Forderungen buchen: Zahlungseingang, Buchungssatz, Skonto, Teilzahlung und Beispiele

Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Geschäftsfälle buchen – Forderungen buchen bei Zahlung einer Rechnung, Buchungssatz & Beispiel

Das Wichtigste zum Zahlungseingang im Überblick

Wenn ein Kunde eine bereits gebuchte Rechnung vollständig überweist, müssen Sie beim Forderungen buchen nur noch den Zahlungseingang auf dem Bankkonto und die Minderung der offenen Forderung erfassen.

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Aktivkonto, das durch die Zahlung abnimmt.
• Bank: Aktivkonto, das durch den Zahlungseingang zunimmt.
• Buchungssatz: Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
• Bilanzveränderung: Aktivtausch.
• Umsatzsteuer: Bei vollständiger Zahlung ohne Preisnachlass wird sie grundsätzlich nicht erneut gebucht.
• Teilzahlung: Nur der tatsächlich gezahlte Betrag vermindert die Forderung.
• Skonto: Erlös und Umsatzsteuer müssen gegebenenfalls korrigiert werden.
• Forderungsausfall: Bei Uneinbringlichkeit können Wertberichtigung und Umsatzsteuerkorrektur notwendig werden.

Tipp der Bildungsbibel: Beim Forderungen buchen sollten Sie immer zuerst klären, ob Sie gerade die Ausgangsrechnung selbst oder nur deren spätere Bezahlung erfassen. Rechnungsausgang und Zahlungseingang sind zwei unterschiedliche Geschäftsvorfälle.

Was sind Forderungen aus Lieferungen und Leistungen?

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen entstehen, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen verkauft, der Kunde aber nicht sofort bezahlt. Das Unternehmen hat dann einen rechtlichen und wirtschaftlichen Anspruch auf Zahlung.

Beispiel: Die Freund GmbH verkauft einem Kunden einen Gegenstand für 2.000 Euro netto zuzüglich 380 Euro Umsatzsteuer. Der Kunde erhält ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Die Freund GmbH besitzt damit eine Forderung von insgesamt 2.380 Euro.

Nach der handelsrechtlichen Bilanzgliederung gehören Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zum Umlaufvermögen. Sie werden auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen. Wenn Sie Forderungen buchen, arbeiten Sie deshalb grundsätzlich mit einem Aktivkonto.

Wann entsteht eine Forderung?

Eine Forderung entsteht typischerweise, wenn eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde und der Kunde den Rechnungsbetrag erst später bezahlen muss. Für die Buchhaltung ist damit nicht der spätere Zahlungseingang entscheidend, sondern der zugrunde liegende Geschäftsvorfall.

Ein typischer Ablauf besteht aus mehreren Schritten:

1. Ein Kunde bestellt eine Ware oder Dienstleistung.
2. Das Unternehmen erbringt die Leistung.
3. Eine Ausgangsrechnung wird erstellt.
4. Die Forderung gegenüber dem Kunden wird gebucht.
5. Die Rechnung erscheint als offener Posten.
6. Der Kunde bezahlt später.
7. Beim Zahlungseingang wird die Forderung ausgeglichen.

Wenn Sie Forderungen buchen, müssen Sie deshalb zwischen Entstehung und Ausgleich unterscheiden.

Ausgangsrechnung und Zahlung getrennt behandeln

Beim Rechnungsausgang entstehen Forderung, Erlös und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Beim späteren Zahlungseingang wird dagegen grundsätzlich nur die Forderung gegen Bank oder ein anderes Zahlungsmittelkonto ausgeglichen.

Vorgang	Typische Buchungswirkung
Ausgangsrechnung	Forderung entsteht, Erlös und Umsatzsteuer werden erfasst.
Zahlungseingang	Bank steigt, Forderung sinkt.

Gerade bei Prüfungsaufgaben ist diese Trennung entscheidend. Wenn Sie beim Zahlungseingang nochmals Erlös und Umsatzsteuer buchen, würden Sie denselben Umsatz doppelt erfassen.

Beispiel: Ausgangsrechnung zunächst buchen

Die Freund GmbH stellt einem Kunden eine Rechnung über 2.000 Euro netto zuzüglich 380 Euro Umsatzsteuer. Die Rechnung wird auf Ziel gestellt.

Nettoerlös	2.000 Euro
Umsatzsteuer	380 Euro
Bruttoforderung	2.380 Euro

Der vereinfachte Buchungssatz für den Rechnungsausgang lautet:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2.380 Euro an Umsatzerlöse 2.000 Euro und Umsatzsteuer 380 Euro

Damit wurde die Forderung aufgebaut. Erst wenn der Kunde später überweist, müssen Sie erneut Forderungen buchen.

Geschäftsfall: Kunde begleicht die Ausgangsrechnung

Der Kunde der Freund GmbH bezahlt die offene Rechnung von 2.380 Euro vollständig per Banküberweisung.

