Hotel Budget erstellen: Kosten, Umsätze, Kennzahlen, Planung und Beispiele für die Hotellerie

Weiterbildung – Online lernen – Kalkulationsverfahren – Hotel Budget erstellen, Budgetierung der Hotellerie, Kostenarten und Kennzahlen

Das Wichtigste zur Hotelbudgetierung im Überblick

• Ein Hotel Budget sollte grundsätzlich auf nachvollziehbaren Mengen-, Preis- und Kostenannahmen beruhen.
• Planen Sie nicht nur ein Gesamtjahr, sondern möglichst auch einzelne Monate.
• Berücksichtigen Sie Saison, Feiertage, Ferien, Messen, Veranstaltungen und lokale Nachfrage.
• Planen Sie Logis, Gastronomie, Tagung, Wellness und sonstige Umsatzbereiche getrennt.
• Verwenden Sie Nettowerte, wenn Sie betriebliche Umsätze und Kosten vergleichen.
• Trennen Sie fixe, variable und teilweise variable Kosten.
• Kontrollieren Sie das Hotel Budget regelmäßig mit Ist-Zahlen und Forecasts.
• Wichtige Kennzahlen sind unter anderem Occupancy, ADR und RevPAR.
• Personal, Wareneinsatz, Energie und Vertrieb gehören zu den besonders relevanten Kostenblöcken.
• Abweichungen sollten nicht nur festgestellt, sondern nach Menge, Preis und Ursache analysiert werden.

Tipp der Bildungsbibel: Beginnen Sie nicht mit der Frage „Wie viel Umsatz möchten wir erreichen?“. Planen Sie zunächst realistisch, wie viele Zimmer, Restaurantplätze, Veranstaltungen oder Zusatzleistungen verkauft werden können und zu welchen Preisen. Aus diesen Mengengerüsten entsteht ein belastbares Hotel Budget.

Was ist ein Hotel Budget?

Ein Hotel Budget ist eine zahlenmäßige Planung für einen bestimmten Zeitraum. Häufig wird ein komplettes Geschäftsjahr geplant und anschließend auf Monate verteilt. Je nach Hotel können zusätzlich Wochen-, Tages- oder Veranstaltungsbudgets sinnvoll sein.

Das Hotel Budget soll zeigen, welche Umsätze unter bestimmten Annahmen erreichbar sind, welche Kosten dafür entstehen und welches Ergebnis daraus voraussichtlich resultiert.

Eine professionelle Planung beantwortet beispielsweise folgende Fragen:

• Wie viele Zimmer stehen zur Verfügung?
• Wie viele Zimmer werden voraussichtlich verkauft?
• Welche durchschnittlichen Zimmerpreise sind realistisch?
• Welche Erlöse entstehen aus Restaurant, Bar und Veranstaltungen?
• Wie hoch sind Personalkosten und Wareneinsatz?
• Welche Energie- und Instandhaltungskosten sind zu erwarten?
• Wie hoch sind Vertriebsprovisionen und Marketingkosten?
• Welche Investitionen sind geplant?
• Welches operative Ergebnis soll erwirtschaftet werden?

Damit verbindet ein Hotel Budget operative Planung, Kostenrechnung, Revenue Management und Unternehmenssteuerung.

Budget, Forecast und Ist-Zahlen unterscheiden

Für eine professionelle Hotelsteuerung sollten Sie Budget und Forecast nicht gleichsetzen. Beide Instrumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Instrument	Bedeutung	Typische Verwendung
Budget	ursprüngliche Planvorgabe	Ziele und Jahresplanung
Forecast	aktualisierte Erwartung	laufende Prognose auf Basis neuer Informationen
Ist	tatsächlich realisierte Werte	Erfolgskontrolle und Abweichungsanalyse

Ein Hotel Budget kann beispielsweise im Herbst für das folgende Geschäftsjahr erstellt werden. Einige Monate später können sich Nachfrage, Kosten oder Marktbedingungen verändert haben. Dann bleibt das ursprüngliche Budget als Zielgröße bestehen, während der Forecast aktualisiert wird.

Dadurch erhalten Sie drei wichtige Vergleichsgrößen: Budget, Forecast und Ist.

Top-down und Bottom-up planen

Bei der Budgetierung können zwei grundlegende Vorgehensweisen kombiniert werden.

Top-down-Planung

Bei einer Top-down-Planung legt die Unternehmensleitung übergeordnete Ziele fest. Das können beispielsweise Umsatzwachstum, gewünschte Ergebniswerte oder Investitionsgrenzen sein.

Bottom-up-Planung

Bei der Bottom-up-Planung entwickeln die einzelnen Abteilungen ihre Werte aus operativen Größen. Die Logis plant beispielsweise verkaufte Zimmer und Preise, während das Restaurant Gästezahlen, Durchschnittsbon und Wareneinsatz kalkuliert.

Ein belastbares Hotel Budget entsteht häufig aus einer Kombination beider Ansätze. Die strategischen Ziele werden mit den operativen Möglichkeiten abgeglichen.

