Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Quittung Vorlage kostenlos – Muster als Excel, Word & PDF – GoBD & Beispiel
Hier erhalten Sie eine kostenlose Quittung Vorlage in verschiedenen Formaten – ideal für Buchhaltung, Unterricht, Weiterbildung oder die tägliche Praxis im Unternehmen. Sie erfahren, welche Angaben Pflicht sind, wie Sie Quittungen GoBD-konform digitalisieren und archivieren und worauf Sie bei Bargeschäften achten sollten.
Die Muster stehen als Word, Excel und PDF zum Download bereit. Zusätzlich finden Sie eine Checkliste, ein Praxisbeispiel sowie typische Fehler, die bei einer Prüfung unnötige Rückfragen auslösen.
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Quittung Vorlage kostenlos downloaden: Word, PDF und Excel
Mit einer sauberen Quittung Vorlage dokumentieren Sie eine Barzahlung eindeutig: Wer hat wem, wann, wofür und in welcher Höhe Geld übergeben – inklusive Bestätigung durch Unterschrift. Das ist nicht nur praktisch für die Buchhaltung, sondern auch für Unterrichtszwecke (z. B. Buchführung, Belegwesen, Kassenführung).
Wofür sind die Vorlagen geeignet?
- Barzahlungen im Alltag (Dienstleistung, Verkauf, Erstattung)
- Quittungen für Vereine, Nachhilfe, Kurse, Privatverkäufe (mit korrekten Angaben)
- Übungen im kaufmännischen Unterricht (Belege ausfüllen, Belegprüfung)
- Archivierung als PDF nach Unterschrift
Tipp: Wenn Sie in Word oder Excel ausfüllen, speichern Sie anschließend eine unveränderbare Version (z. B. PDF) für Ihre Ablage.
Hinweis: Die Vorlagen sind Muster. Prüfen Sie vor dem Einsatz, ob alle Angaben zu Ihrem Fall passen (z. B. Umsatzsteuer, Leistungsbeschreibung, Empfänger).
Bestandteile und Mindestanforderungen: So muss eine Quittung aufgebaut sein
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine Zahlung – meist bei Barzahlung. In der Praxis dient sie als Nachweis für Ihre Unterlagen, für die Steuererklärung oder für die Buchhaltung. Rechtlich relevant sind u. a. die Regelungen zur Schriftform (§ 126 BGB) sowie der Anspruch auf Quittung (§ 368 BGB).
Je nachdem, ob Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll oder ob es sich um eine vereinfachte Quittung im Rahmen der Kleinbetragsregelung handelt, unterscheiden sich die Pflichtangaben. Wenn Sie unsicher sind, lesen Sie ergänzend unseren Beitrag Rechnung schreiben – dort finden Sie auch die Abgrenzung zwischen Rechnung, Quittung und Kassenbeleg.
Pflichtangaben im Überblick (Praxischeck)
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers (bei Unternehmen: Firmierung)
- Name des Zahlenden (Person oder Firma)
- Datum und Ort der Ausstellung
- Betrag (ideal: in Zahlen und in Worten)
- Verwendungszweck („für …“ – klare Leistungs-/Warenbeschreibung)
- Empfangsbestätigung (z. B. „Betrag dankend erhalten“)
- Unterschrift des Zahlungsempfängers (oder Zeichnungsberechtigten)
Merksatz: Je konkreter die Quittung, desto weniger Rückfragen später. „Sonstiges“ oder „Barzahlung“ als Text ist in der Praxis zu ungenau.
Betrag in Ziffern und Buchstaben: Warum das wichtig ist
Der Betrag sollte in Ziffern und in Buchstaben notiert werden (z. B. „230,00 €“ und „zweihundertdreißig Euro“). Dadurch wird Manipulation erschwert und die Quittung ist auch dann eindeutig, wenn eine Zahl später schlecht lesbar ist. Cent-Beträge werden häufig nur in Ziffern ergänzt (z. B. „00/100“ oder „Cent wie oben“).
Umsatzsteuer: Steuersatz, Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, müssen der Steuersatz (z. B. 7 % oder 19 %) und die Steuerbeträge nachvollziehbar sein. Bei vereinfachten Belegen (Kleinbetragsregelung) gelten besondere Vorgaben – maßgeblich ist § 33 UStDV. Eine verständliche Einordnung zur Kleinbetragsrechnung finden Sie auch bei Haufe (Kleinbetragsrechnungen).
Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen (z. B. Kleinunternehmer), gehört ein passender Hinweis in die Quittung. Hintergrundwissen finden Sie im Beitrag Kleinunternehmerregelung.
Name des Einzahlers: Wer zahlt, muss erkennbar sein
Der Name des Einzahlers (Zahlender) sollte auf der Quittung stehen – besonders dann, wenn die Quittung als Nachweis für die Buchhaltung oder gegenüber Dritten benötigt wird. Bei Firmenzahlungen ist die Firmierung sinnvoll (ggf. mit Ansprechpartner).
