Buchhaltung selber machen im Studium: Anleitung, Tipps, Software oder Steuerberater

Weiterbildung – Online lernen – Buchhaltung – Buchhaltung selber machen, Tipps, Vorteile & Nachteile oder Steuerberater

Das Wichtigste zur eigenen Buchhaltung im Überblick

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, übernehmen Sie mehr als das gelegentliche Sortieren von Rechnungen. Sie benötigen einen nachvollziehbaren Prozess für Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen, Belege, Bankbewegungen und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Gleichzeitig sollte die Buchführung so organisiert sein, dass Sie Ihre Zahlen verstehen und steuerlich relevante Unterlagen später wiederfinden.

• Belege: Erfassen und ordnen Sie geschäftliche Unterlagen zeitnah.
• Rechnungen: Ausgangsrechnungen müssen die jeweils erforderlichen Angaben enthalten.
• EÜR: Viele kleinere Selbstständige können ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.
• Umsatzsteuer: Prüfen Sie, ob Sie regelbesteuert sind oder die Kleinunternehmerregelung anwenden.
• GoBD: Auch digitale Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und ordnungsgemäß geführt werden.
• E-Rechnung: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gelten unterschiedliche Regeln und Übergangsvorschriften.
• Software: Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann viele wiederkehrende Aufgaben vereinfachen.
• Steuerberater: Bei komplizierten Sachverhalten kann professionelle Unterstützung sinnvoll sein.

Gerade bei einer studentischen Gründung kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, die Buchhaltung selber machen zu wollen. Sie sparen laufende Kosten und lernen gleichzeitig, wie Ihr Unternehmen finanziell funktioniert. Allerdings sollte die Ersparnis nicht dazu führen, dass steuerliche Pflichten übersehen oder Geschäftsvorfälle fehlerhaft erfasst werden.

Warum eine gute Buchhaltung mehr als eine steuerliche Pflicht ist

Die Buchhaltung wird von vielen Selbstständigen zunächst als lästige Verwaltungsaufgabe betrachtet. Wer fachlich hervorragend programmiert, gestaltet, berät, fotografiert oder unterrichtet, verfügt nicht automatisch über fundierte Kenntnisse in Rechnungswesen und Steuerrecht. Trotzdem gehört das finanzielle Fundament zum Unternehmen.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, erhalten Sie regelmäßig einen direkten Blick auf Einnahmen, Betriebsausgaben und offene Forderungen. Sie erkennen schneller, ob das Unternehmen tatsächlich profitabel arbeitet, welche Kosten steigen und welche Kunden ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben.

Das ist besonders während des Studiums hilfreich. Ein kleines Nebengewerbe kann zunächst überschaubar erscheinen. Mit steigender Anzahl an Kunden, Abonnements, Softwarekosten, Plattformgebühren und Geschäftskonten wächst jedoch der administrative Aufwand. Wer von Anfang an ein klares System verwendet, muss später wesentlich weniger nacharbeiten.

Wann können Sie die Buchhaltung selbst übernehmen?

Ob Sie die Buchhaltung selber machen können, hängt nicht nur von der Unternehmensgröße ab. Entscheidend sind die Art der Tätigkeit, die Rechtsform, die Anzahl der Geschäftsvorfälle und Ihre eigenen Kenntnisse. Ein freiberuflicher Student mit wenigen Rechnungen pro Monat hat andere Anforderungen als ein Onlinehändler mit mehreren hundert Bestellungen.

Für eine eigene Bearbeitung sprechen insbesondere einfache Geschäftsmodelle mit wenigen Geschäftsvorfällen, einer überschaubaren Anzahl an Belegen und klarer Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Vorgängen.

Situation	Selbst erledigen?	Begründung
Freiberufliche Nebentätigkeit mit wenigen Rechnungen	Oft gut möglich	Überschaubare Geschäftsvorfälle
Kleines Gewerbe ohne Mitarbeiter	Häufig möglich	Mit geeigneter Software gut strukturierbar
Onlinehandel mit vielen Transaktionen	Anspruchsvoller	Viele Zahlungen, Gebühren, Retouren und steuerliche Besonderheiten
Beschäftigung von Mitarbeitern	Deutlich anspruchsvoller	Lohnabrechnung und zusätzliche Meldepflichten
GmbH	Nur mit guten Kenntnissen empfehlenswert	Doppelte Buchführung und Jahresabschluss
Auslandsgeschäfte	Beratung oft sinnvoll	Zusätzliche umsatzsteuerliche Fragestellungen

Eine wichtige Grenze liegt dort, wo Ihnen die fachlichen Kenntnisse fehlen. Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, bleiben Sie für die korrekte Erfüllung Ihrer steuerlichen Pflichten verantwortlich. Eine Software kann Sie unterstützen, ersetzt aber nicht das Verständnis für die eingegebenen Geschäftsvorfälle.

