Honorarrechnung Vorlage: Muster für Dozenten, Lehrer und Freiberufler kostenlos

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Das Wichtigste in Kürze

• Eine Honorarrechnung ist rechtlich eine normale Rechnung über eine selbstständig erbrachte Leistung; die Bezeichnung „Honorar“ ändert die gesetzlichen Anforderungen nicht.
• Bei einer regulären Rechnung sind unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Umsatzsteuerangaben erforderlich.
• Bankverbindung, Zahlungsziel, Kostenstelle oder Auftragsnummer sind praktisch wichtig, aber keine allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
• Kleinunternehmer haben eigene vereinfachte Rechnungsangaben nach § 34a UStDV und weisen für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze keine Umsatzsteuer gesondert aus.
• Eine Tätigkeit als Dozent oder Lehrer ist nicht automatisch umsatzsteuerfrei. Für bestimmte Bildungs- und Unterrichtsleistungen können Steuerbefreiungen nach § 4 Nr. 21 UStG gelten, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
• Weiterberechnete Reise- und Nebenkosten sind nicht automatisch umsatzsteuerfreie Auslagen. Nur echte durchlaufende Posten werden umsatzsteuerlich anders behandelt.
• Ein einfaches PDF ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Strukturierte Formate wie XRechnung oder geeignetes ZUGFeRD sind davon zu unterscheiden.
• Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; bei E-Rechnungen muss der strukturierte Teil in der maßgeblichen Form erhalten bleiben.

Was ist eine Honorarrechnung?

Eine Honorarrechnung ist eine Rechnung über eine selbstständig erbrachte Dienstleistung, für die ein Honorar vereinbart wurde. Typische Abrechnungsmodelle sind Stundenhonorar, Tagessatz, Unterrichtseinheit, Pauschalhonorar oder projektbezogene Vergütung. Häufig verwenden Dozenten, freie Lehrkräfte, Trainer, Coaches, Berater, Referenten oder andere selbstständig tätige Dienstleister diesen Begriff.

Umsatzsteuerrechtlich spielt die Überschrift jedoch keine entscheidende Rolle. § 14 UStG definiert eine Rechnung als jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig davon, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Eine Honorarrechnung muss deshalb die für den jeweiligen Fall geltenden Rechnungsvorschriften erfüllen.

Das bedeutet zugleich: Nicht jeder, der eine Honorarrechnung stellt, ist steuerrechtlich automatisch Freiberufler. Ob eine Tätigkeit einkommen- oder gewerbesteuerlich freiberuflich oder gewerblich einzuordnen ist, richtet sich nach anderen Vorschriften und der tatsächlichen Tätigkeit. Für den Aufbau der Rechnung ist zunächst entscheidend, dass Sie Unternehmer sind und korrekt über Ihre Leistung abrechnen.

Honorarrechnung Vorlage kostenlos herunterladen

Honorar in 8 Schritten korrekt abrechnen

Schritt	Was Sie tun	Praxis-Tipp
1. Auftrag prüfen	Auftraggeber, Honorarvereinbarung, Leistungsumfang und Nebenkosten klären	Kostenstelle oder Bestellnummer frühzeitig anfordern
2. Steuerfall bestimmen	Regelbesteuerung, Kleinunternehmer oder Steuerbefreiung prüfen	Steuerfreiheit nicht nur aus der Berufsbezeichnung ableiten
3. Rechnungsnummer vergeben	einmalige Nummer aus einem nachvollziehbaren Nummernkreis verwenden	Dubletten durch feste Systematik vermeiden
4. Leistung beschreiben	Thema, Umfang und Leistungsdatum beziehungsweise Zeitraum angeben	„Seminar Kommunikation, 12 Unterrichtseinheiten“ ist besser als „Seminar“
5. Honorar berechnen	Stunden, Tage, Einheiten oder Pauschale multiplizieren beziehungsweise ausweisen	Honorarsatz und Menge getrennt darstellen
6. Nebenkosten ergänzen	Fahrtkosten, Übernachtung, Material oder sonstige vereinbarte Kosten separat darstellen	umsatzsteuerliche Behandlung vorher prüfen
7. Zahlung erleichtern	Zahlungsziel, IBAN und Verwendungszweck ergänzen	Rechnungsnummer als Verwendungszweck nennen
8. Rechnung archivieren	versandte Fassung beziehungsweise E-Rechnungsdatensatz geordnet aufbewahren	Vertrag und Leistungsnachweise verknüpft ablegen

