Externenprüfung IHK & HWK: Berufsabschluss ohne Ausbildung nachholen

Ausbildung – Externenprüfung (IHK & HWK): So holen Sie Ihren Berufsabschluss ohne klassische Ausbildung nach

Externenprüfung bei IHK oder HWK: Voraussetzungen, Ablauf, Nachweise, Kosten und Vorbereitung. So holen Sie Ihren Berufsabschluss ohne klassische Ausbildung nach. — Externenprüfung IHK & HWK

Sie haben jahrelang in einem Beruf gearbeitet, aber nie eine duale Berufsausbildung abgeschlossen? Dann ist die Externenprüfung (auch „Externe Zulassung“ oder „Zulassung in besonderen Fällen“) oft der schnellste Weg zu einem anerkannten Berufsabschluss – ohne noch einmal mehrere Jahre als Azubi zu starten.

In diesem Beitrag erfahren Sie praxisnah, wie die Externenprüfung bei IHK (Industrie- und Handelskammer) und HWK (Handwerkskammer) funktioniert, welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, welche Unterlagen wirklich zählen und wie Sie sich effizient auf die Abschluss- oder Gesellenprüfung vorbereiten. Sie erhalten außerdem Checklisten, Tabellen und typische Stolperfallen – damit Sie Ihre Zulassung und die Prüfung mit Plan angehen.

Wichtig: Die Externenprüfung ist kein „leichterer“ Abschluss. Inhalt, Niveau und Prüfungsanforderungen entsprechen in der Regel der regulären Abschlussprüfung. Verbindlich entscheidet immer die zuständige Kammer (IHK/HWK) im Einzelfall.

Kurzüberblick: Das Wichtigste zur Externenprüfung in 60 Sekunden

Frage	Kurzantwort
Was ist die Externenprüfung?	Zulassung zur regulären Abschluss- bzw. Gesellenprüfung ohne vorherige duale Ausbildung – auf Basis einschlägiger Berufserfahrung.
IHK oder HWK?	IHK für viele kaufmännische/industrielle Berufe, HWK für Handwerksberufe. Entscheidend ist der Ausbildungsberuf (nicht Ihre Jobbezeichnung).
Wichtigste Voraussetzung	Meist mindestens das 1,5‑Fache der Regelausbildungsdauer als einschlägige Berufstätigkeit (Vollzeitäquivalent) plus passende Nachweise.
Ist die Prüfung leichter?	Nein. Sie legen in der Regel die gleiche Prüfung ab wie Auszubildende (Theorie + Praxis).
Wie lange vorbereiten?	Oft 8–16 Wochen bei guter Basis; bei größeren Theorie-Lücken eher länger.
Wie starten?	Zielberuf festlegen → zuständige Kammer kontaktieren → Unterlagen zur Vorprüfung einreichen.

Was ist eine Externenprüfung – und für wen lohnt sie sich?

Die Externenprüfung ermöglicht Ihnen, die reguläre Abschlussprüfung in einem anerkannten Ausbildungsberuf abzulegen, ohne dass Sie zuvor die komplette duale Ausbildung (Betrieb + Berufsschule) durchlaufen haben. Umgangssprachlich heißt es oft: „Berufsabschluss ohne Ausbildung nachholen“ – rechtlich korrekt ist es eine Zulassung zur Abschlussprüfung aufgrund einschlägiger Berufserfahrung.

Das Ziel ist ein vollwertiger Abschluss – zum Beispiel als Fachkraft, Kaufmann/-frau, Fachinformatiker/-in oder im Handwerk als Geselle/Gesellin. Sie erhalten damit einen anerkannten Berufsabschluss, der Ihnen bei Bewerbungen, Gehaltsverhandlungen, Arbeitgeberwechseln, der Einordnung in Tarifverträge oder dem nächsten Karriereschritt (z. B. Fortbildung, Meister, Fachwirt) stark hilft.

