Arbeitsbescheinigung: Muster & Vorlage kostenlos (Word/PDF) + Beispiele

Vorlagen und Muster – Arbeitsbescheinigung, Beschäftigungsnachweis oder Tätigkeitsnachweis Muster, Vorlage & Beispiel kostenlos als PDF und Word Datei

Hier erhalten Sie ein Arbeitsbescheinigung Muster bzw. eine Vorlage als Beschäftigungsnachweis oder Tätigkeitsnachweis. Die Vorlage ist bewusst allgemein gehalten, damit Sie sie schnell anpassen können – zum Beispiel für einen neuen Arbeitgeber, für Behörden, für die Wohnungssuche oder für eine Bank. Sie können den Text kopieren, ergänzen und als Word Datei bearbeiten oder als PDF nutzen.

Direkt zum Download: Weiter unten finden Sie die Buttons für Word und PDF.

Ein anderer Begriff für die Arbeitsbescheinigung ist Beschäftigungsnachweis oder Tätigkeitsnachweis. Diese Vorlage können Sie ausfüllen, wenn ein formales Arbeitszeugnis nicht vorliegt oder (noch) nicht benötigt wird. Sie bestätigt nachvollziehbar, dass und wie lange eine Beschäftigung bestanden hat – optional auch welche Aufgaben übernommen wurden.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Eine Arbeitsbescheinigung ist eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers über eine Beschäftigung. Im Alltag wird sie häufig genutzt, um Beschäftigungszeiten, Art der Tätigkeit und grundlegende Rahmendaten (z. B. Vollzeit/Teilzeit) nachzuweisen – ohne Bewertung von Leistung oder Verhalten.

Wichtig: Je nach Anlass kann eine Arbeitsbescheinigung unterschiedlich aussehen. Manche Stellen akzeptieren eine kurze Arbeitsbestätigung, andere wünschen einen detaillierten Tätigkeitsnachweis mit Aufgabenliste.

Wann brauchen Sie einen Beschäftigungsnachweis?

Typische Situationen, in denen eine Arbeitsbescheinigung sinnvoll ist:

• Bewerbung: Nachweis, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum beschäftigt waren.
• Wohnungssuche: Vermieter möchten oft einen Beschäftigungsnachweis als Sicherheit.
• Bank / Kredit: Bestätigung eines bestehenden Arbeitsverhältnisses.
• Behörden: Nachweis von Beschäftigungszeiten oder Tätigkeiten (je nach Vorgang).
• Übergang/Wechsel: Wenn ein Arbeitszeugnis später erstellt wird oder nicht erforderlich ist.
• Praktikum / Nebenjob: Einfache Bestätigung kann ausreichend sein.

Arbeitsbescheinigung der Arbeitsagentur (BEA): wichtiger Hinweis

Damit ist nicht automatisch das gesetzliche Dokument für die Bundesagentur für Arbeit gemeint. Für das Arbeitslosengeld wird in vielen Fällen eine Arbeitsbescheinigung nach dem Sozialrecht benötigt. Arbeitgeber übermitteln diese Bescheinigung grundsätzlich digital an die Agentur für Arbeit (Verfahren BEA).

Siehe dazu das Meldesystem BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) sowie die Übersicht Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit. Die rechtliche Grundlage zur Bescheinigungspflicht finden Sie in § 312 SGB III (Gesetze im Internet).

Muster oder Vorlage Beschäftigungs- oder Tätigkeitsnachweis herunterladen kostenlos

Dieses Beispiel einer Arbeitsbescheinigung bzw. eines Beschäftigungs- oder Tätigkeitsnachweises können Sie hier kostenlos herunterladen: als Word Vorlage zum Bearbeiten oder als PDF Muster zur Vorschau.

In der Vorlage finden Sie ebenfalls Platzhalter für die Anschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Form eines Briefs. Erfassen Sie die Tätigkeiten von oben nach unten beginnend mit der wichtigsten Tätigkeit bis zu weniger wichtigen Arbeiten. Die Angaben der Zeiten bitte mit vollem Datum erfassen, also Tag, Monat und Jahr für Beginn und Ende. Bei mehreren unterbrochenen Tätigkeiten erfassen Sie diese separat, damit sich die genaue Dauer nachvollziehen lässt.

Arbeitsbescheinigung richtig ausfüllen: Schritt für Schritt

Wenn Sie die Arbeitsbescheinigung erstellen oder prüfen, hilft diese einfache Reihenfolge:

1. Briefkopf/Absender: Unternehmen, Adresse, Ansprechpartner (optional), Datum.
2. Personendaten: Name, Geburtsdatum (wenn erforderlich), Anschrift (je nach Zweck).
3. Beschäftigungsdaten: Position/Beruf, Beschäftigungsart (Vollzeit/Teilzeit), Zeitraum(e).
4. Tätigkeiten: Kurz (2–4 Punkte) oder detailliert (je nach Anforderung).
5. Formalia: Ort, Unterschrift, ggf. Firmenstempel.

Beispiele für Tätigkeiten & Formulierungen

Die Tätigkeitsbeschreibung ist häufig der Teil, der am meisten Rückfragen auslöst. Nutzen Sie am besten Aufgaben statt „Eigenschaften“. Beispiele:

Checklisten: So wird die Arbeitsbescheinigung sofort akzeptiert

Beispiel für den Beschäftigungsnachweis

Arbeitsbescheinigung

Frau oder Herr < Vorname > < Nachname >, geboren am < TT.MM.JJJJ >, war während folgender Zeiten in unserem Unternehmen als < Beruf > in < Teilzeit, Vollzeit > beschäftigt.

