Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Vorbereitende Buchhaltung Aufgaben, Belege sortieren bis Übergabe der Dokumente
Vorbereitende Buchhaltung
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung und bildet die Grundlage für eine korrekte Steuererklärung. Dabei werden alle relevanten Belege gesammelt, sortiert und vorkontiert, bevor sie an die Steuerberatung übergeben werden.
- Welche Aufgaben gehören konkret zur vorbereitenden Buchhaltung?
- Warum ist es wichtig, Rechnungen zu kontieren?
- Wie kann eine Buchhaltungssoftware die vorbereitende Buchhaltung unterstützen?
In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die vorbereitende Buchhaltung – praxisnah, strukturiert und mit klaren Hinweisen für den Arbeitsalltag.
Vorbereitende Buchhaltung Definition
Definition: Die vorbereitende Buchhaltung umfasst alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um Belege, Daten und Informationen ordnungsgemäß zu erfassen, zu prüfen und aufzubereiten. Sie schafft die Basis für eine fehlerfreie Finanzbuchhaltung, für Monats- und Jahresabschlüsse sowie verlässliche Auswertungen. Eine sorgfältige vorbereitende Buchhaltung stellt sicher, dass alle Buchungen vollständig und korrekt sind – als tragfähige Grundlage für Entscheidungen im Management.
Vorbereitende Aufgaben der Buchhaltung
Die vorbereitende Buchhaltung bündelt Aufgaben, die den späteren Buchungsprozess effizient und fehlerarm machen. Dazu zählen insbesondere:
- Erfassung und Überprüfung von Belegen,
- Kontrolle von Zahlungseingängen und -ausgängen,
- Erstellung von Buchungsbelegen,
- Abstimmung von Konten sowie die Vorbereitung von Abschlüssen.
Alle Tätigkeiten orientieren sich an den GoB und erfordern Genauigkeit. Im Folgenden finden Sie die 6 zentralen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung im Detail.
Aufgabe 1: Sammeln von Belegen und Digitalisierung der Dokumente
Strukturierte Belegprozesse sind das Fundament der vorbereitenden Buchhaltung. Durch konsequentes Sammeln und Digitalisieren stehen alle Informationen schnell bereit und können effizient in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert das revisionssichere Archiv.
Aufgabe 2: Rechnungsprüfung als Aufgabe der vorbereitenden Buchhaltung
Die Rechnungsprüfung stellt sicher, dass Belege formal und inhaltlich korrekt sind. Grundlage sind saubere Erfassung, Kontenprüfung und die Erstellung von Buchungssätzen. Zusätzlich hilft es, die Mindestangaben beim Rechnung schreiben zu kennen. Früh erkannte Unstimmigkeiten vermeiden spätere Korrekturen.
Aufgabe 3: Sortierung der Belege als Grundlage der Organisation
Eine klare Belegsortierung (zum Beispiel nach Belegart, Datum, Lieferant, Projekt) schafft Transparenz und erleichtert jede weitere Tätigkeit der vorbereitenden Buchhaltung. So behalten Sie den Überblick und beschleunigen Prüf- und Freigabeprozesse. Praxisleitfaden: Belege richtig ordnen.
Aufgabe 4: Belege mit Kostenstellen versehen
Die Zuordnung zu Kostenstellen ermöglicht Auswertungen nach Bereichen, Projekten oder Produkten. Für die vorbereitende Buchhaltung ist das die Basis, um Ausgaben und Erlöse korrekt zu analysieren und Entscheidungen datenbasiert zu unterstützen.
Aufgabe 5: Vorkontierung – sauber kontieren, schneller buchen
Die Vorkontierung von Belegen ist Kern der vorbereitenden Buchhaltung. Sie ordnet Geschäftsvorfälle den richtigen Konten, Steuerschlüsseln und ggf. Kostenstellen zu. Das verkürzt Buchungszeiten und erhöht die Qualität. Hintergrundwissen: Vorkontierung.
Aufgabe 6: Übergabe der Dokumente oder Dateien an die Steuerberatung – so gelingt es
Die Übergabe an die Steuerberatung erfordert Sorgfalt und Sicherheit. Stimmen Sie die bevorzugte Methode ab (E-Mail/Cloud, persönlich, Post, Datenträger). Für sensible Inhalte gilt: Daten immer verschlüsseln.
Nochmals zusammengefasst: Möglichkeiten der Übergabe
Folgende Wege stehen für die Übergabe von Dokumenten an die Steuerberatung zur Verfügung:
- Per E-Mail: Versand von Dateien im Anhang (nur mit geeigneter Absicherung).
- Über eine Cloud-Plattform: Gemeinsamer, strukturierter Upload.
- Persönlich oder per Post: Physische Übergabe von Papierbelegen oder Datenträgern.
Besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung die passende Variante – Prozesse der vorbereitenden Buchhaltung werden dadurch planbar und effizient.
Darum ist die Kontierung von Rechnungen wichtig!
Die Kontierung ist essenziell für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und schnelle Auswertungen. Saubere Kontierungen ermöglichen belastbare Finanzplanung, etwa für Rentabilitätsvorschau und Liquiditätsplan. In der vorbereitenden Buchhaltung werden die Weichen dafür gestellt.
Vorbereitende Buchhaltung und die Absprache mit der Steuerberatung – was sollte abgesprochen werden?
Klare Absprachen verbessern Qualität und Tempo: Auswahl der Buchhaltungssoftware, Prozesse für Umsatzsteuervoranmeldungen, Kontenabstimmungen sowie Fragen zu Gewerbesteuer und weiteren Steuerfragen. Enge Zusammenarbeit macht die vorbereitende Buchhaltung rechtssicher und effizient.
Welche Aufgaben sind kein Bestandteil der vorbereitenden Buchhaltung?
Nicht zur vorbereitenden Buchhaltung gehören etwa die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Steuererklärung sowie die Prüfung von Buchführungsunterlagen. Diese Leistungen erfordern spezialisiertes Fachwissen und werden von entsprechend qualifizierten Experten übernommen.
Software zur Unterstützung nutzen
Moderne Buchhaltungssoftware erleichtert die vorbereitende Buchhaltung durch digitale Belegerfassung, automatisierte Kontierung, Stammdatenverwaltung sowie schnelle Auswertungen und Berichte. Zusätzlich bietet sich die Buchhaltung online in der Cloud an – ortsunabhängig, kollaborativ und effizient.
Wenn Sie Buchhaltung lernen möchten, finden Sie auf unserer Webseite weitere Grundlagen, Beispiele und Vorlagen.