Beim Forderungen buchen sind jetzt nur noch zwei Konten betroffen:

• Bank und
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Der Erlös und die Umsatzsteuer wurden bereits beim Rechnungsausgang erfasst und werden bei der normalen vollständigen Zahlung nicht nochmals gebucht.

Kontenanalyse Schritt für Schritt

Bankkonto

Durch die Überweisung des Kunden erhöht sich das Bankguthaben. Das Konto Bank ist ein Aktivkonto. Eine Mehrung eines Aktivkontos wird im Soll gebucht.

• Kontenart: Aktivkonto
• Veränderung: Mehrung
• Buchungsseite: Soll
• Betrag: 2.380 Euro

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Durch die Zahlung besitzt die Freund GmbH keinen offenen Anspruch mehr gegenüber dem Kunden. Das Forderungskonto nimmt ab. Forderungen sind Aktivkonten und werden bei einer Minderung im Haben gebucht.

• Kontenart: Aktivkonto
• Veränderung: Minderung
• Buchungsseite: Haben
• Betrag: 2.380 Euro

Kontenanalyse als Tabelle

Konto	Kontenart	Veränderung	Buchungsseite	Betrag
Bank	Aktivkonto	Mehrung	Soll	2.380 Euro
Forderungen a. LL	Aktivkonto	Minderung	Haben	2.380 Euro

Damit können Sie den Buchungssatz logisch herleiten, statt ihn lediglich auswendig zu lernen.

Buchungssatz beim Zahlungseingang

Wenn Sie Forderungen buchen und der Kunde eine bereits erfasste Ausgangsrechnung vollständig per Bank bezahlt, lautet der Buchungssatz:

Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2.380 Euro

Das Bankguthaben steigt um 2.380 Euro und die Forderung gegenüber dem Kunden wird in derselben Höhe ausgeglichen.

Warum wird die Umsatzsteuer nicht erneut gebucht?

Die Umsatzsteuer wurde bereits bei der Ausgangsrechnung berücksichtigt. Bei der späteren vollständigen Zahlung ohne Preisänderung verändert sich lediglich die Zusammensetzung des Vermögens.

Vor Zahlung besitzt das Unternehmen eine Forderung. Nach Zahlung besitzt es stattdessen Bankguthaben. Der Umsatz selbst entsteht durch den Zahlungseingang nicht ein zweites Mal.

Wenn Sie Forderungen buchen, gilt bei normalem vollständigem Zahlungseingang daher:

Vorgang	Soll	Haben
Ausgangsrechnung	Forderungen 2.380 €	Umsatzerlöse 2.000 € + Umsatzsteuer 380 €
Zahlung	Bank 2.380 €	Forderungen 2.380 €

Warum liegt ein Aktivtausch vor?

Beim Zahlungseingang sind zwei Aktivkonten betroffen. Das Bankkonto nimmt zu, während die Forderung im gleichen Umfang abnimmt.

• Bank + 2.380 Euro
• Forderungen – 2.380 Euro

Die Summe des Vermögens verändert sich dadurch nicht. Es findet lediglich eine Umschichtung innerhalb der Aktivseite statt. Dies bezeichnet man als Aktivtausch.

Bilanzwirkung am Beispiel

Angenommen, die Freund GmbH besitzt vor dem Zahlungseingang 20.000 Euro Bankguthaben und Forderungen von insgesamt 10.000 Euro. Davon entfallen 2.380 Euro auf den betreffenden Kunden.

Aktivposten	Vor Zahlung	Veränderung	Nach Zahlung
Bank	20.000 €	+2.380 €	22.380 €
Forderungen	10.000 €	-2.380 €	7.620 €
Summe	30.000 €	0 €	30.000 €

Der Aktivtausch wird dadurch unmittelbar sichtbar.

Zahlung in bar statt per Bank

Bezahlt der Kunde eine offene Rechnung bar, wird beim Forderungen buchen anstelle des Bankkontos die Kasse angesprochen.

Der Buchungssatz lautet:

Kasse an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Auch hier liegt ein Aktivtausch vor. Die Kasse nimmt zu, während die Forderung abnimmt.

Teilzahlung eines Kunden buchen

Ein Kunde muss eine Rechnung nicht zwingend in einer einzigen Zahlung begleichen. Wird nur ein Teilbetrag überwiesen, bleibt der Rest als Forderung bestehen.

Beispiel: Eine offene Forderung beträgt 2.380 Euro. Der Kunde zahlt zunächst 1.000 Euro.

Beim Forderungen buchen lautet der Buchungssatz:

Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.000 Euro

Die verbleibende Forderung beträgt:

2.380 Euro – 1.000 Euro = 1.380 Euro

Der offene Posten wird also nicht vollständig ausgeglichen, sondern nur um den Zahlungseingang vermindert.

Mehrere Teilzahlungen richtig zuordnen

Bei mehreren Teilzahlungen sollte jeder Zahlungseingang eindeutig dem betreffenden Debitor und möglichst der konkreten Rechnung zugeordnet werden.