Wenn Sie allgemeiner lernen möchten, wie Sie eine Rechnung erstellen, finden Sie auf der Bildungsbibel zusätzlich den Leitfaden Rechnung schreiben. Die Honorarrechnung unterscheidet sich im Grundaufbau nicht von anderen Rechnungen; besonders relevant sind hier jedoch die Leistungsbeschreibung, der Abrechnungszeitraum und die steuerliche Behandlung von Unterrichts- und Dienstleistungen.

Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?

Wenn Sie eine normale Honorarrechnung als regelbesteuerter Unternehmer ausstellen, gelten grundsätzlich die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Einige Angaben, die in der Praxis fast immer auf einer Rechnung stehen, sind dagegen freiwillig. Dazu gehören insbesondere Bankverbindung und Zahlungsziel.

Angabe	Pflicht oder sinnvoll?	Was ist gemeint?
Name und Anschrift des Leistenden	Pflicht	vollständiger Name beziehungsweise Firma und Anschrift
Name und Anschrift des Leistungsempfängers	Pflicht	Auftraggeber mit vollständiger Anschrift
Steuernummer oder USt-IdNr.	Pflicht	Steuernummer des Leistenden oder USt-IdNr.
Ausstellungsdatum	Pflicht	Datum der Rechnungserstellung
Rechnungsnummer	Pflicht	einmalige Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen
Leistungsbeschreibung	Pflicht	Umfang und Art der sonstigen Leistung
Leistungszeitpunkt	Pflicht	Tag oder geeigneter Zeitraum der Leistung
Entgelt	Pflicht	nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt
Steuersatz und Steuerbetrag	Pflicht bei steuerpflichtigem Umsatz	zum Beispiel 19 Prozent und der daraus resultierende Steuerbetrag
Hinweis auf Steuerbefreiung	Pflicht bei steuerbefreitem Umsatz	Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt
Bankverbindung	praktisch sinnvoll	IBAN und gegebenenfalls weitere Zahlungsinformationen
Zahlungsziel	praktisch sinnvoll	zum Beispiel Zahlung innerhalb von 14 Tagen
Kostenstelle / Bestellnummer	auftraggeberabhängig	erleichtert interne Zuordnung beim Kunden

Für die steuerliche Identifikation ist die Steuernummer oder USt-IdNr. gemeint, nicht die persönliche steuerliche Identifikationsnummer. Bei grenzüberschreitenden Leistungen kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besonders wichtig sein. Prüfen Sie solche Fälle getrennt.

Rechnungsnummer muss eindeutig, aber nicht zwingend lückenlos sein

Eine Honorarrechnung benötigt bei Anwendung der regulären Rechnungsvorschriften eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die einmalig vergeben wird. Das Gesetz verlangt damit eine eindeutige Identifikation. Es schreibt aber nicht vor, dass sämtliche Rechnungen des Unternehmens in einer einzigen vollständig lückenlosen Zahlenfolge stehen müssen.

Sie können beispielsweise unterschiedliche nachvollziehbare Nummernkreise nutzen. Für kleine Unternehmen ist ein einfaches fortlaufendes Schema meist am praktischsten. Entscheidend ist, dass Sie dieselbe Rechnungsnummer nicht mehrfach vergeben und das System für die Buchhaltung nachvollziehbar bleibt.

Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung präzise formulieren

Bei einer Honorarrechnung für Dienstleistungen ist die Beschreibung häufig wichtiger als bei einer standardisierten Warenlieferung. Formulierungen wie „Unterricht“, „Coaching“ oder „Beratung“ sind unnötig ungenau. Auftraggeber und Finanzverwaltung sollten erkennen können, welche konkrete Leistung abgerechnet wurde.

Zu allgemein	Bessere Formulierung
Unterricht	„Durchführung Excel-Grundlagenschulung, 16 Unterrichtseinheiten, Leistungszeitraum 3.–4. Februar“
Coaching	„Einzelcoaching berufliche Neuorientierung, 3 Sitzungen à 90 Minuten“
Beratung	„Beratung zur Optimierung des Bewerbungsprozesses, 6 Stunden“
Workshop	„Workshop Konfliktmanagement, 1 Seminartag, 8 Unterrichtseinheiten“

Eine Honorarrechnung kann zusätzlich auf einen Vertrag, Auftrag oder Leistungsnachweis verweisen. Dies ist besonders bei Bildungsträgern und größeren Unternehmen sinnvoll, wenn die Buchhaltung nur Rechnungen mit Bestellnummer oder Kostenstelle freigibt.

Stunden, Tagessatz und Pauschale richtig darstellen

Das eigentliche Honorar sollte auf der Honorarrechnung so aufgeschlüsselt sein, dass der Auftraggeber die Berechnung ohne Rückfrage nachvollziehen kann. Arbeiten Sie mit Stunden- oder Tagessätzen, sollten Menge, Einheit und Einzelpreis sichtbar sein.

Abrechnungsform	Beispiel	Hinweis
Stundenhonorar	6 Stunden × 90 € = 540 €	Zeitraum oder Termin ergänzen
Unterrichtseinheiten	12 UE × 55 € = 660 €	Dauer einer UE sollte vertraglich klar sein
Tagessatz	2 Seminartage × 750 € = 1.500 €	Leistungsumfang des Tages benennen
Pauschale	Workshop-Pauschale = 1.200 €	vereinbarten Umfang konkret beschreiben

Wenn Sie eine Honorarrechnung auf Basis von Unterrichtseinheiten stellen, sollten Sie beachten, dass eine Unterrichtseinheit je nach Auftraggeber beispielsweise 45 oder 60 Minuten bedeuten kann. Der Vertrag sollte deshalb definieren, welche Zeiteinheit Ihrem Honorarsatz zugrunde liegt.

Umsatzsteuer: Welche Variante gilt für Ihre Leistung?

Die Umsatzsteuer ist bei einer Honorarrechnung für Dozenten, Lehrer, Trainer und Berater besonders fehleranfällig. Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung, sondern die konkrete Leistung und die steuerliche Situation des Leistenden. Grundlagen finden Sie auch im Bildungsbibel-Beitrag zur Umsatzsteuer.

In der Praxis können vor allem drei Fälle vorkommen: Regelbesteuerung mit Umsatzsteuerausweis, Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG oder eine spezielle Steuerbefreiung für eine Bildungs- beziehungsweise Unterrichtsleistung.

Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer

Unterliegt Ihre Leistung der Regelbesteuerung, enthält die Honorarrechnung das Nettoentgelt, den anzuwendenden Steuersatz, den Steuerbetrag und die Gesamtsumme. Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt 19 Prozent. Ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent gilt nur für gesetzlich bestimmte Umsätze und darf nicht pauschal für Unterricht, Coaching oder freiberufliche Leistungen angenommen werden.

Beispielposition	Betrag
Seminarhonorar netto	1.000,00 €
19 % Umsatzsteuer	190,00 €
Gesamtbetrag	1.190,00 €

Den Unterschied zwischen Netto- und Bruttobetrag erklärt die Bildungsbibel ausführlich unter Brutto und Netto.

Kleinunternehmer: Steuerbefreiung statt „0 Prozent“

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, dürfen Sie auf der Honorarrechnung für einen nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Der Umsatz wird dabei nicht einfach mit einem Steuersatz von 0 Prozent abgerechnet, sondern ist aufgrund der Kleinunternehmerregelung steuerfrei.