• TT.MM.JJJJ – TT.MM.JJJJ
• TT.MM.JJJJ – TT.MM.JJJJ

Frau oder Herr < Nachname > erledigte folgende Tätigkeiten:

• erste Tätigkeit
• zweite Tätigkeit
• dritte Tätigkeit

Für die weitere Zukunft wünschen wir Frau oder Herr < Nachname > alles Gute.

Unterschrift

Zusätzliche Mustertexte (kurz & ausführlich)

Je nach Zweck kann eine kurze Arbeitsbestätigung reichen – oder ein Tätigkeitsnachweis mit klarer Aufgabenliste. Hier sind zwei Varianten, die Sie in der Word Vorlage leicht anpassen können:

Hiermit bestätigen wir, dass Herr/Frau <Name> seit dem <TT.MM.JJJJ> in unserem Unternehmen als <Position> beschäftigt ist.
Das Arbeitsverhältnis besteht derzeit in <Vollzeit/Teilzeit>.

Ort, Datum
Unterschrift / Firmenstempel

Herr/Frau <Name>, geboren am <TT.MM.JJJJ>, war vom <TT.MM.JJJJ> bis <TT.MM.JJJJ> in unserem Unternehmen als <Position> beschäftigt.
Zu den Aufgaben gehörten insbesondere:
- <Aufgabe 1>
- <Aufgabe 2>
- <Aufgabe 3>

Ort, Datum
Unterschrift / Firmenstempel

Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung? Die wichtigsten Unterschiede

Viele verwechseln die Arbeitsbescheinigung mit dem Arbeitszeugnis. Beides kann wichtig sein – erfüllt aber einen anderen Zweck:

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis benötigen, finden Sie hier eine passende Orientierung: Arbeitszeugnis.

Häufige Fehler bei der Arbeitsbescheinigung

• Unklare Zeiträume (nur Monat/Jahr statt vollständigem Datum)
• Fehlende Unterschrift oder kein Datum
• Zu vage Tätigkeiten („Bürotätigkeiten“, „diverse Aufgaben“)
• Bewertungen (gehören ins Arbeitszeugnis, nicht in die Arbeitsbescheinigung)
• Zu viele sensible Daten (z. B. Gesundheitsdetails)

Datenschutz: Welche Angaben sind sinnvoll?

In einer Arbeitsbescheinigung stehen personenbezogene Daten. Halten Sie sich deshalb an das Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“:

• Sinnvoll: Name, Zeitraum, Position, Beschäftigungsart, Aufgaben (wenn erforderlich)
• Optional: Geburtsdatum (nur, wenn verlangt), Stunden/Woche (wenn relevant)
• Meist unnötig: private Gründe, Krankheitszeiten, Konflikte, Abmahnungen

Wenn Sie sich vertiefend informieren möchten, finden Sie seriöse Hinweise beim BfDI (FAQ Beschäftigtendatenschutz) sowie bei der Bundesverwaltung (BEA – Arbeitsbescheinigung digital übermitteln).

FAQ – häufige Fragen zur Arbeitsbescheinigung

Muss ein Arbeitgeber eine Arbeitsbescheinigung ausstellen?

In der Praxis hängt das vom Zweck ab. Für sozialrechtliche Zwecke (z. B. Arbeitslosengeld) bestehen Pflichten, die im Zusammenhang mit § 312 SGB III geregelt sind. Für eine allgemeine Arbeitsbestätigung wird sie häufig auf Anfrage erstellt, weil sie im Alltag benötigt wird.

Reicht eine kurze Arbeitsbestätigung ohne Tätigkeiten?

Oft ja – zum Beispiel für Vermieter oder Banken. Bei Bewerbungen ist eine kurze Tätigkeitsliste jedoch häufig sinnvoll, weil sie den Mehrwert gegenüber einem reinen Zeitraum-Nachweis erhöht.

Brauche ich statt Arbeitsbescheinigung ein Arbeitszeugnis?

Wenn eine Bewertung Ihrer Leistung und Ihres Verhaltens gefordert ist (z. B. im Bewerbungsprozess), ist ein Arbeitszeugnis meist wichtiger. Eine Arbeitsbescheinigung ist der schnellere Nachweis für Beschäftigung und Aufgaben – ohne Bewertung.

Sollte die Arbeitsbescheinigung einen Firmenstempel enthalten?

Ein Stempel ist nicht immer zwingend, wirkt aber im Alltag seriös und reduziert Rückfragen. Entscheidend sind vor allem Unterschrift, Datum und klare Angaben.

Arbeitszeugnis als Tätigkeitsnachweis

Generell werden Sie ein Arbeitszeugnis erstellen. Jedoch kann es sein, dass auf Grund der qualitativen Unmöglichkeit bei der Einschätzung eines Arbeitnehmers ein Beschäftigungsnachweis erforderlich ist. Weiterhin kann es sein, dass der Arbeitnehmer seinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht frühzeitig geltend gemacht hat. Mehr Infos zum Arbeitszeugnis finden Sie in diesem Beitrag für das Arbeitszeugnis.