BGA buchen: Betriebs- und Geschäftsausstattung, Buchungssatz, Vorsteuer und Abschreibung

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Kurzüberblick: So buchen Sie den Kauf richtig

Wenn Sie BGA buchen, müssen Sie zuerst prüfen, was angeschafft wurde, ob das Wirtschaftsgut dem Anlagevermögen zuzuordnen ist und ob ein Vorsteuerabzug möglich ist. Anschließend bestimmen Sie Soll und Haben. Beim direkten Kauf per Bank steigt das Anlagevermögen, die abziehbare Vorsteuer wird im Soll erfasst und das Bankguthaben nimmt im Haben ab.

Prüfschritt	Frage	Folge
1. Wirtschaftsgut	Dient der Gegenstand dauerhaft dem Betrieb?	Prüfung auf Anlagevermögen
2. Anschaffungskosten	Wie hoch ist der aktivierungspflichtige Nettowert?	Zugang auf Anlagekonto
3. Vorsteuer	Besteht Vorsteuerabzugsberechtigung?	Vorsteuer getrennt im Soll erfassen
4. Zahlungsweg	Bank, Kasse oder Kauf auf Ziel?	passendes Gegenkonto bestimmen
5. GWG-Prüfung	Ist das Wirtschaftsgut selbständig nutzbar und liegt es innerhalb der steuerlichen Grenzen?	Sofortabzug oder Sammelposten prüfen
6. Abschreibung	Wie lange wird das Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt?	AfA bestimmen und buchen

Der grundlegende Buchungssatz im Beispiel lautet als zusammengesetzter Buchungssatz: Betriebs- und Geschäftsausstattung 5.000,00 Euro und Vorsteuer 950,00 Euro an Bank 5.950,00 Euro. Genau diese Logik benötigen Sie immer dann, wenn Sie BGA buchen und die Rechnung sofort vom Geschäftskonto bezahlen.

Was gehört zur Betriebs- und Geschäftsausstattung?

Betriebs- und Geschäftsausstattung gehört grundsätzlich zum Sachanlagevermögen. § 266 HGB nennt innerhalb der Sachanlagen ausdrücklich „andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“. Wenn Sie BGA buchen, geht es daher typischerweise um Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen längerfristig dienen und nicht zum Verkauf bestimmt sind.

• Bürotische, Schreibtische und Besprechungstische,
• Bürostühle und weitere Möbel,
• Schränke, Regale und Archivsysteme,
• Ladeneinrichtung und sonstige Geschäftsausstattung,
• bestimmte Werkstatt- und Betriebseinrichtungen,
• Empfangs- und Sozialraumausstattung sowie
• weitere bewegliche Gegenstände des betrieblichen Anlagevermögens.

Nicht jedes angeschaffte Wirtschaftsgut gehört automatisch auf dasselbe BGA-Konto. Maschinen, Fahrzeuge, Grundstücke, Gebäude oder bestimmte technische Anlagen werden regelmäßig auf anderen Anlagekonten erfasst. Wenn Sie BGA buchen, sollten Sie deshalb zuerst die sachliche Zuordnung prüfen und den im Unternehmen verwendeten Kontenplan beachten.

Anlagevermögen oder sofortiger Aufwand?

Bevor Sie BGA buchen, müssen Sie klären, ob der Gegenstand aktiviert oder unmittelbar als Aufwand behandelt werden kann. Ein längerfristig genutzter Gegenstand wird grundsätzlich im Anlagevermögen erfasst und über seine Nutzungsdauer abgeschrieben. Für geringwertige, selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter bestehen steuerliche Vereinfachungsregeln.

Verbrauchsmaterial wie Papier, Druckerpatronen, Reinigungsmittel oder kleinere Verbrauchsgüter ist dagegen kein Anlagevermögen. Solche Gegenstände werden verbraucht und gehören auf passende Aufwandskonten. Wenn Sie BGA buchen, sollte also nicht allein darauf abgestellt werden, dass ein Gegenstand im Büro oder Betrieb verwendet wird. Entscheidend sind Art, Nutzungsdauer, Selbständigkeit und Anschaffungskosten.

Die Abgrenzung ist außerdem wichtig, weil der Kauf eines Anlageguts zunächst grundsätzlich erfolgsneutral ist. Die Aufwandswirkung entsteht anschließend insbesondere durch die Abschreibung. Bei einem sofort abzugsfähigen geringwertigen Wirtschaftsgut kann die steuerliche Behandlung dagegen anders ausfallen.

Geschäftsfall: Büromöbel für 5.950 Euro per Bank kaufen

Die Freund GmbH kauft neue Büromöbel für insgesamt 5.950,00 Euro brutto. Der Nettowert beträgt 5.000,00 Euro, die ausgewiesene Umsatzsteuer bei 19 Prozent beträgt 950,00 Euro. Das Unternehmen ist zum Vorsteuerabzug berechtigt und bezahlt die Rechnung unmittelbar über das Bankkonto. An diesem Fall lässt sich besonders gut zeigen, wie Sie BGA buchen.

