche Formulierung zu, wenn die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet wird. Für eine professionelle Rechnung empfiehlt sich dennoch eine eindeutige Bezugnahme auf § 19 UStG.
- Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.
- Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Der Rechnungsbetrag ist aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG umsatzsteuerfrei.
Vermeiden Sie eine Formulierung, die einen Steuersatz von 0 Prozent suggeriert. Die Rechnung für Kleinunternehmer enthält nicht deshalb keine Umsatzsteuer, weil der normale Steuersatz auf null gesetzt würde, sondern weil der konkrete Umsatz aufgrund der Kleinunternehmerregelung steuerfrei ist.
Warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf
Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, darf für den nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsatz keinen Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweisen. Das gilt ebenso für eine Rechnung für Kleinunternehmer an einen vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskunden. Der Kunde kann aus einer solchen Rechnung keine ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.
Ein versehentlicher Steuerausweis ist nicht harmlos. § 14c UStG regelt den unrichtigen beziehungsweise unberechtigten Steuerausweis. Wer Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, kann den ausgewiesenen Betrag schulden. Wird eine Rechnung für Kleinunternehmer fehlerhaft mit „19 % Umsatzsteuer“ erstellt, sollte die Berichtigung deshalb nicht aufgeschoben werden.
Beispiel für eine vollständige Kleinunternehmerrechnung
Das folgende Beispiel zeigt, wie eine Rechnung für Kleinunternehmer aufgebaut sein kann. Die zusätzlichen Angaben Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung sind aus praktischen Gründen aufgenommen.
| Rechnungsaussteller | Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt |
|---|---|
| Rechnungsempfänger | Beispiel GmbH, Kundenstraße 5, 54321 Beispielstadt |
| Steuernummer | 12/345/67890 |
| Rechnungsnummer | 20XX-024 |
| Ausstellungsdatum | 04.10.20XX |
| Leistungsdatum | 30.09.20XX |
| Leistung | Erstellung und Einrichtung einer Unternehmenswebsite gemäß Angebot, pauschal |
| Rechnungsbetrag | 1.200,00 € |
| Umsatzsteuer | kein gesonderter Ausweis |
| Hinweis | Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG. |
| Zahlungsziel | zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug |
Auf einer echten Rechnung für Kleinunternehmer tragen Sie selbstverständlich Ihre tatsächlichen Daten und die konkrete Leistung ein. Verwenden Sie keine erfundene Steuernummer und kopieren Sie Beispielangaben nicht unkontrolliert in Ihre Abrechnung.
Rechnungsnummer und Zahlungsziel sinnvoll gestalten
Obwohl die Rechnungsnummer nicht zu den Mindestangaben des § 34a UStDV gehört, erleichtert sie die gesamte Organisation. Verwenden Sie ein dauerhaft verständliches Schema. Die Rechnung für Kleinunternehmer sollte intern eindeutig mit Auftrag, Zahlungseingang und gegebenenfalls Mahnung verknüpft werden können.
Auch ein Zahlungsziel ist keine umsatzsteuerliche Mindestangabe. Schreiben Sie beispielsweise „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum“ oder nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum. Bei Privatkunden sind die zivilrechtlichen Regeln zum Zahlungsverzug zusätzlich zu beachten. Formulieren Sie Zahlungsbedingungen verständlich und widerspruchsfrei.
Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?
§ 14 Abs. 2 UStG sieht für bestimmte Fälle eine Pflicht zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung vor, insbesondere bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen und an bestimmte juristische Personen. Die Rechnung für Kleinunternehmer unterliegt nicht allein deshalb keiner Rechnungspflicht, weil der Umsatz nach § 19 UStG steuerfrei ist.
Bei Leistungen an private Endverbraucher besteht umsatzsteuerlich nicht für jeden Umsatz eine allgemeine Rechnungspflicht. Für bestimmte Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gelten besondere Regeln. Unabhängig davon kann sich eine Rechnungspflicht aus Vertrag, anderen gesetzlichen Vorschriften oder dem praktischen Geschäftsverkehr ergeben.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro gelten nach § 33 UStDV weitere Erleichterungen. Auch bei einer solchen Rechnung für Kleinunternehmer muss nach der aktuellen Verwaltungsauffassung jedoch ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer enthalten sein.
