Arbeitszeugnis: Anspruch, Aufbau, Noten, Formulierungen und Prüfung

Bewerbung – Zeugnis im Beruf: einfach, qualifiziert, Anspruch, Aufbau, Formulierungen, Noten und Prüfung

Kurzüberblick: Die wichtigsten Regeln auf einen Blick

Frage	Kernaussage
Wer hat Anspruch?	Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach § 109 GewO Anspruch auf ein Zeugnis.
Einfach oder qualifiziert?	Das einfache Zeugnis nennt Art und Dauer der Tätigkeit; das qualifizierte beurteilt zusätzlich Leistung und Verhalten.
Papier oder elektronisch?	Elektronische Form ist mit Einwilligung des Arbeitnehmers möglich; sie erfordert grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur.
Muss das Zeugnis positiv sein?	Es muss wahr und zugleich wohlwollend formuliert sein. Ein Anspruch auf eine bessere als die tatsächlich gerechtfertigte Bewertung besteht nicht.
Sind Geheimcodes erlaubt?	Nein. § 109 Abs. 2 GewO verbietet Merkmale oder Formulierungen, die eine versteckte andere Aussage bezwecken.
Anspruch auf Dank und gute Wünsche?	Nein. Eine positive Schlussformel ist üblich, aber nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht geschuldet.
Kann eine Korrektur verlangt werden?	Ja, wenn Inhalt oder Form den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen.

Ein Arbeitszeugnis erfüllt zwei Funktionen: Es dokumentiert das frühere Beschäftigungsverhältnis und dient bei späteren Bewerbungen als Informationsquelle für einen neuen Arbeitgeber. Deshalb muss der Text die ausgeübten Aufgaben und bei einem qualifizierten Zeugnis auch die Leistung und das Verhalten so beschreiben, dass ein fachkundiger Leser ein nachvollziehbares Gesamtbild erhält.

Anspruch und rechtliche Grundlage

Die zentrale Rechtsgrundlage für Arbeitnehmer ist § 109 Gewerbeordnung. Danach besteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Mindestens müssen Art und Dauer der Tätigkeit enthalten sein. Auf Verlangen muss sich das Arbeitszeugnis zusätzlich auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstrecken.

Ergänzend enthält § 630 BGB eine allgemeine Regelung zur Zeugniserteilung bei dauernden Dienstverhältnissen. Für Arbeitnehmer verweist die Vorschrift ausdrücklich auf § 109 GewO. Für die praktische Prüfung eines Arbeitszeugnisses ist daher § 109 GewO die wichtigste Vorschrift.

Der Anspruch sollte möglichst zeitnah geltend gemacht werden. Zwar gilt grundsätzlich die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, doch arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen können deutlich kürzer sein. Zusätzlich kann ein sehr spät geltend gemachter Anspruch unter besonderen Umständen verwirkt sein. Wer sein Arbeitszeugnis für eine Bewerbung benötigt oder Fehler entdeckt, sollte deshalb nicht unnötig warten.

Elektronisches Zeugnis ist mit Einwilligung möglich

§ 109 Abs. 3 GewO erlaubt inzwischen ausdrücklich, ein Arbeitszeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form zu erteilen. Elektronische Form bedeutet dabei nicht einfach eine eingescannte Unterschrift in einer gewöhnlichen PDF-Datei. Nach § 126a BGB muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument grundsätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Ohne Einwilligung bleibt die schriftliche Form maßgeblich. Für Arbeitnehmer kann die elektronische Variante praktisch sein, wenn das Arbeitszeugnis digital gespeichert und direkt in Online-Bewerbungen verwendet werden soll. Vor der Zustimmung sollte geprüft werden, ob die qualifizierte elektronische Signatur technisch korrekt und dauerhaft nachvollziehbar ist.

Welche Zeugnisarten gibt es?

Für Arbeitnehmer sind vor allem einfaches, qualifiziertes und Zwischenzeugnis relevant. Zusätzlich gelten für Auszubildende besondere Regeln. Ein Arbeitszeugnis sollte deshalb immer danach beurteilt werden, welcher Zweck und welche Beschäftigungsart zugrunde liegen.

Zeugnisart	Inhalt	Typischer Einsatz
Einfaches Zeugnis	Art und Dauer der Tätigkeit	reiner Beschäftigungsnachweis
Qualifiziertes Zeugnis	Art und Dauer sowie Leistung und Verhalten	Bewerbungen und berufliche Referenz
Zwischenzeugnis	regelmäßig qualifizierte Beurteilung während laufender Beschäftigung	Vorgesetztenwechsel, Versetzung, Bewerbung oder andere berechtigte Interessen
Ausbildungszeugnis	Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie erworbene Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten; auf Verlangen zusätzlich Verhalten und Leistung	Ende eines Berufsausbildungsverhältnisses

Für Auszubildende ist § 16 Berufsbildungsgesetz einschlägig. Ein Ausbildungszeugnis ist bei Beendigung der Berufsausbildung auszustellen. Weitere Informationen zur Ausbildung finden Sie auf der Bildungsbibel.