Buchhaltung während des Studiums richtig organisieren

Studierende gründen häufig zunächst nebenbei. Typische Tätigkeiten sind Webdesign, Programmierung, Social Media, Nachhilfe, Fotografie, Texterstellung, Beratung, Übersetzungen oder Onlinehandel. In vielen dieser Fälle können Sie Ihre Buchhaltung selber machen, wenn Sie einen einfachen und konsequenten Ablauf einrichten.

Private und geschäftliche Vorgänge trennen

Eine der wichtigsten organisatorischen Maßnahmen ist die Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Zahlungen. Ein separates Geschäftskonto ist bei bestimmten Rechtsformen ohnehin notwendig beziehungsweise praktisch unumgänglich. Auch wenn keine gesetzliche Pflicht für ein besonderes Geschäftskonto besteht, erleichtert ein separates Konto die Arbeit erheblich.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, müssen Sie dann nicht ständig zwischen privaten Einkäufen und betrieblichen Ausgaben unterscheiden. Geschäftliche Kontobewegungen können leichter einer Rechnung oder einem Beleg zugeordnet werden.

Feste Buchhaltungszeiten einplanen

Verschieben Sie die Buchführung nicht bis zum Ende des Semesters oder bis zur Steuererklärung. Legen Sie beispielsweise einmal pro Woche oder mindestens einmal im Monat einen festen Termin fest. Wer regelmäßig seine Buchhaltung selber machen möchte, benötigt vor allem Routine.

• Neue Eingangsrechnungen erfassen
• Ausgangsrechnungen kontrollieren
• Bankbewegungen zuordnen
• offene Forderungen prüfen
• Belege digital ablegen
• Umsatzsteuer berücksichtigen
• Gewinn und Liquidität kontrollieren

EÜR oder doppelte Buchführung: Was benötigen Sie?

Bevor Sie die Buchhaltung selber machen, sollten Sie wissen, welche Form der Gewinnermittlung für Ihr Unternehmen gilt. Für viele kleinere Gründer und Freiberufler ist die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, relevant.

Steuerpflichtige, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu erstellen und die dies auch nicht freiwillig tun, können ihren Gewinn grundsätzlich als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln.

Vereinfacht bedeutet dies:

Position	Beispiel
Betriebseinnahmen	18.000 Euro
abzüglich Betriebsausgaben	7.000 Euro
vereinfachter Gewinn	11.000 Euro

Wenn Sie auf dieser Grundlage die Buchhaltung selber machen, sollten Sie trotzdem nicht davon ausgehen, dass lediglich Einnahmen und Ausgaben zusammengerechnet werden müssen. Für Anlagevermögen, Abschreibungen, private Nutzungsanteile und weitere Sachverhalte gelten zusätzliche Regeln.

Wann besteht eine Buchführungspflicht?

Nicht jedes Unternehmen darf dauerhaft ausschließlich eine EÜR verwenden. Buchführungspflichten können sich beispielsweise aus handelsrechtlichen Vorschriften oder aus der Abgabenordnung ergeben.

Für bestimmte gewerbliche Unternehmer sieht § 141 AO eine steuerliche Buchführungspflicht vor, wenn die dort genannten Voraussetzungen erfüllt sind und die Finanzbehörde entsprechend auf den Beginn der Verpflichtung hingewiesen hat. Zu den aktuellen Schwellen gehören mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr.

Für typische studentische Nebengründungen sind diese Größen häufig weit entfernt. Trotzdem sollten Sie die Art Ihrer Gewinnermittlung prüfen, bevor Sie die Buchhaltung selber machen. Die Rechtsform kann ebenfalls dazu führen, dass eine Bilanz und doppelte Buchführung erforderlich werden.

Welche Belege gehören in die Buchhaltung?

Ein verlässliches Belegsystem ist die Grundlage dafür, dass Sie die Buchhaltung selber machen können. Geschäftsvorfälle sollten anhand geeigneter Unterlagen nachvollziehbar sein.

