Honorarrechnung Vorlage: Muster für Dozenten, Lehrer und Freiberufler kostenlos

Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Honorarrechnung Vorlage: Muster für Dozenten, Lehrer und Freiberufler kostenlos

---

Schnellstart: Honorarrechnung Vorlage herunterladen

---

Was ist eine Honorarrechnung?

Eine Honorarrechnung ist eine Rechnung für eine freiberufliche oder selbstständige Leistung, die meist nach Stunden, Tagen oder Pauschalen abgerechnet wird. Typisch ist das in der Weiterbildung (z. B. Seminare, Workshops), im Coaching, in der Nachhilfe, im Projektgeschäft oder bei Dienstleistungen, die nicht über ein festes Gehalt laufen.

Wichtig: Auch wenn umgangssprachlich oft von „Honorar“ gesprochen wird, ist es rechtlich einfach eine Rechnung – und sie muss die Pflichtangaben erfüllen. Sonst drohen Rückfragen, Zahlungsverzögerungen oder Probleme bei der Buchhaltung (z. B. Vorsteuerabzug beim Auftraggeber).

Honorarrechnung schreiben: Schritt für Schritt

Wenn Sie Ihre Honorarrechnung mit der Vorlage erstellen, hilft dieser Ablauf. So vermeiden Sie typische Fehler – und der Empfänger kann die Rechnung schneller prüfen und bezahlen.

Schritt	Was Sie konkret tun	Praxis-Tipp
1. Daten prüfen	Absender, Empfänger, Steuernummer/USt-ID, Bankverbindung	Nutzen Sie immer dieselbe Schreibweise (Firma, Adresse, Rechtsform).
2. Rechnungsnummer vergeben	Eindeutige Nummer (z. B. 2026-001, 2026-002)	Fortlaufend und lückenlos – das hilft bei Ordnung & Nachweisen.
3. Leistung beschreiben	Was, wann, wo, Zeitraum, ggf. Kurs/Projektname	Je präziser, desto weniger Rückfragen (z. B. „Seminar X, 2 Tage“).
4. Honorar berechnen	Stunden/Tage × Satz, plus ggf. Reisekosten/Material	Führen Sie Reise- und Materialkosten getrennt auf.
5. Steuer-Hinweis setzen	USt ausweisen oder Hinweis § 19 UStG / steuerfrei	Ohne passenden Hinweis drohen Verzögerungen.
6. Zahlungsziel angeben	Zahlbar bis Datum oder innerhalb X Tage	Üblich sind 7, 10 oder 14 Tage – je nach Auftraggeber.
7. Als PDF speichern	Rechnung als PDF exportieren und versenden	PDF ist im Alltag Standard – Excel/ODS bleibt Ihre Bearbeitungsdatei.
8. Archivieren	PDF + Nachweise (Leistungsnachweis, Vertrag, E-Mails) ablegen	Ordnerstruktur nach Jahr & Kunde, z. B. „2026/Kunde/“.

Hinweis: Sie möchten grundsätzlich lernen, wie man Rechnungen schreibt? Dann ist dieser Beitrag hilfreich: Rechnung schreiben (inkl. Muster).

Pflichtangaben und formale Bestandteile einer Honorarrechnung

Eine Honorarrechnung ist formal eine Rechnung. Welche Angaben erforderlich sind, hängt unter anderem davon ab, ob Sie Umsatzsteuer ausweisen, ob der Empfänger Unternehmer ist und wie hoch der Betrag ist. In der Praxis sollten Sie mit vollständigen Angaben arbeiten – das ist die sicherste Variante.

Eine gute Orientierung geben die gesetzlichen Regelungen zur Rechnungserstellung und die allgemeinen Anforderungen an Belege. Zusätzlich sollten Sie das Thema Umsatzsteuer im Blick behalten, falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind.