Bestandteil	Betrag	Buchungswirkung
Büromöbel netto	5.000,00 €	Zugang Anlagevermögen im Soll
Vorsteuer 19 %	950,00 €	abziehbare Vorsteuer im Soll
Bankzahlung brutto	5.950,00 €	Abgang Bank im Haben

Die Rechnung enthält damit zwei Sollpositionen und eine Habenposition. Wenn Sie BGA buchen, wird nicht der Bruttobetrag vollständig auf das Anlagekonto geschrieben, sofern das Unternehmen die ausgewiesene Vorsteuer abziehen darf. Das Anlagekonto erhält in diesem Fall den Nettowert von 5.000,00 Euro.

Kontenanalyse Schritt für Schritt

Die Kontenanalyse hilft dabei, den Buchungssatz nicht nur auswendig zu lernen. Wenn Sie BGA buchen, prüfen Sie für jedes betroffene Konto zuerst Kontoart, Mehrung oder Minderung und anschließend Soll oder Haben.

Konto	Kontoart	Veränderung	Buchungsseite
Betriebs- und Geschäftsausstattung	Aktivkonto	Mehrung	Soll
Abziehbare Vorsteuer	Bestandskonto mit Forderungscharakter	Mehrung	Soll
Bank	Aktivkonto	Minderung	Haben

Aktivkonten nehmen im Soll zu und im Haben ab. Deshalb steht das Anlagekonto im Soll, während das Bankkonto im Haben gebucht wird. Auch das Vorsteuerkonto steht im Soll, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind. So lässt sich BGA buchen, ohne den Buchungssatz mechanisch auswendig lernen zu müssen.

Liegt ein Aktivtausch vor?

In dem vereinfachten Geschäftsfall steigt auf der Aktivseite das Anlagevermögen und zugleich die Vorsteuerforderung, während das Bankguthaben sinkt. In der Summe bleibt die Bilanzsumme durch die unmittelbare Zahlung unverändert. Deshalb lässt sich der Vorgang als Aktivtausch erklären. Wenn Sie BGA buchen, ist diese Bilanzwirkung eine gute Kontrollmöglichkeit.

Vorsteuer beim Anlagenkauf richtig erfassen

Die ausgewiesene Umsatzsteuer wird beim Einkauf aus Sicht des Leistungsempfängers als Vorsteuer bezeichnet. § 15 UStG erlaubt unter den gesetzlichen Voraussetzungen den Vorsteuerabzug für Leistungen, die ein anderer Unternehmer für das Unternehmen ausführt. Voraussetzung ist grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung. Wenn Sie BGA buchen, darf die Vorsteuer deshalb nicht automatisch angesetzt werden, ohne die steuerlichen Voraussetzungen zu prüfen.

Im Beispiel liegt eine Eingangsrechnung mit Vorsteuer vor. Bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung werden 5.000,00 Euro als Anschaffungskosten des Anlageguts und 950,00 Euro als abziehbare Vorsteuer gebucht. Das Bankkonto wird mit dem vollständigen Bruttobetrag belastet.

Unternehmen ohne oder mit eingeschränktem Vorsteuerabzug müssen den konkreten Fall anders behandeln. Wenn Sie BGA buchen und die Vorsteuer nicht abziehbar ist, kann die nicht abziehbare Umsatzsteuer Bestandteil der Anschaffungskosten werden. Bei gemischter Verwendung oder Umsätzen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, kann außerdem eine Aufteilung notwendig sein.

Buchungssatz bei direkter Banküberweisung

Wenn Sie BGA buchen und die Lieferantenrechnung sofort per Bank bezahlen, lautet der zusammengesetzte Buchungssatz im Beispiel:

Betriebs- und Geschäftsausstattung 5.000,00 €
Vorsteuer 950,00 €
an Bank 5.950,00 €

Alternativ kann die Übung didaktisch auch mit zwei einfachen Buchungssätzen dargestellt werden. Wirtschaftlich gehört der Vorgang jedoch zusammen. Wenn Sie BGA buchen, ist der zusammengesetzte Buchungssatz deshalb meist die übersichtlichere Darstellung.

• Betriebs- und Geschäftsausstattung an Bank 5.000,00 Euro
• Vorsteuer an Bank 950,00 Euro

In einer Buchhaltungssoftware wird die Steuer häufig über einen Steuerschlüssel automatisiert mitgeführt. Beim manuellen Lernen sollten Sie die Vorsteuer trotzdem bewusst berücksichtigen, damit Sie verstehen, welche Konten betroffen sind, wenn Sie BGA buchen.