Wann besteht Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Das Gesetz regelt den Anspruch auf das endgültige Arbeitszeugnis ausdrücklich, nicht jedoch allgemein das Zwischenzeugnis. In der arbeitsrechtlichen Praxis kann ein Zwischenzeugnis bei einem berechtigten Interesse verlangt werden. Typische Gründe sind ein Wechsel des Vorgesetzten, eine Versetzung, eine Beförderung, eine längere Unterbrechung, eine interne oder externe Bewerbung sowie erhebliche Änderungen des Aufgabenbereichs.

Ein zeitnah erteiltes Zwischenzeugnis kann für das spätere Arbeitszeugnis Bedeutung haben. Weicht die spätere Bewertung ohne nachvollziehbaren Grund erheblich von einer vorherigen positiven Beurteilung ab, kann dies erklärungsbedürftig sein. Trotzdem bleibt das Schlusszeugnis eine eigenständige Bewertung des gesamten Beschäftigungszeitraums.

Aufbau eines einfachen und qualifizierten Zeugnisses

Ein Arbeitszeugnis sollte logisch gegliedert sein. Die Tätigkeitsbeschreibung muss so konkret sein, dass ein neuer Arbeitgeber erkennen kann, welche Aufgaben, Verantwortung und fachlichen Schwerpunkte tatsächlich bestanden. Beim qualifizierten Zeugnis kommt die individuelle Bewertung von Leistung und Verhalten hinzu.

Einfaches Zeugnis: Inhalt und Aufbau

• Überschrift, beispielsweise „Zeugnis“
• Name des Arbeitnehmers und Beschäftigungszeitraum
• genaue Bezeichnung der Position oder Funktionen
• vollständige und nachvollziehbare Tätigkeitsbeschreibung
• gegebenenfalls berufliche Entwicklung während des Arbeitsverhältnisses
• Ausscheidensdatum
• Ort beziehungsweise Ausstellungsangabe und Datum
• Unterschrift oder bei elektronischer Form die erforderliche elektronische Signatur

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält keine Bewertung von Arbeitsleistung oder Verhalten. Es eignet sich, wenn ein reiner Tätigkeitsnachweis gewünscht wird. Bei einer Bewerbung ist das qualifizierte Zeugnis jedoch häufig aussagekräftiger, weil ein neuer Arbeitgeber zusätzlich eine Beurteilung der tatsächlichen Leistung erhält.

Qualifiziertes Zeugnis: zusätzliche Beurteilung

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ergänzt die Tätigkeitsbeschreibung um eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts soll die Beurteilung individuell formuliert sein. Eine bloße Tabelle mit Schulnoten reicht regelmäßig nicht aus, weil sie besondere Fähigkeiten, Gewichtungen und die konkrete Tätigkeit nicht ausreichend erkennen lässt.

• Einleitung mit Beschäftigungsdaten
• Position und berufliche Entwicklung
• vollständige Tätigkeitsbeschreibung
• Fachwissen und gegebenenfalls besondere Kenntnisse
• Auffassungsgabe und Problemlösefähigkeit
• Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative
• Belastbarkeit
• Arbeitsweise, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Arbeitsergebnisse und gegebenenfalls besondere Erfolge
• zusammenfassende Leistungsbeurteilung
• Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden oder Geschäftspartnern
• gegebenenfalls Beendigungsformulierung auf Wunsch
• optional Schlussformel
• Datum und Unterschrift beziehungsweise elektronische Signatur

Tätigkeitsbeschreibung: vollständig, konkret und sinnvoll gewichtet

Die Tätigkeitsbeschreibung ist ein zentraler Teil des Arbeitszeugnisses. Sie sollte nicht nur eine interne Berufsbezeichnung nennen, sondern die tatsächlich ausgeübten Aufgaben so darstellen, dass ein außenstehender Leser die berufliche Erfahrung einschätzen kann. Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine ausreichend genaue und vollständige Beschreibung der Tätigkeit.

Wichtige und verantwortungsvolle Aufgaben sollten erkennbar sein. Eine stichpunktartige Tätigkeitsliste ist möglich, wenn sie die Lesbarkeit verbessert. Problematisch wird ein Arbeitszeugnis, wenn wesentliche Aufgaben fehlen, Verantwortungsbereiche stark verkürzt sind oder nebensächliche Tätigkeiten übermäßig betont werden und dadurch ein falsches Gesamtbild entsteht.

Zu allgemein	Aussagekräftiger
„Sachbearbeitung im Kundenservice“	„Bearbeitung von Kundenanfragen, Auftragsprüfung, Reklamationsmanagement, Terminabstimmung und Pflege der Kundendaten im CRM-System“
„Projektarbeit“	„Koordination von Teilprojekten, Termin- und Ressourcenplanung, Abstimmung mit Fachbereichen und regelmäßiges Reporting“
„Buchhaltung“	„Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen, Kontenabstimmung, Zahlungsverkehr sowie Unterstützung bei Monatsabschlüssen“

Welche Kriterien gehören zur Leistungsbeurteilung?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte die für die konkrete Position wesentlichen Leistungskriterien abdecken. Nicht jeder Beruf benötigt dieselbe Gewichtung. Bei einer Führungskraft sind beispielsweise Führung, Delegation und Ergebnisverantwortung wichtiger als bei einer Einstiegsposition ohne Personalverantwortung.