Typische Situationen, in denen sich die Externenprüfung lohnt:

Quereinsteiger mit mehreren Jahren Praxiserfahrung, die „offiziell“ keinen Abschluss im Beruf haben.
Menschen mit abgebrochener Ausbildung, die inzwischen lange im Beruf gearbeitet haben.
Berufspraktiker, die sich im Betrieb hochgearbeitet haben (z. B. vom Helfer zur Fachkraft).
Selbstständige, die praktisch im Beruf tätig waren und nun den formalen Abschluss benötigen.
Fachkräfte aus dem Ausland, deren Tätigkeit in Deutschland zwar gebraucht wird, aber (noch) kein passender Abschluss anerkannt wurde.

Wichtig ist: Mit der Externenprüfung überspringen Sie nicht die Inhalte der Ausbildung – Sie belegen lediglich, dass Sie diese Inhalte durch Berufstätigkeit (und ggf. Weiterbildungen) bereits erworben haben. Entsprechend müssen Sie vor allem die Theorie nachholen, die in der dualen Ausbildung in der Berufsschule vermittelt wird.

Praxis-Tipp: Wenn Sie im Alltag sehr sicher arbeiten, aber seit Jahren keine Schulbank gedrückt haben, planen Sie die Vorbereitung frühzeitig. Viele Prüflinge unterschätzen den schriftlichen Teil – gerade bei kaufmännischen Berufen oder IT-Berufen.

IHK oder HWK: Wer ist zuständig?

Ob Ihre Externenprüfung über die IHK oder über die HWK läuft, hängt vom Ausbildungsberuf ab, in dem Sie den Abschluss anstreben. Vereinfacht gilt:

IHK: Viele kaufmännische, industrielle, technische und dienstleistungsbezogene Ausbildungsberufe (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau im Einzelhandel, Fachlagerist/-in, Fachinformatiker/-in, Mechatroniker/-in).
HWK: Handwerksberufe mit Gesellenprüfung (z. B. Anlagenmechaniker/-in SHK, Elektroniker/-in, Friseur/-in, Bäcker/-in, Tischler/-in, Kfz-Mechatroniker/-in – je nach Handwerk und regionaler Zuständigkeit).

Da es Überschneidungen geben kann (und nicht jede Tätigkeit automatisch dem gewünschten Ausbildungsberuf entspricht), ist der beste erste Schritt eine kurze Klärung bei Ihrer regional zuständigen Kammer. Entscheidend ist nicht Ihre Jobbezeichnung, sondern ob Ihre Aufgaben zu den beruflichen Handlungsfeldern des Ausbildungsberufs passen.

Kriterium	IHK (Industrie- und Handelskammer)	HWK (Handwerkskammer)
Prüfungsart	Abschlussprüfung in anerkanntem Ausbildungsberuf	Gesellenprüfung (bzw. Abschlussprüfung im Handwerk, je nach Beruf)
Rechtsgrundlage	Berufsbildungsgesetz (BBiG)	Handwerksordnung (HwO)
Typische Berufe	Kaufmännisch, Industrie, IT, Logistik, Dienstleistungen	Handwerksberufe mit Gesellenbrief
Prüfungsniveau	Wie reguläre Abschlussprüfung für Azubis	Wie reguläre Gesellenprüfung für Azubis
Wichtigster Erfolgsfaktor	Nachweis umfassender beruflicher Handlungsfähigkeit + solide Theorievorbereitung	Nachweis umfassender Praxis (inkl. Arbeitsproben/Arbeitsabläufe) + Theorievorbereitung

Merksatz: Die Externenprüfung richtet sich immer nach der offiziellen Ausbildungsordnung und den Prüfungsanforderungen des jeweiligen Berufs – nicht nach dem, was in Ihrem Betrieb typischerweise anfällt. Je breiter Ihre Aufgaben waren, desto leichter ist die Zulassung und später die Prüfung.

Voraussetzungen für die Externenprüfung: Berufserfahrung, Nachweise, Ausnahmen

Die wichtigste Zulassungsvoraussetzung ist einschlägige Berufserfahrung in dem Beruf, in dem Sie die Prüfung ablegen möchten. Gesetzlich wird dafür in der Regel eine Mindestdauer genannt: mindestens das 1,5‑Fache der regulären Ausbildungsdauer.