Hotelbudget Schritt für Schritt erstellen

Für die Budgetplanung und für spätere Soll-Ist-Vergleiche sollten betriebliche Umsätze und Aufwendungen grundsätzlich netto betrachtet werden, soweit dies für den jeweiligen Vergleich sachgerecht ist. Das erleichtert die wirtschaftliche Analyse.

Ein Hotel Budget sollte möglichst nicht einfach aus Vorjahreswerten plus einem pauschalen Prozentsatz entstehen. Sinnvoller ist eine Kombination aus historischen Daten, bereits vorhandenen Buchungen, Marktinformationen und konkreten Annahmen.

Informationen sammeln

Prüfen Sie zunächst die Entwicklung der vergangenen Jahre. Besonders hilfreich sind Vergleichswerte für:

• Zimmerbelegung,
• Durchschnittspreise,
• RevPAR,
• Logisumsatz,
• Restaurant- und Veranstaltungsumsatz,
• Personalkosten,
• Wareneinsatz,
• Energiekosten,
• Marketing- und Vertriebskosten,
• Reparaturen und Instandhaltung.

Zusätzlich informieren Sie sich über geplante regionale Ereignisse, die das Hotel Budget beeinflussen können. Dazu gehören insbesondere:

• Sportveranstaltungen,
• Tagungen und Kongresse,
• Messen,
• Stadtfeste,
• Konzerte und Festivals,
• Ferienzeiten,
• Feiertage und Brückentage.

Nutzen Sie beispielsweise Informationen der ITB Berlin, der lokalen Wirtschaftsförderung und der Deutschen Zentrale für Tourismus. Auch Stadtmarketing, Tourismusorganisationen und Messegesellschaften können wertvolle Hinweise auf zukünftige Nachfrage liefern.

Aktuelle Branchen- und Marktdaten nutzen

Für ein Hotel Budget sollten Sie interne Daten mit externen Marktdaten vergleichen. Dadurch erkennen Sie, ob die eigenen Annahmen realistisch sind.

Geeignete Informationsquellen sind beispielsweise:

• Statistisches Bundesamt,
• Hotelverband Deutschland,
• HSMA Deutschland,
• Treugast,
• BBG Betriebsberatung,
• regionale Tourismusorganisationen,
• Messegesellschaften und Wirtschaftsförderungen.

Ergänzend sollten Sie Wettbewerber, Reiseveranstalter, Tagungsagenturen und relevante Buchungsplattformen beobachten. HRS, Booking.com und Expedia können beispielsweise Hinweise auf verfügbare Preise und Marktpositionierung geben. Ein Hotel Budget sollte jedoch nicht allein aus öffentlich sichtbaren Zimmerpreisen der Konkurrenz abgeleitet werden.

Auch das tägliche Revenue Management liefert wichtige Erkenntnisse. Veränderungen bei Nachfrage, Buchungsvorlauf, Stornierungen und Vertriebskanälen sollten in den Forecast einfließen.

Zimmerbudget über Mengen und Preise aufbauen

Der Logisbereich ist bei vielen Hotels die wichtigste Umsatzquelle. Deshalb sollte das Hotel Budget für Zimmer nicht mit einem pauschalen Jahresumsatz beginnen.

Planen Sie stattdessen:

• verfügbare Zimmer,
• betriebsbedingte Sperrungen,
• geplante Belegung,
• erwartete Durchschnittsrate,
• Gästesegmente,
• Vertriebskanäle,
• Stornierungs- und No-Show-Annahmen.

Aus der Zahl der tatsächlich verkauften Zimmer und dem durchschnittlichen Netto-Zimmerpreis entsteht der geplante Zimmerumsatz.

Beispiel für eine Monatsplanung

Ein Hotel besitzt 80 vermietbare Zimmer. Ein Planungsmonat hat 30 Tage. Damit stehen maximal 2.400 Zimmernächte zur Verfügung.

Für das Hotel Budget werden 72 Prozent Belegung und eine durchschnittliche Netto-Zimmerrate von 115 Euro angenommen.

Verfügbare Zimmer	80
Tage	30
Verfügbare Zimmernächte	2.400
Geplante Belegung	72 %
Verkaufte Zimmer	1.728
ADR	115 €
Geplanter Zimmerumsatz	198.720 €
RevPAR	82,80 €

Dieses Beispiel zeigt, dass bereits wenige Planungsgrößen einen wesentlichen Teil des Hotel Budget erklären können.

Gästesegmente getrennt planen

Ein durchschnittlicher Zimmerpreis allein kann wichtige Unterschiede verdecken. Planen Sie deshalb möglichst nach Gästesegmenten.

