BuchhaltungBuchhaltung lernen – GoB – 5 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bilden das Fundament für eine korrekte und gesetzeskonforme Buchhaltung.

Sie sorgen für die notwendige Klarheit, Übersichtlichkeit und Vollständigkeit der Buchführung, wodurch Transaktionen lückenlos dokumentiert und für Dritte nachvollziehbar werden.

In diesem Artikel führen wir Sie in die Welt der GoB ein, beleuchten die essenziellen Grundsätze wie „keine Buchung ohne Beleg“ und erläutern die Bedeutung der Aufbewahrungsfristen sowie die Rolle von Gremien, die über die Einhaltung dieser Standards wachen.

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GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) stellen die Leitlinien dar, nach denen die Buchführung von Unternehmen in Deutschland auszurichten ist. Es handelt sich dabei um eine Sammlung von Regeln, die sowohl gesetzlich verankert als auch durch kaufmännische Übung etabliert sind. Die GoB garantieren eine Buchführung, die sowohl den formalen als auch den materialen Anforderungen gerecht wird, was beinhaltet, dass sie nicht nur optisch einwandfrei und übersichtlich, sondern auch inhaltlich korrekt und vollständig sein muss.

Im Kern dienen die GoB dazu, ein getreues Abbild der wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens zu gewährleisten. Sie sollen sicherstellen, dass sämtliche Geschäftsvorgänge lückenlos und nachvollziehbar festgehalten werden. Zu den fundamentalen Prinzipien zählt der Grundsatz, dass für jede Buchung ein Beleg existieren muss. Dieses Prinzip manifestiert sich im oft zitierten Satz: „Keine Buchung ohne Beleg.“

Darüber hinaus sind die Aufbewahrungsfristen ein kritischer Aspekt der GoB. Sie legen fest, wie lange Geschäftsdokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine aufbewahrt werden müssen, um bei Bedarf die Buchführung rekonstruieren zu können. Zudem ist für die Buchführung elementar, dass sie auch für Dritte – hierbei sind insbesondere Wirtschaftsprüfer, Steuerprüfer oder andere berechtigte Dritte gemeint – klar verständlich und nachvollziehbar ist.

Die konsequente Beachtung der GoB schützt Unternehmen vor Sanktionen bei steuerlichen Betriebsprüfungen, bei rechtlichen Auseinandersetzungen und unterstützt zudem das interne Controlling sowie die Betriebsführung. Indem die Buchführung klaren und nachprüfbaren Kriterien entspricht, dient sie als solide Basis für Entscheidungen der Geschäftsführung und sichert das Vertrauen von Geschäftspartnern, Investoren und staatlichen Institutionen. Die GoB sind somit sowohl ein Mittel der Rechtskonformität als auch ein entscheidender Faktor für die Transparenz und Integrität der Unternehmensführung.

Einzelne Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist unerlässlich für jedes Unternehmen. Um den Überblick über die Finanzen zu behalten, müssen diese Grundsätze als GoB beachtet werden. Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein, damit jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Einnahmen und Ausgaben getätigt wurden. Zudem ist es von großer Bedeutung, dass die Buchführung vollständig und ordnungsgemäß ist.

Eine Buchung ohne Beleg darf keinesfalls durchgeführt werden, da ansonsten keine Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Auch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist ein wichtiger Punkt, um im Falle einer Prüfung keine Schwierigkeiten zu bekommen.

Schließlich muss die Buchführung für Dritte nachvollziehbar sein, damit auch Geschäftspartner oder das Finanzamt einen Einblick in die Finanzen des Unternehmens erhalten können. Nur wenn diese Grundsätze beachtet werden, kann eine erfolgreiche Buchführung gewährleistet werden. Mehr dazu erfahren Sie hier in diesem Beitrag:

Buchführung muss klar und übersichtlich sein

Eine klare und übersichtliche Buchführung ist fundamental für die Steuerung und Kontrolle eines jeden Unternehmens. Die Fähigkeit, finanzielle Übersichten zu erstellen und zu interpretieren, ermöglicht es, schnelle und informierte Entscheidungen zu treffen. Ein zentraler Ausdruck der Buchführung ist der Jahresabschluss, dessen Gliederung und Darstellung von großer Bedeutung ist.