Kriterium	Typische Frage bei der Prüfung
Fachwissen	War das notwendige Wissen sicher, aktuell und praktisch einsetzbar?
Auffassungsgabe	Wurden neue Sachverhalte schnell verstanden?
Problemlösung	Wurden praktikable und fachlich richtige Lösungen entwickelt?
Leistungsbereitschaft	Zeigte der Arbeitnehmer Initiative und Einsatz?
Belastbarkeit	Blieb die Leistung auch bei erhöhtem Arbeitsanfall stabil?
Arbeitsweise	Wurde selbstständig, strukturiert, sorgfältig und effizient gearbeitet?
Zuverlässigkeit	Wurden Zusagen, Termine und Anforderungen eingehalten?
Arbeitsergebnis	Wie waren Qualität, Quantität und Zielerreichung?
Führung	Bei Führungskräften: Wie wurden Mitarbeiter geführt, entwickelt und eingesetzt?

Belastbarkeit sinnvoll beurteilen

Die Belastbarkeit sollte im Arbeitszeugnis nur dann besonders bewertet werden, wenn sie für die Tätigkeit relevant war. Gute Formulierungen machen deutlich, dass auch unter Zeitdruck, bei hohem Arbeitsanfall oder schwierigen Rahmenbedingungen zuverlässig gearbeitet wurde. Eine allgemeine Floskel ohne Bezug zur Position besitzt dagegen wenig Aussagekraft.

Arbeitsleistung im Gesamtzusammenhang bewerten

Die Bewertung der Arbeitsleistung sollte in sich stimmig sein. Wenn Einzelmerkmale nur durchschnittlich beschrieben werden, eine zusammenfassende Leistungsformel aber eine sehr gute Gesamtnote signalisiert, kann das Arbeitszeugnis widersprüchlich wirken. Umgekehrt dürfen einzelne sehr gute Merkmale nicht durch eine deutlich schlechtere Gesamtbeurteilung entwertet werden, wenn dafür kein sachlicher Grund erkennbar ist.

Sozialverhalten richtig lesen

Das Sozialverhalten beschreibt, wie sich ein Arbeitnehmer im betrieblichen Miteinander verhalten hat. Je nach Tätigkeit können Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner oder andere externe Kontakte relevant sein. Ein Arbeitszeugnis sollte die Gruppen nennen, die für die tatsächliche Tätigkeit bedeutsam waren.

Die häufig verwendete Reihenfolge „Vorgesetzte, Kollegen und Kunden“ ist in vielen Zeugnissen üblich. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede abweichende Reihenfolge automatisch einen versteckten negativen Code darstellt. Entscheidend ist die Gesamtformulierung und ob eine für die konkrete Tätigkeit wesentliche Personengruppe auffällig fehlt oder negativ beurteilt wird.

Noten und Zufriedenheitsskala richtig einordnen

In qualifizierten Zeugnissen hat sich eine typische Zufriedenheitsskala entwickelt. Sie ist kein gesetzlich vorgeschriebener Notenschlüssel, wird aber in Rechtsprechung und Praxis zur Einordnung der Gesamtleistung verwendet. Ein Arbeitszeugnis sollte trotzdem niemals nur nach einem einzelnen Wort bewertet werden. Entscheidend sind Tätigkeitsbeschreibung, Einzelbeurteilungen, Gesamtformel und Verhalten im Zusammenhang.

Orientierung	Typische Gesamtformulierung	Einordnung
Note 1	„stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“	sehr gut
Note 2	„stets zu unserer vollen Zufriedenheit“	gut
Note 3	„zu unserer vollen Zufriedenheit“	befriedigend
Note 4	„zu unserer Zufriedenheit“	ausreichend
Note 5	„im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“	mangelhaft
Note 6	Formulierungen, die nur Bemühungen ohne ausreichenden Erfolg hervorheben	ungenügend

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist „befriedigend“ die durchschnittliche Bewertung für die Verteilung der Darlegungs- und Beweislast. Wer im Streitfall ein gutes oder sehr gutes Arbeitszeugnis verlangt, muss grundsätzlich Tatsachen vortragen und gegebenenfalls beweisen, die eine überdurchschnittliche Leistung rechtfertigen. Umgekehrt muss der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Bewertung sachlich begründen können.

Eine gute Vorbereitung besteht deshalb nicht darin, nur eine Wunschformulierung vorzulegen. Sammeln Sie konkrete Belege: Zielerreichungen, besondere Projekte, messbare Ergebnisse, zusätzliche Verantwortung, positives Feedback oder dokumentierte Leistungsbeurteilungen. Diese Informationen können bei einer berechtigten Korrekturforderung für das Arbeitszeugnis wesentlich überzeugender sein.