Beispiel einer Rechnung über 3.000 Euro:

Vorgang	Zahlung	Restforderung
Ausgangsrechnung	–	3.000 €
1. Teilzahlung	1.000 €	2.000 €
2. Teilzahlung	1.500 €	500 €
3. Teilzahlung	500 €	0 €

Wenn Sie Forderungen buchen, wird bei jeder Zahlung nur der tatsächlich eingegangene Betrag gegen die Forderung gebucht.

Forderungen mit Skonto buchen

Komplexer wird der Zahlungseingang, wenn Sie dem Kunden Skonto eingeräumt haben. Nutzt der Kunde diesen Preisnachlass fristgerecht, erhalten Sie weniger Geld als ursprünglich in der Forderung erfasst wurde.

Beispiel: Die ursprüngliche Forderung beträgt 1.190 Euro. Sie gewähren 2 Prozent Skonto.

ursprüngliche Forderung	1.190,00 €
2 % Skonto	23,80 €
Zahlungseingang	1.166,20 €

Der Skontobetrag enthält bei einem ursprünglichen Steuersatz von 19 Prozent:

• 20,00 Euro Netto-Skonto und
• 3,80 Euro Umsatzsteuerkorrektur.

Wenn Sie Forderungen buchen und der Kunde Skonto abzieht, reicht deshalb die reine Buchung Bank an Forderungen nicht aus. Zusätzlich müssen die Erlösschmälerung und die entsprechende Umsatzsteuerkorrektur berücksichtigt werden.

Warum muss bei Skonto die Umsatzsteuer korrigiert werden?

Durch den Skontoabzug vermindert sich das tatsächlich vereinnahmte Entgelt. § 17 UStG sieht bei einer Änderung der Bemessungsgrundlage grundsätzlich eine Berichtigung des Steuerbetrags vor.

Damit unterscheidet sich der Skontofall wesentlich von der normalen Vollzahlung. Beim normalen Forderungen buchen bleibt der ursprünglich gebuchte Umsatz unverändert. Beim Skonto sinken dagegen Nettoerlös und Umsatzsteuer.

Rabatt und Skonto nicht verwechseln

Ein Rabatt wird regelmäßig bereits bei der Erstellung der Rechnung berücksichtigt. Die Forderung entsteht dann nur in Höhe des bereits verminderten Rechnungsbetrags.

Skonto wird dagegen typischerweise erst bei rechtzeitiger Zahlung in Anspruch genommen.

Merkmal	Rabatt	Skonto
Zeitpunkt	vor oder bei Rechnungsstellung	bei Zahlung
Forderung	bereits vermindert	wurde zunächst vollständig gebucht
Korrektur beim Zahlungseingang	regelmäßig nicht nötig	Erlös- und Steuerkorrektur erforderlich

Gutschrift und Rechnungskorrektur

Eine Forderung kann sich auch nachträglich vermindern, beispielsweise wenn ein Kunde Ware zurückgibt, eine Reklamation anerkannt wird oder ein Preis nachträglich reduziert wird.

Beispiel:

ursprüngliche Forderung	2.000 €
Rechnungskorrektur	-300 €
neue offene Forderung	1.700 €

Bevor Sie anschließend den Zahlungseingang und die restlichen Forderungen buchen, muss die Korrektur ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Debitorenkonto statt allgemeinem Forderungskonto

In der praktischen Buchhaltung wird häufig nicht jede Kundenrechnung unmittelbar nur über das allgemeine Sachkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen geführt. Stattdessen erhält jeder Kunde ein eigenes Debitorenkonto.

Wenn Sie Forderungen buchen, kann der praktische Ablauf deshalb so aussehen:

1. Der Kunde wird als Debitor angelegt.
2. Die Ausgangsrechnung wird auf seinem Debitorenkonto erfasst.
3. Die Rechnung erscheint als offener Posten.
4. Der Zahlungseingang wird dem Kunden zugeordnet.
5. Der offene Posten wird ganz oder teilweise ausgeglichen.

Die Summe der Debitorensalden wird über ein Sammelkonto mit dem Hauptbuch verbunden. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag über Kreditoren, Debitoren und Personenkonten.

Offene-Posten-Liste nutzen

Eine Offene-Posten-Liste zeigt Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Für das Forderungsmanagement ist sie deshalb besonders wichtig.

Typische Angaben sind:

• Kunde beziehungsweise Debitor,
• Rechnungsnummer,
• Rechnungsdatum,
• Fälligkeitsdatum,
• ursprünglicher Rechnungsbetrag,
• bereits geleistete Teilzahlungen,
• noch offener Betrag.

Nachdem Sie Forderungen buchen, kann die OP-Liste damit als Kontrollinstrument für ausstehende Kundenzahlungen dienen.