• Quittungen
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Miet- und Nebenkostenabrechnungen mit betrieblichem Bezug
• Bankbelege und relevante Zahlungsnachweise
• Verträge
• Belege über betriebliche Software und Abonnements
• Unterlagen zum Wareneingang und Warenausgang
• Lohnunterlagen bei Beschäftigten
• Kredit- und Finanzierungsunterlagen
• Belege zu betrieblichen Fahrt- und Reisekosten

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, sollten Sie Belege möglichst direkt nach Eingang erfassen. Ein Schuhkarton voller ungeordneter Rechnungen am Jahresende ist nicht nur unpraktisch, sondern erhöht das Risiko fehlender oder falsch zugeordneter Belege.

GoBD bei digitaler Buchhaltung beachten

Wer die Buchhaltung selber machen möchte, kommt an den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – den GoBD – nicht vorbei.

Die GoBD betreffen unter anderem die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und geordnete Aufbewahrung steuerlich relevanter Aufzeichnungen. Elektronische Unterlagen dürfen nicht beliebig verändert werden, ohne dass Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Das bedeutet praktisch: Eine selbst erstellte Excel-Tabelle kann für einzelne interne Übersichten nützlich sein. Sie sollten jedoch nicht automatisch davon ausgehen, dass eine beliebig veränderbare Tabellenkalkulation sämtliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße digitale Buchführung erfüllt.

Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, ist eine auf Buchhaltung ausgerichtete Software deshalb häufig die sicherere und komfortablere Lösung.

Wie lange müssen Rechnungen und Belege aufbewahrt werden?

Eine gute Ablage endet nicht mit der Steuererklärung. Steuerlich relevante Unterlagen müssen über gesetzlich festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden. Wer seine Buchhaltung selber machen möchte, sollte deshalb ein Archivsystem verwenden, das auch langfristig funktioniert.

Nach § 147 AO gelten abhängig von der Art der Unterlagen unterschiedliche Fristen. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für bestimmte Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse gelten zehn Jahre, während für bestimmte andere Unterlagen sechs Jahre vorgesehen sind.

Unterlagen	Grundsätzliche Aufbewahrung
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und bestimmte Aufzeichnungen	10 Jahre
Buchungsbelege	8 Jahre
bestimmte sonstige Unterlagen und Geschäftsbriefe	6 Jahre

Die konkrete Einordnung einer Unterlage ist entscheidend. Zudem können besondere Umstände dazu führen, dass Unterlagen länger benötigt werden. Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, sollten Sie daher nicht pauschal jedes Dokument nach derselben Frist löschen.

E-Rechnung gehört inzwischen zur täglichen Buchhaltung

Die E-Rechnung verändert die digitale Buchhaltung deutlich. Eine normale PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Daten und ermöglicht deren elektronische Verarbeitung.

Seit Einführung der neuen Regelungen müssen inländische Unternehmen grundsätzlich technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies betrifft auch Kleinunternehmer. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Für die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten dagegen unter anderem Übergangsregelungen und Ausnahmen.

Kleinunternehmer sind von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie müssen eingehende E-Rechnungen jedoch empfangen können. Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, sollte Ihre Ablage außerdem den strukturierten Teil einer erhaltenen E-Rechnung erhalten und ordnungsgemäß aufbewahren können.

Gängige Formate sind beispielsweise XRechnung sowie hybride Formate wie ZUGFeRD, sofern die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Rechnungen richtig erstellen und prüfen

Zur eigenen Buchführung gehört nicht nur das Erfassen von Ausgaben. Wenn Sie Leistungen oder Waren verkaufen, müssen Sie Ausgangsrechnungen korrekt erstellen. Wer die Buchhaltung selber machen möchte, sollte deshalb die Anforderungen an Rechnungen kennen.

Eine reguläre Rechnung muss abhängig vom jeweiligen Sachverhalt insbesondere Angaben zum leistenden Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und gegebenenfalls Umsatzsteuer enthalten.

Welche Angaben tatsächlich erforderlich sind, hängt vom Einzelfall ab. Für Kleinbetragsrechnungen gelten beispielsweise Vereinfachungen. Kleinunternehmer müssen wiederum auf ihre umsatzsteuerliche Steuerbefreiung hinweisen und dürfen nicht einfach Umsatzsteuer ausweisen.

Eine Vorlage finden Sie auf der Bildungsbibel unter Rechnung schreiben und Rechnungsvorlage.

Umsatzsteuer in der eigenen Buchhaltung

Besonders aufmerksam sollten Sie sein, wenn Sie regelbesteuert sind und Ihre Buchhaltung selber machen. Die Umsatzsteuer, die Sie von Kunden vereinnahmen, ist wirtschaftlich nicht einfach mit Ihrem eigenen Gewinn gleichzusetzen.

