Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – So testen Sie eine Buchhaltungssoftware: 12 Kriterien für mehr Erfolg

Buchhaltungssoftware testen

Wichtige Kriterien zum Testen einer Buchhaltungssoftware

Die richtige Buchhaltungssoftware ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Sie unterstützt nicht nur bei der Verwaltung der Finanzen, sondern kann auch Prozesse effizienter gestalten und Fehler minimieren. Um die beste Wahl zu treffen, ist es notwendig, die Software vor dem Einsatz gründlich zu testen. Diese 12 Kriterien helfen Ihnen weiter die richtige Software auszuwählen:

1. Benutzerfreundlichkeit – Eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware sollte eine intuitive und leicht navigierbare Oberfläche haben. Testen Sie, wie einfach es ist, grundlegende Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen oder das Buchen von Zahlungen auszuführen. Achten Sie darauf, ob es Schulungsmaterialien oder Tutorials gibt, die neuen Nutzern den Einstieg erleichtern.

2. Funktionsumfang – Der Funktionsumfang ist zentral. Testen Sie, ob die Software alle notwendigen Funktionen wie Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Buchung von Zahlungseingängen und -ausgängen sowie die Erstellung von Bilanzen und Erfolgsrechnungen bietet. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aspekte Ihrer Buchhaltung mit der Software abdecken können.

3. Automatisierungsmöglichkeiten – Eine gute Software sollte Automatisierungsmöglichkeiten bieten. Dies umfasst das automatische Zuordnen von Zahlungen zu Rechnungen, das Erinnern an fällige Zahlungen oder die automatische Erstellung von regelmäßigen Berichten. Prüfen Sie, wie gut die Automatisierungsfunktionen Ihre Prozesse unterstützen.

4. Skalierbarkeit – Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Prüfen Sie, ob sie größere Datenmengen und komplexere Anforderungen bewältigen kann und ob sie leicht erweiterbar ist.

5. Sicherheitsfunktionen – Sicherheit ist bei Finanzdaten essenziell. Testen Sie, welche Sicherheitsmechanismen die Software bietet, wie z.B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates. Prüfen Sie, ob die Software Ihre Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

6. Integration mit anderen Systemen – Prüfen Sie, ob die Software nahtlos mit anderen von Ihnen genutzten Systemen wie CRM, ERP und Zahlungsdiensten integriert werden kann. Eine gute Software sollte offene APIs oder Standardplugins bieten, die eine reibungslose Integration ermöglichen.

7. Kundensupport – Checken Sie den Kundensupport des Anbieters. Wichtig ist, dass der Support in verschiedenen Formen wie Telefon, E-Mail, Live-Chat oder einer Wissensdatenbank angeboten wird und schnell sowie kompetent reagiert.

8. Mobiler Zugriff – In der heutigen Zeit ist der mobile Zugriff oft unverzichtbar. Prüfen Sie, ob die Buchhaltungssoftware mobile Apps oder eine optimierte mobile Webversion bietet und ob alle Funktionen auch mobil genutzt werden können.

9. Berichterstellung und Analyse – Überprüfen Sie die Qualität und Vielfalt der Berichts- und Analysemöglichkeiten. Testen Sie, ob Sie Berichte individuell anpassen und exportieren können und ob die Software Trendanalysen und Prognosen bietet.

10. Kosten – Kosten-Nutzen-Verhältnis spielt eine große Rolle. Vergleichen Sie die Kosten der Software und prüfen Sie, ob diese im Verhältnis zum Funktionsumfang und den angebotenen Dienstleistungen stehen. Prüfen Sie, ob es eine kostenlose Testversion gibt und wie die Abrechnungsmodalitäten gestaltet sind.

11. Compliance – Die Buchhaltungssoftware muss die gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzrichtlinien einhalten. Prüfen Sie, ob die Software alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt und wie sie Updates zu regulatorischen Änderungen handhabt.

12. Backup und Datenwiederherstellung – Ein robustes Backup- und Datenwiederherstellungssystem ist entscheidend. Untersuchen Sie, wie die Software mit Backups und Datenwiederherstellung umgeht. Testen Sie, ob automatische Backups erstellt werden und wie unkompliziert der Prozess der Datenwiederherstellung ist.

Testprozess im Detail

Vorbereitung

Bevor Sie damit beginnen, die Buchhaltungssoftware zu testen, definieren Sie klare Anforderungen und Erwartungen. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Funktionen und Kriterien, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Hierbei kann Sie auch unsere Checkliste unterstützen.

Durchführung

1. Einrichtung der Testumgebung – Richten Sie eine Testumgebung ein, die Ihre tatsächliche Arbeitsumgebung möglichst gut widerspiegelt. Dies ermöglicht das Durchspielen realistischer Szenarien und ein umfassendes Prüfen der Software unter produktionsnahen Bedingungen.