Fälligkeit und Zahlungsziel überwachen

Eine Rechnung enthält häufig ein Zahlungsziel. Dieses legt fest, bis wann der Kunde bezahlen soll. Beispiele sind 14, 30 oder 60 Tage.

Für ein wirksames Forderungsmanagement sollten Unternehmen offene Forderungen regelmäßig nach Fälligkeit auswerten. Je länger Forderungen offen bleiben, desto höher kann das Risiko eines Zahlungsausfalls werden.

Beim Forderungen buchen ist deshalb nicht nur die richtige Kontierung wichtig. Ebenso relevant sind Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zahlungseingang und gegebenenfalls Mahnstatus.

Mahnwesen und Forderungsmanagement

Zahlt ein Kunde nicht rechtzeitig, sollte das Unternehmen die Forderung weiter überwachen und gegebenenfalls das Mahnwesen einleiten.

Ein typischer Prozess kann aus folgenden Schritten bestehen:

1. Rechnung erstellen.
2. Forderung buchen.
3. Fälligkeit überwachen.
4. Zahlungseingänge automatisch oder manuell zuordnen.
5. überfällige Rechnungen feststellen.
6. Zahlungserinnerung oder Mahnung versenden.
7. gegebenenfalls weitere rechtliche Schritte prüfen.

Weitere Grundlagen finden Sie beim Forderungsmanagement und Factoring.

Zweifelhafte Forderungen erkennen

Ist unsicher, ob ein Kunde eine offene Rechnung vollständig bezahlen wird, kann aus einer einwandfreien Forderung eine zweifelhafte Forderung werden.

Anzeichen können beispielsweise sein:

• mehrfach erfolglose Mahnungen,
• bekannte Zahlungsschwierigkeiten des Kunden,
• laufende Insolvenzverfahren,
• ernsthafte Einwendungen gegen die Forderung,
• erfolglose Vollstreckungsmaßnahmen.

Beim Forderungen buchen am Jahresende reicht es deshalb nicht immer, nur den ursprünglichen Rechnungsbetrag zu betrachten. Forderungen müssen auch hinsichtlich ihrer Werthaltigkeit geprüft werden.

Forderungen am Bilanzstichtag bewerten

Forderungen gehören grundsätzlich zum Umlaufvermögen. Für Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens enthält § 253 HGB Bewertungsvorschriften. Ist der beizulegende Wert am Abschlussstichtag niedriger als der Buchwert, kann beziehungsweise muss eine entsprechende Wertminderung berücksichtigt werden.

Deshalb werden Forderungen zum Jahresabschluss häufig in verschiedene Gruppen eingeteilt:

Forderungsart	Bedeutung
einwandfreie Forderung	vollständige Zahlung wird erwartet
zweifelhafte Forderung	Zahlung ist teilweise oder vollständig unsicher
uneinbringliche Forderung	mit Zahlung ist nicht mehr zu rechnen

Einzelwertberichtigung bei zweifelhaften Forderungen

Bei konkreten Ausfallrisiken kann eine Einzelwertberichtigung erforderlich sein. Dabei wird das erkennbare Risiko einer bestimmten Forderung berücksichtigt.

Beispiel: Ein Kunde schuldet noch 10.000 Euro netto. Nach Prüfung wird erwartet, dass voraussichtlich nur 60 Prozent des relevanten Forderungsbetrags realisiert werden können. Das konkrete Ausfallrisiko muss entsprechend bewertet werden.

Diese Bewertung ist ein eigener Geschäftsvorfall und darf nicht mit dem normalen Forderungen buchen beim Zahlungseingang verwechselt werden.

Pauschalwertberichtigung

Neben bekannten Einzelrisiken können auch allgemeine Risiken im Forderungsbestand bestehen. Dazu zählen beispielsweise erfahrungsgemäße Zahlungsausfälle, die bei einzelnen Kunden noch nicht konkret feststehen.

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten kann deshalb zusätzlich eine Pauschalwertberichtigung auf geeignete Forderungsbestände relevant sein. Die konkrete handels- und steuerrechtliche Behandlung sollte sorgfältig geprüft werden.

Uneinbringliche Forderung buchen

Eine Forderung gilt als uneinbringlich, wenn nach den konkreten Umständen nicht mehr mit einer Zahlung gerechnet werden kann. In diesem Fall muss die Forderung grundsätzlich ausgebucht werden.

Typische Situationen können beispielsweise sein:

• eine Insolvenz ohne zu erwartende Quote,
• erfolglose Zwangsvollstreckung,
• ein endgültiger Forderungsverzicht oder
• andere eindeutige Nachweise der Uneinbringlichkeit.

Wenn Sie uneinbringliche Forderungen buchen, entsteht aus dem Ausfall grundsätzlich ein Aufwand. Zusätzlich muss die umsatzsteuerliche Behandlung geprüft werden.

Umsatzsteuer bei uneinbringlicher Forderung korrigieren

Wurde die Umsatzsteuer ursprünglich bereits aufgrund der Ausgangsrechnung erfasst und wird das vereinbarte Entgelt später uneinbringlich, sieht § 17 Abs. 2 UStG grundsätzlich eine Berichtigung vor.