Geheimcodes sind verboten – Zeugnissprache bleibt trotzdem wichtig

§ 109 Abs. 2 GewO verlangt, dass ein Arbeitszeugnis klar und verständlich formuliert ist. Merkmale oder Formulierungen, die gezielt eine andere als die offen erkennbare Aussage vermitteln sollen, sind unzulässig. Ein Arbeitgeber darf also nicht bewusst einen versteckten negativen Hinweis einbauen, der nur Eingeweihten eine abweichende Botschaft vermittelt.

Davon zu unterscheiden ist die übliche Zeugnissprache. Formulierungen wie „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ haben sich im Geschäftsleben als Bewertungskonvention entwickelt und werden regelmäßig verstanden. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede sprachliche Abweichung automatisch ein Geheimcode ist. Eine seriöse Prüfung des Arbeitszeugnisses betrachtet deshalb den gesamten Text.

Die vorhandene Geheimcodeliste als PDF kann Beispiele für problematische Formulierungen liefern. Rechtlich maßgeblich bleibt jedoch § 109 Abs. 2 GewO: Versteckte Aussagen sind nicht erlaubt, und die Bedeutung eines Satzes muss im Gesamtzusammenhang des konkreten Zeugnisses beurteilt werden.

Schlussformel: üblich, aber nicht einklagbar

Viele qualifizierte Zeugnisse enden mit einer Schlussformel aus Bedauern, Dank und guten Wünschen. Eine solche Formulierung kann ein positives Arbeitszeugnis abrunden. Ein gesetzlicher Anspruch auf Dank, Bedauern und Zukunftswünsche besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts jedoch nicht.

Beispiel einer positiven, freiwilligen Schlussformel:
„Wir bedauern sein Ausscheiden, danken ihm für die sehr gute Zusammenarbeit und wünschen ihm für seine berufliche und persönliche Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.“

Fehlt eine solche Formel, bedeutet das rechtlich nicht automatisch, dass das Arbeitszeugnis mangelhaft ist. Ebenso kann ein Arbeitnehmer grundsätzlich keine bestimmte Dankes- oder Wunschformel erzwingen. Ist eine vorhandene Schlussformel problematisch, kann im Einzelfall eher die Entfernung als die Ergänzung um eine gewünschte Formulierung in Betracht kommen.

Beendigungsgrund nur mit Bedacht aufnehmen

Der Grund für das Ausscheiden gehört nicht automatisch in ein Arbeitszeugnis. Auf Wunsch des Arbeitnehmers kann beispielsweise aufgenommen werden, dass er das Unternehmen auf eigenen Wunsch verlässt oder das Arbeitsverhältnis einvernehmlich beendet wurde. Ohne entsprechenden Wunsch sollte der Beendigungsgrund grundsätzlich nicht ungefragt in das Zeugnis aufgenommen werden.

Die Formulierung muss wahr sein. Ein tatsächlich arbeitgeberseitig beendetes Arbeitsverhältnis darf nicht ohne Grundlage als Eigenkündigung dargestellt werden. Bei Vergleichen oder Aufhebungsverträgen sollte geprüft werden, ob eine konkrete Zeugnisregelung vereinbart wurde.

Formale Anforderungen und äußere Form

Auch die äußere Form eines Arbeitszeugnisses muss dem üblichen Geschäftsverkehr entsprechen. Das Dokument sollte sauber, ordentlich, gut lesbar und professionell gestaltet sein. Auffällige Gestaltungsmittel dürfen nicht dazu verwendet werden, eine versteckte negative Aussage zu transportieren.

Prüfpunkt	Darauf sollten Sie achten
Lesbarkeit	saubere, verständliche und einheitliche Gestaltung
Unternehmensangaben	Aussteller muss erkennbar sein; bei Papierzeugnissen ist Geschäftspapier üblich
Datum	plausibles Ausstellungsdatum
Unterschrift	bei Papierzeugnissen eigenhändige Unterschrift einer vertretungsberechtigten oder rangmäßig geeigneten Person
Elektronische Variante	nur mit Einwilligung; gesetzliche elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur
Fehler	keine Rechtschreibfehler, Widersprüche oder missverständlichen Auslassungen
Hervorhebungen	keine ungewöhnlichen Zeichen oder Gestaltung als versteckte Bewertung

Starre Regeln wie „ein Arbeitszeugnis darf niemals ein Anschriftenfeld enthalten“ oder „bestimmte Satzzeichen sind generell verboten“ greifen zu kurz. Entscheidend ist, ob das Dokument professionellen Geschäftsgepflogenheiten entspricht und keine unzulässige Nebenbotschaft erzeugt. Die rechtliche Beurteilung richtet sich nach Inhalt, Form und Wirkung im konkreten Fall.