Segment	Typische Planungsgrößen
Geschäftsreisende	Firmenraten, Wochentage, Vertragsvolumen
Freizeitreisende	Wochenenden, Ferien, saisonale Nachfrage
Gruppen	Gruppengröße, Preis, Nebenumsätze
Tagungen	Zimmer, Raummiete, F&B-Umsätze
Online-Buchungsportale	Rate, Provision, Stornierungsquote
Direktbuchungen	Rate, Marketingkosten, Zahlungsgebühren

Dadurch lässt sich das Hotel Budget wesentlich genauer mit der Vertriebs- und Preisstrategie verbinden.

Kostenarten in Hotellerie und Gastronomie planen

Fixe, variable und sprungfixe Kosten unterscheiden

Für ein Hotel Budget ist die Unterscheidung nach Kostenverhalten besonders hilfreich.

Kostenart	Verhalten	Beispiel
Fixkosten	verändern sich kurzfristig kaum mit der Belegung	Pacht, bestimmte Versicherungen
variable Kosten	steigen mit Belegung oder Umsatz	Gästeartikel, Teile des Wareneinsatzes
sprungfixe Kosten	steigen ab bestimmten Kapazitätsgrenzen	zusätzliche Schicht oder Aushilfe
gemischte Kosten	enthalten fixe und variable Anteile	Energie, Wartung, Personal

Diese Unterscheidung verbessert das Hotel Budget, weil sich unterschiedliche Belegungsszenarien realistischer kalkulieren lassen.

1. Mitarbeiterkosten

Personalkosten gehören in der Hotellerie regelmäßig zu den bedeutenden Kostenblöcken. Im Hotel Budget sollten Sie nicht nur Bruttolöhne und Gehälter berücksichtigen.

• Löhne und Gehälter,
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung,
• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit,
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld, soweit vorgesehen,
• Prämien und variable Vergütung,
• betriebliche Altersvorsorge,
• Personalverpflegung,
• Arbeitskleidung,
• Rekrutierungskosten,
• interne Schulungen und externe Weiterbildung,
• Reisekostenzuschüsse,
• Minijobs,
• Zeitarbeit und Fremdpersonal.

Planen Sie Personal nicht ausschließlich als Jahresbetrag. Verknüpfen Sie den Personalbedarf möglichst mit Belegung, Restaurantumsatz, Veranstaltungen und Öffnungszeiten. Ein Hotel Budget wird dadurch deutlich aussagekräftiger.

2. Wareneinsatz

Alle Rechnungen für Speisen und Getränke werden den jeweiligen Bereichen zugeordnet. Rabatte und Skonti sollten entsprechend der verwendeten Buchhaltungssystematik berücksichtigt werden. Mehr erfahren Sie unter Wareneinsatz berechnen und Skonto buchen.

Eine grundlegende Verbrauchsrechnung lautet:

Anfangsbestand + Wareneingang – Endbestand = Warenverbrauch

Je nach betrieblicher Vorgehensweise sind weitere Positionen wie Personalverpflegung, Schwund oder interne Entnahmen gesondert zu berücksichtigen.

Für das Hotel Budget kann zusätzlich eine Wareneinsatzquote berechnet werden:

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100

Bei Bedarf können Sie die Berechnung mit dem Dreisatz nachvollziehen.

3. Marketing- und Vertriebskosten

Marketing und Vertrieb sollten im Hotel Budget nicht nur unter einer einzigen Sammelposition stehen. Trennen Sie nach Möglichkeit einzelne Aktivitäten und Vertriebskanäle.

• Werbung und Öffentlichkeitsarbeit,
• Suchmaschinenmarketing,
• Social Media,
• E-Commerce,
• Website und Buchungsmaschine,
• OTA-Provisionen,
• GDS- und Reservierungskosten,
• Reiseveranstalterprovisionen,
• Kreditkarten- und Zahlungsgebühren,
• Verkaufsreisen,
• Messekosten,
• Drucksachen und Direktmarketing.

Ein Marketingplan sollte festhalten, wer welche Maßnahme bis wann umsetzt, welches Ziel verfolgt wird und welche Kosten entstehen. Mehr dazu finden Sie unter Marketing lernen.

4. Energie, Wasser und Entsorgung

Zu den Energie- und Versorgungskosten gehören unter anderem:

• Strom,
• Wasser und Abwasser,
• Gas, Öl oder Fernwärme,
• sonstige Energieträger,
• Müllentsorgung,
• Entsorgung von Speiseresten und Fetten.

Ein Strompreisvergleich kann bei der Kostenkontrolle hilfreich sein. Für das Hotel Budget sollten neben Preisen auch Verbrauchsmengen berücksichtigt werden. Nur dadurch lässt sich erkennen, ob Kostenänderungen aus höheren Preisen oder verändertem Verbrauch entstehen.

5. Versicherungen

Je nach Hotel können unter anderem folgende Versicherungen relevant sein:

• Gebäudeversicherung,
• Inhalts- und Sachversicherungen,
• Betriebs- und Haftpflichtversicherungen,
• Betriebsunterbrechungsversicherung,
• betriebliche Altersvorsorge,
• Kfz-Versicherung.