  • Klarheit und Struktur des Jahresabschlusses: Der Jahresabschluss muss nicht nur übersichtlich gestaltet sein, sondern auch den gesetzlich vorgeschriebenen Gliederungsnormen entsprechen. Die Einhaltung dieser Abschlussgliederung, gemäß den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) oder international anerkannten Standards wie den IFRS, sorgt für Vergleichbarkeit und Transparenz.
  • Verbot der Verrechnung: Es ist strikt untersagt, Vermögenswerte mit Schulden oder Aufwendungen mit Erträgen zu verrechnen. Solche Praktiken könnten zu einem verschleierten Bild der wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens führen und sind sowohl für interne als auch externe Analysezwecke unzulässig.
  • Korrekte Fehlerbehandlung: Sollten Fehler in der Buchführung festgestellt werden, so ist es unumgänglich, diese nicht durch Unleserlich machen oder Ähnliches zu kaschieren. Die angemessene Vorgehensweise ist eine Stornobuchung, welche den Fehler transparent korrigiert.

Beispiel

Beispiel für eine Fehlerkorrektur: Wenn versehentlich eine Zahlung an einen Lieferanten doppelt verbucht wurde, sollte die fälschliche Buchung klar als solche storniert und dokumentiert werden, gefolgt von der richtigen Verbuchung des Vorgangs. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten, einschließlich Wirtschaftsprüfern.

Eine präzise Buchführung dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern ist auch ein wesentliches Element der Unternehmensintegrität. Sie ermöglicht jedem Stakeholder, vom Management bis zum externen Prüfer, die Finanzen des Unternehmens effektiv zu analysieren und zu bewerten.

Buchführung muss ebenfalls ordnungsgemäß und vollständig sein

Buchführung ist ein kritischer Aspekt betrieblicher Organisation und muss gewissen Standards entsprechen, um deren Effektivität zu sichern. Die Prinzipien einer korrekten buchhalterischen Praxis umfassen:

  1. Fortlaufende Erfassung: Jeder Geschäftsfall sollte unmittelbar bei seinem Eintreten erfasst werden. Verzögerungen können zu Ungenauigkeiten oder Überschneidungen führen.
  2. Vollständigkeit: Kein Vorgang darf ausgelassen werden. Dies stellt sicher, dass die finanzielle Lage des Unternehmens transparent und lückenlos dokumentiert ist.
  3. Richtigkeit: Jede Buchung muss den tatsächlichen Werten entsprechen. Fehler in der Buchhaltung können zu falschen Unternehmensentscheidungen führen.
  4. Periodengerechtigkeit: Einnahmen und Ausgaben sind in der Periode zu erfassen, zu der sie wirtschaftlich gehören. Dies ermöglicht eine präzise Periodenabgrenzung und Erfolgsermittlung.
  5. Sachliche Korrektheit: Jede Buchung muss sachlich begründet und nachprüfbar sein. Belege wie Rechnung oder Quittung sind entsprechend aufzubewahren.

Beispiel

Beispiel Kassenbuchhaltung: Im Kassenbuch wird eine Bareinzahlung von einem Kunden in Höhe von 500 Euro am 15. April verbucht. Die Verbuchung erfolgt am selben Tag, um die Aktualität zu gewährleisten. Der Betrag wird sowohl in Worten als auch in Ziffern klar ausgewiesen, das Datum und der Grund der Transaktion (z.B. „Einzahlung Rechnung Nr. 1234“) werden erfasst. Die Buchung wird von der Person, die das Kassenbuch führt, und nach Möglichkeit von einer weiteren verantwortlichen Person kontrolliert und abgezeichnet. Dadurch ist gewährleistet, dass bei einer Prüfung der buchhalterischen Aufzeichnungen Vollständigkeit und Richtigkeit der Information vorliegt.

Wichtige Gliederungs- und Formatierungsprinzipien für eine übersichtliche Buchführung:

  • Datum: Jede Buchung ist chronologisch mit einem Datum zu versehen.
  • Belegnummer: Jede Buchung muss eine Belegnummer haben, die auf den korrespondierenden Beleg verweist.
  • Beschreibung: Eine kurze, aber klare Beschreibung gibt Auskunft über die Art der Buchung.
  • Betrag: Trennen Sie stets klar zwischen Einnahmen und Ausgaben und führen Sie die Beträge in einer separaten Spalte.
  • Summen: Führen Sie regelmäßig Soll- und Haben-Summen zusammen, um die Korrektheit der Buchungen zu überprüfen.

Indem die oben genannten Prinzipien beachtet werden, wird eine Buchführung geschaffen, die nicht nur regulatorischen Standards genügt, sondern auch ein wichtiges Werkzeug für das interne Controlling und die Entscheidungsfindung im Unternehmen darstellt.