Was grundsätzlich nicht in das Zeugnis gehört

Ein Arbeitszeugnis soll sich auf Art und Dauer der Tätigkeit sowie beim qualifizierten Zeugnis auf Leistung und Verhalten beziehen. Angaben ohne sachlichen Bezug gehören regelmäßig nicht hinein. Besonders sensible oder nachteilige Informationen dürfen nicht ohne rechtliche Grundlage verwendet werden.

• Krankheiten und Gesundheitszustand
• Schwerbehinderung
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Betriebsratstätigkeit ohne besonderen Grund oder Wunsch
• normale Fehlzeiten
• Vergütung und Gehalt
• Abmahnungen
• einzelne, für die Gesamtbeurteilung nicht charakteristische Vorfälle
• private Lebensumstände ohne Bezug zur Tätigkeit
• negative Hinweise, die nur der Warnung eines späteren Arbeitgebers dienen sollen

Ausnahmen sind in besonderen Konstellationen möglich, wenn sonst ein objektiv falscher Eindruck entstünde oder der Arbeitnehmer die Aufnahme bestimmter Angaben ausdrücklich wünscht. Bei rechtlich sensiblen Fällen sollte das Arbeitszeugnis fachkundig geprüft werden.

Häufige Fehler im Zeugnis

Fehler	Warum problematisch?	Besser
wichtige Aufgaben fehlen	berufliche Erfahrung wird zu schwach dargestellt	Tätigkeiten vollständig und nach Bedeutung beschreiben
Leistungsbausteine widersprechen der Gesamtnote	Gesamtaussage wird unklar	Einzel- und Gesamtbewertung aufeinander abstimmen
nur standardisierte Floskeln	individuelle Leistung bleibt unsichtbar	konkrete Stärken und relevante Erfolge einbeziehen
relevante Kontaktgruppe fehlt	Verhaltensbeurteilung kann unvollständig wirken	Vorgesetzte, Kollegen und relevante externe Kontakte passend beurteilen
versteckte negative Formulierungen	Verstoß gegen Zeugnisklarheit möglich	eindeutig und verständlich formulieren
Schlussformel wird als Pflicht behandelt	rechtlich besteht kein Anspruch auf Dank und Wünsche	Schlussformel als freiwilligen Zusatz einordnen
reine Schulnotentabelle	individuelle Gewichtung fehlt	qualifizierte Beurteilung im Fließtext formulieren
Rechtschreib- oder Datumsfehler	professioneller Eindruck leidet und Angaben können falsch sein	Dokument vor Ausgabe vollständig prüfen

Beispiele für Leistungs- und Verhaltensformulierungen

Ein Arbeitszeugnis sollte nicht aus austauschbaren Textbausteinen bestehen. Trotzdem helfen Beispiele, typische Unterschiede zu erkennen. Die folgenden Formulierungen sind nur Orientierung und müssen zum tatsächlichen Leistungsbild passen.

Bereich	Stärker formuliert	Neutraler formuliert
Fachwissen	„Er verfügte über ein sehr umfassendes und jederzeit sicher einsetzbares Fachwissen.“	„Er verfügte über die für seine Aufgaben erforderlichen Fachkenntnisse.“
Eigeninitiative	„Sie zeigte jederzeit ein sehr hohes Maß an Eigeninitiative und Leistungsbereitschaft.“	„Sie zeigte Einsatzbereitschaft und übernahm die ihr übertragenen Aufgaben zuverlässig.“
Arbeitsweise	„Er arbeitete stets äußerst selbstständig, sorgfältig und effizient.“	„Er arbeitete selbstständig und sorgfältig.“
Sozialverhalten	„Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich.“	„Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war einwandfrei.“

Ein Arbeitszeugnis muss diese Formulierungen nicht wörtlich verwenden. Der Arbeitgeber besitzt bei der sprachlichen Gestaltung einen Beurteilungs- und Formulierungsspielraum. Entscheidend ist, dass die Aussage wahr, klar und zur tatsächlichen Leistung passend ist.

Korrektur und Berichtigung verlangen

Ist ein Arbeitszeugnis inhaltlich falsch, unvollständig, widersprüchlich oder formal unzureichend, kann der Arbeitnehmer eine Korrektur beziehungsweise ordnungsgemäße Erfüllung des Zeugnisanspruchs verlangen. Sinnvoll ist zunächst eine sachliche schriftliche Mitteilung an den Arbeitgeber mit konkreten Änderungswünschen und einer nachvollziehbaren Begründung.

1. Prüfen Sie Beschäftigungszeitraum, Position und Tätigkeiten.
2. Vergleichen Sie Einzelbewertungen mit der Gesamtbeurteilung.
3. Prüfen Sie, ob relevante Personengruppen beim Sozialverhalten berücksichtigt sind.
4. Markieren Sie objektive Fehler und missverständliche Formulierungen.
5. Belegen Sie gewünschte bessere Bewertungen mit konkreten Leistungen.
6. Formulieren Sie einen realistischen Änderungsvorschlag.
7. Setzen Sie bei Bedarf eine angemessene Frist zur Neuausstellung.

