Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Quittung Vorlage kostenlos – Muster als Excel, Word & PDF – GoBD & Beispiel
Quittung – Informationen und kostenlose Vorlagen (Excel, Word, PDF)
Hier erhalten Sie eine kostenlose Quittungsvorlage in verschiedenen Formaten – ideal für Buchhaltung, Weiterbildungszwecke oder zur Übung im Unterricht. Sie erfahren, welche Angaben Pflicht sind, wie Sie die Quittung GoBD-konform gestalten und erhalten ein konkretes Praxisbeispiel zur digitalen Archivierung.
Die Muster stehen in Word, Excel und PDF zum Download bereit.
Quittung Vorlage, Muster oder Beispiel für Word oder Excel sowie als PDF
Hier können Sie sich eine Quittung Vorlage oder ein Muster kostenlos downloaden. Optimal geeignet zum weiter bearbeiten oder für Unterrichtszwecke, um das Ausfüllen zu üben. Die angebotenen Muster finden Sie als PDF, Word sowie als Excel Vorlage. Alle Dateien sind zum Ausdrucken geeignet.
Bestandteile und Mindestanforderungen an eine Quittung
Die Quittung dient meist als Nachweis für das Finanzamt bzw. zur Steuererklärung für eine Empfangsbestätigung einer Barzahlung. Sie hier auch die §§ 126, 368 BGB. Für Beträge unter 250,00 € Brutto reicht der Kassenbon für gewöhnlich selbst als Nachweis aus. Benötigen Sie eine Quittung dann gelten besondere Bestandteile bzw. Anforderungen. Dazu zählen je nach Betragshöhe folgende:
Betrag in Ziffern und Buchstaben
Der Betrag, welcher bar gezahlt wurde muss in Ziffern und in Buchstaben notiert werden. Cent-Beträge sind nur in Ziffern zu erfassen. Meist wird hier der Schriftzug „Cent wie oben“ benutzt. Bei manchen Vordrucken wird auch unterschieden nach Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.
Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Die Angabe des Umsatzsteuersatzes von 7 % oder 19 % bzw. ein Steuerbefreiungshinweis ist notwendig. Beträge bis zu 250 Euro gelten laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) als Kleinbetragsrechnungen. In diesem Fall genügt eine vereinfachte Quittung mit folgenden Angaben: vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Name vom Einzahler auf der Quittung Vorlage
Der Name vom Einzahler muss vorhanden sein, also die Person oder Firma, welche den Betrag leistet.
Verwendung der Zahlung
Auf der Quittung muss eine Zeile der Verwendung der Zahlung angegeben sein, die sogenannte „für-Zeile“. Für was wurde das Geld ausgegeben.
Empfangsbestätigung
Eine Empfangsbestätigung des Zahlungsempfängers zum Beispiel die Worte „Betrag dankend erhalten“.
Ausstellungsort und der Tag
Der Ausstellungsort und der Tag der Ausstellung.
Anschrift und Name des Zahlungsempfängers
Anschrift und Name des Zahlungsempfängers. Meist in Form eines Firmenstempels und die Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten.
Sie sollten stets die Rechtslage beachten
Bitte beachten Sie stets die jeweils gültige Rechtslage im Bereich einer Quittung sowie dem Rechnung schreiben. Somit verhindern Sie negative Konsequenzen. Insbesondere der Vorsteuerabzug kann bei fehlenden, aber vorgeschriebenen Bestandteilen vom Finanzamt verweigert werden. Diese Dateien sind insbesondere für den kaufmännischen Unterricht vorgesehen.
GoBD-konforme Quittung: Worauf Sie achten sollten
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – gelten auch für Quittungen. Insbesondere, wenn Sie Ihre Quittungen digital erfassen, speichern oder per Software erstellen, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein, damit diese Belege im Rahmen einer Betriebsprüfung anerkannt werden.
Was bedeutet GoBD-konform?
Eine Quittung ist GoBD-konform, wenn sie:
- vollständig und inhaltlich korrekt ausgestellt wurde,
- zeitnah und unveränderbar erfasst wurde,
- maschinell auswertbar gespeichert werden kann (z. B. als PDF/A, TIFF oder in einem ERP-System),
- systematisch archiviert wird – inklusive einfacher Wiederauffindbarkeit,
- nachvollziehbar und prüfbar ist, z. B. durch Versionskontrolle oder eindeutige Belegnummern.
Wer Quittungen in Word oder Excel erstellt, muss sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Es empfiehlt sich daher die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die dies automatisch protokolliert. Mehr dazu erfahren Sie hier bei https://www.smc-it.de/gobd-belege-archivieren/.
Praxisbeispiel: Quittung für Barzahlung im Kleinunternehmen
Fallbeispiel:
Ein Kleinunternehmer verkauft handgefertigte Möbel auf Märkten. Ein Kunde bezahlt am 15. Mai 2025 einen Schreibtisch in bar zum Preis von 230 Euro.
So wird die Quittung korrekt erstellt und GoBD-konform archiviert:
| Schritt | Umsetzung |
|---|---|
| Erstellung | Mit einer Quittungsvorlage (z. B. Excel oder Softwaretool) |
| Pflichtangaben | Name und Anschrift des Unternehmers, Betrag in Zahlen/Worten, Produktbezeichnung, Datum, Ort, Unterschrift |
| Kleinbetragsregelung | Betrag unter 250 Euro – vereinfachte Quittung nach § 33 UStDV |
| Digitalisierung | Quittung wird als PDF eingescannt (z. B. mit App oder Scanner) |
| Archivierung | Speicherung in einem verschlüsselten Ordner mit Belegnummer (z. B. Q2025-05-015) |
| Unveränderbarkeit | PDF wird in PDF/A-Format gespeichert und schreibgeschützt |
| Zugriffsrecht | Nur Unternehmer und Steuerberater haben Zugriff |
Tipp: Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware wie sevDesk, Lexoffice oder DATEV, um Quittungen direkt GoBD-konform zu erfassen – ideal für digitale Prozesse und spätere Prüfungen.