Wird ein zunächst als uneinbringlich behandelter Betrag später doch noch vereinnahmt, ist die Steuer erneut entsprechend zu berichtigen.

Damit unterscheidet sich der Forderungsausfall vom normalen Forderungen buchen beim Zahlungseingang erheblich.

Beispiel für einen vollständigen Forderungsausfall

Ein Kunde schuldet 1.190 Euro brutto. Darin sind 190 Euro Umsatzsteuer enthalten. Die Forderung wird endgültig uneinbringlich.

Wirtschaftlich setzt sich der Betrag zusammen aus:

Nettoforderung	1.000 Euro
Umsatzsteuer	190 Euro
Bruttoforderung	1.190 Euro

Bei der Ausbuchung muss der tatsächliche Forderungsverlust vom zu korrigierenden Umsatzsteuerbetrag getrennt werden. Der genaue Buchungssatz hängt unter anderem vom verwendeten Kontenrahmen und der bisherigen Behandlung der Forderung ab.

Spätere Zahlung einer abgeschriebenen Forderung

In seltenen Fällen kann ein Kunde eine bereits als uneinbringlich ausgebuchte Forderung später doch noch ganz oder teilweise bezahlen.

Dann handelt es sich nicht mehr um den normalen Ausgleich einer offenen Forderung, denn diese wurde bereits ausgebucht. Die spätere Zahlung muss als nachträglicher Zahlungseingang entsprechend der bisherigen Buchungs- und Steuerbehandlung erfasst werden.

Nach § 17 UStG ist bei einer späteren Vereinnahmung auch eine zuvor vorgenommene Umsatzsteuerberichtigung erneut anzupassen.

Forderungen und Anzahlungen unterscheiden

Nicht jeder Zahlungseingang eines Kunden gleicht eine Forderung aus. Bezahlt ein Kunde beispielsweise vor Erbringung der vereinbarten Leistung, kann eine erhaltene Anzahlung vorliegen.

Bevor Sie Forderungen buchen, sollten Sie deshalb immer prüfen:

• Existiert bereits eine Ausgangsrechnung?
• Wurde die Leistung bereits erbracht?
• Gibt es bereits eine offene Forderung?
• Oder handelt es sich um eine Vorauszahlung?

Forderungen und sonstige Forderungen unterscheiden

Das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird nur für Ansprüche verwendet, die aus den gewöhnlichen Lieferungen und Leistungen des Unternehmens resultieren.

Andere Ansprüche können als sonstige Vermögensgegenstände oder auf speziellen Forderungskonten erfasst werden.

Nach § 266 HGB werden beispielsweise Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen gegen verbundene Unternehmen und sonstige Vermögensgegenstände getrennt ausgewiesen.

Fremdwährungsforderungen als Sonderfall

Wird eine Ausgangsrechnung in einer Fremdwährung gestellt, kann sich der Wechselkurs zwischen Rechnungsausgang und Zahlung verändern.

Dadurch können beim Forderungen buchen zusätzlich Kursgewinne oder Kursverluste entstehen. Ein Zahlungseingang in Fremdwährung ist deshalb komplexer als das einfache Schema Bank an Forderungen.

Für grundlegende Lernaufgaben wird normalerweise von einer Rechnung in Euro ohne Wechselkursänderungen ausgegangen.

Factoring: Forderung an einen Factor verkaufen

Unternehmen müssen nicht jede Forderung bis zum Zahlungseingang des ursprünglichen Kunden selbst halten. Beim Factoring werden Forderungen an einen Factor übertragen.

Dadurch kann Liquidität früher verfügbar werden. Abhängig von der Vertragsgestaltung übernimmt der Factor zusätzlich Aufgaben wie Debitorenmanagement, Mahnwesen oder Ausfallrisiken.

Das Forderungen buchen beim Factoring unterscheidet sich deshalb vom normalen Zahlungseingang eines Kunden. Weitere Informationen erhalten Sie im Beitrag zum Forderungsmanagement mit Factoring.

Journal oder Grundbuch: Zahlung erfassen

Wenn Sie Forderungen buchen, wird der Geschäftsfall zunächst chronologisch im Journal beziehungsweise Grundbuch erfasst.

Typische Informationen sind Buchungsdatum, Belegnummer, Konten, Betrag und Buchungstext. In einer digitalen Buchhaltung kann der Kontoauszug zusätzlich mit dem offenen Debitorenposten verknüpft werden.

Forderungen im Hauptbuch buchen

Automatische Zuordnung von Zahlungseingängen

Moderne Buchhaltungsprogramme können Bankumsätze importieren und anhand verschiedener Merkmale einem offenen Debitorenposten zuordnen.

Typische Zuordnungsmerkmale sind:

• Rechnungsnummer,
• Kundennummer,
• IBAN,
• Zahlungsbetrag,
• Verwendungszweck.