Buchung im Hauptbuch verstehen

Kauf auf Ziel statt sofortiger Bankzahlung

In der Praxis wird eine Eingangsrechnung häufig nicht am selben Tag bezahlt. Wenn Sie BGA buchen und die Rechnung zunächst offen bleibt, verwenden Sie anstelle von Bank das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beziehungsweise ein Kreditorenkonto.

Betriebs- und Geschäftsausstattung 5.000,00 €
Vorsteuer 950,00 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5.950,00 €

Erst bei der späteren Zahlung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen. Dann lautet der Buchungssatz vereinfacht: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank 5.950,00 Euro. Wenn Sie BGA buchen, sollten Sie also stets den tatsächlichen Zahlungszeitpunkt vom Zeitpunkt der Eingangsrechnung unterscheiden.

Barzahlung richtig erfassen

Wird die Geschäftsausstattung bar bezahlt, verändert sich nur das Gegenkonto. Wenn Sie BGA buchen und die Freund GmbH denselben Gegenstand aus der Geschäftskasse bezahlt, steht statt Bank das Konto Kasse im Haben.

Betriebs- und Geschäftsausstattung 5.000,00 €
Vorsteuer 950,00 €
an Kasse 5.950,00 €

Die Kontenanalyse bleibt ansonsten gleich: Anlagevermögen und Vorsteuer nehmen zu, Kasse nimmt ab. Auf diese Weise können Sie BGA buchen, unabhängig davon, ob der Bruttobetrag über Bank oder Kasse bezahlt wird.

Welche Beträge gehören zu den Anschaffungskosten?

Wenn Sie BGA buchen, ist der reine Listenpreis nicht immer identisch mit den zu aktivierenden Anschaffungskosten. § 255 HGB definiert Anschaffungskosten als Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Dazu gehören auch einzeln zurechenbare Anschaffungsnebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen sind abzusetzen.

Position	Typische Behandlung
Kaufpreis netto	Teil der Anschaffungskosten
Transport und Fracht	bei Einzelzurechnung regelmäßig Anschaffungsnebenkosten
Montage	regelmäßig Anschaffungsnebenkosten bis zur Betriebsbereitschaft
notwendige Inbetriebnahme	kann zu den Anschaffungskosten gehören
Rabatt	mindert die Anschaffungskosten
Skonto	mindert bei Zuordnung grundsätzlich die Anschaffungskosten
laufende Wartung nach Inbetriebnahme	regelmäßig laufender Aufwand
Finanzierungszinsen für einen normalen Anlagenkauf	regelmäßig Finanzierungsaufwand und keine Anschaffungskosten des erworbenen Gegenstands

Diese Abgrenzung ist wichtig, weil die aktivierten Anschaffungskosten später die Bemessungsgrundlage der Abschreibung beeinflussen. Wenn Sie BGA buchen, müssen deshalb beispielsweise zurechenbare Montagekosten nicht automatisch als sofortigen Aufwand erfassen.

Beispiel mit Transport- und Montagekosten

Angenommen, ein Unternehmen kauft eine Büroeinrichtung für 10.000 Euro netto. Zusätzlich stellt der Lieferant 400 Euro netto für Transport und 600 Euro netto für die notwendige Montage bis zur Betriebsbereitschaft in Rechnung. Wenn Sie BGA buchen, betragen die Anschaffungskosten in diesem vereinfachten Fall 11.000 Euro netto.

Bei 19 Prozent Umsatzsteuer beträgt die Vorsteuer 2.090 Euro und der Rechnungsbetrag insgesamt 13.090 Euro. Bei direkter Bankzahlung lautet der Grundaufbau entsprechend: Betriebs- und Geschäftsausstattung 11.000 Euro, Vorsteuer 2.090 Euro an Bank 13.090 Euro.

Dieses Beispiel zeigt, warum bei einem Anlagenkauf nicht nur der Warenpreis betrachtet werden darf. Wenn Sie BGA buchen, gehören einzeln zurechenbare Kosten bis zur Betriebsbereitschaft grundsätzlich in die Prüfung der Anschaffungskosten.

Rabatt und Skonto richtig behandeln

Rabatte werden normalerweise bereits auf der Rechnung vom Preis abgezogen. Wenn Sie BGA buchen, verwenden Sie dann den tatsächlich vereinbarten, geminderten Anschaffungspreis als Ausgangswert. Bei Skonto kann die Rechnung zunächst mit dem vollen Rechnungsbetrag erfasst werden und bei der Zahlung erfolgt anschließend eine Korrektur der Anschaffungskosten und der Vorsteuer.

