Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Kassenbuch Vorlage für Excel, OpenOffice & LibreOffice kostenlos sowie 5 Anbieter für die Kassensoftware
Die Kassenbuch Vorlage oder das Muster für Excel, LibreOffice oder OpenOffice können Sie kostenlos downloaden und weiter bearbeiten. Die Vorlage hilft Ihnen, Einnahmen und Ausgaben sauber zu erfassen, Bestände zu berechnen und Endbestände in Folgemonate zu übernehmen.
Das Jahr ist beliebig, Sie können die Vorlage beispielsweise für 2026, 2027, 2028 oder spätere Jahre nutzen. Zusätzlich finden Sie in diesem Beitrag praktische Hinweise zur ordnungsgemäßen Kassenführung, zur Abgabenordnung (AO), zu Aufbewahrungspflichten sowie einen Überblick über 5 Anbieter für Kassenbuch- bzw. Kassensoftware.
Schnell-Navigation: Was ist ein Kassenbuch? · Rechtliche Anforderungen · So führen Sie ein Kassenbuch · 5 Software-Anbieter · Checkliste
Was ist ein Kassenbuch und wofür brauchen Sie eine Kassenbuch Vorlage?
Ein Kassenbuch dokumentiert alle Bargeldbewegungen in Ihrem Unternehmen: Bar-Einnahmen, Bar-Ausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen. Ziel ist, dass der Kassenbestand jederzeit nachvollziehbar ist. Eine Kassenbuch Vorlage (Excel/LibreOffice/OpenOffice) unterstützt Sie dabei, die Daten strukturiert zu erfassen, Belege zuzuordnen und den Bestand fortlaufend zu berechnen.
Wichtig: Eine Vorlage ist ideal für Übersicht, Planung und interne Kontrolle. Für eine prüfungssichere Kassenführung sind jedoch zusätzliche Anforderungen entscheidend, insbesondere wenn Sie ein elektronisches Kassensystem einsetzen oder wenn die Unveränderbarkeit Ihrer Aufzeichnungen gewährleistet sein muss.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Ein Kassenbuch ist immer dann sinnvoll (und in der Praxis häufig erforderlich), wenn Sie Bargeld annehmen oder auszahlen. Typische Fälle sind Einzelhandel, Gastronomie, Handwerk, Praxen, Vereine, Marktstände oder Dienstleister mit Barzahlung. Auch als Kleinunternehmer sollten Sie Bargeldbewegungen nachvollziehbar dokumentieren, damit Kassenbestand und Belege zusammenpassen.
Offene Ladenkasse oder elektronisches Kassensystem: Wo liegt der Unterschied?
Bei der offenen Ladenkasse erfassen Sie Bargeldbewegungen manuell (z. B. Kassenbericht/Kassenblatt). Bei einem elektronischen Kassensystem (Registrierkasse/PC-Kasse) entstehen digitale Aufzeichnungen, die zusätzlichen Regeln unterliegen (z. B. technische Sicherheitseinrichtung, Export-Schnittstellen). Genau hier entscheidet sich oft, ob eine reine Excel-Vorlage ausreicht oder ob eine spezialisierte Kassenbuchsoftware die bessere Wahl ist.
Rechtliche Anforderungen: AO, GoBD, Aufbewahrung und Kassen-Nachschau
Eine saubere Kassenführung lebt von einfachen Prinzipien: vollständig, zeitnah, nachvollziehbar und belegbar. In Deutschland sind dafür vor allem die Vorgaben aus der AO § 146 (Buchführung/Aufzeichnungen), bei Kassensystemen zusätzlich AO § 146a (elektronische Aufzeichnungssysteme) sowie die KassenSichV wichtig. Für digitale Buchführung gelten zudem die GoBD.
- Einzelerfassung: Jede Barbewegung muss nachvollziehbar sein (Datum, Betrag, Text, Beleg).
- Fortlaufender Bestand: Der Kassenbestand muss rechnerisch stimmen – ein negativer Kassenbestand ist ein Warnsignal.