Bei der Planung im Hotel Budget sollten einmalige Jahresbeiträge periodengerecht auf die Planungsmonate verteilt werden, wenn Sie monatliche Ergebnisvergleiche vornehmen.

6. Verbrauchs- und Betriebsmaterial

Hierzu gehören zahlreiche Non-Food-Artikel, die im laufenden Hotelbetrieb verbraucht werden. Beispiele sind Gästeartikel, kleinere Verbrauchsgegenstände oder Materialien der einzelnen Abteilungen.

7. Reinigungsmaterial

Das Hotel Budget sollte Reinigungs- und Hygienekosten separat erfassen, wenn diese einen wesentlichen Umfang erreichen.

• Reinigungsgeräte,
• chemische Reinigungsprodukte,
• Spülmittel,
• Küchenreinigung,
• Hygieneartikel.

8. Haustechnik und Instandhaltung

Zu den technischen Kosten gehören beispielsweise:

• Reparaturen,
• Wartungsverträge,
• Werkzeuge,
• Pflege von Fassaden und Räumen,
• Teppich- und Bodenpflege,
• Garten- und Außenanlagen,
• Aufzüge, Heizungs- und Klimaanlagen.

Größere geplante Reparaturen sollten im Hotel Budget in dem Monat erscheinen, in dem sie voraussichtlich wirtschaftlich anfallen.

9. Ersatzbeschaffungen

Typische Ersatzbeschaffungen sind:

• Bett- und Frotteewäsche,
• Tisch- und Küchenwäsche,
• Mitarbeiterkleidung,
• Servietten,
• Besteck, Porzellan und Gläser.

Bei größeren Anschaffungen muss zusätzlich geprüft werden, ob es sich nicht um aktivierungspflichtige Investitionen handelt. Diese belasten das Hotel Budget nicht zwangsläufig sofort vollständig als laufende Kosten.

10. Bürobedarf und Verwaltung

Hierunter fallen beispielsweise Schreibwaren, Druckkosten, Porto, allgemeine Büroartikel sowie weitere Verwaltungskosten.

11. Fuhrpark

Für einen betrieblichen Fuhrpark können im Hotel Budget unter anderem folgende Kosten entstehen:

• Kraftstoff beziehungsweise Strom,
• Reparaturen und Wartung,
• Kfz-Versicherung,
• Leasing,
• Steuern und sonstige Fahrzeugkosten.

12. EDV, IT und digitale Systeme

Digitale Systeme sind inzwischen ein bedeutender Kostenblock. Berücksichtigen Sie beispielsweise:

• Property-Management-System,
• Channel Manager,
• Revenue-Management-System,
• Online-Buchungsmaschine,
• Kassensysteme,
• Wartung und Support,
• Datensicherung und Cyber-Sicherheit,
• Hardware,
• Softwarelizenzen,
• Mitarbeiterschulungen.

Unterscheiden Sie im Hotel Budget zwischen laufenden Softwaregebühren, Reparaturen und aktivierungspflichtigen Investitionen.

Weitere häufig unterschätzte Kosten

Neben den zwölf Hauptbereichen können je nach Hotel weitere Kosten erheblich sein:

• Wäscherei und externe Reinigung,
• Lizenz- und Franchisegebühren,
• Reservierungs- und Markenentgelte,
• Beratung und Rechtskosten,
• Buchhaltung und Steuerberatung,
• Sicherheitsdienste,
• Musik- und Medienlizenzen,
• Abfall und Sonderentsorgung,
• Kreditkartengebühren,
• Gäste- und Loyalitätsprogramme.

Das Hotel Budget sollte deshalb immer an den konkreten Betrieb angepasst werden.

Wichtige Kennzahlen für die Hotelplanung

1. Zimmerbelegung oder Occupancy berechnen

Die Belegung zeigt, welcher Anteil der verfügbaren Zimmer tatsächlich verkauft wurde.

Occupancy = verkaufte Zimmer ÷ verfügbare Zimmer × 100

80 Zimmer × 30 Tage ergeben beispielsweise 2.400 verfügbare Zimmernächte. Werden 1.800 Zimmer verkauft, beträgt die Belegung 75 Prozent.

2. ADR – Average Daily Rate

Die ADR beschreibt den durchschnittlichen Netto-Zimmererlös je verkauftem Zimmer.

ADR = Netto-Logisumsatz ÷ verkaufte Zimmer

Ein Hotel Budget sollte die ADR nicht nur als Jahreswert planen. Je nach Saison, Wochentag und Gästesegment können erhebliche Unterschiede bestehen.

3. RevPAR – Revenue per Available Room

RevPAR verbindet Zimmerpreis und Belegung und gehört zu den wichtigsten Kennzahlen im Revenue Management.

RevPAR = Netto-Logisumsatz ÷ verfügbare Zimmer

Alternativ:

RevPAR = ADR × Occupancy

Bei einer ADR von 120 Euro und einer Belegung von 75 Prozent beträgt der RevPAR 90 Euro.