Automatisierung erleichtert das Forderungen buchen, dennoch müssen unklare oder abweichende Zahlungen geprüft werden.

Was passiert bei einer Überzahlung?

Zahlt ein Kunde versehentlich mehr als den offenen Rechnungsbetrag, kann nicht einfach die gesamte Zahlung gegen die ursprüngliche Forderung gebucht werden.

Beispiel: Offene Forderung 1.000 Euro, Zahlungseingang 1.100 Euro.

Die ursprüngliche Forderung kann nur in Höhe von 1.000 Euro ausgeglichen werden. Für die zusätzlichen 100 Euro muss geklärt werden, ob:

• eine weitere offene Rechnung existiert,
• eine Vorauszahlung vorliegt oder
• der Betrag an den Kunden zurückgezahlt werden muss.

Auch solche Differenzen müssen beim Forderungen buchen nachvollziehbar behandelt werden.

Was passiert bei einer Unterzahlung?

Bei einer Unterzahlung verbleibt grundsätzlich ein Restbetrag offen, sofern kein berechtigter Preisnachlass oder anderer Ausgleichsgrund vorliegt.

Beispiel: Forderung 1.000 Euro, Kunde überweist 990 Euro.

Bevor Sie die verbleibenden 10 Euro ausbuchen, sollte geklärt werden, ob:

• Skonto berechtigt abgezogen wurde,
• eine Gutschrift fehlt,
• eine Bankgebühr oder Fremdwährungsdifferenz vorliegt oder
• der Kunde tatsächlich zu wenig bezahlt hat.

Forderungsalter analysieren

Für das Forderungsmanagement kann es sinnvoll sein, offene Forderungen nach ihrem Alter zu gruppieren. Eine solche Altersstrukturanalyse zeigt, wie lange Rechnungen bereits offen sind.

Beispielhafte Altersklasse	Mögliche Bedeutung
noch nicht fällig	normaler offener Posten
1 bis 30 Tage überfällig	Zahlungserinnerung prüfen
31 bis 60 Tage überfällig	erhöhte Aufmerksamkeit
61 bis 90 Tage überfällig	Ausfallrisiko genauer prüfen
über 90 Tage	individuelle Prüfung besonders wichtig

Das Alter allein entscheidet nicht über die Werthaltigkeit einer Forderung, kann aber ein wichtiges Signal für das Forderungsmanagement sein.

Digitale Buchführung und GoBD

Auch beim Forderungen buchen müssen digitale Buchungen nachvollziehbar und prüfbar bleiben. Das gilt beispielsweise für Ausgangsrechnungen, Debitorenbuchungen, Bankdaten und Zuordnungen von Zahlungseingängen.

Die GoBD betreffen unter anderem die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD aufgrund gesetzlicher Änderungen und der Einführung der E-Rechnung angepasst.

Für den praktischen Ablauf bedeutet dies unter anderem, dass nachvollziehbar sein sollte:

• welcher Ausgangsbeleg die Forderung ausgelöst hat,
• welcher Kunde betroffen ist,
• welcher Zahlungseingang zugeordnet wurde,
• ob ein offener Posten vollständig oder teilweise ausgeglichen wurde.

Typische Fehler beim Forderungen buchen

Fehler	Warum falsch?	Richtige Vorgehensweise
Forderungen an Bank buchen	Soll und Haben sind beim Zahlungseingang vertauscht.	Bank an Forderungen buchen.
Umsatzsteuer nochmals erfassen	Sie wurde bereits bei der Ausgangsrechnung gebucht.	Bei normaler Zahlung nur Bank und Forderungen verwenden.
Erlös beim Zahlungseingang erneut buchen	Der Umsatz würde doppelt erfasst.	Erlös nur beim ursprünglichen Geschäftsvorfall berücksichtigen.
Teilzahlung vollständig ausbuchen	Ein Restbetrag bleibt offen.	Nur den tatsächlichen Zahlungseingang ausgleichen.
Skonto als normale Zahlung behandeln	Entgelt und Umsatzsteuer werden verändert.	Skonto und Steuerkorrektur berücksichtigen.
uneinbringliche Forderung stehen lassen	Die Forderung ist nicht mehr werthaltig.	Ausfall und Umsatzsteuerkorrektur prüfen.
Zahlung falschem Debitor zuordnen	Offene Posten stimmen anschließend nicht.	Rechnung, Kunde und Zahlung eindeutig abstimmen.

Lernschema für Studium und Prüfung

Mit einer festen Reihenfolge können Sie Aufgaben zum Forderungen buchen schnell und sicher lösen:

1. Geschäftsfall lesen: Hat der Kunde eine bereits gebuchte Rechnung bezahlt?
2. Zahlungsweg erkennen: Bank oder Kasse?
3. Offenen Betrag bestimmen: Wie hoch ist die Forderung?
4. Forderung analysieren: Aktivkonto, Minderung im Haben.
5. Zahlungsmittelkonto analysieren: Bank oder Kasse nimmt zu und steht im Soll.
6. Sonderfall prüfen: Vollzahlung, Teilzahlung, Skonto oder Korrektur?
7. Buchungssatz bilden.
8. Offenen Posten kontrollieren: Ist die Forderung vollständig ausgeglichen?