- Belege: Jede Buchung braucht einen Beleg (Rechnung, Quittung, Eigenbeleg) mit Nummer/Zuordnung.
- Zeitnahe Erfassung: Kassenbewegungen sollten konsequent und lückenlos dokumentiert werden – idealerweise täglich.
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein (Storno statt „löschen“). Software ist hier meist im Vorteil.
- Kassen-Nachschau: Finanzbehörden können eine Kassen-Nachschau durchführen (siehe AO § 146b).
Aufbewahrungspflichten: Wie lange müssen Sie Kassenunterlagen aufbewahren?
Für die Praxis gilt: Sie müssen Unterlagen geordnet aufbewahren (u. a. nach AO § 147). Seit 2025 wurden die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kostenbelege) in vielen Fällen von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Ein kompaktes Merkblatt dazu finden Sie z. B. bei der IHK München.
Praxis-Tipp: Legen Sie Kassenbelege und Kassenbuch-Ausdrucke/Exporte so ab, dass eine Prüfung jeden Buchungstag nachvollziehen kann (Belegnummern, Monatsordner, digitale Archive).
Kassenbuch Vorlage für Excel downloaden
Hier können Sie die Kassenbuch Vorlage für Excel kostenlos downloaden und nach Bedarf anpassen.
Die Vorlage ist so aufgebaut, dass Sie Bestände, Einnahmen und Ausgaben je Monat dokumentieren und den Endbestand in den Folgemonat übernehmen können.
Hinweis: Für eine prüfungssichere Kassenführung ist entscheidend, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Excel ist sehr flexibel – genau das kann bei Prüfungen kritisch sein. Nutzen Sie die Vorlage daher vor allem zur internen Übersicht und achten Sie bei Kassensoftware auf GoBD-Konformität und Exportmöglichkeiten.
Wichtig: Diese Vorlage dient der Orientierung. Bei elektronischen Kassensystemen sollten Sie auf eine Lösung mit nachvollziehbarer Änderungsdokumentation und passenden Exportformaten achten. Ein hilfreicher Einstieg zu Anforderungen an Kassensysteme ist z. B. die FAQ des BSI zur technischen Sicherheitseinrichtung (BSI: Fragen & Antworten).
So nutzen Sie die Excel Kassenbuch Vorlage richtig
- Anfangsbestand eintragen: Erfassen Sie den Kassenbestand zu Monatsbeginn (z. B. per Kassensturz).
- Jede Barbewegung eintragen: Datum, Text, Belegnummer, Einnahme oder Ausgabe, Betrag.
- Bestand prüfen: Der neue Bestand sollte nach jeder Buchung plausibel sein (keine negativen Bestände).
- Monatsabschluss: Endbestand kontrollieren und dokumentieren (ggf. Ausdruck/PDF).
- Übertrag in Folgemonat: Endbestand wird Anfangsbestand des nächsten Monats.
Wenn Sie weitere Monate benötigen, können Sie die letzte Zeile in Excel per Autoausfüllen ergänzen. Achten Sie bei Kopien außerdem auf korrekte Excel Bezüge, damit Berechnungen stimmen.
Im Beitrag Kassenbuch führen finden Sie zusätzliche Beispiele und Hintergrundwissen.
Kassenbuch Vorlage für OpenOffice oder LibreOffice kostenlos
Sie erhalten die Kassenbuch Vorlage auch als Version für OpenOffice sowie LibreOffice. Das ist hilfreich, wenn Excel-Dateien bei Ihnen nicht korrekt geöffnet werden oder wenn Sie bevorzugt mit freien Office-Programmen arbeiten.
Auch hier gilt: Nutzen Sie die Vorlage zur Übersicht und achten Sie bei prüfungsrelevanten Anforderungen auf Unveränderbarkeit und eine nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen.
Tipp: Speichern Sie Monatsabschlüsse zusätzlich als PDF und legen Sie Belege strukturiert ab. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit erheblich.