Bei der Regelbesteuerung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Vorsteuer aus betrieblichen Eingangsleistungen von der geschuldeten Umsatzsteuer abgezogen werden. Ihre Software sollte Umsatzsteuer und Vorsteuer daher getrennt erfassen können.

Begriff	Vereinfachte Bedeutung
Umsatzsteuer	Steuer auf steuerpflichtige Ausgangsumsätze
Vorsteuer	Unter bestimmten Voraussetzungen abzugsfähige Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen
Zahllast	Vereinfacht die Differenz aus Umsatzsteuer und abzugsfähiger Vorsteuer

Wer seine Buchhaltung selber machen will, sollte vereinnahmte Umsatzsteuer deshalb nicht für private Ausgaben einplanen. Ein separates Rücklagenkonto kann helfen, spätere Steuerzahlungen liquide abzudecken.

Kleinunternehmerregelung richtig einordnen

Gerade bei einer Gründung während des Studiums kann die Kleinunternehmerregelung relevant sein. Die aktuellen gesetzlichen Umsatzgrenzen liegen grundsätzlich bei höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer. Sie bedeutet nicht, dass keine Buchhaltung erforderlich wäre und auch nicht, dass automatisch keine Einkommensteuer entstehen kann.

Wenn Sie als Kleinunternehmer die Buchhaltung selber machen, benötigen Sie weiterhin eine nachvollziehbare Erfassung Ihrer Einnahmen und Betriebsausgaben. Auch Rechnungen und Belege müssen ordnungsgemäß behandelt werden.

Welche Betriebsausgaben sollten Sie erfassen?

Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, sollten Sie nicht nur Einnahmen dokumentieren. Betrieblich veranlasste Aufwendungen können grundsätzlich Betriebsausgaben darstellen. Ob und in welcher Höhe eine Ausgabe tatsächlich steuerlich berücksichtigt werden kann, hängt vom Einzelfall ab.

• Webhosting und Domains
• Buchhaltungssoftware
• betriebliche Cloud-Dienste und Software-Abonnements
• Werbung und Marketing
• beruflich veranlasste Fachliteratur
• Büromaterial
• Computer und sonstige Arbeitsmittel
• betriebliche Telefon- und Internetkosten
• Geschäftsreisen und bestimmte Fahrtkosten
• Steuerberatungskosten mit betrieblichem Bezug

Gerade bei Studierenden kann es Überschneidungen zwischen Studium und Unternehmen geben. Ein Laptop kann beispielsweise sowohl für Vorlesungen als auch für die selbstständige Tätigkeit verwendet werden. Solche gemischt genutzten Wirtschaftsgüter und Kosten sollten nicht pauschal vollständig dem Betrieb zugeordnet werden.

Beispiel: Studentischer Webdesigner organisiert seine Buchhaltung

Ein Student erstellt neben seinem Studium Webseiten für kleinere Unternehmen. Er schreibt monatlich fünf bis zehn Rechnungen und hat Ausgaben für Webhosting, Grafiksoftware, Buchhaltungssoftware und Werbung.

Er möchte seine Buchhaltung selber machen und richtet deshalb ein separates Konto ein. Rechnungen erstellt er direkt über seine Buchhaltungssoftware. Eingangsrechnungen werden nach Erhalt digital abgelegt und dem entsprechenden Zahlungsvorgang zugeordnet.

Einmal pro Woche kontrolliert er:

• neue Eingangsrechnungen,
• neue Ausgangsrechnungen,
• offene Kundenforderungen,
• Kontobewegungen,
• seine aktuelle Liquidität und
• seinen vorläufigen Gewinn.

Dieses Beispiel zeigt: Eine einfache Geschäftstätigkeit muss keine komplizierte Buchführung verursachen. Entscheidend ist, dass Sie die Buchhaltung selber machen und dabei regelmäßig statt nur einmal jährlich arbeiten.

Welche Vorteile bietet die eigene Buchhaltung?

Der offensichtlichste Vorteil besteht in der Kostenersparnis. Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, müssen Sie nicht jede laufende Tätigkeit an einen externen Dienstleister vergeben.

Sie kennen Ihre Unternehmenszahlen besser

Ein noch wichtigerer Vorteil ist häufig der direkte Einblick in die wirtschaftliche Situation. Wer Einnahmen und Ausgaben selbst erfasst, erkennt Entwicklungen früher.

• Welche Kunden zahlen besonders schnell?
• Welche Kosten steigen?
• Welche Software-Abonnements werden kaum genutzt?
• Wie hoch ist der aktuelle Gewinn?
• Wie viel Geld steht tatsächlich zur Verfügung?