Das bedeutet konkret:

Ein Ausbildungsberuf mit 3 Jahren Regelausbildungsdauer → Sie benötigen typischerweise 4,5 Jahre einschlägige Berufstätigkeit.
Ein Ausbildungsberuf mit 3,5 Jahren Regelausbildungsdauer → Sie benötigen typischerweise 5,25 Jahre einschlägige Berufstätigkeit.
Ein Ausbildungsberuf mit 2 Jahren Regelausbildungsdauer → Sie benötigen typischerweise 3 Jahre einschlägige Berufstätigkeit.

Bei Teilzeit wird die Zeit in der Regel auf eine Vollzeitäquivalenz umgerechnet. Wenn Sie z. B. über Jahre hinweg 50 % gearbeitet haben, kann sich die notwendige Kalendermonatszahl entsprechend verlängern. Zudem können – je nach Einzelfall – Ausbildungszeiten in einem anderen, einschlägigen Ausbildungsberuf auf die erforderliche Zeit angerechnet werden.

Regelausbildungsdauer	Faustformel	Typische Mindest-Berufserfahrung (Vollzeit)
2 Jahre	2,0 × 1,5	3,0 Jahre
3 Jahre	3,0 × 1,5	4,5 Jahre
3,5 Jahre	3,5 × 1,5	5,25 Jahre

Voraussetzungen bei der IHK (Abschlussprüfung)

Bei IHK-Berufen stellen Sie einen Antrag auf Zulassung zur Abschlussprüfung als Externer. Viele IHKs empfehlen zunächst eine Vorprüfung bzw. Überprüfung der Zulassungsvoraussetzungen, damit Sie Klarheit haben, bevor Sie Zeit und Geld in einen Vorbereitungskurs investieren.

Einige Kammern ermöglichen außerdem, den Antrag bereits zu stellen, wenn Sie erst einen Teil der notwendigen Zeit nachweisen können – beispielsweise die Hälfte – und die restliche Zeit bis zum Prüfungstermin noch sammeln (Zulassung unter Auflagen). Das ist besonders hilfreich, wenn Sie die Prüfungstermine nicht verpassen möchten.

Externenprüfung IHK

Voraussetzungen bei der HWK (Gesellenprüfung)

Im Handwerk läuft die Externenprüfung häufig als Zulassung zur Gesellenprüfung. Auch hier ist der zentrale Punkt die einschlägige Tätigkeit über einen längeren Zeitraum. Die Kammern betonen regelmäßig: Die Anforderungen sind identisch mit denen, die an Auszubildende gestellt werden – inklusive theoretischer und fachpraktischer Prüfungsteile. Planen Sie daher ausreichend Vorbereitungszeit ein.

HWK Übersicht

Gibt es Ausnahmen von der 1,5‑Regel?

In der Praxis gibt es Fälle, in denen Kammern trotz nicht vollständig erfüllter Mindestzeit eine Zulassung prüfen, wenn Sie auf andere Weise überzeugend belegen können, dass Sie die erforderlichen Fertigkeiten und Kenntnisse besitzen. Dazu können z. B. umfangreiche Lehrgänge, Zertifikate, Arbeitsproben, Projektnachweise oder besonders aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibungen gehören.

Ob eine solche Ausnahme möglich ist, ist immer eine Einzelfallentscheidung. Je besser Ihre Nachweise die vollständige berufliche Handlungsfähigkeit abbilden, desto höher sind Ihre Chancen.

Welche Berufserfahrung zählt – und wie weisen Sie sie nach?

Für die Zulassung zählt nicht irgendeine Berufserfahrung, sondern einschlägige Berufstätigkeit im Aufgabenbereich des Ausbildungsberufs. Die Kammer prüft dabei typischerweise:

Dauer: Erreichen Sie (mindestens) die erforderliche Zeit (Vollzeitäquivalent)?
Inhalt/Breite: Decken Ihre Tätigkeiten die wesentlichen Inhalte der Ausbildungsordnung ab?
Niveau: Haben Sie Aufgaben übernommen, die über reine Hilfstätigkeiten hinausgehen (Planung, Qualität, Kundenkontakt, Dokumentation, Verantwortung)?