Kassenbuch führen: Anleitung, Pflichtangaben und typische Fehler
Lernen Sie die wichtigsten Punkte für die tägliche Arbeit mit Ihrer Kassenbuch Vorlage. Je sauberer Sie arbeiten, desto leichter ist später die Abstimmung von Belegen, Bestand und Buchhaltung.
Pflichtangaben im Kassenbuch
- Laufende Nummer oder Belegnummer
- Datum der Barbewegung
- Text / Beschreibung des Geschäftsfalls (verständlich, prüfbar)
- Betrag (Einnahme oder Ausgabe)
- Neuer Kassenbestand nach der Buchung
- Beleg (Quittung, Rechnung, Eigenbeleg) als Nachweis
Häufige Fehler, die bei Prüfungen auffallen
- Negativer Kassenbestand: rechnerisch „unter null“ – das wirkt unplausibel und führt oft zu Rückfragen.
- Sammelbuchungen: mehrere Tage als ein Betrag – Nachvollziehbarkeit leidet.
- Unklare Buchungstexte: „Sonstiges“ oder „Bar“ ohne Kontext – besser konkret beschreiben.
- Belege fehlen: ohne Beleg ist eine Buchung schwer zu verteidigen.
- Nachträgliche Änderungen: löschen/überschreiben statt stornieren – Software ist hier meist sicherer.
Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen, achten Sie zusätzlich auf die Anforderungen aus AO § 146a sowie der KassenSichV (z. B. technische Sicherheitseinrichtung). Für Datenexporte bei Prüfungen ist außerdem die DSFinV-K relevant. Die Mitteilung von Kassensystemen kann über ELSTER erfolgen.
Kassenbuch Vorlage oder Kassensoftware: Was ist für Sie besser?
Eine Kassenbuch Vorlage ist schnell verfügbar, kostenlos und für viele Zwecke nützlich. Wenn Sie allerdings eine Lösung brauchen, die Änderungen nachvollziehbar macht, tägliche Abschlüsse unterstützt, Exporte im Prüfungsformat anbietet oder mit einem Kassensystem verzahnt ist, lohnt sich oft eine Kassenbuchsoftware.
| Kriterium | Kassenbuch Vorlage (Excel/ODS) | Kassenbuchsoftware / Kassensystem |
|---|---|---|
| Kosten | kostenlos | monatlich oder Kaufpreis |
| Bedienung | einfach, aber manuell | oft komfortabel, automatisiert |
| Unveränderbarkeit | kritisch (Änderungen möglich) | meist besser (Storno/Protokoll) |
| Belegmanagement | manuell (Ablage nötig) | häufig integriert |
| Export für Prüfungen | nur bedingt | häufig DSFinV-K/DATEV-Export |
| Skalierung | bei vielen Buchungen unübersichtlich | geeignet für größere Mengen |
Worauf sollten Sie bei Kassensoftware achten?
- GoBD-Konformität (Dokumentation, Nachvollziehbarkeit, Archivierung)
- Unveränderbarkeit bzw. Änderungsprotokolle (Storno statt Löschen)
- Export (z. B. DSFinV-K, DATEV-Schnittstellen)
- Rechte & Rollen (wer darf buchen, wer darf abschließen?)
- Datenschutz und Datensicherung (Backups, Zugriffskontrolle)
- Support und Updates (rechtliche Änderungen, neue Anforderungen)
Kassenbuch Software Anbieter 2026: 5 Beispiele (ohne Ranking)
Wenn Sie statt der Kassenbuch Vorlage eine Software nutzen möchten, finden Sie hier 5 Anbieter, die Funktionen rund um Kassenbuch/Kassenführung anbieten. Prüfen Sie vor dem Einsatz immer, ob die Lösung zu Ihrer Unternehmensform, Ihren Prozessen und ggf. zu einem vorhandenen Kassensystem passt.