2. Testszenarien entwickeln – Entwickeln Sie detaillierte Testszenarien. Diese könnten umfassen: das Erstellen und Versenden von Rechnungen, das Buchen von Zahlungseingängen und -ausgängen, das Erstellen von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Implementierungen von Integrationen und Automatisierungsregeln.

3. Datenmigration – Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Datenmigration. Prüfen Sie, wie einfach es ist, bestehende Daten in die neue Buchhaltungssoftware zu migrieren. Achten Sie darauf, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und dass die Datenstruktur erhalten bleibt.

4. Benutzerakzeptanztest (UAT) – Lassen Sie verschiedene Mitarbeitende das System testen. Unterschiedliche Nutzer haben unterschiedliche Anforderungen und Perspektiven, was dazu beiträgt, etwaige Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Auswertung

Nach Abschluss der Tests sollten Sie die Ergebnisse sorgfältig auswerten. Nutzen Sie eine Bewertungsmatrix, um die verschiedenen Softwarelösungen in Bezug auf Ihre Anforderungen zu vergleichen. Berücksichtigen Sie dabei auch das Feedback der Nutzenden und bewerten Sie, welche Software den höchsten Nutzen bringt.

Praktische Anwendung der Testkriterien

1. Benutzerfreundlichkeit

• Zugänglichkeit: Testen Sie, wie schnell neue Nutzer mit der Software vertraut werden können. Einfache Navigation und logisch aufgebaute Menüs sind wichtige Indikatoren für Benutzerfreundlichkeit.
• Support-Materialien: Überprüfen Sie, ob die Software umfangreiche Hilfe bereitstellt, sei es in Form von Dokumentationen, Tutorials oder Videoanleitungen.

2. Funktionsumfang

• Grundlegende Funktionen: Stellen Sie sicher, dass alle wesentlichen Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchung von Zahlungseingängen und -ausgängen, sowie die Erstellung von Bilanzen und Erfolgsrechnungen abgedeckt sind.
• Erweiterte Funktionen: Achten Sie auf zusätzliche Funktionen wie Fremdwährungsmanagement, Projektkalkulationen oder automatische Mahnwesen.

3. Automatisierungsmöglichkeiten

• Automatische Zuordnungen: Testen Sie, in welchem Umfang die Software Zahlungen automatisch Rechnungen zuordnen kann.
• Erinnerungs- und Mahnfunktionen: Überprüfen Sie, ob die Software automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden kann.
• Automatische Berichte: Prüfen Sie, ob regelmäßige Berichte automatisch generiert und versendet werden können.

4. Skalierbarkeit

• Datenmanagement: Prüfen Sie, wie die Software mit wachsenden Datenmengen umgeht und ob sie ohne Performanceeinbußen skalieren kann.
• Erweiterbarkeit: Testen Sie, ob zusätzliche Module oder Funktionen leicht integriert werden können, wenn Ihr Unternehmen wächst.

5. Sicherheitsfunktionen

• Zugriffsbeschränkungen: Stellen Sie sicher, dass unterschiedliche Benutzerrollen und Zugriffsbeschränkungen eingerichtet werden können.
• Datenverschlüsselung: Überprüfen Sie, ob alle sensiblen Daten verschlüsselt gespeichert und übertragen werden.
• Sicherheitsupdates: Testen Sie, wie regelmäßig und einfach Sicherheitsupdates durchgeführt werden können.

6. Integration mit anderen Systemen

• Standardschnittstellen: Überprüfen Sie, ob die Software über standardisierte Schnittstellen verfügt.
• API-Verfügbarkeit: Prüfen Sie die Verfügbarkeit und Dokumentation von APIs für die Integration in bestehende IT-Systeme.
• Zertifizierungen: Prüfen Sie, ob die Software von bekannten Drittanbietern zertifiziert ist.

7. Kundensupport

• Verfügbarkeit: Testen Sie den Kundensupport zu unterschiedlichen Zeiten und über verschiedene Kanäle.
• Reaktionszeit: Überprüfen Sie die durchschnittliche Reaktionszeit des Support-Teams auf Anfragen.
• Kompetenz: Stellen Sie sicher, dass der Support kompetent ist und effiziente Lösungen anbietet.

8. Mobiler Zugriff

• App-Funktionalität: Checken Sie die mobile App auf Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.
• Offline-Nutzung: Prüfen Sie, ob grundlegende Funktionen auch offline verfügbar sind und wie gut die Synchronisation funktioniert.
• Sicherheitsmaßnahmen: Achten Sie auf Sicherheitsmaßnahmen in der mobilen App, wie z.B. Zwei-Faktor-Authentifizierung.

9. Berichterstellung und Analyse

• Anpassbarkeit der Berichte: Testen Sie, inwieweit Berichte individuell angepasst werden können.
• Grafische Darstellung: Überprüfen Sie die Qualität der grafischen Darstellungen von Analysen und Berichten.
• Exportfunktionen: Stellen Sie sicher, dass Berichte in verschiedenen Formaten exportiert werden können (z.B. PDF, Excel).