Diese Nachweise sind in der Praxis besonders wichtig

Je nachvollziehbarer und detaillierter Ihre Unterlagen sind, desto reibungsloser läuft die Zulassung. Häufig werden (je nach Kammer) folgende Dokumente verlangt oder dringend empfohlen:

Unterlage	Wozu dient sie?	Worauf sollten Sie achten?
Tabellarischer Lebenslauf	Gesamtüberblick über Ihren Werdegang	Zeiträume lückenlos, Berufsstationen mit Aufgaben-Schwerpunkten
Arbeitszeugnisse / Tätigkeitsnachweise	Belegen Dauer & Inhalte der Beschäftigung	Möglichst detaillierte Tätigkeitsbeschreibung, Umfang (Vollzeit/Teilzeit), konkrete Aufgaben
Beschäftigungsnachweise	Formeller Nachweis für die Kammer	Arbeitgeberbestätigung mit Start/Ende, Wochenstunden, Aufgaben
Zeugnisse anderer Ausbildungen	Anrechnung einschlägiger Ausbildungszeiten möglich	Wenn verwandt: unbedingt beilegen
Lehrgangs- & Zertifikatsnachweise	Unterstützen Kompetenznachweis (v. a. Theorie)	Inhalte/Umfang sollten zum Berufsbild passen
Bei Selbstständigkeit: Gewerbeanmeldung/Referenzen	Belegt Tätigkeit ohne Arbeitgeber	Projektlisten, Rechnungen (sensibel), Referenzen, Portfolio, ggf. Auftragsbestätigungen

Extra-Tipp für bessere Chancen: Legen Sie nicht nur Standardzeugnisse vor, sondern bitten Sie (wenn möglich) um eine Tätigkeitsbescheinigung, die Ihre konkreten Aufgaben nach Ausbildungsinhalten gliedert. Das macht es dem Prüfungsausschuss deutlich leichter, Ihre Berufstätigkeit dem Berufsbild zuzuordnen.

So übersetzen Sie Ihren Job in die Ausbildungsordnung

Viele Anträge scheitern nicht an fehlender Erfahrung, sondern daran, dass die Erfahrung nicht passend dargestellt wird. Gehen Sie daher strukturiert vor:

Wunschberuf festlegen: Wählen Sie den Ausbildungsberuf, der am besten zu Ihrem Aufgabenprofil passt (nicht unbedingt zu Ihrer Berufsbezeichnung).
Ausbildungsordnung & Prüfungsanforderungen besorgen: Identifizieren Sie die Lernfelder/Kompetenzen (Praxis + Theorie).
Ihre Aufgaben zuordnen: Schreiben Sie pro Lernfeld konkrete Beispiele aus Ihrem Arbeitsalltag (z. B. „Kundenauftrag annehmen, Angebot kalkulieren, Ausführung planen, Qualität dokumentieren“).
Nachweise passend formulieren lassen: Arbeitgeberbescheinigungen sollten diese Tätigkeiten erkennbar enthalten.

Wenn Sie dabei feststellen, dass Ihnen einzelne Inhalte fehlen (z. B. rechtliche Grundlagen, Kalkulation, Wirtschafts- und Sozialkunde, Normen, Dokumentation), ist das kein K.-o.-Kriterium – aber ein klarer Hinweis, welche Themen Sie in der Vorbereitung gezielt aufholen sollten.

Ablauf in der Praxis: Schritt für Schritt zur Zulassung und zur Prüfung

Der genaue Prozess ist regional leicht unterschiedlich, folgt aber meist einem ähnlichen Muster. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Übersicht sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite:

Beruf & Kammer klären: Welcher Ausbildungsberuf passt? Welche IHK/HWK ist zuständig (meist nach Wohnsitz oder Beschäftigungsort)?
Fristen prüfen: Abschlussprüfungen finden häufig in Sommer- und Winterterminen statt. Die Anmeldefristen liegen oft mehrere Monate vorher.
Vorprüfung (empfohlen): Reichen Sie Ihre Unterlagen ein, damit die Kammer Ihre Zulassungsvoraussetzungen einschätzen kann.
Antrag auf Zulassung stellen: Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, folgt der verbindliche Zulassungsantrag (häufig gleichbedeutend mit Prüfungsanmeldung).
Prüfungsgebühr bezahlen: Je nach Kammer und Beruf gibt es Gebührenordnungen und ggf. zusätzliche Verwaltungsgebühren.
Vorbereitung & Lernplan umsetzen: Theorie + Praxis gezielt trainieren (siehe Abschnitt 7).
Prüfung ablegen: Schriftlich, praktisch und ggf. mündlich – wie regulär.