Wer ein besseres Arbeitszeugnis verlangt, sollte zwischen objektiven Fehlern und Bewertungsspielraum unterscheiden. Ein falsches Beschäftigungsdatum lässt sich leichter korrigieren als eine strittige Leistungsnote. Bei einer überdurchschnittlichen Bewertung können Leistungsnachweise, Zielvereinbarungen, Zwischenzeugnisse oder dokumentierte Erfolge entscheidend sein.

Kommt keine Einigung zustande, kann der Anspruch vor dem Arbeitsgericht verfolgt werden. Wegen möglicher Ausschlussfristen sollten Sie ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis frühzeitig beanstanden. Bei komplexen oder streitigen Fällen kann eine arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll sein.

Verjährung, Ausschlussfristen und Verwirkung beachten

Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht nicht unbegrenzt praktisch durchsetzbar. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt nach den allgemeinen Regeln mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die maßgeblichen Voraussetzungen vorliegen. Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können jedoch kürzere Ausschlussfristen enthalten.

Zusätzlich kann ein Anspruch in besonderen Fällen verwirkt sein, wenn er über längere Zeit nicht geltend gemacht wurde und der Arbeitgeber aufgrund weiterer Umstände darauf vertrauen durfte, dass kein Arbeitszeugnis mehr verlangt wird. Eine starre allgemeine Monatsgrenze gibt es dafür nicht. Wer das Dokument benötigt, sollte es deshalb unmittelbar bei oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses anfordern.

Arbeitszeugnis als Arbeitgeber formulieren

Arbeitgeber sollten ein Arbeitszeugnis nicht als reine Sammlung vorgefertigter Bausteine behandeln. Zuerst werden Beschäftigungsdaten und tatsächliche Aufgaben geprüft, anschließend die für die Position wesentlichen Leistungskriterien bewertet. Erst danach wird die Gesamtbeurteilung formuliert. So sinkt das Risiko widersprüchlicher Aussagen.

Eine gute Vorgehensweise besteht darin, Stellenbeschreibung, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche, Projektverantwortung und besondere Ergebnisse zusammenzuführen. Das Arbeitszeugnis sollte den gesamten relevanten Beschäftigungszeitraum berücksichtigen. Einzelne positive oder negative Ereignisse dürfen nicht unverhältnismäßig hervorgehoben werden, wenn sie für die Gesamtleistung nicht charakteristisch waren.

Schritt	Frage für den Arbeitgeber
1. Fakten	Stimmen Name, Zeitraum, Positionen und Entwicklung?
2. Tätigkeit	Sind die prägenden Aufgaben und Verantwortungen vollständig?
3. Leistung	Welche Kriterien waren für diese Stelle wirklich entscheidend?
4. Verhalten	Welche internen und externen Personengruppen waren relevant?
5. Gesamtnote	Passt die Schlussbewertung zu den Einzelbewertungen?
6. Recht	Ist das Zeugnis wahr, klar und frei von versteckten Aussagen?
7. Form	Sind Datum, Unterschrift und äußere Gestaltung korrekt?

Der Arbeitgeber bleibt Aussteller des Zeugnisses. Ein Arbeitnehmer kann einen Entwurf oder Formulierungsvorschläge vorlegen, doch daraus folgt nicht automatisch ein Anspruch auf wortgleiche Übernahme. Umgekehrt sollte ein Arbeitgeber einen sachlich richtigen Vorschlag nicht allein deshalb ablehnen, weil er vom Arbeitnehmer stammt.

Arbeitszeugnis prüfen: Checkliste in 15 Punkten

• Stimmen Name und Beschäftigungszeitraum?
• Sind alle wichtigen Positionen und Beförderungen enthalten?
• Ist die Tätigkeitsbeschreibung vollständig und nach Bedeutung sinnvoll aufgebaut?
• Fehlen wichtige Verantwortungsbereiche oder besondere Projekte?
• Passt die Leistungsbeurteilung zum tatsächlichen Anforderungsprofil?
• Sind Fachwissen, Arbeitsweise, Einsatz und Ergebnisse angemessen berücksichtigt?
• Ist die Gesamtleistungsformel mit den Einzelbewertungen stimmig?
• Werden beim Sozialverhalten alle relevanten Gruppen berücksichtigt?
• Enthält das Arbeitszeugnis Widersprüche oder auffällige Auslassungen?
• Gibt es Formulierungen, die eine versteckte Nebenbotschaft vermuten lassen?
• Ist ein Beendigungsgrund nur dann enthalten, wenn dies gewünscht und zutreffend ist?
• Ist eine Schlussformel vorhanden, falls der Arbeitgeber sie freiwillig verwenden möchte?
• Stimmen Datum und Unterschrift beziehungsweise elektronische Signatur?
• Ist das Dokument sauber, lesbar und professionell gestaltet?
• Wurden Korrekturwünsche rechtzeitig geltend gemacht?