Die vereinfachten Regeln sind besonders für Barverkäufe und kleinere Leistungen hilfreich. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass die Rechnung eindeutig Ihrem Unternehmen zugeordnet werden kann und die Leistung nachvollziehbar bleibt. Ein unklarer Kassenbeleg ist nicht automatisch eine gute Rechnung für Kleinunternehmer.
E-Rechnung: Was gilt für Kleinunternehmer?
Seit 2025 hat sich der Begriff E-Rechnung grundlegend geändert. Eine E-Rechnung ist nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gehört als unstrukturiertes elektronisches Dokument zu den sonstigen Rechnungen. Weitere Grundlagen finden Sie im Beitrag der Bildungsbibel zur E-Rechnung.
Für die Rechnung für Kleinunternehmer gibt es eine wichtige Ausnahme: Nach § 34a UStDV kann sie weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden. Kleinunternehmer sind damit derzeit nicht verpflichtet, ihre eigenen Umsätze als strukturierte E-Rechnung abzurechnen. Sie können beispielsweise weiterhin Papier verwenden oder ein PDF elektronisch übermitteln, wobei für ein anderes elektronisches Format grundsätzlich das erforderliche Einvernehmen mit dem Empfänger zu beachten ist.
Anders ist die Empfangsseite. Inländische Unternehmer müssen seit 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt nach den aktuellen BMF-FAQ auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich für den Empfang aus. Wer eine Rechnung für Kleinunternehmer ausstellt, sollte deshalb die eigene Ausgangsrechnung und die eingehenden E-Rechnungen organisatorisch getrennt betrachten.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzlich besondere B2G-Regeln, Portale oder Formate gelten. Die umsatzsteuerliche Ausnahme für die Rechnung für Kleinunternehmer beantwortet nicht automatisch jede vergaberechtliche oder verwaltungsbezogene E-Rechnungspflicht. Prüfen Sie bei Behördenaufträgen die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers.
Papier, PDF oder strukturierte E-Rechnung?
| Format | Einordnung | Für Kleinunternehmer |
|---|---|---|
| Papierrechnung | sonstige Rechnung | weiterhin möglich |
| einfaches PDF | sonstige Rechnung | weiterhin möglich |
| XRechnung | strukturierte E-Rechnung | freiwillig möglich, soweit passend |
| ZUGFeRD in geeignetem Profil | strukturierte E-Rechnung | freiwillig möglich, soweit passend |
Die klassische Excel-Datei sollte nicht ohne Weiteres als eigentliche Rechnung versendet werden, weil sie veränderbar ist und kein standardisiertes Rechnungsformat darstellt. Nutzen Sie Excel oder LibreOffice zum Erstellen und speichern Sie die Rechnung für Kleinunternehmer anschließend beispielsweise als PDF, wenn Sie eine sonstige elektronische Rechnung versenden möchten.
Aufbewahrung: Rechnungen acht Jahre sichern
Unternehmer müssen nach § 14b UStG ein Doppel der ausgestellten und die erhaltenen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt auch für eine Rechnung für Kleinunternehmer.
Bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet bleiben. Bei einer strukturierten E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Originalteil aufzubewahren. Zusätzliche Informationen zu steuerlichen Aufbewahrungsfristen bietet die IHK Hamburg.
Für bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sieht § 14b UStG für private Leistungsempfänger eine zweijährige Aufbewahrungspflicht vor. Der besondere Hinweis auf diese Aufbewahrungspflicht gehört bei der vereinfachten Rechnung für Kleinunternehmer nach § 34a UStDV nicht zur dort aufgeführten Mindestliste. Der private Empfänger kann seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht dennoch unterliegen.
Was tun bei einer fehlerhaften Rechnung?
Fehlt auf einer Rechnung für Kleinunternehmer beispielsweise der Hinweis auf die Steuerbefreiung oder wurde versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, sollte die Rechnung berichtigt werden. Erstellen Sie keine zweite, parallel gültige Rechnung mit derselben wirtschaftlichen Leistung ohne klare Korrekturbeziehung.