4. Netto-Zimmerumsatz

Der geplante Netto-Zimmerumsatz ergibt sich vereinfacht aus:

verkaufte Zimmer × durchschnittlicher Netto-Zimmerpreis

Für ein genaueres Hotel Budget sollten unterschiedliche Gästesegmente und Raten separat geplant werden.

5. Logisumsatz nach Segmenten

Der Logisumsatz ergibt sich aus den geplanten verkauften Zimmern und den jeweiligen Preisen der Gästesegmente. Die Summe aller Segmente ergibt den geplanten Netto-Logisumsatz.

6. Durchschnittlicher Zimmererlös

Der durchschnittliche Zimmererlös entspricht bei entsprechender Definition der ADR und ergibt sich aus Netto-Logisumsatz geteilt durch verkaufte Zimmer.

Weitere Kennzahlen für ein professionelles Hotel Budget

TRevPAR

TRevPAR betrachtet nicht nur Zimmererlöse, sondern den gesamten Hotelumsatz je verfügbarem Zimmer.

TRevPAR = Gesamtumsatz ÷ verfügbare Zimmer

Diese Kennzahl kann für Hotels mit umfangreicher Gastronomie, Wellness oder Veranstaltungsbereichen besonders hilfreich sein.

GOPPAR

GOPPAR erweitert die Betrachtung um das operative Ergebnis und zeigt, welcher operative Gewinn je verfügbarem Zimmer erzielt wird.

Für ein Hotel Budget kann diese Kennzahl hilfreich sein, weil eine hohe Belegung oder ADR allein noch keine hohe Profitabilität garantiert.

Personalkostenquote

Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Nettoumsatz × 100

Die Quote sollte nicht isoliert bewertet werden. Hotelkategorie, Servicegrad, Gastronomieanteil und Outsourcing beeinflussen den Wert erheblich.

Wareneinsatzquote

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ entsprechender Netto-F&B-Umsatz × 100

Vergleichen Sie die Quote möglichst mit vergleichbaren Bereichen und nicht pauschal mit dem gesamten Hotelumsatz.

Aktuelle Branchenwerte richtig verwenden

Branchenkennzahlen können helfen, das eigene Hotel Budget zu plausibilisieren. Sie ersetzen jedoch keine standort- und betriebsspezifische Planung.

Der Hotelverband Deutschland veröffentlicht regelmäßig Referenzwerte zum deutschen Hotelmarkt. Dort finden Sie unter anderem durchschnittliche Zimmerauslastung, Netto-Zimmerpreis und RevPAR. Diese Werte können als Orientierung dienen, sollten aber nicht ungeprüft als Budgetvorgabe für ein einzelnes Haus übernommen werden.

Umsätze und Erlösbereiche planen

Ein Hotel Budget sollte die verschiedenen Erlösquellen getrennt darstellen. Dadurch wird sichtbar, welche Abteilungen zum Gesamtumsatz beitragen.

Logis

Zum Logisbereich gehören insbesondere Zimmerumsätze. Je nach Betrieb können weitere unmittelbar mit der Übernachtung verbundene Leistungen separat ausgewiesen werden.

Food & Beverage

• Restaurantumsätze,
• Frühstück,
• Mittag- und Abendessen,
• Getränke,
• Bar,
• Terrasse,
• Roomservice.

Tagungen, Bankett und Veranstaltungen

Zum Veranstaltungsbereich gehören beispielsweise Tagungen, Seminare, Privatfeiern, Hochzeiten, Ausstellungen und sonstige Events.

Planen Sie im Hotel Budget nicht nur Raummieten, sondern auch Zimmer-, Speisen-, Getränke- und Technikumsätze, sofern diese mit der Veranstaltung verbunden sind.

Sonstige Umsätze

Weitere Erlöse können abhängig vom Betrieb entstehen aus:

• Minibar,
• Parkplätzen und Garagen,
• Geräteverleih,
• Raummieten,
• Wellness,
• Beauty und Gesundheit,
• Sportangeboten,
• Shop oder Kiosk.

Spezialisierte Hotels sollten das Hotel Budget um entsprechende Umsatz- und Kostenstellen erweitern.

Direktbuchungen und OTA-Umsätze getrennt betrachten

Zwei Zimmer können denselben Verkaufspreis haben und trotzdem unterschiedlich profitabel sein. Entscheidend sind die Kosten des jeweiligen Vertriebskanals.

Bei einer Buchung über ein Online-Portal können beispielsweise Provisionen anfallen. Bei Direktbuchungen entstehen möglicherweise Kosten für Suchmaschinenwerbung, Website, Buchungsmaschine oder Loyalitätsprogramme.

Ein Hotel Budget sollte deshalb nicht nur den Umsatz je Kanal betrachten, sondern nach Möglichkeit auch die Vertriebskosten gegenüberstellen.