Pflichtangabe	Was genau gemeint ist	Beispiel
Name & Anschrift (Absender)	Vollständig und korrekt	Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Name & Anschrift (Empfänger)	Auftraggeber/Einrichtung/Unternehmen	Bildungsträger GmbH, …
Rechnungsdatum	Datum der Ausstellung	11.02.2026
Rechnungsnummer	Eindeutig, fortlaufend	2026-003
Leistungsdatum/Zeitraum	Wann wurde die Leistung erbracht?	Seminartage 03.–04.02.2026
Leistungsbeschreibung	Art, Umfang, Thema	Workshop „Kommunikation“, 2 Tage à 6 Std.
Entgelt (Netto/Brutto)	Beträge nachvollziehbar	12 Std. × 95,00 € = 1.140,00 €
Umsatzsteuer / Hinweis	USt ausweisen oder passender Hinweis	zzgl. 19 % USt / „gemäß § 19 UStG ohne USt“
Zahlbetrag	Endsumme klar	Gesamt: 1.356,60 €
Bankverbindung	IBAN (ggf. BIC)	IBAN: DE..
Steuernummer oder USt-ID	Je nach Fall erforderlich	St.-Nr. … / USt-ID: DE…

Merke: Je klarer die Honorarrechnung aufgebaut ist, desto schneller wird sie freigegeben. Besonders Auftraggeber mit Buchhaltung (Träger, Schulen, Unternehmen) benötigen eine saubere, nachvollziehbare Struktur.

Adresse vom Absender und Empfänger

Achten Sie auf vollständige Angaben: Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Bei Unternehmen gehört die Rechtsform (z. B. GmbH) dazu. Bei Bildungsinstituten lohnt sich zusätzlich die Kostenstellen- oder Auftragsnummer, sofern diese verlangt wird.

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

Das Rechnungsdatum zeigt, wann die Honorarrechnung erstellt wurde. Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein. Ein bewährtes System ist „Jahr-Nummer“ (z. B. 2026-001). So finden Sie Rechnungen schnell wieder und vermeiden Doppelnummern.

Beschreibung der Leistung und Zeitraum der Rechnung

Schreiben Sie nicht nur „Unterricht“ oder „Seminar“, sondern konkret: Thema, Umfang, Datum, Ort. Beispiel: „Seminar ‚Excel Grundlagen‘, 2 Tage (03.–04.02.2026), jeweils 6 Unterrichtsstunden, Ort: Mannheim“.

Positionen der Rechnung

Listen Sie Positionen nachvollziehbar auf: Stunden/Tage, Honorar, ggf. Reisekosten, Materialkosten. Das sorgt für Transparenz und erleichtert die Buchung. Wenn Sie Reisekosten abrechnen, nennen Sie Strecke/Datum oder Pauschalen und fügen bei Bedarf Nachweise bei.

Nettosumme, Umsatzsteuer und Bruttoumsatz

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, rechnen Sie in der Regel netto + Umsatzsteuer = brutto. In Deutschland gelten häufig 19 % (Regelsatz) oder 7 % (ermäßigt, abhängig von Leistung). Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen (z. B. Kleinunternehmer), muss ein passender Hinweis auf die Honorarrechnung.

Mehr zum Unterschied von Brutto und Netto: Unterschied von Brutto und Netto.

Honorarrechnung & Umsatzsteuer: Welche Variante trifft auf Sie zu?

Die häufigsten Rückfragen entstehen rund um das Thema Umsatzsteuer. Entscheidend ist, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind, die Kleinunternehmerregelung nutzen oder eine Umsatzsteuerbefreiung (z. B. in bestimmten Bildungsleistungen) greift.

1) Regelbesteuerung: Umsatzsteuer wird ausgewiesen

Wenn Sie regelbesteuert sind, gehört auf die Honorarrechnung der Netto-Betrag, der Umsatzsteuersatz sowie der Steuerbetrag und die Brutto-Gesamtsumme. Achten Sie darauf, dass Ihre Leistung sauber beschrieben ist, damit der Steuersatz nachvollziehbar bleibt.

2) Kleinunternehmer: Hinweis statt Umsatzsteuer

Wenn Sie als Kleinunternehmer tätig sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall muss ein Hinweis auf der Honorarrechnung stehen.