Keine Buchungen ohne Beleg durchführen

Der Grundsatz „Keine Buchungen ohne Beleg“ bildet das Fundament einer soliden Buchführung und wahrscheinlich der bekannteste Grundsatz der GoB. Belege dienen als Nachweis für Geschäftsvorfälle und sind essenziell für die Nachvollziehbarkeit innerhalb des Rechnungswesens. In Fällen, in denen ein Originalbeleg nicht vorliegt oder verloren gegangen ist, ist die Erstellung von Ersatzbelegen entscheidend, um den buchhalterischen Anforderungen gerecht zu werden.

Ersatzbeleg

Ein Ersatzbeleg sollte folgende Informationen enthalten:

  • Vollständige Beschreibung des Geschäftsvorfalls
  • Datum des Vorfalls und des Ersatzbeleges
  • Beteiligte Parteien
  • Betrag und Währung
  • Unterschrift einer verantwortlichen Person
  • Fortlaufende Nummerierung

Beispiel

Beispiel für einen Ersatzbeleg: Angenommen, ein Mitarbeiter verliert den Beleg für eine Taxifahrt, die aus geschäftlichen Gründen durchgeführt wurde. Um dennoch eine Buchung durchführen zu können, füllt er einen Ersatzbeleg aus, der das Datum der Taxifahrt, den Zweck der Fahrt (z.B. „Fahrt zum Kundenmeeting“), den geschätzten vereinbarten Preis und die Unterschrift der verantwortlichen Führungskraft enthält. Der Beleg wird fortlaufend nummeriert und in der entsprechenden Kategorie abgelegt.

Organisation und Aufbewahrung von Ersatzbelegen

  • Chronologische Ablage: Ersatzbelege sollten chronologisch geordnet werden, um eine zeitgerechte Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
  • Nummerierung: Eine fortlaufende Nummerierung hilft dabei, Belege schnell zu identifizieren und zuzuordnen.
  • Transparente Dokumentation: Jeder Ersatzbeleg wird klar gekennzeichnet, um diesen von regulären Belegen unterscheiden zu können.
  • Zugang für Berechtigte: Ersatzbelege sollten sicher und zugänglich für berechtigte Mitarbeitende aufbewahrt werden.

Die Einhaltung dieser Prinzipien stellt nicht nur die Integrität der Buchführung sicher, sondern sichert zudem die Glaubwürdigkeit des Unternehmens gegenüber Dritten wie Kunden, Geschäftspartnern und Behörden. Eine klar strukturierte Dokumentation und Ablage von Ersatzbelegen minimiert das Risiko von Unregelmäßigkeiten und trägt zu einer transparenten Unternehmensführung bei.

Aufbewahrungsfristen regeln die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) definieren verbindlich die Zeitspannen, über die verschiedene Geschäftsdokumente gespeichert werden müssen. Dabei ist es essenziell, die Aufbewahrungsfristen exakt zu beachten, um sowohl gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, als auch die Transparenz und Nachprüfbarkeit der eigenen Geschäftsvorgänge zu gewährleisten.

Aufbewahrungsfristen im Detail:

  • 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, das Inventar, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie Buchungsbelege. Diese lange Frist reflektiert die Bedeutung dieser Dokumente für das Verständnis und die Rekonstruktion finanzieller Transaktionen.
  • 6 Jahre: Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, sofern sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Es ist von großer Bedeutung, alle Dokumente in einer Weise zu archivieren, dass sie innerhalb der vorgeschriebenen Fristen jederzeit zugänglich und auffindbar sind.

Beispiel

Beispiel für die Aufbewahrungspflicht: Betrachten wir die Buchhaltung eines Unternehmens zum Jahresabschluss 2024. Die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Buchungsbelege, die diesen Abschluss unterstützen, müssen bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden. Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2024, die Informationen zur Besteuerung enthalten, müssen mindestens bis zum 31. Dezember 2030 aufbewahrt werden.

Organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen:

  • Klar definierte Ablagestruktur: Erstellen Sie für jedes Jahr eindeutige Ordner oder digitale Archive, die klar beschriftet sind und leicht zugänglich für befugtes Personal bleiben.
  • Digitale Archivierung: Nutzen Sie elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die nicht nur Platz sparen, sondern auch Such- und Zugriffsfunktionen vereinfachen.
  • Regelmäßige Überprüfung und Bereinigung: Führen Sie am Ende jedes Kalenderjahres eine Überprüfung durch und entsorge die Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen sowohl für physische als auch für digitale Dokumente, um Datenschutz und Compliance sicherzustellen.
  • Dokumentation des Vernichtungsprozesses: Protokollieren Sie, welche Dokumente vernichtet wurden, inklusive Datum und verantwortlicher Person.