Fristen realistisch planen (Praxisbeispiel)

Damit Sie ein Gefühl für den Zeitbedarf bekommen: Einige Kammern nennen Anmeldeschlüsse wie 1. Februar (Sommerprüfung) und 1. September (Winterprüfung) und Prüfungszeiträume über mehrere Monate. Das ist jedoch nicht bundeseinheitlich – Ihre regionale Kammer kann andere Fristen haben. Planen Sie daher konservativ: 6 Monate Vorlauf sind für Externe oft realistisch, vor allem wenn Unterlagen nachgefordert werden.

Checkliste: So reichen Sie Ihren Antrag „prüfbar“ ein

Lebenslauf (tabellarisch, Zeiträume lückenlos)
Arbeitszeugnisse/Tätigkeitsnachweise mit detaillierten Aufgaben
Nachweis über Wochenstunden (bei Teilzeit) bzw. Beschäftigungsumfang
Zeugnisse anderer Ausbildungen (falls vorhanden)
Lehrgänge/Zertifikate (fachlich passend)
Bei Selbstständigkeit: Gewerbeanmeldung, Referenzen, Projektliste/Portfolio
Optional: Eigene Tätigkeitsmatrix (Aufgaben → Ausbildungsinhalte)

Hinweis: Je nach Kammer können zusätzliche Formblätter (z. B. „Nachweis der beruflichen Tätigkeiten“) gefordert sein. Prüfen Sie deshalb unbedingt die Dokumente Ihrer zuständigen IHK/HWK.

So läuft die Abschluss- bzw. Gesellenprüfung ab

Ein häufiger Irrtum: Die Externenprüfung sei eine abgespeckte Prüfung. Das stimmt in der Regel nicht. Sie legen dieselbe Abschluss- oder Gesellenprüfung ab wie Auszubildende – häufig sogar im selben Prüfungsdurchgang. Das bedeutet: gleiche Prüfungsbereiche, gleiche Aufgabenformate und gleiche Bewertung.

Typische Prüfungsbestandteile

Schriftliche Prüfung: Fachtheorie, Prozesse, Rechnungswesen/Kalkulation (je nach Beruf), häufig inkl. Wirtschafts- und Sozialkunde (WiSo).
Praktische Prüfung: Arbeitsproben, Kundenauftrag, Montage/Herstellung/Fehlersuche, Dokumentation, Qualitätskontrolle.
Mündliche Ergänzungsprüfung (falls vorgesehen oder nötig): Teilweise möglich, um Ergebnisse zu verbessern – abhängig von Prüfungsordnung und Ergebnis.
Gestreckte Abschlussprüfung (in vielen Berufen): Teil 1 und Teil 2 zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Das beeinflusst Ihre Planung.

Im Handwerk ist der praktische Teil oft der größte Block – inklusive Arbeitsplanung, Materialkunde, Arbeitssicherheit und fachgerechter Ausführung. In kaufmännischen und IT-Berufen sind schriftliche Aufgaben, Prozesse und wirtschaftliche Zusammenhänge häufig prüfungsentscheidend.

Worauf Prüfer besonders achten

Aus Sicht der Prüfungsausschüsse geht es weniger darum, ob Sie einzelne Handgriffe kennen, sondern ob Sie beruflich handlungsfähig sind. Das heißt: Sie planen, führen aus, dokumentieren, prüfen Qualität und können Entscheidungen begründen. Besonders wichtig sind daher:

saubere Arbeitsplanung (Zeit, Material, Reihenfolge)
Einhaltung von Normen, Sicherheitsvorschriften und Qualitätsstandards
Fachbegriffe korrekt verwenden (auch schriftlich)
Rechenwege nachvollziehbar darstellen (Kalkulation, Maße, Materialbedarf)
Kunden- und prozessorientiertes Denken (insbesondere bei Auftragsarbeiten)

Vorbereitung: Lernplan, Materialien, Kurse und Prüfungssimulation

Die beste Vorbereitung auf die Externenprüfung hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab: Manche Externe sind fachpraktisch sehr stark, brauchen aber Struktur für die Theorie. Andere sind theoretisch fit, aber haben in der Praxis zu einseitig gearbeitet. Mit den folgenden Bausteinen können Sie Ihre Vorbereitung professionell aufsetzen – ohne blind zu lernen.