Für im Inland ansässige Unternehmer gilt die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Prüfen Sie zusätzlich, ob Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet haben oder andere Besonderheiten vorliegen.

Für eine Kleinunternehmer-Honorarrechnung gelten die vereinfachten Mindestangaben nach § 34a UStDV. Dazu gehören unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr. beziehungsweise Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Interessant ist: § 34a UStDV nennt für die Kleinunternehmerrechnung weder Rechnungsnummer noch Leistungszeitpunkt als eigene Mindestangabe. Für eine saubere interne Organisation und die Zuordnung beim Auftraggeber ist es bei einer Honorarrechnung trotzdem sinnvoll, beide Angaben weiterhin zu verwenden.

Steuerfreie Bildungs- und Unterrichtsleistungen

Eine Honorarrechnung eines Dozenten oder Lehrers ist nicht allein deshalb umsatzsteuerfrei, weil Unterricht erbracht wird. § 4 Nr. 21 UStG enthält mehrere konkrete Steuerbefreiungen für Schul- und Bildungsleistungen. Die Voraussetzungen unterscheiden sich danach, wer die Leistung erbringt und für welche Einrichtung beziehungsweise Teilnehmer sie erbracht wird.

Steuerfrei können beispielsweise unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienende Unterrichtsleistungen selbstständiger Lehrer an Hochschulen, öffentlichen allgemein- oder berufsbildenden Schulen sowie an bestimmten begünstigten privaten Bildungseinrichtungen sein. Daneben enthält die Vorschrift eine Steuerbefreiung für Schul- und Hochschulunterricht durch Privatlehrer. Ob eine konkrete Honorarrechnung darunter fällt, muss anhand des tatsächlichen Unterrichts und des Auftraggebers geprüft werden.

Für Dozenten bei privaten Bildungsträgern kann insbesondere entscheidend sein, ob die Bildungseinrichtung die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Eine bloße Formulierung des Auftraggebers macht eine steuerpflichtige Leistung nicht steuerfrei. Lassen Sie sich deshalb die einschlägige Grundlage beziehungsweise erforderliche Bescheinigung nachvollziehbar bestätigen und prüfen Sie, ob sie tatsächlich auf Ihre Leistung passt.

Bei einer steuerfreien Honorarrechnung ist anstelle eines Umsatzsteuerbetrags ein Hinweis auf die einschlägige Steuerbefreiung erforderlich. Verwenden Sie die konkrete Rechtsgrundlage nur, wenn sie für Ihren Fall tatsächlich zutrifft.

Reisekosten, Fahrtkosten und Material richtig abrechnen

Viele Auftraggeber vereinbaren neben dem Honorar auch Fahrtkosten, Übernachtung oder Material. Auf der Honorarrechnung sollten diese Positionen getrennt und nachvollziehbar ausgewiesen werden. Eine getrennte Position bedeutet allerdings nicht automatisch, dass die Kosten umsatzsteuerlich außerhalb des Honorars liegen.

• Fahrtkosten: Kilometer, Bahnfahrkarte, Taxi oder andere vereinbarte Reisekosten
• Übernachtung: vereinbarte Hotelkosten oder Pauschalen
• Material: Skripte, Arbeitsblätter, Druckkosten oder Verbrauchsmaterial
• Raum und Technik: nur abrechnen, wenn vertraglich vereinbart

Nach § 10 UStG gehört grundsätzlich alles zum Entgelt, was der Leistungsempfänger für die Leistung aufwendet. Ein echter durchlaufender Posten liegt nur vor, wenn Sie einen Betrag im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmen oder verausgaben. Typische eigene Reiseaufwendungen des Dozenten erfüllen diese Voraussetzung nicht automatisch.

Wenn Sie eine steuerpflichtige Honorarrechnung erstellen und eigene Fahrt- oder Übernachtungskosten an den Auftraggeber weiterberechnen, sollte deshalb geprüft werden, ob diese umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung teilen. Eine lediglich beigefügte Bahn- oder Hotelrechnung macht die Weiterberechnung nicht automatisch zum steuerfreien Auslagenersatz.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag einer Honorarrechnung bei höchstens 250 Euro, können die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV anwendbar sein. Dann reichen grundsätzlich weniger Angaben aus.