Muster-Formulierung (häufig genutzt):
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wichtig: Wenn Sie versehentlich Umsatzsteuer ausweisen, kann das zu Problemen führen (z. B. falscher Steuerausweis). Im Zweifel klären Sie Ihre Einstufung mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt.

3) Steuerfreie Bildungsleistung: Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei bestimmten Unterrichts- und Bildungsleistungen kann eine Umsatzsteuerbefreiung greifen. Das ist in der Praxis bei Dozenten, Lehrkräften und Bildungsträgern relevant – aber oft an Voraussetzungen geknüpft (z. B. Anerkennung/Bestätigung). Nutzen Sie dann eine eindeutige Formulierung auf der Honorarrechnung, z. B. „Umsatzsteuerfreie Leistung“ mit passendem Hinweis.

Praxis-Tipp: Wenn ein Bildungsträger eine bestimmte Formulierung verlangt (z. B. „umsatzsteuerfrei“), übernehmen Sie diese wörtlich – und dokumentieren Sie die Grundlage (Vertrag, Bescheinigung, E-Mail).

Reisekosten, Spesen und Material: So rechnen Sie sauber ab

Viele Honorarrechnungen enthalten neben dem Honorar zusätzliche Kosten. Damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt, trennen Sie die Positionen sauber:

• Honorar: Stunden/Tage × Satz (ggf. Unterrichtsstunden/UE)
• Reisekosten: Fahrtkosten (km, Bahn), Parken, ggf. Übernachtung
• Material: Skripte, Druckkosten, Arbeitsblätter (falls vertraglich vereinbart)
• Sonstiges: Raumkosten, Technik, Lizenzkosten (nur wenn abgesprochen)

Gerade bei Weiterbildung und Unterricht ist es üblich, dass Auftraggeber Reisekosten nur nach vorheriger Vereinbarung erstatten. Prüfen Sie daher vorab den Vertrag oder die Honorarvereinbarung und fügen Sie auf Wunsch Nachweise bei.

Zahlungsziel, Verzug und Mahnung: So bleiben Sie planbar

Setzen Sie auf Ihrer Honorarrechnung ein klares Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“). Das hilft dem Auftraggeber – und Ihnen.

Praxis-Tipps für weniger Verzögerungen:

• Auftrags-/Kostenstellennummer angeben (wenn vorhanden)
• Leistungsnachweis mitschicken (z. B. Teilnehmerliste, Terminbestätigung)
• PDF-Rechnung per E-Mail mit klarer Betreffzeile („Honorarrechnung 2026-003 / Seminar X“)
• Bankdaten vollständig (IBAN, Kontoinhaber) und fehlerfrei

Wenn Sie häufiger Rechnungen schreiben, kann ein systematischer Ablauf helfen. Ergänzend lohnt sich die Beschäftigung mit digitaler Buchhaltung, z. B. über den Buchhaltungssoftware Vergleich.

Ablage, GoBD und Aufbewahrung: So sichern Sie Ihre Honorarrechnung

In der Praxis reicht es nicht, eine Honorarrechnung nur zu schreiben. Sie müssen Rechnungen und zugehörige Unterlagen geordnet aufbewahren – und im Fall einer Prüfung schnell wiederfinden können. Das gilt besonders, wenn Sie digital arbeiten.

Wenn Sie Rechnungen in Word/Excel/ODS erstellen, achten Sie darauf, dass die versendete Version unverändert bleibt (z. B. als PDF). Für digitale Prozesse kann eine Buchhaltungssoftware sinnvoll sein, weil Änderungen protokolliert werden und Belege systematisch abgelegt werden können. Eine praxisnahe Einführung zur digitalen Archivierung finden Sie hier: GoBD Belege archivieren.

Wie lange müssen Honorarrechnungen aufbewahrt werden?