Übungsaufgabe 1: vollständiger Zahlungseingang

Eine bereits gebuchte Kundenforderung von 5.950 Euro wird vollständig per Bank überwiesen.

Aufgabe: Bilden Sie den Buchungssatz.

Lösung

Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 5.950 Euro

Das Bankkonto nimmt zu und die Forderung wird vollständig ausgeglichen.

Übungsaufgabe 2: Barzahlung

Ein Kunde begleicht eine offene Forderung von 595 Euro bar.

Lösung

Kasse an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 595 Euro

Übungsaufgabe 3: Teilzahlung

Eine offene Forderung beträgt 4.000 Euro. Der Kunde überweist zunächst 1.500 Euro.

Lösung

Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.500 Euro

Danach verbleibt eine Forderung von 2.500 Euro.

Übungsaufgabe 4: Fehler erkennen

Eine bereits gebuchte Ausgangsrechnung über 1.190 Euro wird vollständig bezahlt. Ein Lernender bucht:

Bank 1.190 Euro an Umsatzerlöse 1.000 Euro und Umsatzsteuer 190 Euro.

Frage: Was ist falsch?

Lösung

Erlös und Umsatzsteuer wurden bereits bei der Ausgangsrechnung erfasst. Beim späteren Zahlungseingang wird nur die Forderung ausgeglichen.

Richtig lautet der Buchungssatz:

Bank an Forderungen 1.190 Euro

Übungsaufgabe 5: Überzahlung erkennen

Eine offene Kundenforderung beträgt 2.000 Euro. Auf dem Bankkonto gehen 2.100 Euro ein.

Frage: Können die gesamten 2.100 Euro gegen die Forderung gebucht werden?

Lösung

Nein. Die bestehende Forderung beträgt nur 2.000 Euro. Für die zusätzlichen 100 Euro muss geprüft werden, ob eine andere Rechnung, eine Vorauszahlung oder eine versehentliche Überzahlung vorliegt.

Merksätze für die Prüfung

• Forderungen sind Aktivkonten.
• Mehrungen von Forderungen stehen im Soll.
• Minderungen von Forderungen stehen im Haben.
• Bank und Kasse sind ebenfalls Aktivkonten.
• Zahlungseingang erhöht Bank oder Kasse im Soll.
• Vollständige Bankzahlung: Bank an Forderungen.
• Rechnungsausgang und Zahlungseingang sind getrennte Geschäftsvorfälle.
• Bei normaler Zahlung wird die Umsatzsteuer nicht nochmals gebucht.
• Skonto und Forderungsausfall können eine Steuerkorrektur auslösen.

Checkliste für den Zahlungseingang

Prüffrage	Erledigt?
Ist die Ausgangsrechnung bereits gebucht?	□
Ist der Kunde eindeutig identifiziert?	□
Stimmt der Zahlungseingang mit einer offenen Rechnung überein?	□
Vollzahlung oder Teilzahlung?	□
Wurde Skonto abgezogen?	□
Existiert eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur?	□
Bank oder Kasse als Zahlungsmittelkonto bestimmt?	□
Bank beziehungsweise Kasse im Soll gebucht?	□
Forderung im Haben gebucht?	□
Offener Posten danach korrekt?	□
Umsatzsteuerkorrektur notwendig?	□

Häufige Fragen zu Forderungen

Wie lautet der Buchungssatz, wenn ein Kunde bezahlt?

Bezahlt ein Kunde eine bereits gebuchte Ausgangsrechnung vollständig per Bank, lautet der Buchungssatz grundsätzlich Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Warum stehen Forderungen im Haben?

Beim Zahlungseingang nimmt die Forderung ab. Forderungen sind Aktivkonten und Minderungen eines Aktivkontos werden im Haben gebucht.

Warum steht Bank im Soll?

Durch die Zahlung des Kunden steigt das Bankguthaben. Bank ist ein Aktivkonto und eine Mehrung wird im Soll gebucht.

Welche Bilanzveränderung entsteht?

Beim normalen Zahlungseingang einer Forderung liegt ein Aktivtausch vor. Bank steigt, Forderungen sinken und die Bilanzsumme bleibt unverändert.

Wird Umsatzsteuer beim Zahlungseingang erneut gebucht?

Bei einer normalen vollständigen Zahlung ohne Änderung des Entgelts grundsätzlich nicht. Die Umsatzsteuer wurde bereits beim ursprünglichen Ausgangsumsatz erfasst.

Was passiert bei einer Teilzahlung?