In der Praxis können Sie eine fehlerhafte Rechnung stornieren und eine korrigierte Rechnung ausstellen oder die Berichtigung eindeutig auf das Ursprungsdokument beziehen. Bei unberechtigtem Umsatzsteuerausweis ist § 14c UStG besonders relevant. Bei größeren Beträgen oder bereits abgegebenen Steuererklärungen sollten Sie steuerlichen Rat einholen.
Wechsel zur Regelbesteuerung
Eine Rechnung für Kleinunternehmer darf nur verwendet werden, solange der betreffende Umsatz tatsächlich unter die Steuerbefreiung fällt. Wird die laufende Umsatzgrenze überschritten oder wurde wirksam auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, gelten für steuerpflichtige Umsätze die normalen Umsatzsteuerregeln.
Beim Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr endet die Steuerbefreiung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Vorher ausgeführte begünstigte Umsätze bleiben steuerfrei. Damit kann innerhalb eines Kalenderjahres ein Wechsel der Rechnungslogik erforderlich werden. Eine Rechnung für Kleinunternehmer darf danach für steuerpflichtige Umsätze nicht unverändert weiterverwendet werden.
Prüfen Sie beim Wechsel außerdem Vorsteuer, Umsatzsteuervoranmeldungen, Steuerschlüssel in der Buchhaltung, Angebote und Preisvereinbarungen. Wer Bruttopreise mit Privatkunden vereinbart hat, muss beachten, dass eine neu entstehende Umsatzsteuer wirtschaftlich möglicherweise aus dem vereinbarten Preis herausgerechnet werden muss.
Vorsteuer: wichtiger Unterschied zur Regelbesteuerung
Ein typischer Nachteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass Vorsteuer aus Eingangsleistungen, die den steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen zugeordnet ist, grundsätzlich nicht abgezogen werden kann. Kaufen Sie beispielsweise einen Computer für Ihr Unternehmen, tragen Sie die darin enthaltene Umsatzsteuer wirtschaftlich mit.
Die Rechnung für Kleinunternehmer an Ihren Kunden enthält im Gegenzug keinen gesonderten Umsatzsteuerbetrag. Für Geschäftskunden kann das neutral sein, wenn sie hauptsächlich auf den Nettopreis achten; bei hohen eigenen Investitionen kann der fehlende Vorsteuerabzug für den Kleinunternehmer jedoch wirtschaftlich relevant werden.
Rechnungen an Kunden im Ausland
Bei Auslandsgeschäften sollten Sie die Rechnung für Kleinunternehmer nicht automatisch genauso behandeln wie eine rein inländische Rechnung. Je nach Leistung, Kunde und Land können Leistungsortregeln, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Erwerbe, besondere Meldepflichten oder die EU-Kleinunternehmerregelung eine Rolle spielen.
Seit der Reform können Kleinunternehmer unter bestimmten Voraussetzungen auch grenzüberschreitend innerhalb der EU von einer Kleinunternehmerbefreiung profitieren. Dafür bestehen zusätzliche Voraussetzungen und ein besonderes Verfahren. Eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer kann dabei relevant werden. Lassen Sie internationale Sachverhalte im Zweifel steuerlich prüfen, bevor Sie eine Rechnung für Kleinunternehmer versenden.
Rechnung an Geschäftskunden oder Privatkunden
Die steuerliche Grundlogik der Rechnung für Kleinunternehmer bleibt bei Geschäftskunden und Privatkunden gleich: Für den begünstigten Umsatz wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen und auf die Steuerbefreiung hingewiesen. Unterschiede ergeben sich vor allem bei der Rechnungspflicht, bei Vertragsangaben und bei möglichen Sonderregeln.
Bei Geschäftskunden sind klare Leistungsbeschreibung, Bestellnummer, Ansprechpartner und Zahlungsziel besonders hilfreich. Privatkunden benötigen dagegen häufig eine verständlichere Beschreibung ohne interne Fachabkürzungen. Bei Dienstleistungen an Verbraucher können zusätzlich Informationspflichten außerhalb des Umsatzsteuerrechts bestehen.