| Anbieter | Geeignet für | Schwerpunkt | Link |
|---|---|---|---|
| Lexware Kassenbuch | kleine bis mittlere Betriebe | klassisches Kassenbuch, Berichte | Zur Software |
| Lexware Office (ehem. lexoffice) | Selbständige, kleine Unternehmen | Online-Buchhaltung inkl. Kassenbuch | Zum Kassenbuch |
| WISO MeinBüro | KMU, Handwerk, Dienstleister | Rechnungswesen + Kassenbuch | Kassenbuch Infos |
| sevDesk | Selbständige, kleine Unternehmen | Cloud-Buchhaltung inkl. Kassenbuch | Zum Kassenbuch |
| DATEV Kassenbuch online | Unternehmen mit Steuerberater-Anbindung | Online-Kassenbuch im DATEV-Umfeld | Produktinfo |
Zusatz-Tipp: Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem betreiben, sollte Ihre Lösung Datenexporte für Außenprüfungen/Kassen-Nachschau unterstützen. Mehr Hintergrund zur Export-Schnittstelle finden Sie bei der Finanzverwaltung unter DSFinV-K.
Kassenblatt als Alternative für sehr kleine Unternehmen
Neben der Kassenbuch Vorlage für Excel nutzen manche sehr kleinen Betriebe ein manuelles Kassenblatt bzw. einen Kassenbericht. Das kann bei wenigen Barvorgängen praktikabel sein, wird aber mit steigender Anzahl von Transaktionen schnell unübersichtlich.
Ein Beispiel für ein Kassenblatt als PDF finden Sie hier bei KSW-legal.de: Kassenblatt Vorlage (PDF). Bitte beachten Sie: Auch bei manueller Führung müssen Einträge nachvollziehbar, vollständig und belegt sein.
Checkliste: Kassenbuch Vorlage korrekt nutzen
- Täglich oder sehr zeitnah buchen (keine Lücken).
- Jede Buchung mit Belegnummer und verständlichem Text erfassen.
- Kassenbestand regelmäßig per Kassensturz prüfen.
- Keine negativen Bestände akzeptieren – Ursache sofort klären.
- Monatsabschlüsse dokumentieren (z. B. PDF/Ausdruck) und geordnet ablegen.
- Belege vollständig sammeln (auch Eigenbelege) und logisch sortieren.
- Änderungen nicht „überschreiben“, sondern nachvollziehbar korrigieren (Storno/Vermerk).
- Aufbewahrungspflichten beachten (siehe AO § 147).
FAQ zur Kassenbuch Vorlage
Reicht eine Kassenbuch Vorlage in Excel für eine Betriebsprüfung?
Als interne Übersicht ist Excel sehr hilfreich. Für eine prüfungssichere Kassenführung kann jedoch die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen entscheidend sein. Wenn Sie viele Barvorgänge haben oder ein Kassensystem nutzen, ist Software oft die robustere Lösung.
Muss ein Kassenbuch täglich geführt werden?
Für Bargeldvorgänge ist eine zeitnahe und lückenlose Erfassung wichtig. In der Praxis bedeutet das: konsequent und regelmäßig buchen, damit Bestand und Belege jederzeit nachvollziehbar bleiben. Grundlage ist u. a. AO § 146.
Was bedeutet ein negativer Kassenbestand?
Ein negativer Bestand bedeutet rechnerisch, dass mehr Bargeld ausgegeben wurde als vorhanden war. Das ist in der Regel unplausibel und sollte sofort geklärt werden (fehlende Einnahmebuchung, falscher Betrag, Beleg fehlt).
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Fazit: Kassenbuch Vorlage sinnvoll nutzen und richtig absichern
Eine Kassenbuch Vorlage ist ein schneller Einstieg, um Bar-Einnahmen und Bar-Ausgaben übersichtlich zu erfassen. Je mehr Bargeldbewegungen Sie haben und je wichtiger die Unveränderbarkeit Ihrer Aufzeichnungen ist, desto eher lohnt sich eine professionelle Kassenbuchsoftware. Entscheidend ist immer: vollständige Belege, nachvollziehbare Buchungen, plausibler Kassenbestand und geordnete Aufbewahrung.