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Umfang und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz beziehungsweise Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Auch wenn eine vereinfachte Honorarrechnung zulässig ist, kann Ihr Auftraggeber zusätzliche Angaben wie Empfängeradresse, Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Leistungsdatum verlangen. Für eine langfristig einheitliche Buchhaltung spricht deshalb häufig nichts dagegen, auch kleine Honorare mit einem vollständigen Rechnungsaufbau abzurechnen.

Zahlungsziel, IBAN und Verzug

Eine Honorarrechnung sollte dem Auftraggeber sofort zeigen, wie und bis wann er zahlen soll. Bankverbindung und Zahlungsziel gehören zwar nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG, sind für einen reibungslosen Zahlungseingang aber sehr sinnvoll.

• Zahlungsziel: zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“
• IBAN: vollständig und kontrolliert angeben
• Kontoinhaber: besonders bei abweichender Geschäftsbezeichnung sinnvoll
• Verwendungszweck: Rechnungsnummer nennen lassen
• Skonto: nur anbieten, wenn dies wirtschaftlich gewollt und eindeutig formuliert ist

Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt diese automatische 30-Tage-Folge nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Bei typischen Honorarrechnungen an Unternehmen können zusätzlich vertraglich vereinbarte Zahlungsziele maßgeblich sein.

Für Bildungsträger oder größere Auftraggeber ist die interne Rechnungsfreigabe oft der praktische Engpass. Eine Honorarrechnung wird schneller bezahlt, wenn Bestellnummer, Projektbezeichnung, Ansprechpartner, Kostenstelle und eventuell geforderter Leistungsnachweis bereits beim ersten Versand enthalten sind.

E-Rechnung für Dozenten und Freiberufler

Auch eine Honorarrechnung kann eine E-Rechnung sein. Nach der aktuellen umsatzsteuerlichen Definition handelt es sich dabei um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gehört dagegen zu den sonstigen Rechnungen.

Die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung erläutern die Übergangsregeln und zulässigen Formate. Zu den verbreiteten Formaten gehören insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen. Mehr dazu erfahren Sie auch im Bildungsbibel-Beitrag zur E-Rechnung.

Was gilt in der aktuellen Übergangsphase?

Für inländische B2B-Umsätze besteht grundsätzlich die neue E-Rechnungsregelung, allerdings gelten noch Übergangsfristen. Während der allgemeinen Übergangsphase können Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsmöglichkeit bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 greift die verpflichtende E-Rechnung für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich umfassend.

Kleinunternehmer sind für ihre nach § 19 UStG steuerfreien Leistungen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich für den Empfang; für Prüfung und Weiterverarbeitung ist zusätzlich eine geeignete Software oder ein Viewer sinnvoll.

Wenn Sie Ihre Honorarrechnung an einen öffentlichen Auftraggeber senden, können zusätzlich B2G-Vorgaben gelten. Öffentliche Auftraggeber können beispielsweise XRechnung, Leitweg-ID oder bestimmte Übermittlungswege verlangen. Diese Regeln sind von den allgemeinen B2B-Übergangsvorschriften zu unterscheiden.

Rechnungen und E-Rechnungen richtig archivieren

Eine Honorarrechnung ist grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. § 14b UStG verpflichtet Unternehmer, ein Doppel der ausgestellten und die erhaltenen Rechnungen für diesen Zeitraum aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Für elektronische Rechnungen gelten zusätzlich die Grundsätze ordnungsmäßiger elektronischer Aufbewahrung. Eine praxisnahe Einführung bietet der vorhandene Beitrag GoBD Belege archivieren. Bei einer strukturierten E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Datenteil in seiner ursprünglichen Form und unversehrt erhalten bleiben.