Beispiel: Die Büromöbel kosten netto 5.000 Euro. Bei Zahlung innerhalb der Skontofrist werden zwei Prozent Skonto gewährt. Die Anschaffungskosten mindern sich bei Inanspruchnahme um 100 Euro netto. Auch die Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer ist entsprechend auf Basis des geminderten Entgelts anzupassen. Wenn Sie BGA buchen, sollte die verwendete Buchhaltungssoftware diese Korrektur mit dem passenden Steuerschlüssel abbilden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter und Sofortabschreibung

Nicht jede kleine Betriebs- oder Geschäftsausstattung muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden. § 6 Absatz 2 EStG erlaubt für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbständig nutzbar sind, einen vollständigen Betriebsausgabenabzug im Anschaffungsjahr, wenn die maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten für das einzelne Wirtschaftsgut 800 Euro nicht übersteigen. Wenn Sie BGA buchen, ist deshalb eine GWG-Prüfung sinnvoll.

Bei Vorsteuerabzugsberechtigung ist für die 800-Euro-Grenze grundsätzlich der Wert ohne enthaltene abziehbare Vorsteuer maßgeblich. Bei fehlender Vorsteuerabzugsberechtigung erhöht die nicht abziehbare Umsatzsteuer die maßgeblichen Anschaffungskosten. Außerdem muss das Wirtschaftsgut selbständig nutzbar sein.

Wert eines selbständig nutzbaren beweglichen Anlageguts	Mögliche steuerliche Behandlung
bis 250 €	vereinfachte Behandlung im Rahmen der GWG- beziehungsweise Poolregeln möglich
über 250 € bis 800 €	Sofortabzug nach § 6 Abs. 2 EStG möglich
über 250 € bis 1.000 €	alternativ Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG möglich
über 800 € ohne Sammelposten	regelmäßig Aktivierung und Abschreibung über die Nutzungsdauer

Für Wirtschaftsgüter mit einem maßgeblichen Wert von mehr als 250 Euro besteht bei Anwendung des Sofortabzugs außerdem eine Aufzeichnungspflicht; ein gesondertes Verzeichnis ist nicht erforderlich, wenn die notwendigen Angaben bereits aus der Buchführung ersichtlich sind. Wenn Sie BGA buchen, sollte die Anlagenbuchhaltung diese Informationen nachvollziehbar enthalten.

Weitere Grundlagen finden Sie beim vorhandenen Beitrag zu geringwertigen Wirtschaftsgütern und Sofortabschreibung.

Sammelposten von über 250 bis 1.000 Euro

Als Alternative zum individuellen GWG-Sofortabzug kann § 6 Absatz 2a EStG für selbständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter mit maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 250 Euro bis 1.000 Euro einen Sammelposten erlauben. Wenn Sie BGA buchen, ist diese Möglichkeit vor allem bei vielen kleineren Anlagegütern relevant.

Der Sammelposten wird im Wirtschaftsjahr seiner Bildung und in den folgenden vier Wirtschaftsjahren jeweils mit einem Fünftel gewinnmindernd aufgelöst. Scheidet eines der enthaltenen Wirtschaftsgüter früher aus, wird der Sammelposten dadurch grundsätzlich nicht vermindert.

Die Poolmethode muss für die betroffenen Wirtschaftsgüter eines Wirtschaftsjahres nach den gesetzlichen Vorgaben einheitlich angewandt werden. Wenn Sie BGA buchen, sollten Sie daher nicht erst bei jedem einzelnen Beleg spontan entscheiden, sondern das gewählte steuerliche Verfahren konsistent in der Anlagenbuchhaltung umsetzen.

Abschreibung nach dem Kauf

Wenn Sie BGA buchen und das Wirtschaftsgut aktiviert wurde, folgt in den späteren Perioden die Abschreibung. § 253 HGB verlangt für zeitlich begrenzt nutzbare Vermögensgegenstände des Anlagevermögens planmäßige Abschreibungen über die voraussichtliche Nutzungsdauer. Steuerlich richtet sich die AfA bei beweglichen Wirtschaftsgütern insbesondere nach § 7 EStG.

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht AfA-Tabellen als Hilfsmittel zur Schätzung der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Für allgemein verwendbare Anlagegüter gibt es eine eigene AfA-Tabelle. Wenn Sie BGA buchen, sollte die Nutzungsdauer des konkreten Gegenstands daher anhand der passenden Vorgaben und tatsächlichen betrieblichen Verhältnisse bestimmt werden.

Lineare Abschreibung berechnen

Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungskosten grundsätzlich gleichmäßig über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Betragen die Anschaffungskosten beispielsweise 6.000 Euro und die Nutzungsdauer zehn Jahre, ergibt sich ein Jahresbetrag von 600 Euro.