Nur der tatsächlich gezahlte Betrag vermindert die Forderung. Der Rest bleibt als offener Posten bestehen.

Was passiert bei Skonto?

Beim Skonto erhält das Unternehmen weniger als die ursprüngliche Bruttoforderung. Neben dem Zahlungseingang müssen grundsätzlich die Erlösschmälerung und die entsprechende Umsatzsteuerkorrektur berücksichtigt werden.

Was ist eine zweifelhafte Forderung?

Eine zweifelhafte Forderung liegt vor, wenn konkrete Gründe dafür sprechen, dass der Kunde wahrscheinlich nicht vollständig bezahlen wird. Das Ausfallrisiko muss dann im Rahmen der Bewertung berücksichtigt werden.

Was ist eine uneinbringliche Forderung?

Eine Forderung ist uneinbringlich, wenn nach den konkreten Umständen nicht mehr mit einer Zahlung zu rechnen ist. Sie muss dann entsprechend ausgebucht werden; bei steuerpflichtigen Umsätzen ist zusätzlich § 17 UStG zu beachten.

Was ist ein Debitor?

Ein Debitor ist in der Buchhaltung ein Kunde, gegenüber dem das Unternehmen eine Forderung besitzt. In der Debitorenbuchhaltung erhält der Kunde regelmäßig ein eigenes Personenkonto.

Wann ist eine Forderung vollständig ausgeglichen?

Eine Forderung ist ausgeglichen, wenn kein offener Betrag mehr besteht. Das kann durch vollständige Zahlung, Verrechnung, berechtigte Gutschrift oder einen anderen rechtlich wirksamen Ausgleich erfolgen.

Fazit: Zahlungseingang und Umsatz sauber trennen

Forderungen buchen zu können, gehört zu den wichtigsten Grundlagen der Finanzbuchhaltung. Entscheidend ist zunächst die Trennung zwischen Entstehung und späterem Ausgleich einer Forderung.

Beim Rechnungsausgang wird die Forderung aufgebaut. Gleichzeitig werden der Erlös und gegebenenfalls die Umsatzsteuer erfasst. Bezahlt der Kunde die Rechnung später vollständig per Bank, wird nur noch Bank an Forderungen gebucht.

Beim normalen Zahlungseingang liegt ein Aktivtausch vor. Das Bankguthaben steigt und die Forderung sinkt in gleicher Höhe. Die Bilanzsumme verändert sich nicht.

Beim Forderungen buchen sollten Sie die Umsatzsteuer nicht erneut erfassen, sofern lediglich eine bereits gebuchte Rechnung ohne Entgeltänderung bezahlt wird. Anders ist dies beispielsweise bei Skonto, nachträglichen Preisänderungen oder uneinbringlichen Forderungen. In diesen Fällen kann nach § 17 UStG eine Umsatzsteuerkorrektur erforderlich sein.

In der praktischen Debitorenbuchhaltung kommen weitere Aufgaben hinzu. Dazu gehören offene Posten, Teilzahlungen, Zahlungszuordnung, Mahnwesen, Forderungsbewertung und gegebenenfalls Factoring.

Besondere Bedeutung besitzt die Bewertung zum Jahresabschluss. Einwandfreie Forderungen, zweifelhafte Forderungen und uneinbringliche Forderungen müssen voneinander unterschieden werden. Dadurch wird verhindert, dass Forderungen in der Bilanz mit einem Wert ausgewiesen werden, der wirtschaftlich voraussichtlich nicht mehr realisiert werden kann.

Die Bildungsbibel empfiehlt für Studium und Prüfung deshalb ein festes Schema: Zuerst feststellen, ob die Forderung bereits entstanden ist, anschließend den Zahlungseingang prüfen, Zahlungsmittelkonto und Forderung analysieren und erst danach den Buchungssatz bilden. Bei Abweichungen vom Rechnungsbetrag prüfen Sie zusätzlich Skonto, Teilzahlung, Gutschrift oder Forderungsausfall.

Wer diese Logik versteht, kann Forderungen buchen, ohne den Buchungssatz nur auswendig zu lernen, und zugleich komplexere Fälle der Debitorenbuchhaltung besser einordnen.

Weiterführende Informationen

• Lernen Sie das Buchen von Forderungen mit Personenkonten der Debitorenbuchhaltung.
• Hier lernen Sie, wie Sie eine Rechnung schreiben und erhalten eine Rechnungsvorlage für Excel.
• Mehr über Forderungsmanagement und Factoring erfahren.
• Weitere Geschäftsfälle buchen lernen.
• Die Grundlagen zum Aktivtausch vertiefen.
• Mehr zum Buchen auf Bestandskonten lernen.
• Die gesetzliche Bilanzgliederung unter § 266 HGB nachlesen.
• Die Bewertungsvorschriften nach § 253 HGB ansehen.
• Die Umsatzsteuerberichtigung bei Entgeltänderungen und uneinbringlichen Forderungen unter § 17 UStG nachlesen.