Budgetabweichungen richtig analysieren

Nach Beginn des Geschäftsjahres wird das Hotel Budget zu einem Controlling-Instrument. Ein einfacher Vergleich von Budget und Ist reicht jedoch nicht aus.

Analysieren Sie möglichst die Ursache einer Abweichung.

Abweichung	Mögliche Ursache
Zimmerumsatz zu niedrig	Belegung, ADR oder beides unter Plan
Zimmerumsatz höher	mehr verkaufte Zimmer oder höhere Rate
Personalkosten höher	mehr Stunden, höhere Löhne, Fremdpersonal
Wareneinsatzquote höher	Preissteigerungen, Schwund, Portionsgrößen
Energiekosten höher	Preis oder Verbrauch gestiegen
Vertriebskosten höher	größerer Anteil provisionspflichtiger Buchungen

Dadurch wird aus dem Hotel Budget ein Werkzeug zur Unternehmenssteuerung und nicht nur eine Jahresplanung.

Rolling Forecast einsetzen

In einem dynamischen Markt kann ein rollierender Forecast sinnvoll sein. Dabei wird die Prognose regelmäßig aktualisiert und über einen konstanten Planungshorizont fortgeschrieben.

Beispielsweise können Sie monatlich die kommenden zwölf Monate aktualisieren. Neue Buchungsstände, Veranstaltungen, Kostenentwicklungen oder Personalveränderungen fließen dadurch schneller ein.

Das ursprüngliche Hotel Budget bleibt weiterhin als Zielgröße erhalten, während der Forecast zeigt, wo das Unternehmen voraussichtlich tatsächlich landen wird.

Best Case, Base Case und Worst Case

Eine einzelne Planannahme kann bei großer Unsicherheit zu wenig sein. Ergänzen Sie das Hotel Budget deshalb gegebenenfalls um Szenarien.

Szenario	Beispiel
Best Case	hohe Nachfrage, höhere ADR, stabile Kosten
Base Case	realistisch erwartete Entwicklung
Worst Case	schwächere Belegung, Preisdruck, höhere Kosten

Szenarien helfen insbesondere bei Personalplanung, Liquiditätssteuerung und Investitionsentscheidungen.

Personalbudget mit Produktivität verbinden

Ein Personalbudget sollte sich nicht nur aus dem Vorjahreswert zuzüglich einer Lohnsteigerung ergeben. Planen Sie auch den tatsächlichen Personalbedarf.

Mögliche Bezugsgrößen sind:

• belegte Zimmer,
• gereinigte Zimmer,
• Restaurantgäste,
• Veranstaltungsteilnehmer,
• Öffnungszeiten,
• Schichten und Mindestbesetzung.

Bei der Planung müssen zudem geltende Lohnuntergrenzen, tarifliche Regelungen und individuelle Arbeitsverträge berücksichtigt werden. Das Hotel Budget sollte deshalb bei längeren Planungshorizonten Reserven für erwartete Lohnänderungen enthalten.

Investitionen und Abschreibungen getrennt planen

Der Kauf einer neuen Küche, einer Heizungsanlage oder neuer Hotelzimmerausstattung ist nicht automatisch vollständig als laufender Aufwand zu planen.

Bei aktivierungspflichtigen Wirtschaftsgütern beeinflussen insbesondere Investitionsauszahlung und Abschreibung unterschiedliche Planungsbereiche.

Ein professionelles Hotel Budget sollte deshalb mindestens unterscheiden zwischen:

• laufenden Betriebskosten,
• Investitionen,
• Abschreibungen,
• Finanzierung und Zinsen,
• Liquiditätswirkung.

Betriebsergebnisse berechnen

Für die Unternehmenssteuerung können unterschiedliche Ergebnisstufen verwendet werden. Die folgende Staffel mit Betriebsergebnis 1, 2 und 3 ist ein betriebsinternes Planungsmodell und nicht mit einem international standardisierten Hotelkontensystem gleichzusetzen.

Betriebsergebnis 1

In einem einfachen internen Modell können Sie zunächst die direkt geplanten betrieblichen Kosten vom Gesamtumsatz abziehen:

Gesamtumsatz – operative Kosten = Betriebsergebnis 1

Betriebsergebnis 2

Vom Betriebsergebnis 1 können anschließend weitere Kostenblöcke abgezogen werden, beispielsweise:

• Abschreibungen,
• Zinsen,
• Miete oder Pacht,
• Leasing,
• weitere fest definierte Aufwendungen.

Betriebsergebnis 3

In einer internen kalkulatorischen Betrachtung können anschließend weitere Größen einbezogen werden, beispielsweise:

• kalkulatorisches Unternehmerrisiko,
• kalkulatorische Abschreibungen,
• kalkulatorischer Unternehmerlohn,
• kalkulatorische Zinsen,
• kalkulatorische Miete.

Wichtig ist, dass Sie im Hotel Budget eindeutig dokumentieren, welche Positionen in welcher Ergebnisstufe enthalten sind. Nur dann sind Monats- und Jahresvergleiche aussagekräftig.