Honorarrechnung und normale Rechnung
Freiberufler sprechen häufig von einer Honorarrechnung. Umsatzsteuerlich ist die Bezeichnung allein nicht entscheidend. Wenn die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt sind, kann auch eine Honorarrechnung als Rechnung für Kleinunternehmer behandelt werden. Entscheidend sind Inhalt und steuerlicher Sachverhalt.
Weitere allgemeine Grundlagen finden Sie bei der Bildungsbibel zum Rechnung schreiben und zur Rechnungsvorlage. Für freiberufliche Leistungen steht außerdem eine Honorarrechnung Vorlage zur Verfügung.
Checkliste vor dem Versand
- Gelten die Voraussetzungen des § 19 Abs. 1 UStG für diesen Umsatz noch?
- Sind Name und vollständige Anschrift von Aussteller und Empfänger korrekt?
- Ist Steuernummer, USt-IdNr. oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-ID angegeben?
- Ist das Ausstellungsdatum enthalten?
- Ist die Lieferung oder Leistung eindeutig beschrieben?
- Ist das Entgelt korrekt berechnet und als Summe angegeben?
- Enthält die Rechnung für Kleinunternehmer einen eindeutigen Hinweis auf die Steuerbefreiung?
- Wurde versehentlich ein Umsatzsteuersatz oder Steuerbetrag ausgewiesen?
- Ist eine eindeutige Rechnungsnummer ergänzt?
- Ist das Leistungsdatum für die betriebliche Nachvollziehbarkeit angegeben?
- Sind Zahlungsziel und Bankverbindung verständlich?
- Ist bei Ausland, Behörde oder Sonderfall eine zusätzliche Prüfung notwendig?
Typische Fehler vermeiden
| Fehler | Mögliche Folge | Besser |
|---|---|---|
| 19 Prozent Umsatzsteuer ausweisen | mögliche Steuerschuld nach § 14c UStG | keinen Steuerbetrag ausweisen |
| Hinweis auf § 19 UStG vergessen | Pflichtangabe fehlt | Steuerbefreiung eindeutig nennen |
| alte Umsatzgrenzen verwenden | falsche steuerliche Einordnung | 25.000/100.000-Euro-Grenzen prüfen |
| Rechnungsnummer zwingend nennen, aber Steuerhinweis vergessen | Prioritäten der neuen Rechtslage verkannt | § 34a UStDV als Mindestliste verwenden |
| PDF als E-Rechnung bezeichnen | technisch und steuerlich falsche Einordnung | PDF als sonstige Rechnung behandeln |
| E-Rechnungen nicht empfangen können | betriebliche Probleme bei Eingangsrechnungen | E-Mail-Empfang organisatorisch sicherstellen |
| Umsatzgrenze nur am Jahresende prüfen | unterjähriger Wechsel wird übersehen | laufende Umsatzkontrolle |
| Auslandsrechnung wie Inlandsrechnung behandeln | mögliche Umsatzsteuerfehler | Leistungsort und EU-Regeln prüfen |
Häufige Fragen
Was muss auf einer Kleinunternehmerrechnung stehen?
Die Rechnung für Kleinunternehmer muss nach § 34a UStDV mindestens vollständigen Namen und Anschrift beider Parteien, Steuernummer beziehungsweise eine zulässige Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und Art der Lieferung sowie das Entgelt mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG enthalten. Bei einer Gutschrift kommt die entsprechende Bezeichnung hinzu.
Muss eine Rechnungsnummer angegeben werden?
Nach der seit 2025 geltenden Mindestliste des § 34a UStDV gehört eine fortlaufende Rechnungsnummer nicht zu den zwingenden Mindestangaben der vereinfachten Rechnung für Kleinunternehmer. Aus Gründen der internen Ordnung und eindeutigen Zuordnung ist sie trotzdem sehr empfehlenswert.
Muss das Leistungsdatum auf die Rechnung?
Das Liefer- oder Leistungsdatum wird in § 34a UStDV nicht als zwingende Mindestangabe genannt. Für Buchhaltung, Kunden und spätere Nachweise ist es jedoch sinnvoll, das Datum beziehungsweise den Leistungszeitraum auf der Rechnung für Kleinunternehmer weiterhin anzugeben.
Wie lautet der richtige Hinweis nach § 19 UStG?