• Honorarrechnung und zugehörigen Auftrag gemeinsam auffindbar ablegen.
• Leistungsnachweise, Reisekostenbelege und relevante Vereinbarungen verknüpfen.
• Elektronische Originaldaten nicht durch einen bloßen Ausdruck ersetzen.
• Änderungen an steuerlich relevanten Daten nachvollziehbar dokumentieren.
• regelmäßige Datensicherungen und klare Zugriffsrechte vorsehen.

Wenn Sie nur gelegentlich eine Honorarrechnung erstellen, kann eine sorgfältig organisierte Dateistruktur ausreichen. Bei regelmäßiger Abrechnung erleichtert ein professionelles System die Nummernvergabe, E-Rechnung, Archivierung und das Mahnwesen. Einen Überblick finden Sie im Buchhaltungssoftware Vergleich.

Beispiel einer Honorarrechnung für einen Dozenten

Das folgende Beispiel zeigt den Aufbau einer Honorarrechnung für eine steuerpflichtige Unterrichtsleistung. Die Zahlen dienen nur zur Veranschaulichung. Ob eine Bildungsleistung tatsächlich steuerpflichtig oder steuerfrei ist, muss für den konkreten Fall geprüft werden.

Rechnungsaussteller	Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Auftraggeber	Weiterbildung Beispiel GmbH, Bildungsweg 5, 54321 Beispielstadt
Steuerliche Nummer	Steuernummer oder USt-IdNr.
Rechnungsnummer	HR-0042
Ausstellungsdatum	15. April
Leistungszeitraum	8. bis 9. April
Leistung	Excel-Grundlagenschulung, 16 Unterrichtseinheiten
Honorar	16 UE × 60,00 € = 960,00 € netto
Fahrtkosten	vereinbarte Fahrtkosten 40,00 € netto
Netto gesamt	1.000,00 €
19 % Umsatzsteuer	190,00 €
Gesamtbetrag	1.190,00 €
Zahlungsziel	innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug

Wäre der Leistende Kleinunternehmer oder wäre die konkrete Unterrichtsleistung steuerfrei, müsste die Honorarrechnung steuerlich anders aufgebaut werden. Deshalb sollten Sie Vorlagen nicht einfach kopieren, sondern immer zuerst den eigenen Steuerfall festlegen.

Vorlage oder Rechnungssoftware?

Kriterium	Excel / ODS Vorlage	Rechnungssoftware
Start	schnell und kostenlos	Einrichtung erforderlich
Rechnungsnummern	manuell kontrollieren	automatische Vergabe möglich
Kundenstammdaten	manuell kopieren	zentral verwalten
Honorarsätze	flexibel, aber manuell	Stammdaten und wiederkehrende Positionen möglich
E-Rechnung	zusätzliches Tool notwendig	bei geeigneter Software integriert
Archivierung	eigener Prozess notwendig	systemgestützt möglich
Mahnwesen	manuell	häufig automatisierbar

Eine Vorlage ist sinnvoll, wenn Sie nur selten eine Honorarrechnung schreiben und Ihre Fälle steuerlich einfach sind. Bei regelmäßiger Tätigkeit für mehrere Auftraggeber wird Software zunehmend interessant, weil Nummernkreise, Kundenstammdaten, E-Rechnung und Zahlungseingänge besser organisiert werden können.

Checkliste vor dem Versand

• Stimmen Name und Anschrift von Ihnen und dem Auftraggeber?
• Ist die steuerliche Nummer richtig angegeben?
• Ist die Rechnungsnummer eindeutig und nur einmal vergeben?
• Sind Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum richtig?
• Ist die Leistung so genau beschrieben, dass der Auftraggeber sie zuordnen kann?
• Stimmen Anzahl der Stunden, Unterrichtseinheiten oder Tage und der vereinbarte Honorarsatz?
• Sind Reisekosten und weitere Nebenkosten vertraglich vereinbart und steuerlich richtig behandelt?
• Ist der Umsatzsteuersatz korrekt oder greift Kleinunternehmerregelung beziehungsweise Steuerbefreiung?
• Ist bei einer steuerfreien Honorarrechnung der passende Hinweis enthalten?
• Sind Zahlungsziel und IBAN korrekt?
• Benötigt der Auftraggeber eine Kostenstelle, Bestellnummer oder einen Leistungsnachweis?
• Ist geklärt, ob PDF genügt oder eine E-Rechnung beziehungsweise ein spezielles B2G-Format verlangt wird?
• Kann die versandte Rechnung in der maßgeblichen Form acht Jahre aufbewahrt werden?

