Ratenplan Vorlage kostenlos, Verpflichtung, Schrift- & mündliche Form

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Was ist ein Ratenplan – und wann lohnt er sich?

Ein Ratenplan (auch Ratenzahlungsvereinbarung, Zahlungsplan oder Tilgungsplan) ist eine klare Vereinbarung, wie eine offene Geldforderung in festen Raten bezahlt wird. Er bringt Struktur in Situationen, in denen eine sofortige Komplettzahlung nicht möglich oder nicht sinnvoll ist – zum Beispiel bei einer unerwartet hohen Rechnung, einer Forderung nach einer Mahnung oder wenn bereits ein Inkassoschreiben vorliegt.

Der Nutzen ist für beide Seiten nachvollziehbar:

Wichtig: Ein Ratenplan ersetzt keine Prüfung der Forderung. Gerade bei Inkasso ist es sinnvoll, zuerst zu klären, ob die Forderung berechtigt ist und welche Kosten tatsächlich verlangt werden dürfen. Eine gute Orientierung bietet die Verbraucherzentrale, die vor typischen Klauseln und Zusatzkosten in Ratenvereinbarungen warnt: Ratenvereinbarung beim Inkasso: Nicht alles akzeptieren.

Ratenplan: Zahlungsverpflichtungen von Schuldner und Gläubiger

Wenn der Ratenplan vom Gläubiger ausgestellt ist und der Schuldner die Konditionen akzeptiert (am besten schriftlich bestätigt), verpflichtet er sich zur fristgerechten Zahlung der vereinbarten Raten. Ein Ratenplan kann sehr unterschiedlich aussehen. Entscheidend sind unter anderem:

• die Höhe der Gesamtsumme (Hauptforderung plus ggf. Mahnkosten, Zinsen, Inkassokosten)
• die Anzahl der Raten und die Ratenhöhe (monatlich, zweiwöchentlich, quartalsweise)
• die wirtschaftliche Lage des Schuldners und die Kulanz des Gläubigers
• ob es bereits ein Inkassoverfahren, ein Mahnverfahren oder eine Vollstreckung gibt

Ein zentraler Punkt für die Praxis ist die Frage, was bei einem Zahlungsverzug passiert. Viele Ratenpläne enthalten eine Regelung, dass bei Ausbleiben einer Rate die Restschuld sofort fällig wird (Beschleunigungsklausel). Das kann sinnvoll sein, sollte aber fair und verständlich formuliert werden. Umgekehrt kann ein Gläubiger zusagen, während der pünktlichen Ratenzahlung auf weitere Schritte zu verzichten (z. B. keine weiteren Mahnungen, keine Klage) – auch das gehört sauber in die Vereinbarung.

Diese Angaben sollte ein Ratenplan immer enthalten

Ein Ratenplan ist dann stark, wenn er eindeutig ist. Je klarer die Vereinbarung, desto geringer das Risiko von Streit, Zusatzkosten oder späteren Beweisproblemen. Die folgenden Punkte haben sich in der Praxis bewährt:

Baustein	Was sollte drinstehen?
Parteien	Vollständige Namen/Firma, Anschrift, ggf. Kundennummer/Aktenzeichen
Forderung	Hauptforderung, Datum/Grund (Rechnung, Vertrag, Dienstleistung), Gesamtbetrag
Raten	Ratenhöhe, Anzahl, Startdatum, Fälligkeit (z. B. monatlich bis zum 3. Werktag)
Zahlungsweg	IBAN, Verwendungszweck, ggf. Lastschriftvereinbarung
Zinsen/Gebühren	Ob Zinsen anfallen, welche Gebühren enthalten sind, ob weitere Kosten ausgeschlossen sind
Verzug & Folgen	Was passiert bei verspäteter/ausbleibender Rate? (Nachfrist, sofortige Fälligkeit, Mahnverfahren)
Quittung/Nachweis	Bestätigung nach vollständiger Zahlung („Forderung erledigt“) und Aufbewahrung

Wenn Sie den Ratenplan besonders sauber gestalten möchten, ergänzen Sie außerdem:

• eine Regelung, ob und wie Sonderzahlungen möglich sind (z. B. „jederzeit kostenfrei möglich, reduziert Restschuld“)
• eine klare Formulierung zur Kommunikation (z. B. E-Mail für Änderungen, neue Bankverbindung, Rückfragen)
• eine Vereinbarung, ob der Gläubiger bei pünktlicher Zahlung auf weitere Schritte (Inkasso/Gericht) verzichtet

Schriftform, Textform oder mündlich – was ist sinnvoll?