Verwendungszweck („für“-Zeile): So formulieren Sie prüfbar
Die „für“-Zeile ist einer der wichtigsten Teile. Schreiben Sie nicht nur „Dienstleistung“, sondern konkret:
- „für Reparatur Fahrrad (Bremsen + Schlauch), Auftrag 2025-051“
- „für Teilnahmegebühr Excel-Kurs am 15.05.2025“
- „für Verkauf Schreibtisch Modell X, Lieferung am 15.05.2025“
Je besser die Beschreibung, desto einfacher ist später die Zuordnung zum Beleg und zum Geschäftsvorfall – besonders in Kombination mit einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht.
Quittung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?
Viele verwechseln Quittung und Rechnung. Kurz gesagt: Eine Rechnung fordert eine Zahlung an oder dokumentiert eine Leistung – eine Quittung bestätigt, dass das Geld bereits empfangen wurde. In der Praxis kann eine Rechnung auch als Quittung dienen, wenn sie einen Zahlungsnachweis enthält (z. B. „Betrag dankend erhalten“ und Unterschrift).
| Merkmal | Quittung | Rechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Empfangsbestätigung einer Zahlung (meist bar) | Abrechnung/Leistungsnachweis, ggf. Zahlungsaufforderung |
| Typischer Zeitpunkt | nach Zahlung | vor oder nach Leistung (je nach Vereinbarung) |
| Wichtigster Text | „Betrag dankend erhalten“ | Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuerangaben |
| Unterschrift | üblich und empfehlenswert | nicht zwingend, aber möglich |
| Praxis | Barzahlungen, Erstattungen, Privatverkauf, Kursgebühren | Unternehmen, Dienstleistungen, Warenlieferung, Aufträge |
Wenn Sie eher eine Rechnung benötigen, nutzen Sie diese Vorlage: Rechnung schreiben (Vorlage & Beispiele).
GoBD-konforme Quittung: Digitalisieren, speichern und wiederfinden
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind besonders wichtig, wenn Sie Quittungen digital erfassen, scannen, per Software erstellen oder elektronisch archivieren. Ziel ist, dass Ihre Belege vollständig, nachvollziehbar, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden.
Eine zentrale Quelle ist das GoBD-Schreiben des BMF. Sie finden dort die Grundsätze für die digitale Belegablage und den Datenzugriff bei Prüfungen: GoBD (BMF, PDF).
Was bedeutet „GoBD-konform“ bei Quittungen?
- Vollständigkeit: Quittung ist vollständig, nachvollziehbar, korrekt ausgefüllt.
- Zeitnahe Erfassung: Beleg wird zeitnah abgelegt (nicht erst Monate später).
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen oder werden protokolliert.
- Ordnung & Wiederauffindbarkeit: Belege sind systematisch abgelegt (Belegnummern, Ordnerlogik, Suche).
- Nachvollziehbarkeit: Dritte können Prozesse verstehen (z. B. durch Verfahrensdokumentation).
Wichtig: Quittungen in Word oder Excel sind grundsätzlich möglich, aber die Dateien sind leicht änderbar. Für eine sichere Ablage empfiehlt sich daher ein Export nach PDF (idealerweise PDF/A) und eine Archivierung, die Änderungen verhindert bzw. nachvollziehbar macht. Eine gute Einführung in die digitale Belegarchivierung finden Sie z. B. hier: GoBD-Belege archivieren (SMC-IT).
Praxis-Tipps: Quittungen digital ablegen (ohne Chaos)
- Belegnummer vergeben: z. B. Q-2025-05-015 (Jahr-Monat-laufend).
- Scan/Foto erstellen: gut lesbar, vollständig (inkl. Unterschrift).
- Dateiname standardisieren: „Q-2025-05-015_Kunde_Betrag.pdf“.
- Ordnerlogik: z. B. /Belege/2025/05/Quittungen/
- Unveränderbar speichern: PDF (ggf. PDF/A) und Zugriff schützen.
- Verknüpfung zur Buchung: Belegnummer in Kassenbuch/Buchungstext übernehmen.
Wenn Sie ohnehin digital arbeiten, ist eine Buchhaltungssoftware meist der bequemere Weg: Belege fotografieren, automatisch zuordnen, revisionssicher archivieren. Nutzen Sie dazu gern den Beitrag Buchhaltungssoftware Vergleich.
Praxisbeispiel: Quittung für Barzahlung im Kleinunternehmen (inkl. Archivierung)
Fallbeispiel:
Ein Kleinunternehmer verkauft auf einem Markt handgefertigte Möbel. Ein Kunde bezahlt am 15.05.2025 einen Schreibtisch in bar zum Preis von 230,00 Euro.