Häufige Fehler bei der Honorarabrechnung

Fehler	Warum problematisch?	Besser
Berufsbezeichnung automatisch als Steuerbefreiung verstehen	Nicht jede Dozenten- oder Unterrichtsleistung ist steuerfrei	konkreten Tatbestand nach § 4 UStG prüfen
Kleinunternehmer mit 0 % Umsatzsteuer abrechnen	§ 19 UStG ist eine Steuerbefreiung	Hinweis auf Kleinunternehmerbefreiung verwenden
Reisekosten pauschal steuerfrei weiterberechnen	eigene Auslagen gehören häufig zum Entgelt	durchlaufende Posten und eigene Kosten unterscheiden
Leistung nur „Unterricht“ nennen	zu wenig Aussagekraft für Prüfung und Buchhaltung	Thema, Umfang und Zeitraum angeben
Rechnungsnummer doppelt vergeben	eindeutige Identifikation fehlt	festes Nummernsystem verwenden
Bankverbindung als gesetzliche Pflichtangabe darstellen	steuerliche und praktische Angaben werden vermischt	Pflichtangaben und freiwillige Angaben trennen
PDF automatisch als E-Rechnung bezeichnen	ein einfaches PDF ist nur eine sonstige Rechnung	strukturiertes Format verwenden, wenn erforderlich
nur PDF-Ansicht einer E-Rechnung archivieren	strukturierter Originaldatensatz kann verloren gehen	maßgeblichen strukturierten Teil aufbewahren

Häufige Fragen zur Honorarrechnung

Was ist der Unterschied zur normalen Rechnung?

Rechtlich besteht grundsätzlich kein eigener Rechnungstyp nur wegen des Begriffs Honorar. Eine Honorarrechnung ist eine Rechnung über eine Leistung, für die ein Honorar vereinbart wurde. Die steuerlichen Pflichtangaben richten sich nach dem jeweiligen Umsatz und nicht nach der Überschrift des Dokuments.

Dürfen nur Freiberufler damit abrechnen?

Nein. Der Begriff wird zwar häufig von Freiberuflern verwendet, eine Honorarrechnung kann aber grundsätzlich auch von anderen selbstständig tätigen Unternehmern für honorarbasierte Dienstleistungen genutzt werden. Die steuerliche Einordnung der Tätigkeit ist davon getrennt zu prüfen.

Ist die Rechnung eines Dozenten automatisch umsatzsteuerfrei?

Nein. Für bestimmte Schul-, Hochschul-, Ausbildungs-, Fortbildungs- und Unterrichtsleistungen können Steuerbefreiungen nach § 4 Nr. 21 UStG gelten. Ob eine Honorarrechnung steuerfrei ist, hängt von der konkreten Leistung, dem Leistenden und teilweise von der Bildungseinrichtung ab.

Was gehört auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?

Für Kleinunternehmer gelten die Mindestangaben nach § 34a UStDV. Die Honorarrechnung muss unter anderem Namen und Anschriften, steuerliche Identifikation, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG enthalten.

Muss die Rechnung unterschrieben werden?

Eine Unterschrift gehört bei einer normalen Rechnung nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Für die Honorarrechnung ist daher regelmäßig keine handschriftliche Unterschrift erforderlich, sofern Vertrag oder besondere Vorschriften nichts anderes verlangen.

Wie werden Fahrtkosten behandelt?