Lineare Jahres-AfA = Anschaffungskosten ÷ Nutzungsdauer

Wenn Sie BGA buchen, wird der Anlagezugang zunächst vollständig aktiviert. Die Abschreibung wird anschließend als gesonderter Geschäftsvorfall erfasst. Anlagezugang und Abschreibungsaufwand dürfen deshalb nicht miteinander vermischt werden.

Zeitanteilige AfA im Anschaffungsjahr

Bei der linearen steuerlichen AfA wird das Jahr der Anschaffung grundsätzlich zeitanteilig berücksichtigt. § 7 Absatz 1 EStG vermindert den Jahresbetrag für jeden vollen Monat, der dem Anschaffungsmonat vorausgeht, um ein Zwölftel. Wenn Sie BGA buchen und beispielsweise im April anschaffen, werden bei der linearen AfA grundsätzlich neun Zwölftel des Jahresbetrags angesetzt.

Beispiel: Betragen die Anschaffungskosten 5.000 Euro und die angenommene Nutzungsdauer zehn Jahre, ergibt sich eine lineare Jahres-AfA von 500 Euro. Bei Anschaffung im April wären im ersten Jahr grundsätzlich 375 Euro anzusetzen. Die tatsächliche Nutzungsdauer muss selbstverständlich zum angeschafften Wirtschaftsgut passen.

Degressive AfA bei bestimmten Anschaffungen

Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden, kann aktuell unter den gesetzlichen Voraussetzungen wieder eine degressive AfA nach § 7 Absatz 2 EStG genutzt werden. Der Prozentsatz darf höchstens das Dreifache des linearen AfA-Satzes und maximal 30 Prozent betragen.

Wenn Sie BGA buchen, kann diese Variante für geeignete bewegliche Anlagegüter geprüft werden. Ob die degressive oder lineare Methode wirtschaftlich sinnvoller ist, hängt von Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Gewinnsituation und weiteren steuerlichen Umständen ab.

Computer, Hardware und Software als Sonderfall

Nicht jede technische Ausstattung sollte schematisch wie Büromobiliar behandelt werden. Für bestimmte Computerhardware einschließlich definierter Peripheriegeräte sowie für Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und Datenverarbeitung kann steuerlich eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden.

Wenn Sie BGA buchen, sollten Computer, Dockingstationen, bestimmte Peripheriegeräte und Software deshalb gesondert geprüft und nicht ungeprüft mit der Nutzungsdauer gewöhnlicher Büromöbel angesetzt werden. Das BMF stellt klar, dass die einjährige Nutzungsdauer keine besondere Sofortabschreibungsmethode darstellt.

Aus Vereinfachungsgründen wird allerdings nicht beanstandet, wenn die Abschreibung der vom BMF erfassten Computerhardware und Software im Jahr der Anschaffung in voller Höhe vorgenommen wird. Die genaue Zuordnung sollte anhand des aktuellen BMF-Schreibens geprüft werden.

SKR03 und SKR04: Kontonummern unterscheiden

Die genaue Kontonummer hängt vom verwendeten Kontenrahmen und vom individuellen Kontenplan ab. Wenn Sie BGA buchen, sollten Sie deshalb nicht nur eine bestimmte Kontonummer auswendig lernen. In gängigen DATEV-orientierten Beispielen werden Betriebsausstattung, Vorsteuer und Bank in SKR03 und SKR04 unterschiedlich nummeriert.

Beispielkonto	SKR03	SKR04
Betriebsausstattung – häufiges Beispielkonto	0400	0630
Abziehbare Vorsteuer 19 %	1576	1406
Bank	1200	1800

Je nach Art des Gegenstands kann ein spezifischeres Anlagekonto verwendet werden. Geschäftsausstattung kann beispielsweise getrennt von Betriebsausstattung geführt werden. Wenn Sie BGA buchen, ist die Kontenlogik deshalb wichtiger als das blinde Übernehmen einer Nummer aus einem Übungsbeispiel.

Anzahlung auf Betriebs- und Geschäftsausstattung

Bei größeren Anschaffungen verlangt der Lieferant möglicherweise eine Anzahlung, bevor das Wirtschaftsgut geliefert und betriebsbereit ist. Wenn Sie BGA buchen, darf eine solche Zahlung nicht immer sofort auf das endgültige Anlagekonto umgebucht werden. Geleistete Anzahlungen auf Anlagen können zunächst gesondert im Anlagevermögen ausgewiesen werden.

Nach Lieferung und Betriebsbereitschaft werden die geleisteten Anzahlungen mit den endgültigen Anschaffungskosten zusammengeführt. Auch die Behandlung der Vorsteuer richtet sich nach den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen. Bei Anzahlungen ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, wenn die erforderliche Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde.

Papierrechnung und E-Rechnung: Beleg bleibt entscheidend

Ob Sie BGA buchen auf Grundlage einer Papierrechnung oder einer elektronischen Rechnung, ändert nichts an der grundlegenden Kontenanalyse. Für den Vorsteuerabzug müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sein. § 14 UStG unterscheidet inzwischen elektronische Rechnungen in strukturiertem Format und sonstige Rechnungen.