Besonders bei einer Gründung im Studium kann dieses Verständnis wertvoller sein als die reine Kostenersparnis. Wenn Sie früh Ihre Buchhaltung selber machen, entwickeln Sie ein besseres Gefühl für Preise, Kosten, Gewinn und Liquidität.

Welche Nachteile entstehen bei der eigenen Buchführung?

Die Buchführung kostet Zeit. Gerade am Anfang müssen Sie Fachbegriffe verstehen und lernen, welche Geschäftsvorfälle wie behandelt werden. Wer die Buchhaltung selber machen möchte, sollte diesen Lernaufwand realistisch einplanen.

• Zeitaufwand für die Einarbeitung
• Risiko fehlerhafter Buchungen
• regelmäßige Beschäftigung mit gesetzlichen Änderungen
• Verantwortung für Fristen und Aufzeichnungen
• Kosten für geeignete Buchhaltungssoftware
• zusätzlicher Aufwand bei komplexeren Geschäftsvorfällen

Auch der Opportunitätsverlust ist relevant. Wenn Sie fünf Stunden für eine Aufgabe benötigen, die ein erfahrener Fachmann in deutlich kürzerer Zeit erledigt, stellt sich die Frage, ob Sie diese fünf Stunden nicht sinnvoller für Studium, Kunden oder Aufträge einsetzen könnten.

Buchhaltungssoftware sinnvoll einsetzen

Eine professionelle Software kann erheblich helfen, wenn Sie die Buchhaltung selber machen. Moderne Programme verbinden häufig Rechnungserstellung, Belegerfassung, Bankkonto, offene Posten, Umsatzsteuer und Auswertungen.

Der vorhandene Beitrag nennt beispielsweise Lexware Buchhaltung. Daneben gibt es zahlreiche weitere cloudbasierte und lokal installierte Lösungen. Einen Überblick finden Sie auf der Bildungsbibel unter Buchhaltungssoftware kostenlos testen und vergleichen.

Diese Funktionen sind besonders nützlich

• Rechnungen und Angebote erstellen
• Eingangsbelege erfassen
• Bankumsätze importieren und zuordnen
• offene Forderungen überwachen
• Umsatzsteuer unterstützen
• EÜR und Auswertungen vorbereiten
• E-Rechnungen verarbeiten
• DATEV- oder andere Schnittstellen zum Steuerberater anbieten
• Belege revisionssicher beziehungsweise entsprechend dem vorgesehenen System archivieren

Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, sollte die Auswahl der Software zum Geschäftsmodell passen. Ein Freelancer benötigt andere Funktionen als ein Händler mit Warenwirtschaft und Lagerbestand.

Excel oder professionelle Buchhaltungssoftware?

Tabellenkalkulationen sind praktisch für Kalkulationen, Budgets und interne Übersichten. Für eine dauerhaft ordnungsgemäße digitale Buchhaltung sind einfache Tabellen jedoch häufig nicht die beste Grundlage, da Inhalte nachträglich ohne ausreichende Dokumentation verändert werden können.

Kriterium	Tabellenkalkulation	Buchhaltungssoftware
Einstieg	Einfach	Einarbeitung notwendig
Kosten	Teilweise sehr gering	Meist laufende oder einmalige Kosten
Automatisierung	Gering	Häufig umfangreich
Bankanbindung	Manuell	Oft integriert
Rechnungen	Manuell	Integriert möglich
Nachvollziehbarkeit von Änderungen	Problematisch bei einfachen Dateien	Bei geeigneter Software systemseitig unterstützt
E-Rechnung	Nur eingeschränkt	Je nach Programm integriert

Wenn Sie professionell Ihre Buchhaltung selber machen möchten, ist spezialisierte Software daher häufig die bessere Wahl.

Wann spart ein Steuerberater tatsächlich Zeit?

Die Alternative zur eigenen Buchführung besteht darin, bestimmte Aufgaben auszulagern. Ein Steuerberater kann nicht nur laufende Arbeiten übernehmen, sondern insbesondere steuerliche Fragen beurteilen, Steuererklärungen erstellen und bei komplexen Sachverhalten beraten.

Wenn Sie statt der vollständigen Auslagerung die Buchhaltung selber machen, kann auch eine Mischlösung sinnvoll sein: Sie erfassen laufende Belege und Geschäftsvorfälle selbst und lassen die Daten regelmäßig von Ihrem Steuerberater prüfen beziehungsweise für die steuerlichen Abschlüsse weiterverarbeiten.