Mit dieser Checkliste können Sie ein Arbeitszeugnis systematisch prüfen, ohne jede einzelne Formulierung vorschnell als Geheimcode zu interpretieren. Beginnen Sie immer mit Fakten und Tätigkeiten, danach folgen Leistung, Verhalten, Gesamtnote, Schlussbereich und Form.

Video zu Zeugnissprache und Geheimcodes

Das folgende Video behandelt typische Formulierungen und sogenannte Geheimcodes. Nutzen Sie solche Beispiele als Orientierung, aber bewerten Sie ein Arbeitszeugnis immer als Gesamttext und beachten Sie das gesetzliche Verbot versteckter Aussagen.

Muster, Vorlagen und Online-Hilfen

Vorlagen können helfen, einen üblichen Aufbau kennenzulernen oder einen ersten Entwurf zu strukturieren. Ein Muster ersetzt jedoch keine individuelle Bewertung. Jedes Arbeitszeugnis sollte zu Tätigkeit, Verantwortung, Leistung und tatsächlichem Sozialverhalten passen.

LTO Muster und Dokumente

Bei LTO finden Sie ein Angebot rund um Muster und Dokumente aus dem Arbeitsrecht. Prüfen Sie vor einer Nutzung die aktuellen Konditionen des jeweiligen Angebots. Ein generiertes Arbeitszeugnis sollte anschließend immer auf inhaltliche Richtigkeit und individuelle Aussagekraft kontrolliert werden.

Jobware Mustervorlagen

Jobware stellt Muster für unterschiedliche Zeugnisarten zur Verfügung. Solche Beispiele sind besonders hilfreich, um Gliederung und typische Bewertungsbereiche zu vergleichen. Übernehmen Sie Formulierungen nur, wenn sie zur tatsächlichen Leistung passen.

Vorlagen für Fachkräfte

Die Karriereakademie bietet kostenpflichtige Downloadangebote für verschiedene Fachbereiche. Auch hier gilt: Ein Arbeitszeugnis sollte nicht deshalb eine bestimmte Note erhalten, weil eine Vorlage entsprechend formuliert ist. Maßgeblich bleiben tatsächliche Tätigkeit und Leistung.

Formulierungen prüfen lassen

Bei Arbeitszeugnisse.de finden Sie Beispiele zu Formulierungen und Bewertungsbausteinen. Solche Übersichten können beim Verständnis helfen, sollten aber nicht dazu verleiten, jede ungewöhnliche Wendung automatisch als negative Codierung zu deuten.

Eine weitere Möglichkeit ist der Arbeitszeugnisgenerator. Generatoren sind vor allem für eine erste Struktur nützlich. Vor der Verwendung in einer Bewerbung sollten Sie den Text auf Vollständigkeit, Plausibilität und rechtliche Anforderungen prüfen.

Zeugnis in der Bewerbung richtig einsetzen

Ein Arbeitszeugnis ist eine wichtige Ergänzung der Bewerbungsunterlagen, aber nicht jede ältere Bescheinigung muss bei jeder Bewerbung vollständig mitgesendet werden. Entscheidend sind Relevanz, Aktualität und die Anforderungen der Stellenanzeige. Bei mehreren beruflichen Stationen sollten besonders die letzten und für die Zielposition aussagekräftigen Zeugnisse verfügbar sein.

In einer digitalen Bewerbung wird ein Papierzeugnis üblicherweise sauber eingescannt und als PDF beigefügt. Ein elektronisch erteiltes Arbeitszeugnis kann direkt als Originaldatei verwendet werden. Achten Sie darauf, dass die Datei vollständig lesbar ist und bei qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten die Signatur nicht durch ungeeignete Bearbeitung zerstört wird.

Mehr zur sinnvollen Reihenfolge von Zeugnissen, Lebenslauf und Anschreiben erfahren Sie im Beitrag Aufbau von Bewerbungsmappen. Ein Arbeitszeugnis sollte die Aussagen im Lebenslauf unterstützen. Stimmen Berufsbezeichnungen, Beschäftigungszeiträume oder Verantwortungsbereiche erkennbar nicht überein, können im Auswahlprozess Rückfragen entstehen.

Häufige Fragen zum Zeugnis

Was ist der Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis?

Das einfache Arbeitszeugnis enthält mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Arbeitszeugnis ergänzt diese Informationen um eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens. Für Bewerbungen ist die qualifizierte Variante häufig aussagekräftiger, weil sie neben der beruflichen Erfahrung auch die tatsächliche Arbeitsleistung dokumentiert.

Muss der Arbeitgeber automatisch ein qualifiziertes Zeugnis ausstellen?

Nach § 109 GewO besteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zeugnis mit Angaben zu Art und Dauer. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass das Arbeitszeugnis zusätzlich Leistung und Verhalten umfasst. Wer eine qualifizierte Beurteilung möchte, sollte dies deshalb ausdrücklich verlangen.

Kann ein Arbeitszeugnis elektronisch ausgestellt werden?