In der Buchhaltung sollte der Beleg eindeutig mit dem Anlagezugang verknüpft und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Wenn Sie BGA buchen, erleichtert eine saubere Belegnummerierung später auch die Abstimmung von Anlagenverzeichnis, Hauptbuch und Jahresabschluss.

Anlagenverzeichnis und Anlagenbuchhaltung

Bei aktivierten Anlagegütern reicht der einmalige Buchungssatz nicht aus. Wenn Sie BGA buchen, benötigen Sie in der Anlagenbuchhaltung regelmäßig Angaben zu Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode, bisheriger Abschreibung und Restbuchwert.

• Bezeichnung des Wirtschaftsguts,
• Anschaffungs- oder Herstellungsdatum,
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten,
• gegebenenfalls Anlagenummer und Standort,
• betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer,
• Abschreibungsmethode und AfA-Beginn,
• kumulierte Abschreibung und Restbuchwert sowie
• gegebenenfalls Abgangsdatum.

Eine strukturierte Anlagenbuchhaltung sorgt dafür, dass die Abschreibungen korrekt fortgeschrieben werden. Wenn Sie BGA buchen, ist der erste Buchungssatz also nur der Beginn des gesamten Lebenszyklus eines Anlageguts.

Späteren Verkauf des Anlageguts berücksichtigen

Wird ein Gegenstand später verkauft, muss er aus dem Anlagevermögen ausgebucht werden. Wenn Sie BGA buchen und das Wirtschaftsgut Jahre später veräußern, werden Verkaufserlös, Umsatzsteuer, Anlagenabgang und gegebenenfalls Gewinn oder Verlust aus dem Verkauf getrennt behandelt.

Entscheidend ist der Restbuchwert im Verkaufszeitpunkt. Liegt der Nettoverkaufserlös über diesem Wert, entsteht grundsätzlich ein Ertrag aus dem Anlagenabgang. Liegt der Erlös unter dem Restbuchwert, kann ein Verlust aus dem Anlagenabgang entstehen.

Gebrauchte Geschäftsausstattung anschaffen

Auch gebrauchte Wirtschaftsgüter können Anlagevermögen sein. Wenn Sie BGA buchen und beispielsweise gebrauchte Büromöbel erwerben, bilden die tatsächlichen Anschaffungskosten den Ausgangspunkt. Bei der Abschreibung ist die voraussichtliche verbleibende Nutzungsdauer des gebrauchten Wirtschaftsguts zu beurteilen.

Beim Kauf von einer Privatperson wird regelmäßig keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen. Dann gibt es aus diesem Kauf auch keine gesondert ausgewiesene Vorsteuer. Beim Erwerb von einem Unternehmer ist dagegen die umsatzsteuerliche Behandlung der Rechnung zu prüfen.

10 typische Fehler beim Buchen vermeiden

Fehler	Warum problematisch?	Besser
Bruttobetrag komplett auf BGA erfassen	Vorsteuer wird bei Abzugsberechtigung nicht getrennt	Nettowert und Vorsteuer separat erfassen
jede Büroanschaffung aktivieren	Verbrauchsmaterial und Aufwand werden falsch eingeordnet	Nutzungsdauer und Anlagecharakter prüfen
GWG-Grenze ignorieren	steuerliche Vereinfachungsmöglichkeit wird übersehen	Sofortabzug und Sammelposten prüfen
Anschaffungsnebenkosten sofort als Aufwand behandeln	Anschaffungskosten können zu niedrig sein	§ 255 HGB berücksichtigen
Skonto nicht beim Anlagewert korrigieren	Anschaffungskosten bleiben zu hoch	Preisminderung sachgerecht berücksichtigen
Bank statt Verbindlichkeiten verwenden	Zahlungszeitpunkt wird falsch dargestellt	bei Kauf auf Ziel zunächst Kreditor buchen
Abschreibung mit Anlagenkauf vermischen	Zugang und Werteverzehr werden falsch dargestellt	Kauf und AfA getrennt buchen
falsche Nutzungsdauer verwenden	AfA wird falsch berechnet	AfA-Tabelle und betriebliche Verhältnisse prüfen
Vorsteuer trotz fehlender Berechtigung buchen	Steuerkonto und Anschaffungskosten sind falsch	Voraussetzungen nach § 15 UStG prüfen
Kontonummer ungeprüft übernehmen	SKR03, SKR04 und individuelle Konten unterscheiden sich	aktuellen Kontenplan verwenden

Wenn Sie BGA buchen, sollten Sie den Geschäftsfall daher immer von der Rechnung bis zur Anlagenbuchhaltung denken. Viele Fehler entstehen nicht beim Soll-Haben-Prinzip selbst, sondern bei der falschen Bewertung oder Einordnung des Anlageguts.