Eine klare Formulierung ist: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“ Wichtig ist, dass die Rechnung für Kleinunternehmer eindeutig auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung hinweist.
Darf Umsatzsteuer auf der Rechnung stehen?
Bei einem nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsatz darf auf der Rechnung für Kleinunternehmer kein Umsatzsteuerbetrag gesondert ausgewiesen werden. Ein unberechtigter Steuerausweis kann eine Steuerschuld nach § 14c UStG auslösen.
Welche Umsatzgrenzen gelten?
Für inländische Unternehmer gilt grundsätzlich: Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr darf die Grenze von 100.000 Euro nicht überschritten werden. Bei einer Neugründung ist grundsätzlich die 25.000-Euro-Grenze im ersten Kalenderjahr relevant.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Für eine Rechnung für Kleinunternehmer erlaubt § 34a UStDV weiterhin eine sonstige Rechnung, beispielsweise auf Papier oder als zulässiges PDF. Kleinunternehmer müssen aber grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn, weil ihm das strukturierte elektronisch verarbeitbare Datenformat fehlt. Es gilt als sonstige Rechnung. Für die Rechnung für Kleinunternehmer ist ein PDF weiterhin möglich.
Wie lange muss die Rechnung aufbewahrt werden?
Ein Unternehmer muss ausgestellte und empfangene Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Dies gilt auch für die Rechnung für Kleinunternehmer.
Kann ich freiwillig Umsatzsteuer berechnen?
Nicht einfach durch das Schreiben einer Rechnung. Wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren möchten, muss dies entsprechend § 19 Abs. 3 UStG erfolgen. Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Danach ist die Rechnung für Kleinunternehmer für steuerpflichtige Umsätze nicht mehr das passende Muster.
Was passiert beim Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze?
Wird die Grenze im laufenden Kalenderjahr überschritten, endet die Steuerbefreiung ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Die zuvor ausgeführten begünstigten Umsätze bleiben steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie Ihre Rechnungsstellung anpassen und dürfen die Rechnung für Kleinunternehmer für steuerpflichtige Umsätze nicht unverändert verwenden.
Weiterführende Informationen
Wenn Sie die Rechnung für Kleinunternehmer in Ihre Buchhaltung einordnen möchten, nutzen Sie die weiteren Lernangebote der Bildungsbibel. Der allgemeine Beitrag zum Rechnung schreiben erklärt Aufbau, Rechnungsarten und typische Abläufe. Die Honorarrechnung richtet sich insbesondere an selbständige Dienstleistungen. Der Beitrag zur E-Rechnung behandelt strukturierte elektronische Rechnungsformate und die neuen Anforderungen im B2B-Bereich.
Fazit: Die neue Pflichtangabenliste richtig anwenden
Die Rechnung für Kleinunternehmer ist seit der Reform einfacher geregelt als eine normale umsatzsteuerliche Rechnung. Entscheidend ist heute vor allem § 34a UStDV. Die Vorschrift verlangt eine überschaubare Mindestliste und einen eindeutigen Hinweis darauf, dass für den Umsatz die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt.
Gleichzeitig sollten Sie die Vereinfachung nicht mit einer nachlässigen Buchführung verwechseln. Eine eindeutige Rechnungsnummer, ein Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung bleiben praktisch sinnvoll. Eine professionelle Rechnung für Kleinunternehmer sollte für Sie, Ihren Kunden und eine spätere Prüfung klar nachvollziehbar sein.
Kontrollieren Sie außerdem die neuen Umsatzgrenzen fortlaufend. Besonders die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr kann zu einem unterjährigen Wechsel führen. Wer die Grenze überschreitet, muss ab dem maßgeblichen Umsatz auf die Regelbesteuerung umstellen und die Rechnungslogik entsprechend ändern.
Nutzen Sie die kostenlose Vorlage der Bildungsbibel als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihr Unternehmen an. Prüfen Sie bei Auslandsgeschäften, Behördenaufträgen, einem Wechsel der Besteuerungsform oder unklarem Umsatzsteuersachverhalt zusätzlich die konkreten steuerlichen Vorgaben, bevor Sie eine Rechnung für Kleinunternehmer versenden.