Ziel: Die Quittung soll korrekt ausgefüllt und anschließend so abgelegt werden, dass sie später leicht wiedergefunden wird (z. B. bei einer Nachfrage vom Steuerberater oder einer Prüfung).
| Schritt | Umsetzung |
|---|---|
| 1) Quittung ausfüllen | Quittung Vorlage (Word/Excel) öffnen, Daten eintragen, Betrag in Zahlen/Worten, „für“-Zeile klar formulieren, Ort/Datum ergänzen. |
| 2) Unterschrift | Zahlungsempfänger unterschreibt (bei Firma ggf. Stempel + Unterschrift). |
| 3) Belegnummer | Belegnummer vergeben, z. B. Q-2025-05-015 (auch auf Quittung notieren). |
| 4) Digitalisierung | Quittung scannen oder abfotografieren (lesbar, vollständig, gerade, ohne Schatten). |
| 5) Dateiablage | Speichern als „Q-2025-05-015_Kunde_230EUR.pdf“ im Monatsordner. |
| 6) Buchung | Eintrag im Kassenbuch mit Belegnummer und Text (z. B. „Verkauf Schreibtisch Modell X, Q-2025-05-015“). |
| 7) Zugriff | Nur berechtigte Personen (Unternehmer/Steuerberater) erhalten Zugriff; Backups sind eingerichtet. |
Tipp: Wenn Sie Quittungen häufig erstellen, sparen Sie Zeit mit einer Software, die Belege automatisch zuordnet und archiviert. Beispiele finden Sie in unserem Softwarevergleich.
Checkliste: Quittung Vorlage korrekt ausfüllen (für Praxis & Unterricht)
- Stimmt Name/Anschrift des Zahlungsempfängers (Firma/Privatperson)?
- Ist der Zahlende eindeutig genannt (Person oder Firma)?
- Ist der Verwendungszweck konkret („für …“ mit Leistungs-/Warenbeschreibung)?
- Ist der Betrag korrekt (Zahlen + Worte) und ggf. Umsatzsteuer berücksichtigt?
- Ist Ort/Datum eingetragen?
- Ist die Empfangsbestätigung enthalten („Betrag dankend erhalten“)?
- Ist die Quittung unterschrieben (ggf. Stempel)?
- Wurde eine Belegnummer vergeben und in der Buchung übernommen?
- Wurde die Quittung geordnet abgelegt (Papier oder digital, auffindbar)?
FAQ zur Quittung Vorlage
Wann brauche ich eine Quittung und wann reicht ein Kassenbon?
Bei vielen Bargeschäften reicht ein Kassenbon als Nachweis. Wenn Sie jedoch eine Empfangsbestätigung brauchen (z. B. bei Erstattungen, Privatverkauf, Kursgebühren, handschriftlichen Barzahlungen ohne Kassensystem), ist eine Quittung sinnvoll. Bei steuerlich relevanten Fällen sollten die Angaben vollständig und plausibel sein.
Muss eine Quittung unterschrieben sein?
Eine Unterschrift ist in der Praxis sehr empfehlenswert, weil sie die Empfangsbestätigung eindeutig macht. Gerade bei Streitfällen oder Rückfragen ist eine unterschriebene Quittung deutlich stärker als ein unbestätigter Ausdruck.
Sind Quittungen aus Word oder Excel GoBD-konform?
Die Erstellung in Word/Excel ist möglich, aber Sie sollten dafür sorgen, dass die abgelegte Version nicht nachträglich verändert werden kann oder Änderungen nachvollziehbar sind. Üblich ist: ausfüllen, unterschreiben, danach als PDF speichern und geordnet archivieren. Komfortabler ist eine Softwarelösung mit Protokollierung und Belegablage.
Was gilt bei der Kleinunternehmerregelung?
Wenn Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, sollte ein Hinweis auf der Quittung stehen. Details finden Sie im Beitrag Kleinunternehmerregelung.
Rechtlicher Hinweis und gute Praxis
Bitte beachten Sie stets die aktuelle Rechtslage und die Anforderungen Ihres konkreten Falls (z. B. Umsatzsteuer, Kleinbetragsregelung, Archivierung). Dieser Beitrag bietet praktische Orientierung und Vorlagen, ersetzt jedoch keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wenn Sie Quittungen regelmäßig in größerem Umfang nutzen, kann eine strukturierte Belegablage und Software (inklusive Protokollierung) die sicherere Lösung sein.
Passend dazu:
- Kassenbuch Vorlage (für Einnahmen und Ausgaben, Kasse, Bestände)
- Rechnung schreiben (Vorlagen, Pflichtangaben, Beispiele)
- Buchhaltungssoftware Vergleich (digital, Belege, Prozesse)