Die konsequente Einhaltung dieser Fristen und Sicherheitsmaßnahmen ist ausschlaggebend für eine integre Unternehmensführung und dient als Nachweis korrekter Geschäftspraktiken gegenüber Audits oder Steuerprüfungen.

Es ist von größter Bedeutung, dass man sich an die Aufbewahrungsfristen hält. Insbesondere gilt dies für alle Bücher der Buchführung. Es muss einem bewusst sein, dass die Einhaltung dieser Fristen nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch dazu dient, die Integrität der Geschäftspraktiken zu gewährleisten.

Buchführung muss für Dritte nachvollziehbar sein

Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Buchführung, durch die GoB, ist eine tragende Säule im Rahmen der betriebswirtschaftlichen und gesetzlichen Anforderungen. Nach § 238 HGB muss jeder Kaufmann Bücher führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich machen. Konform § 145 AO sind die Aufzeichnungen so vorzunehmen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können.

Praxisbeispiel

Stellen wir uns vor, dass die Steuerberatungspraxis Steuer & Klarheit die Buchführung eines Mandanten, dem Einzelunternehmen Gartenglück, für das Geschäftsjahr überprüfen möchte. Gartenglück hat diverse Vorgänge: Einkäufe, Verkäufe, Investitionen und betriebliche Ausgaben. Jeder dieser Vorgänge ist durch entsprechende Belege dokumentiert, sei es Rechnungen, Lieferscheine oder Kassenbons.

Die Buchführung wurde mithilfe einer Buchhaltungssoftware durchgeführt, das die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhält. Somit kann die Steuerberatungspraxis die Buchführung von Gartenglück leicht nachvollziehen. Die Unterlagen sind sortiert, indiziert und digital gespeichert, wodurch sich die Prüfung auf die Korrektheit einzelner Buchungen sowie die Gesamtheit der finanziellen Lage des Unternehmens in einer angemessenen Zeit durchführen lässt.

Durch gewissenhaftes Arbeiten und die Achtung von Prinzipien wie Klarheit und Belegbarkeit sorgt Gartenglück dafür, dass seine Buchführung Dritten gegenüber transparent und verständlich ist. Dies stärkt das Vertrauen in die Geschäftspraktiken und bildet eine solide Basis für Unternehmensentscheidungen und -planungen.

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist von großer Bedeutung für jedes Unternehmen. Sie bildet die Grundlage für eine transparente und verlässliche Darstellung der Geschäftsvorfälle und der finanziellen Lage des Unternehmens. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Buchführung so gestaltet ist, dass auch ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen umfassenden Überblick über die Geschäftsfälle und die Lage des Unternehmens erhalten kann.

Fachgremien und Wirtschaftsverbände

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) stellen die Basis für eine korrekte und transparente Finanzberichterstattung in Unternehmen dar. Ihre Bedeutung wird sowohl von Gesetzesnormen als auch von Empfehlungen aus der Wirtschafts- und Berufspraxis untermauert.

Fachgremien und Wirtschaftsverbänden

  • Fachgremien: Institutionen wie das Deutsche Rechnungslegungs Standards Committee (DRSC) nehmen Einfluss auf die Ausgestaltung der GoB durch die Entwicklung von Rechnungslegungsstandards.
  • Wirtschaftsverbände: Organisationen wie der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) oder der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) vertreten die Interessen ihrer Mitglieder und fungieren als Sprachrohr für die Praxisanforderungen an die GoB.

Empfehlungen und Best Practices

  • Praxisleitfäden: Wirtschaftsverbände veröffentlichen häufig Richtlinien und Leitfäden, um ihren Mitgliedern die Einhaltung der GoB zu erleichtern.
  • Fortbildung: Sie bieten Schulungen und Seminare an, um das Verständnis zu fördern und die Anwendung der GoB zu verbessern.
  • Interessenvertretung: In Diskussionen mit Gesetzgebern und Regulierungsbehörden setzen sie sich für eine anwendbare und praxisgerechte Weiterentwicklung der GoB ein.

Wirtschaftliche und gesellschaftliche Verantwortung

Die Einhaltung der GoB reflektiert die unternehmerische Verantwortung und Ethik. Es geht dabei nicht nur um die reine Gesetzeskonformität, sondern auch um die Wahrung der Reputation und um das Vertrauen, das Kunden, Geschäftspartner und die Öffentlichkeit einem Unternehmen entgegenbringen.

Die GoB leisten somit einen wesentlichen Beitrag zur Stabilität und Integrität des Wirtschaftssystems und stärken das Vertrauen in die Märkte. Sie bedingen eine verantwortungsbewusste Unternehmensführung und stellen sicher, dass alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß, transparent und nachvollziehbar dokumentiert sind.

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