Für viele Buchungsbelege (u. a. Rechnungen) gilt in der Praxis eine mehrjährige Aufbewahrungspflicht. Je nach Unterlagenart unterscheiden sich die Fristen. Organisieren Sie Ihre Ablage deshalb konsequent nach Jahr/Kunde – und speichern Sie Belege so, dass sie später lesbar und auffindbar sind.

Praxis-Tipp: Legen Sie zur Honorarrechnung immer auch die „Beweiskette“ ab (Vertrag, E-Mails, Leistungsnachweis, ggf. Reisekostenbelege). So sind Sie auf Rückfragen gut vorbereitet.

E-Rechnung: Was ändert sich für Dozenten, Lehrer und Freiberufler?

Die E-Rechnung gewinnt im B2B-Bereich stark an Bedeutung. Für viele Selbstständige wird es wichtig, Rechnungen nicht nur als PDF zu verschicken, sondern sich mit strukturierten Rechnungsformaten auseinanderzusetzen (z. B. XRechnung/ZUGFeRD), sofern Auftraggeber das verlangen.

Wichtig für die Praxis: Nicht jeder Auftraggeber verlangt sofort ein strukturiertes Format. Viele Einrichtungen akzeptieren weiterhin PDF-Rechnungen, insbesondere bei kleineren Honoraren. Wenn Sie jedoch regelmäßig mit Unternehmen, Trägern oder öffentlichen Auftraggebern arbeiten, kann sich eine Rechnungslösung lohnen, die E-Rechnungen unterstützt.

Wenn Sie sich vertiefend informieren möchten, ist dieser interne Beitrag hilfreich: E-Rechnung.

Checkliste: Honorarrechnung vor dem Versand prüfen

• Stimmen Name/Adresse von Ihnen und dem Empfänger?
• Ist die Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend?
• Ist der Leistungszeitraum klar genannt?
• Sind Honorar und ggf. Nebenkosten sauber getrennt?
• Ist der Steuer-Hinweis korrekt (USt / § 19 UStG / steuerfrei)?
• Ist ein Zahlungsziel angegeben?
• Sind IBAN und Kontoinhaber korrekt?
• Speichern Sie die versendete Rechnung als PDF und legen Sie sie geordnet ab?

Häufige Fehler bei der Honorarrechnung (und wie Sie sie vermeiden)

• Fehlender Leistungszeitraum: Immer Datum/Zeitraum angeben.
• Unklare Leistungsbeschreibung: Thema + Umfang + Ort nennen.
• Umsatzsteuer falsch: Nicht „einfach 19 %“ ausweisen, wenn § 19 UStG gilt oder die Leistung steuerfrei ist.
• Keine Bankdaten: IBAN/Kontoinhaber müssen drauf – sonst Rückfragen.
• Keine saubere Ablage: PDF + Nachweise strukturiert speichern (Jahr/Kunde).

Fazit: Mit Vorlage zur sauberen Honorarrechnung

Mit einer guten Honorarrechnung Vorlage sparen Sie Zeit, vermeiden Rückfragen und sorgen dafür, dass Ihr Auftraggeber die Rechnung schnell prüfen und bezahlen kann. Nutzen Sie das Muster als Grundlage, passen Sie Positionen, Steuer-Hinweise und Zahlungsziel an – und speichern Sie die fertige Rechnung als PDF für Versand und Archiv.

Wenn Sie zusätzlich lernen möchten, wie Sie eine Rechnung allgemein korrekt erstellen, finden Sie hier den passenden Leitfaden: Rechnung schreiben. Falls Sie als Kleinunternehmer arbeiten, ist außerdem diese Vorlage hilfreich: Rechnung für Kleinunternehmer.

Weitere Informationen

Diese Informationen könnten Sie ebenfalls interessieren:

• Weitere Infos zur Rechnungserstellung finden (inkl. zusätzlicher Hinweise zu Pflichtangaben).
• Lernen Sie mehr über die neue E-Rechnung.
• Wenn Sie Ihre Buchhaltung strukturieren möchten: Buchhaltungssoftware Vergleich (Testen & Überblick).