Diese Arbeitsteilung kann sinnvoll sein

Aufgabe	Selbst erledigen	Steuerberater
Belege sammeln	Ja	Nein
Ausgangsrechnungen erstellen	Ja	Normalerweise nicht notwendig
Bankbewegungen zuordnen	Häufig	Optional
Laufende Buchführung	Je nach Kenntnissen	Möglich
Steuerliche Einzelfragen	Grundlagen	Bei komplexen Fragen sinnvoll
Steuererklärungen	Je nach Kenntnissen	Häufig sinnvoll
Jahresabschluss bei Bilanzierung	Anspruchsvoll	Häufig sinnvoll

Diese Kombination kann besonders interessant sein, wenn Sie Kosten sparen und trotzdem professionelle Kontrolle erhalten möchten.

Steuerberater und selbstständiger Buchhalter sind nicht dasselbe

Beim Auslagern sollten Sie zwischen Steuerberatung und Buchhaltungsdienstleistungen unterscheiden. Nicht jeder Buchhalter darf uneingeschränkt Hilfe in Steuersachen leisten.

Das Steuerberatungsgesetz erlaubt unter bestimmten fachlichen Voraussetzungen beispielsweise das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, laufende Lohnabrechnungen sowie das Fertigen von Lohnsteuer-Anmeldungen. Eine umfassende steuerliche Beratung ist damit jedoch nicht automatisch verbunden.

Wenn Sie die Buchhaltung selber machen und lediglich bestimmte Aufgaben abgeben möchten, sollten Sie deshalb vorher klären, welche Leistungen der jeweilige Dienstleister rechtlich übernehmen darf.

Kosten vergleichen: selbst machen oder auslagern?

Bei der Entscheidung sollten Sie nicht nur das Honorar betrachten. Wer die Buchhaltung selber machen möchte, investiert ebenfalls Ressourcen – vor allem Zeit.

Kriterium	Eigene Buchhaltung	Auslagerung
Direkte Kosten	Meist geringer	Höher
Zeitaufwand	Höher	Geringer
Einblick in Zahlen	Sehr hoch	Abhängig von Zusammenarbeit
Fachwissen notwendig	Ja	Weniger eigenes Wissen erforderlich
Fehlerrisiko	Abhängig von Kenntnissen	Professionelle Bearbeitung reduziert typische Anwendungsfehler
Flexibilität	Sehr hoch	Abhängig vom Dienstleister

Ein Student mit 20 Belegen im Monat kann wirtschaftlich zu einem anderen Ergebnis kommen als ein Unternehmer mit mehreren hundert Geschäftsvorfällen. Die Frage, ob Sie die Buchhaltung selber machen sollten, lässt sich deshalb nicht pauschal beantworten.

Ein einfacher monatlicher Workflow

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, hilft ein wiederkehrender Ablauf. Dadurch wird die Buchführung zu einer überschaubaren Routine.

Schritt 1: Belege einsammeln

Sammeln Sie alle Eingangsrechnungen aus E-Mail-Postfächern, Kundenportalen und anderen Quellen. Papierbelege sollten ebenfalls zeitnah in das vorgesehene System übernommen werden.

Schritt 2: Bankbewegungen kontrollieren

Ordnen Sie jede geschäftliche Zahlung dem passenden Beleg oder Geschäftsvorfall zu. Ungeklärte Bewegungen sollten nicht monatelang unbearbeitet bleiben.

Schritt 3: Ausgangsrechnungen prüfen

Kontrollieren Sie, ob alle erbrachten Leistungen tatsächlich abgerechnet wurden. Wer die Buchhaltung selber machen will, sollte zugleich ein funktionierendes Forderungsmanagement aufbauen.

Schritt 4: Offene Rechnungen überwachen

Prüfen Sie, welche Rechnungen bereits bezahlt und welche noch offen sind. Ein hoher Umsatz hilft wenig, wenn Kunden nicht bezahlen.

Schritt 5: Steuerrücklagen kontrollieren

Berücksichtigen Sie mögliche Einkommensteuer, Umsatzsteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer. Das Guthaben auf dem Geschäftskonto ist nicht automatisch vollständig frei verfügbar.

Schritt 6: Geschäftsentwicklung auswerten

Betrachten Sie Einnahmen, Kosten, Gewinn und Liquidität. Dadurch wird die Buchführung vom notwendigen Verwaltungsprozess zum Steuerungsinstrument.

Typische Fehler vermeiden

Wer erstmals die Buchhaltung selber machen möchte, begeht häufig ähnliche Fehler. Die meisten davon lassen sich durch einen klaren Prozess vermeiden.