Schritt 1: Prüfungsanforderungen und Stoffplan erstellen

Besorgen Sie sich die Ausbildungsordnung und (falls verfügbar) den Prüfungskatalog Ihres Berufs.
Markieren Sie Themen, die Sie in Ihrem Job regelmäßig anwenden – und Themen, die Ihnen fehlen.
Erstellen Sie daraus einen Stoffplan: Must-have, Should-have, Nice-to-have.

Gerade WiSo, Recht, Kalkulation, Dokumentation, Qualitätsmanagement oder Normen sind typische Lücken – weil sie in der Praxis oft mitlaufen, aber in der Prüfung präzise abgefragt werden.

Beispiel-Lernplan (12 Wochen) – anpassbar

Woche	Fokus	Ziel
1–2	Stoffanalyse, Prüfungsformat, Lernmaterial sammeln	Klare Roadmap + Themenliste
3–6	Theorie-Basics + Fachrechnen + WiSo	Grundlagen sicher beherrschen
7–9	Prüfungsaufgaben/Altklausuren unter Zeitdruck	Routine & Zeiteinteilung aufbauen
10–11	Praxis-Training/Arbeitsproben + Dokumentation	Praktische Sicherheit + saubere Unterlagen
12	Generalprobe + Schwachstellen schließen	Prüfungsreife + Stressresistenz

Materialien, die sich in der Praxis bewähren

Prüfungsvorbereitung Bücher/Skripte passend zum Ausbildungsberuf der Externenprüfung
Alte Prüfungsaufgaben oder Übungsaufgaben (wenn verfügbar, in Vorbereitungskursen steigt die Wahrscheinlichkeit)
Rahmenlehrplan / Lernfelder aller Ausbildungsjahre (für den Berufsschulstoff)
Formelsammlungen, Normenauszüge (je nach Beruf)
Eigene Zusammenfassungen (1–2 Seiten pro Thema – das ist Gold wert)

Vorbereitungskurs: sinnvoll oder nicht?

Vorbereitungskurse können sehr sinnvoll sein, wenn Sie:

lange aus dem Lernen raus sind und Struktur brauchen,
für die schriftlichen Prüfungsbereiche große Lücken haben,
Praxis nur in einem Teilgebiet hatten und breiter werden müssen,
von Lernplänen, Übungen und Feedback profitieren.

Ein Kurs ersetzt aber nicht Ihre eigene Arbeit. Entscheidend ist, dass Sie gezielt am Prüfungsformat üben und Schwachstellen konsequent schließen. Falls Sie einen Kurs buchen möchten: Lassen Sie vorher Ihre Zulassungsvoraussetzungen bei der Kammer prüfen, damit Sie keine Zeit in die falsche Richtung investieren. Im Kursnet der Arbeitsagentur finden Sie ebenfalls Vorbereitungskurse auf die Prüfungen.

Prüfungssimulation: Der unterschätzte Turbo

Viele Externe scheitern nicht am Fachwissen, sondern am Prüfungsmodus: Zeitdruck, Aufgabenverständnis, saubere Darstellung. Simulieren Sie deshalb mindestens 3–5 komplette Prüfungsteile:

ohne Unterbrechung,
mit Uhr/Timer,
mit prüfungsfähiger Darstellung (Rechenwege, Begründungen, Dokumentation),
mit anschließender Fehleranalyse (Warum war die Antwort falsch? Was fehlt?)