Übungsbeispiel zum Selbstlösen

Eine GmbH kauft für das Büro einen Besprechungstisch und passende Stühle. Der Rechnungsbetrag beträgt 8.330,00 Euro brutto inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Rechnung wird zunächst auf Ziel gebucht und zehn Tage später ohne Skonto überwiesen. Wie würden Sie BGA buchen?

Lösung zur Übung

Der Nettobetrag beträgt 7.000,00 Euro, die Vorsteuer 1.330,00 Euro. Beim Rechnungseingang lautet der zusammengesetzte Buchungssatz:

Betriebs- und Geschäftsausstattung 7.000,00 €
Vorsteuer 1.330,00 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 8.330,00 €

Bei der späteren Zahlung buchen Sie: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 8.330,00 Euro an Bank 8.330,00 Euro. Mit dieser Zweiteilung können Sie BGA buchen und gleichzeitig erkennen, dass Rechnungseingang und Zahlung zwei unterschiedliche Geschäftsvorfälle sind.

Zweites Beispiel: GWG oder reguläres Anlagegut?

Ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen kauft einen selbständig nutzbaren Bürostuhl für 714,00 Euro brutto. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer entspricht dies 600,00 Euro netto und 114,00 Euro Vorsteuer. Wenn Sie BGA buchen, liegt der maßgebliche Nettowert unter der 800-Euro-Grenze des § 6 Absatz 2 EStG.

Damit kann unter den weiteren gesetzlichen Voraussetzungen ein vollständiger Betriebsausgabenabzug im Anschaffungsjahr in Betracht kommen. Der Vorgang unterscheidet sich also vom Büromöbel-Beispiel über 5.000 Euro netto, bei dem eine reguläre Aktivierung und Abschreibung erforderlich ist, sofern keine andere steuerliche Sonderregelung greift.

Checkliste für den Geschäftsfall

• Handelt es sich tatsächlich um Anlagevermögen?
• Ist das Wirtschaftsgut selbständig nutzbar?
• Wie hoch sind die Anschaffungskosten nach Rabatt und Skonto?
• Gibt es zurechenbare Anschaffungsnebenkosten?
• Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt?
• Liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor?
• Wird sofort bezahlt oder auf Ziel gekauft?
• Kommt die GWG-Regelung oder ein Sammelposten infrage?
• Welche Nutzungsdauer ist für die Abschreibung anzusetzen?
• Ist lineare oder gegebenenfalls degressive AfA möglich?
• Welcher Kontenrahmen und welches konkrete Anlagekonto werden verwendet?
• Ist der Anlagezugang im Anlagenverzeichnis dokumentiert?

Mit dieser Checkliste können Sie BGA buchen, ohne lediglich einen Buchungssatz auswendig zu lernen. Sie prüfen zuerst den wirtschaftlichen Sachverhalt und leiten anschließend die passende Kontierung ab.

Häufige Fragen zur Betriebs- und Geschäftsausstattung

Was zählt zur Betriebs- und Geschäftsausstattung?

Zur Betriebs- und Geschäftsausstattung zählen typischerweise längerfristig genutzte bewegliche Sachanlagen wie Büromöbel, Regale oder andere Einrichtungen, die nicht einer spezielleren Anlagenklasse zugeordnet werden. Wenn Sie BGA buchen, sollte die konkrete Zuordnung immer nach Art des Wirtschaftsguts und Kontenplan erfolgen.

Warum steht das Anlagekonto im Soll?

Das Konto für Betriebs- und Geschäftsausstattung ist ein Aktivkonto. Zugänge beziehungsweise Mehrungen werden bei Aktivkonten im Soll gebucht. Wenn Sie BGA buchen und neue Geschäftsausstattung erwerben, erhöht sich der Bestand des Anlagevermögens.

Wird die Vorsteuer mit auf das Anlagekonto gebucht?

Bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung wird die abziehbare Vorsteuer grundsätzlich getrennt auf dem Vorsteuerkonto erfasst. Wenn Sie BGA buchen, wird dann der Nettowert als Anschaffungskosten angesetzt. Bei nicht abziehbarer Vorsteuer kann die Behandlung anders ausfallen.

Wie lautet der Buchungssatz bei Bankzahlung?

Bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung lautet der Grundaufbau: Betriebs- und Geschäftsausstattung und Vorsteuer an Bank. Wenn Sie BGA buchen, hängen die genauen Beträge von Nettopreis und Umsatzsteuer der Eingangsrechnung ab.

Wie lautet der Buchungssatz beim Kauf auf Ziel?