USALI als internationales System

International arbeitet die Hotellerie häufig mit dem Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, kurz USALI. Dieses System standardisiert die Darstellung von Hotelumsätzen, Kosten, Abteilungsergebnissen und weiteren Kennzahlen.

Die aktuelle 12. überarbeitete Ausgabe enthält unter anderem aktualisierte Strukturen für Personal, Loyalitätsprogramme sowie Energie, Wasser und Abfall. Sie gilt seit Anfang des aktuellen Jahres als neue Fassung des Systems.

Ein individuell aufgebautes Hotel Budget muss nicht zwingend nach USALI strukturiert sein. Für international vergleichbare Hotels, Hotelgruppen, Eigentümer und Betreiber kann die Orientierung an einer standardisierten Struktur jedoch erhebliche Vorteile bieten.

Budget und Liquiditätsplanung nicht verwechseln

Ein positives geplantes Betriebsergebnis bedeutet nicht automatisch, dass jederzeit ausreichend liquide Mittel vorhanden sind.

Das Hotel Budget betrachtet vor allem Umsätze, Kosten und Ergebnisse. Eine zusätzliche Liquiditätsplanung zeigt dagegen, wann tatsächliche Ein- und Auszahlungen erfolgen.

Unterschiede entstehen beispielsweise durch:

• Vorauszahlungen,
• Zahlungsziele,
• Kreditraten,
• Investitionen,
• Steuerzahlungen,
• saisonale Schwankungen.

Typische Fehler bei der Hotelbudgetierung

Fehler	Warum problematisch?	Bessere Vorgehensweise
Vorjahresumsatz pauschal erhöhen	Mengen- und Preiseffekte bleiben unsichtbar.	Belegung und ADR getrennt planen.
nur Jahreswerte planen	Saisonale Schwankungen werden verdeckt.	Monatsbudget erstellen.
Umsatz ohne Vertriebskosten betrachten	Kanäle wirken profitabler als sie sind.	Provisionen und Gebühren zuordnen.
Personal nur als Prozentsatz planen	Schichtbedarf und Kapazitäten fehlen.	Stunden und Stellen berücksichtigen.
Wareneinsatz nur aus Einkauf ableiten	Bestandsveränderungen werden ignoriert.	Anfangs- und Endbestand berücksichtigen.
Investitionen als laufenden Aufwand planen	Ergebnis kann verzerrt werden.	Investition und Abschreibung unterscheiden.
Budget nicht aktualisieren	Neue Informationen bleiben unberücksichtigt.	Forecast ergänzen.
nur Umsatzkennzahlen beobachten	Profitabilität bleibt unklar.	Kosten und Ergebnis-KPIs ergänzen.

Checkliste zum Erstellen eines Hotelbudgets

Prüffrage	Erledigt?
Historische Daten geprüft?	□
Verfügbare Zimmer je Monat geplant?	□
Belegung je Monat festgelegt?	□
ADR nach Segmenten geplant?	□
Zimmerumsatz berechnet?	□
F&B-Umsätze geplant?	□
Veranstaltungsumsätze berücksichtigt?	□
Personalkosten geplant?	□
Wareneinsatz berechnet?	□
Energie- und Entsorgungskosten geplant?	□
Marketing- und Vertriebskosten erfasst?	□
OTA-Provisionen berücksichtigt?	□
Instandhaltung geplant?	□
Investitionen getrennt betrachtet?	□
Abschreibungen berücksichtigt?	□
Monatswerte plausibilisiert?	□
Best-, Base- und Worst-Case geprüft?	□
Forecast-Prozess definiert?	□

Häufige Fragen zur Hotelbudgetierung

Was gehört in ein Hotel Budget?

Ein Hotel Budget enthält geplante Umsätze, Kosten und Ergebnisgrößen. Typische Bereiche sind Logis, Food & Beverage, Veranstaltungen, Personal, Wareneinsatz, Marketing, Energie, Instandhaltung, IT und weitere betriebliche Kosten.

Wie berechnet man den Zimmerumsatz?

Der geplante Netto-Zimmerumsatz kann vereinfacht berechnet werden, indem die Zahl der verkauften Zimmer mit der durchschnittlichen Netto-Zimmerrate multipliziert wird.

Was ist ADR?

ADR steht für Average Daily Rate. Die Kennzahl gibt den durchschnittlichen Netto-Zimmererlös pro verkauftem Zimmer an.

Was ist RevPAR?

RevPAR bedeutet Revenue per Available Room. Er wird aus Netto-Logisumsatz geteilt durch verfügbare Zimmer berechnet. Alternativ lässt sich ADR mit der Belegungsquote multiplizieren.

Welche Zahlen sollte ich als Grundlage verwenden?

Nutzen Sie möglichst mehrere Quellen: historische Ist-Daten, aktuellen Buchungsstand, Veranstaltungsdaten, Marktinformationen, Wettbewerbsbeobachtung und bereits bekannte Kostenänderungen.