• Belege erst am Jahresende bearbeiten: Dadurch fehlen häufig Unterlagen und Zusammenhänge.
• Privat und Betrieb vermischen: Das erschwert die Zuordnung erheblich.
• Umsatz mit Gewinn verwechseln: Einnahmen sind nicht automatisch Gewinn.
• Umsatzsteuer ausgeben: Vereinnahmte Steuer kann später an das Finanzamt abzuführen sein.
• Fehlende Datensicherung: Buchhaltungsunterlagen sollten zuverlässig gesichert werden.
• E-Rechnungen nur ausdrucken: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte elektronische Datensatz steuerlich wesentlich.
• Software blind vertrauen: Automatische Buchungsvorschläge können falsch sein.
• Fristen vergessen: Steuerliche Termine sollten im Kalender hinterlegt werden.
• Keine Rücklagen bilden: Spätere Steuerzahlungen können sonst die Liquidität gefährden.

Checkliste für Studierende und Gründer

Mit der folgenden Checkliste können Sie prüfen, ob Sie organisatorisch vorbereitet sind, wenn Sie die Buchhaltung selber machen möchten.

Prüfpunkt	Erledigt?
Private und betriebliche Zahlungen sauber getrennt	□
Form der Gewinnermittlung geklärt	□
Geeignete Buchhaltungssoftware eingerichtet	□
Belegablage festgelegt	□
Ausgangsrechnungen korrekt eingerichtet	□
E-Rechnung empfangbar	□
Bankkonto angebunden oder regelmäßig abgeglichen	□
Umsatzsteuerliche Behandlung geklärt	□
Steuerrücklagen eingeplant	□
Aufbewahrungsfristen bekannt	□
Datensicherung eingerichtet	□
Fester monatlicher Buchhaltungstermin eingeplant	□

Wann sollten Sie Unterstützung holen?

Auch wenn Sie grundsätzlich die Buchhaltung selber machen, müssen Sie nicht jeden Sachverhalt allein lösen. Professioneller Rat kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn sich Ihre Geschäftstätigkeit deutlich verändert.

• Sie gründen eine GmbH oder andere Kapitalgesellschaft.
• Sie beschäftigen erstmals Mitarbeiter.
• Sie verkaufen regelmäßig ins Ausland.
• Sie überschreiten wichtige Umsatz- oder Gewinngrenzen.
• Sie erwerben größere Wirtschaftsgüter.
• Sie sind bei der Umsatzsteuer unsicher.
• Sie wechseln die Rechtsform.
• Ihre Buchhaltung ist über längere Zeit nicht vollständig.

Eine kurze fachliche Beratung kann günstiger sein, als einen Fehler später korrigieren zu müssen. Sie können daher die Buchhaltung selber machen und trotzdem punktuell einen Steuerberater einbeziehen.

Grundkenntnisse gezielt aufbauen

Ganz ohne kaufmännische Kenntnisse wird die eigene Buchführung unnötig schwierig. Wenn Sie langfristig die Buchhaltung selber machen möchten, lohnt sich deshalb eine systematische Weiterbildung.

Sie sollten insbesondere verstehen:

• Unterschied zwischen Einnahmen, Umsatz und Gewinn
• Unterschied zwischen Aufwand, Ausgabe und Betriebsausgabe
• Grundlagen von Umsatzsteuer und Vorsteuer
• Aufbau einer Rechnung
• Grundlagen der EÜR
• Abschreibung von Wirtschaftsgütern
• Belegorganisation und Aufbewahrung
• offene Forderungen und Verbindlichkeiten
• Grundlagen der Liquiditätsplanung

Dafür kommen beispielsweise Volkshochschulkurse, Onlinekurse oder eine strukturierte Weiterbildung im Rechnungswesen infrage.

Häufige Fragen zur eigenen Buchhaltung

Darf ich meine Buchführung selbst erledigen?

Grundsätzlich können Unternehmer ihre eigene Buchführung selbst erledigen. Entscheidend ist, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, tragen Sie auch die Verantwortung dafür, dass Ihre Aufzeichnungen richtig und vollständig sind.

Brauche ich zwingend einen Steuerberater?

Nicht jedes Unternehmen muss zwingend einen Steuerberater beauftragen. Je komplexer Rechtsform, Geschäftsvorfälle und steuerliche Sachverhalte werden, desto sinnvoller kann professionelle Unterstützung jedoch sein.

Kann ich meine Buchführung mit Excel erledigen?