Ja. Mit Einwilligung des Arbeitnehmers kann das Arbeitszeugnis nach § 109 Abs. 3 GewO elektronisch erteilt werden. Für die gesetzliche elektronische Form ist grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB erforderlich. Ein einfaches PDF mit eingescannter Unterschrift ist damit nicht automatisch gleichzusetzen.

Habe ich Anspruch auf die Note „gut“?

Nein. Ein Arbeitszeugnis muss leistungsgerecht sein. Das Bundesarbeitsgericht ordnet die Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“ als durchschnittliche, befriedigende Bewertung ein. Wer eine bessere Bewertung verlangt, muss im Streitfall grundsätzlich Tatsachen vortragen und gegebenenfalls beweisen, die eine überdurchschnittliche Leistung rechtfertigen.

Muss eine Dankes- und Wunschformel enthalten sein?

Nein. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht kein Anspruch auf eine Schlussformel mit Dank, Bedauern und guten Zukunftswünschen. Ein Arbeitszeugnis kann auch ohne diese freiwillige Schlussformel den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. In der Praxis kann eine passende Schlussformel eine positive Beurteilung allerdings abrunden.

Sind Geheimcodes erlaubt?

Nein. § 109 Abs. 2 GewO verbietet Merkmale und Formulierungen, die den Zweck haben, eine andere als die offen erkennbare Aussage zu vermitteln. Die übliche Zeugnissprache mit bekannten Leistungsformeln ist davon zu unterscheiden. Bei der Prüfung sollte deshalb immer der gesamte Inhalt betrachtet werden.

Wer muss das Zeugnis unterschreiben?

Ein schriftliches Arbeitszeugnis muss von einer Person unterschrieben werden, die den Arbeitgeber wirksam repräsentiert und deren Stellung eine sachgerechte Bewertung erkennen lässt. In größeren Unternehmen kann dies beispielsweise eine Führungskraft oder ein verantwortlicher Mitarbeiter aus dem Personalbereich sein. Bei der elektronischen Form tritt die qualifizierte elektronische Signatur an die Stelle der eigenhändigen Unterschrift.

Kann ich einen eigenen Entwurf verlangen?

Sie können einen Entwurf anbieten, aber der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, diesen wortgleich zu übernehmen. Das Arbeitszeugnis bleibt seine Erklärung. In Aufhebungsverträgen oder gerichtlichen Vergleichen kann allerdings ausdrücklich vereinbart werden, auf welcher Grundlage ein Zeugnis erstellt wird oder welche Bewertung geschuldet ist.

Wie lange kann ich eine Korrektur verlangen?

Für den Zeugnisanspruch gilt grundsätzlich die regelmäßige Verjährung von drei Jahren. Kürzere arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen sowie eine mögliche Verwirkung können jedoch dazu führen, dass Sie deutlich früher handeln müssen. Beanstanden Sie ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis deshalb möglichst unmittelbar nach Erhalt.

Dürfen Krankheit oder Fehlzeiten erwähnt werden?

Gesundheitszustand und normale Fehlzeiten gehören grundsätzlich nicht in ein Arbeitszeugnis. Nur in außergewöhnlichen Sonderfällen kann eine sehr lange Unterbrechung rechtlich relevant werden, wenn das Weglassen sonst ein objektiv falsches Bild des tatsächlichen Beschäftigungsverlaufs erzeugen würde. Solche Fälle sollten individuell geprüft werden.

Fazit: Inhalt, Gesamtwirkung und Rechtslage gemeinsam prüfen

Ein Arbeitszeugnis ist mehr als eine Notenformel. Eine belastbare Prüfung beginnt bei Beschäftigungsdaten und Tätigkeitsbeschreibung, führt über einzelne Leistungskriterien und Sozialverhalten zur Gesamtbeurteilung und endet mit Form, Unterschrift beziehungsweise elektronischer Signatur sowie einem möglichen Schlussabschnitt.

Besonders wichtig sind Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit. Versteckte negative Botschaften sind unzulässig, gleichzeitig besteht kein Anspruch auf eine geschönte Bewertung. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss die tatsächliche Leistung individuell und nachvollziehbar beschreiben. Für eine bessere als durchschnittliche Beurteilung sollten Arbeitnehmer konkrete Leistungsbelege sammeln.

Die Bildungsbibel empfiehlt folgende Reihenfolge: Tätigkeiten prüfen, Leistungskriterien vergleichen, Sozialverhalten bewerten, Gesamtnote einordnen, Schlussbereich kontrollieren, formale Anforderungen prüfen und berechtigte Korrekturen zeitnah verlangen.

Weiterführende Informationen

• Bundesarbeitsgericht – Schlussnote und Darlegungs- und Beweislast.
• Bundesarbeitsgericht – kein Anspruch auf Dankes- und Wunschformel.
• Bundesarbeitsgericht – qualifiziertes Zeugnis regelmäßig als individueller Fließtext.
• IHK Rhein-Neckar – qualifiziertes Zeugnis und Fristen.
• Zeugnisse in der Bewerbungsmappe und deren Reihenfolge.