Sollte ein Hotel Budget brutto oder netto erstellt werden?

Für betriebliche Umsatz- und Kostenvergleiche werden regelmäßig Nettowerte verwendet. Entscheidend ist eine konsistente Systematik, damit Plan- und Ist-Werte vergleichbar bleiben.

Wie oft sollte ein Budget kontrolliert werden?

Eine monatliche Soll-Ist-Kontrolle ist für viele Hotels sinnvoll. Operative Kennzahlen wie Belegung, ADR, RevPAR und Buchungsstand können je nach Betrieb wesentlich häufiger überwacht werden.

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Forecast?

Das Budget bildet die ursprüngliche Zielplanung ab. Der Forecast berücksichtigt neue Informationen und zeigt die aktuell erwartete Entwicklung.

Warum sollte man nach Gästesegmenten planen?

Gästesegmente unterscheiden sich häufig bei Preis, Buchungsverhalten, Aufenthaltsdauer, Stornierungsquote und Nebenumsätzen. Dadurch verbessert eine Segmentplanung die Qualität des Hotel Budget.

Welche Kosten sind besonders wichtig?

Die Bedeutung einzelner Kosten hängt vom Betrieb ab. Personal, Wareneinsatz, Energie, Vertrieb, Pacht beziehungsweise Miete, Instandhaltung und IT gehören jedoch häufig zu wichtigen Planungsbereichen.

Was bedeutet USALI?

USALI steht für Uniform System of Accounts for the Lodging Industry. Es handelt sich um ein internationales System zur strukturierten Darstellung von Hotelumsätzen, Kosten und Ergebnissen. Die aktuelle 12. überarbeitete Ausgabe erweitert unter anderem Bereiche zu Energie, Wasser, Abfall und weiteren hoteltypischen Kosten.

Fazit: Hotelplanung aus Mengen, Preisen und Kosten aufbauen

Ein Hotel Budget ist wesentlich mehr als eine einfache Umsatz- und Kostenliste. Gute Budgetierung verbindet verfügbare Kapazitäten, geplante Auslastung, Zimmerpreise, Gästesegmente, Nebenumsätze und Kostenstrukturen zu einem nachvollziehbaren Gesamtmodell.

Beginnen Sie bei der Logisplanung mit verfügbaren Zimmern und erwarteter Belegung. Anschließend planen Sie die durchschnittlichen Preise und erhalten daraus den Zimmerumsatz. Gastronomie, Veranstaltungen und weitere Erlösquellen werden separat ergänzt.

Auf der Kostenseite sollte das Hotel Budget mindestens Personal, Wareneinsatz, Marketing und Vertrieb, Energie, Versicherungen, Betriebsmaterial, Reinigung, Technik, Ersatzbeschaffungen, Verwaltung, Fuhrpark und IT berücksichtigen. Je nach Hotel kommen zusätzliche Kostenstellen hinzu.

Für die laufende Steuerung sind Belegung, ADR und RevPAR besonders wichtige Kennzahlen. Hotels mit umfangreichen Nebenumsätzen können zusätzlich Kennzahlen wie TRevPAR und GOPPAR nutzen.

Ebenso wichtig ist die regelmäßige Abweichungsanalyse. Ein Umsatz unter Plan kann aus schwächerer Auslastung, niedrigeren Preisen oder einer Kombination beider Faktoren entstehen. Höhere Kosten können aus Preissteigerungen, Mengenänderungen oder ineffizienten Prozessen resultieren.

Ein Hotel Budget sollte deshalb nicht nach seiner Fertigstellung in einer Datei verschwinden. Vergleichen Sie Budget, Forecast und Ist regelmäßig miteinander und passen Sie Ihre operative Steuerung an veränderte Bedingungen an.

Die Bildungsbibel empfiehlt außerdem, neben dem Ergebnisbudget eine Investitions- und Liquiditätsplanung zu führen. Dadurch erkennen Sie nicht nur, ob der Betrieb voraussichtlich profitabel arbeitet, sondern auch, wann größere Zahlungen oder Finanzierungserfordernisse entstehen.

Wer das Hotel Budget konsequent aus nachvollziehbaren Mengen, Preisen und Kosten aufbaut, erhält ein deutlich besseres Steuerungsinstrument als bei einer pauschalen Fortschreibung der Vorjahreszahlen.

Weitere Informationen

• Finden Sie Informationen zum Hotel Coaching und zur Beratung.
• Lernen Sie mehr darüber, wie Sie Mitarbeiter als Mitunternehmer in der Hotellerie einbeziehen können.
• Mehr zum Wareneinsatz berechnen.
• Grundlagen zum Marketing lernen.
• Weitere Kalkulationsverfahren auf der Bildungsbibel.
• Aktuelle Tourismusdaten beim Statistischen Bundesamt.
• Branchenkennzahlen beim Hotelverband Deutschland.
• Definitionen wichtiger Revenue-Kennzahlen bei der HSMA Deutschland.