Tabellenkalkulationen können für interne Berechnungen sinnvoll sein. Für steuerlich relevante elektronische Aufzeichnungen müssen jedoch die Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit berücksichtigt werden. Wenn Sie dauerhaft Ihre Buchhaltung selber machen, ist eine dafür entwickelte Software meist zweckmäßiger.

Benötige ich als Kleinunternehmer eine Buchhaltung?

Ja, auch Kleinunternehmer müssen ihre steuerlich relevanten Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß erfassen. Die Kleinunternehmerregelung betrifft im Kern die Umsatzsteuer und beseitigt nicht die allgemeinen Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten.

Was ist einfacher: EÜR oder doppelte Buchführung?

Die EÜR ist grundsätzlich weniger komplex als eine doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Sie darf jedoch nur verwendet werden, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen.

Muss ich als Student andere Buchhaltungsregeln beachten?

Der Studentenstatus führt nicht zu einem eigenen Buchhaltungssystem. Für die selbstständige Tätigkeit gelten grundsätzlich dieselben steuerlichen Aufzeichnungspflichten wie für andere Unternehmer. Daneben können jedoch BAföG und Krankenversicherung durch Einkommen beziehungsweise Umfang der Selbstständigkeit beeinflusst werden.

Wie oft sollte ich meine Buchführung erledigen?

Je regelmäßiger, desto besser. Bei kleinen Unternehmen bietet sich mindestens ein fester monatlicher Termin an. Bei zahlreichen Geschäftsvorfällen kann eine wöchentliche Bearbeitung sinnvoller sein. Wenn Sie die Buchhaltung selber machen, vermeiden kurze regelmäßige Einheiten einen großen Arbeitsberg am Jahresende.

Kann eine Software einen Steuerberater ersetzen?

Eine Software automatisiert Prozesse und erleichtert die Datenerfassung, beurteilt aber nicht automatisch jeden steuerlichen Sachverhalt korrekt. Sie kann einen Steuerberater deshalb bei komplexen Beratungsfragen nicht vollständig ersetzen.

Was sollte ich am Monatsende kontrollieren?

Kontrollieren Sie mindestens Belege, Bankbewegungen, offene Kundenrechnungen, Verbindlichkeiten, Umsatzsteuer, vorläufigen Gewinn und verfügbare Liquidität. Damit wird die Buchführung gleichzeitig zu einem Instrument für die Unternehmenssteuerung.

Fazit: Eigenständig führen oder professionelle Hilfe nutzen?

Ob Sie die Buchhaltung selber machen oder einen Steuerberater beziehungsweise Buchhaltungsdienstleister einbeziehen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell, Ihren Kenntnissen, Ihrer Zeit und der Komplexität der Geschäftsvorfälle ab.

Für viele kleine studentische Gründungen kann es sinnvoll sein, zunächst einen großen Teil der laufenden Buchführung selbst zu organisieren. Ein separates Konto, geeignete Buchhaltungssoftware, eine klare digitale Ablage und regelmäßige Bearbeitung reduzieren den Aufwand erheblich.

Die Bildungsbibel empfiehlt dabei einen Mittelweg: Lernen Sie die Grundlagen und führen Sie einfache Prozesse eigenständig. Dadurch verstehen Sie Ihre Unternehmenszahlen und können Kosten sparen. Bei steuerlich schwierigen Sachverhalten sollten Sie jedoch nicht versuchen, jede Frage allein zu lösen.

Wenn Sie dauerhaft die Buchhaltung selber machen, sollte Ihr System mit dem Unternehmen wachsen können. Achten Sie insbesondere auf GoBD, E-Rechnung, gesetzliche Aufbewahrungsfristen, korrekte Rechnungen, Datensicherung und eine saubere Trennung zwischen privaten und betrieblichen Vorgängen.

Das Ziel besteht nicht darin, möglichst viel Verwaltungsarbeit selbst zu übernehmen. Gute Buchführung soll Ihnen einen verlässlichen Überblick über Umsatz, Kosten, Gewinn und Liquidität geben. Genau dann wird aus einer vermeintlichen Pflicht ein wertvolles Steuerungsinstrument für Ihre Selbstständigkeit.

Weiterführende Informationen zum Thema Buchhaltung

Diese Informationen könnten Sie ebenfalls interessieren:

• Hier finden Sie Anbieter, um Buchhaltungssoftware kostenlos zu testen.
• Die Grundkenntnisse der Buchhaltung lernen.
• Die Weiterbildung im Rechnungswesen, Studium, MBA, Fernkurs, Fernstudium sowie Weiterbildung.
• Informationen und Vorlagen zum Rechnung schreiben.
• Eine kostenlose Quittung Vorlage zum Download.