10. Kosten

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleichen Sie die Kosten der Buchhaltungssoftware mit dem Funktionsumfang und dem Nutzen, den sie bietet.
• Versteckte Kosten: Achten Sie auf eventuelle zusätzliche Kosten für Module, Support oder Updates.
• Testphase: Nutzen Sie die Möglichkeit einer kostenlosen Testphase, um die Software ohne finanzielles Risiko auszuprobieren.

11. Compliance

• Gesetzliche Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Software alle relevanten gesetzlichen Anforderungen und Standards erfüllt.
• Audit-Trails: Überprüfen Sie, ob die Software vollständige Audit-Trails bereitstellt.
• Datenschutzbestimmungen: Achten Sie darauf, dass die Software strenge Datenschutzbestimmungen einhält.

12. Backup und Datenwiederherstellung

• Automatische Backups: Testen Sie, ob die Software automatische Backups erstellt und wie oft diese durchgeführt werden.
• Datenwiederherstellung: Überprüfen Sie den Prozess der Datenwiederherstellung und prüfen Sie, wie schnell und unkompliziert verlorene Daten wiederhergestellt werden können.
• Speicherort der Backups: Stellen Sie sicher, dass die Backups an sicheren und redundanten Speicherorten aufbewahrt werden.

Das Testen einer Buchhaltungssoftware ist ein gründlicher und detaillierter Prozess, der Zeit und sorgfältige Planung erfordert. Indem Sie die oben genannten 12 Testkriterien berücksichtigen und systematisch vorgehen, können Sie sicherstellen, dass die gewählte Softwarelösung den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und langfristig zu dessen Erfolg beiträgt. Eine gut ausgewählte Buchhaltungssoftware wird nicht nur Ihre finanziellen Abläufe optimieren, sondern auch die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Buchhaltungsprozesse verbessern.

Nächste Schritte

1. Planung des Testprozesses
2. Einführung von Workshops zur Einweisung der Mitarbeitenden
3. Auswertung und Auswahl der besten Softwarelösung

Vergleichstabelle für Buchhaltungssoftware-Anbieter

Eine Tabelle kann Ihnen helfen, verschiedene Software-Anbieter für die Buchhaltung übersichtlich zu vergleichen und die wichtigsten Testkriterien strukturiert zu bewerten. Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Testkriterium	Anbieter 1	Anbieter 2	Anbieter 3	Anbieter 4
Benutzerfreundlichkeit
– Intuitive Oberfläche
– Unterstützende Materialien
Funktionsumfang
– Rechnungsstellung
– Belegverwaltung
– Zahlungseingänge/-ausgänge
– Bilanz- und Erfolgsrechnungen
Automatisierungsmöglichkeiten
– Automatische Zuordnungen
– Erinnerung/Mahnsystem
– Automatische Berichte
Skalierbarkeit
– Datenmanagement
– Erweiterbarkeit
Sicherheitsfunktionen
– Zugriffsbeschränkungen
– Datenverschlüsselung
Integration
– Standardschnittstellen
– API-Verfügbarkeit
Kundensupport
– Verfügbarkeit
– Reaktionszeit
– Kompetenz
Mobiler Zugriff
– App-Funktionalität
– Offline-Nutzung
Berichterstellung
– Anpassbarkeit der Berichte
– Grafische Darstellung
– Exportfunktionen
Kosten
– Preis-Leistungs-Verhältnis
– Versteckte Kosten
– Testphase
Compliance
– Gesetzliche Anforderungen
– Audit-Trails
– Datenschutzbestimmungen
Backup und Datenwiederherstellung
– Automatische Backups
– Datenwiederherstellung
– Speicherort der Backups

Checkliste herunterladen

Hier können Sie die Checkliste herunterladen für Excel, Word oder als PDF.

Anleitung zur Nutzung der Checkliste

1. Anbieter recherchieren: Recherchieren Sie Buchhaltungssoftware-Anbieter, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen.
2. Detaillierte Tests durchführen: Setzen Sie die einzelnen Anbieter gegen die Testkriterien in der Tabelle und bewerten Sie sie entsprechend Ihrer Erfahrungen.
3. Punktevergabe und Gewichtung: Bewerten Sie die Erfüllung der einzelnen Kriterien, etwa mit einer Punkteskala von 1 (nicht erfüllt) bis 5 (vollständig erfüllt). Optional können Sie eine Gewichtung hinzufügen, um besonders wichtige Kriterien hervorzuheben.
4. Bewertung und Vergleich: Tragen Sie die Bewertungen in die Tabelle ein, um einen visuellen Überblick über die Stärken und Schwächen der jeweiligen Anbieter zu erhalten.
5. Entscheidung treffen: Nutzen Sie die ausgefüllte Checkliste, um eine fundierte Entscheidung für die Auswahl der besten Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen zu treffen.

Diese Übersichtliche Vergleichstabelle ermöglicht es Ihnen, verschiedene Anbieter strukturiert zu evaluieren und die beste Entscheidung basierend auf den spezifischen Kriterien und Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu treffen.

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