Kosten, Gebühren und mögliche Förderungen

Die Externenprüfung ist im Vergleich zur Umschulung oft kostengünstiger, aber ganz ohne Kosten geht es selten. Rechnen Sie typischerweise mit diesen Posten:

Prüfungsgebühren (abhängig von Beruf, Kammer und Prüfungsaufwand)
Verwaltungs-/Antragsgebühren (manche Kammern erheben Gebühren für die Prüfung des Antrags)
Vorbereitungskurs (optional, kann aber sinnvoll sein)
Lernmaterialien (Bücher, Skripte, ggf. Software/Normen)
Praxis-Material (handwerkliche Berufe: Übungsmaterial, Werkzeuge, Verbrauchsmittel)

Die Bandbreite ist groß: Manche Kammern prüfen die Zulassungsvoraussetzungen kostenfrei, andere verlangen eine Verwaltungsgebühr. Auch die eigentliche Prüfungsgebühr kann – je nach Beruf – deutlich variieren. Klären Sie daher frühzeitig die Gebührenordnung Ihrer Kammer, damit Sie sicher kalkulieren.

Wer kann unterstützen?

Je nach Ihrer Situation können folgende Stellen infrage kommen (ohne Garantie, da es auf individuelle Voraussetzungen und Programme ankommt):

Arbeitgeber: Kostenübernahme für Vorbereitungskurs, Freistellung, Lernzeit, Prüfungskosten (häufig bei Fachkräftemangel ein realistischer Hebel).
Agentur für Arbeit / Jobcenter: Unter bestimmten Voraussetzungen sind Förderungen für Qualifizierung möglich (z. B. wenn die Externenprüfung die Beschäftigungsfähigkeit verbessert).
Steuer: Lehrgangs- und Prüfungskosten können je nach Fall als Werbungskosten/Weiterbildungskosten relevant sein (bitte individuell prüfen).

Alternativen zur Externenprüfung (Umschulung, Teilqualifikation & Co.)

Die Externenprüfung ist nicht immer der beste Weg. Wenn Ihnen wesentliche Praxisbereiche fehlen oder Sie den Stoff systematisch von Grund auf lernen möchten, kann eine Alternative sinnvoller sein. Die wichtigsten Optionen im Überblick:

Option	Für wen geeignet?	Vorteile	Nachteile
Externenprüfung	Viel einschlägige Praxis, Abschluss fehlt nur formal	Schnell, oft günstiger, Abschluss wie regulär	Hoher Selbstlernanteil (Theorie), Zulassung kann anspruchsvoll sein
Umschulung	Wenig Praxis im Zielberuf, Neustart geplant	Struktur, Lernbegleitung, oft mit Praktikum	Dauert meist 2 Jahre, oft höhere Kosten/Bindung
Teilqualifikation (TQ)	Schrittweiser Einstieg, fehlende Teilbereiche	Modular, gut kombinierbar mit Arbeit	Abschluss erst nach mehreren Modulen bzw. zusätzlicher Prüfung
Aufstiegsfortbildung (z. B. Meister/Fachwirt)	Sie haben bereits einen Berufsabschluss oder gleichwertige Basis	Karriereschub, höheres Qualifikationsniveau	Meist nicht der erste Schritt, wenn kein Berufsabschluss vorhanden ist

Entscheidungshilfe: Wenn Sie den Beruf seit Jahren ausüben und nur der Stempel fehlt, ist die Externenprüfung oft ideal. Wenn Sie dagegen viele Inhalte noch nie gemacht haben (z. B. bestimmte Maschinen, Normen, kaufmännische Prozesse, Kundenauftrag, Dokumentation), kann eine Umschulung oder eine modulare Qualifizierung der bessere Weg sein.

FAQ zur Externenprüfung

Hier finden Sie Antworten auf Fragen, die in Beratungsgesprächen mit IHK/HWK und in der Prüfungsvorbereitung besonders häufig auftauchen.

Wie oft findet die Externenprüfung statt?

Viele Ausbildungsberufe werden in regelmäßigen Prüfungsterminen geprüft – häufig in Sommer- und Winterprüfungen. Die konkreten Termine und Anmeldefristen hängen jedoch vom Beruf und von Ihrer zuständigen Kammer ab. Prüfen Sie die Angaben Ihrer regionalen IHK/HWK.

Kann ich die Externenprüfung auch ohne die volle 1,5‑Zeit machen?