Sie können vereinbarte Fahrtkosten als eigene Position ausweisen. Umsatzsteuerlich sind eigene Reiseaufwendungen jedoch nicht automatisch steuerfreie Auslagen. Bei einer steuerpflichtigen Hauptleistung gehören weiterberechnete Nebenkosten häufig zum Entgelt. Echte durchlaufende Posten setzen andere Voraussetzungen voraus.

Kann ich das Dokument als PDF versenden?

Ein PDF kann im Rahmen einer zulässigen sonstigen Rechnung weiterhin verwendet werden. Es ist jedoch keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Für B2B-Umsätze sollten Sie deshalb prüfen, ob die aktuelle Übergangsregelung greift oder bereits ein strukturiertes Format erforderlich beziehungsweise vom Auftraggeber verlangt ist.

Wie lange muss die Rechnung aufbewahrt werden?

Ein Doppel der ausgestellten sowie erhaltene Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer elektronischen Honorarrechnung muss die steuerlich relevante Originalform erhalten bleiben; bei E-Rechnungen betrifft dies insbesondere den strukturierten Datenteil.

Muss die Bankverbindung auf die Rechnung?

Nein. Die Bankverbindung ist keine allgemeine Pflichtangabe des § 14 Abs. 4 UStG. Für eine Honorarrechnung ist sie dennoch sehr sinnvoll, weil der Auftraggeber unmittelbar erkennen kann, wohin er den Rechnungsbetrag überweisen soll.

Fazit: Honorar nachvollziehbar und steuerlich passend abrechnen

Eine Honorarrechnung ist keine eigene rechtliche Sonderform, sondern eine Rechnung über eine honorierte selbstständige Leistung. Deshalb stehen zunächst die allgemeinen Rechnungsvorschriften im Mittelpunkt. Für Dozenten und Lehrer kommen häufig zusätzliche Fragen zur Umsatzsteuerbefreiung von Bildungsleistungen hinzu.

Die wichtigste Grundlage einer guten Honorarrechnung ist eine eindeutige Leistungsbeschreibung. Thema, Leistungszeitraum, Anzahl der Stunden beziehungsweise Unterrichtseinheiten und Honorarsatz sollten so dargestellt werden, dass der Auftraggeber die Abrechnung unmittelbar nachvollziehen kann.

Prüfen Sie anschließend den Steuerfall. Regelbesteuerung, Kleinunternehmerregelung und Steuerbefreiung bei Bildungsleistungen dürfen nicht miteinander verwechselt werden. Eine Honorarrechnung ohne gesonderte Umsatzsteuer kann aus unterschiedlichen Gründen entstehen, die jeweils anders zu dokumentieren sind.

Auch Reise- und Materialkosten verdienen Aufmerksamkeit. Nicht jede weiterberechnete Ausgabe ist ein durchlaufender Posten. Bei einer steuerpflichtigen Leistung können Nebenkosten Teil des Entgelts sein und entsprechend steuerlich behandelt werden müssen.

Für die Zukunft wird zudem die E-Rechnung immer wichtiger. Wenn Sie regelmäßig Honorarrechnung an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber senden, sollten Sie sich frühzeitig mit XRechnung, ZUGFeRD, strukturierten Rechnungsdaten und den Anforderungen Ihrer Auftraggeber vertraut machen.

Die kostenlose Vorlage der Bildungsbibel bietet einen schnellen Einstieg. Bei häufiger Abrechnung ist jedoch ein geeignetes Rechnungs- oder Buchhaltungssystem meist die stabilere Lösung, weil es Nummernkreise, Kundendaten, E-Rechnung, Archivierung und Mahnwesen besser unterstützt.

Weiterführende Informationen

• Weitere Infos zur Rechnungserstellung mit Hinweisen zu Pflichtangaben
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 4 UStG – Steuerbefreiungen, unter anderem Bildungsleistungen
• § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
• Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung
• Lernen Sie mehr über die E-Rechnung.
• Für die Buchhaltung: Buchhaltungssoftware Vergleich