Beim Kauf auf Ziel lautet der Grundaufbau: Betriebs- und Geschäftsausstattung und Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Erst bei der Zahlung wird Verbindlichkeiten an Bank gebucht. So können Sie BGA buchen, ohne Rechnungseingang und Zahlung zu vermischen.

Wann kann Geschäftsausstattung sofort abgeschrieben werden?

Für selbständig nutzbare, bewegliche und abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens kann nach § 6 Absatz 2 EStG bei maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten von höchstens 800 Euro ein Sofortabzug möglich sein. Wenn Sie BGA buchen, muss die GWG-Prüfung je Wirtschaftsgut und nach den konkreten steuerlichen Voraussetzungen erfolgen.

Was ist der Sammelposten?

Alternativ kann nach § 6 Absatz 2a EStG für selbständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter mit maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 250 Euro bis 1.000 Euro ein Sammelposten gebildet werden. Dieser wird über fünf Jahre mit jeweils einem Fünftel aufgelöst. Wenn Sie BGA buchen, muss das Verfahren nach den gesetzlichen Vorgaben für das jeweilige Wirtschaftsjahr einheitlich angewendet werden.

Mindert Skonto die Anschaffungskosten?

Ja. Ein dem Wirtschaftsgut zurechenbarer Skontoabzug stellt eine Anschaffungspreisminderung dar und reduziert grundsätzlich die Anschaffungskosten. Wenn Sie BGA buchen, muss bei Vorsteuerabzugsberechtigung außerdem die Vorsteuer entsprechend angepasst werden.

Wann beginnt die Abschreibung?

Die Abschreibung beginnt grundsätzlich mit der Anschaffung beziehungsweise Herstellung und der Nutzbarkeit des Wirtschaftsguts. Bei der linearen steuerlichen AfA wird das Anschaffungsjahr monatsgenau berücksichtigt. Wenn Sie BGA buchen, sollten Anlagezugang und AfA deshalb zeitlich sauber dokumentiert werden.

Welche Kontonummer gilt?

Es gibt nicht für jedes Unternehmen dieselbe Kontonummer. SKR03, SKR04 und individuelle Kontenpläne unterscheiden sich. Wenn Sie BGA buchen, prüfen Sie deshalb das konkrete Anlagekonto in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Kontenplan.

Muss eine sofortige Bankzahlung über Verbindlichkeiten gebucht werden?

In einfachen Lernbeispielen kann eine unmittelbar bezahlte Rechnung direkt gegen Bank gebucht werden. In einer Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung häufig zunächst über das Lieferantenkonto erfasst und die anschließende Zahlung separat verbucht. Wenn Sie BGA buchen, hängt der konkrete Ablauf deshalb auch von der Organisation der Buchhaltung ab.

Fazit: Erst Anlagegut prüfen, dann den Buchungssatz bilden

Wer BGA buchen möchte, sollte nicht beim Buchungssatz beginnen, sondern beim wirtschaftlichen Sachverhalt. Prüfen Sie zuerst, ob tatsächlich Betriebs- oder Geschäftsausstattung vorliegt, wie hoch die Anschaffungskosten sind und ob die Vorsteuer abziehbar ist.

Bei direkter Bankzahlung lautet der Grundaufbau: Betriebs- und Geschäftsausstattung sowie Vorsteuer an Bank. Beim Kauf auf Ziel wird zunächst gegen Verbindlichkeiten gebucht. Wenn Sie BGA buchen, entscheidet der Zahlungsweg über das Gegenkonto, während die Aktivierung des Anlageguts grundsätzlich gleich bleibt.

Ebenso wichtig ist die Folgebewertung. Aktivierte Geschäftsausstattung wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben, sofern keine steuerliche Vereinfachung wie der GWG-Sofortabzug oder ein Sammelposten angewendet wird. Anschaffungsnebenkosten und Preisnachlässe beeinflussen dabei die Bemessungsgrundlage.

Die Bildungsbibel empfiehlt folgende Reihenfolge: Wirtschaftsgut einordnen, Anschaffungskosten bestimmen, Vorsteuer prüfen, Zahlungsweg feststellen, Soll und Haben ableiten, GWG-Regelung prüfen und anschließend die Abschreibung in der Anlagenbuchhaltung fortführen.

Weiterführende Informationen

Wenn Sie BGA buchen und die Grundlagen weiter vertiefen möchten, finden Sie hier passende Inhalte und offizielle Quellen:

• Umsatzsteuer buchen und Vorsteuer verstehen.
• So buchen Sie geringwertige Wirtschaftsgüter und Sofortabschreibung.
• § 255 HGB – Anschaffungs- und Herstellungskosten.
• § 6 EStG – Bewertung und geringwertige Wirtschaftsgüter.
• § 7 EStG – Absetzung für Abnutzung.
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug.
• Bundesfinanzministerium – AfA-Tabellen.