In der Regel ist die geforderte Mindestzeit der Normalfall. In der Praxis können Kammern in Einzelfällen weitere Nachweise berücksichtigen (z. B. umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen), wenn daraus hervorgeht, dass Sie die erforderliche berufliche Handlungsfähigkeit bereits besitzen. Ob das möglich ist, entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall.

Welche Rolle spielt die Berufsschule?

Als Externer besuchen Sie meist keine Berufsschule. Das ist der Grund, warum Sie den Berufsschulstoff (Wirtschaft, Recht, Fachtheorie) eigenständig nachholen sollten. In vielen Berufen ist dieser Anteil prüfungsentscheidend.

Gilt meine Berufserfahrung aus dem Ausland?

Berufserfahrung aus dem Ausland kann grundsätzlich hilfreich sein – wichtig ist, dass Sie sie nachvollziehbar nachweisen und dass die Tätigkeiten inhaltlich zum Berufsbild passen. Reichen Sie Übersetzungen und möglichst detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen ein. Klären Sie Details mit Ihrer Kammer.

Was ist, wenn ich im Job nur Teilbereiche gemacht habe?

Dann ist die Zulassung nicht automatisch ausgeschlossen – aber Sie sollten sehr bewusst prüfen, ob Sie die fehlenden Inhalte bis zur Prüfung nachholen können. Gerade in praktischen Prüfungen werden oft Arbeitsprozesse verlangt, die den gesamten Beruf abdecken. Ein Vorbereitungskurs oder gezielte Praxisphasen im Betrieb können helfen.

Muss mein Arbeitgeber mich unterstützen?

Nein, ein Anspruch besteht in der Regel nicht automatisch. In der Praxis lohnt sich aber das Gespräch: Viele Betriebe unterstützen Externe, weil ein anerkannter Abschluss die Einsatzmöglichkeiten erweitert und die Fachkräftesicherung stärkt.

Wie lange dauert die Vorbereitung realistisch?

Das hängt von Ihrem Vorwissen ab. Wer fachlich sehr fit ist, kann sich mit einem strukturierten Lernplan innerhalb weniger Monate vorbereiten. Wenn Theoriegrundlagen fehlen, sollten Sie mehr Zeit einplanen – insbesondere bei Berufen mit umfangreichen schriftlichen Anteilen.

Was passiert, wenn ich durchfalle?

Wie bei regulären Abschlussprüfungen gibt es in der Regel Möglichkeiten zur Wiederholung. Details (Anzahl, Fristen, Gebühren) hängen von der Prüfungsordnung und Ihrer Kammer ab. Wichtig ist, die Prüfungsrückmeldung ernst zu nehmen und gezielt nachzuarbeiten.

Bekomme ich das gleiche Zeugnis wie Auszubildende?

In der Regel ja: Sie legen die reguläre Abschluss- bzw. Gesellenprüfung ab. Entscheidend ist das bestandene Prüfungsergebnis. Ob und wie „extern“ auf Dokumenten erwähnt wird, klären Sie bei Ihrer Kammer.

Wie starte ich am besten – was ist der erste Schritt?

Starten Sie mit zwei Dingen bei der Externenprüfung: (1) Legen Sie Ihren Zielberuf fest und (2) lassen Sie Ihre Zulassungsvoraussetzungen bei der zuständigen IHK/HWK vorprüfen. Damit vermeiden Sie Umwege und können Ihre Vorbereitung exakt auf den Beruf zuschneiden.

Fazit: Mit der Externenprüfung schnell zum anerkannten Abschluss – mit guter Planung

Die Externenprüfung ist eine starke Chance, wenn Sie bereits viel Berufserfahrung gesammelt haben und jetzt den formalen Berufsabschluss nachholen möchten – sei es über die IHK (Abschlussprüfung) oder über die HWK (Gesellenprüfung). Entscheidend für Ihren Erfolg sind drei Dinge: passender Zielberuf, saubere Nachweise und eine realistische Vorbereitung auf Theorie und Praxis.

Wenn Sie strukturiert vorgehen, vermeiden Sie typische Stolperfallen (falscher Beruf, unklare Tätigkeitsnachweise, verpasste Fristen, unterschätzte Theorie) – und erhöhen Ihre Chancen deutlich, die Prüfung im ersten Anlauf zu bestehen.