In der Geschäftswelt ist es üblich, einen Ratenplan schriftlich zu verfassen. Das ist nicht nur „ordentlich“, sondern vor allem praktisch: Sie können Details sauber festhalten und später nachweisen. Rechtlich ist vieles möglich – entscheidend ist aber, was sich im Streitfall beweisen lässt.

Schriftform bedeutet klassisch: ein Dokument mit eigenhändiger Unterschrift. Hintergrundinfos finden Sie in § 126 BGB: Schriftform nach § 126 BGB.

Textform bedeutet: lesbar, dauerhaft speicherbar, Absender erkennbar – zum Beispiel per E-Mail. Details regelt § 126b BGB: Textform nach § 126b BGB. Für viele Ratenvereinbarungen ist Textform in der Praxis ein guter Mindeststandard, wenn eine Unterschrift nicht schnell möglich ist.

Mündliche Form: Eine Ratenzahlung kann auch mündlich vereinbart werden, ist jedoch im Ernstfall schwer nachweisbar. Wenn überhaupt, sollte die mündliche Vereinbarung sofort schriftlich bestätigt werden (z. B. per E-Mail: „Wie besprochen zahlen Sie ab …“). So entsteht zumindest eine dokumentierte Grundlage.

Für zusätzliche Sicherheit kann eine Form ausdrücklich vereinbart werden. Ein hilfreicher Ausgangspunkt ist § 127 BGB (vereinbarte Form): § 127 BGB – vereinbarte Form. Falls Sie mit elektronischen Signaturen arbeiten, ist die „elektronische Form“ in § 126a BGB geregelt: § 126a BGB – elektronische Form.

Beispiel aus dem Alltag: Bei einer Wohnungsbesichtigung kann es vorkommen, dass ein potenzieller Mieter die Mietkaution nicht auf einmal zahlen kann und eine Ratenzahlung vereinbart. In der Praxis ist es sinnvoll, die Vereinbarung direkt zu dokumentieren. Von Interesse bei finanziellen Engpässen kann auch die Mietkautionsbürgschaft sein.

Ratenplan verhandeln: So gehen Sie strukturiert vor

Ein guter Ratenplan entsteht selten „aus dem Bauch heraus“. Wenn Sie strukturiert vorgehen, erhöhen Sie die Chance auf eine Einigung – und verhindern, dass Sie sich auf unnötige Zusatzkosten oder unklare Klauseln einlassen.

1. Forderung prüfen: Stimmen Betrag, Rechnung, Zeitraum und Leistung? Bei Inkasso zuerst klären, ob die Forderung berechtigt ist.
2. Finanzrahmen festlegen: Welche Rate ist realistisch, ohne dass Sie im nächsten Monat wieder ausfallen? Eine Rate muss dauerhaft tragbar sein.
3. Starttermin und Fälligkeit festlegen: Am besten ein konkreter Kalendertag oder „bis zum X. Werktag“.
4. Zusatzkosten offenlegen lassen: Zinsen, Einigungsgebühren, Mahnkosten – alles muss transparent sein. Lassen Sie sich keine „Pauschalen“ ohne Erklärung aufdrücken.
5. Verzug regeln: Was passiert bei einer verspäteten Rate? Vereinbaren Sie ggf. eine kurze Nachfrist, bevor die Restschuld fällig wird.
6. Schriftlich festhalten: Mindestens Textform (E-Mail), besser unterschriebenes Dokument.
7. Nach Erledigung bestätigen lassen: Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an, dass die Forderung vollständig beglichen ist.

Wenn Sie als Gläubiger handeln: Ein Ratenplan ist oft sinnvoller als monatelanges Hinterherlaufen. Gleichzeitig sollten Sie sich nicht nur auf „gute Worte“ verlassen, sondern die Zahlungsdaten klar dokumentieren. Für mehr Einordnung zum gerichtlichen Weg (Mahnverfahren) finden Sie offizielle Informationen im Justizportal: Justizportal – Mahnverfahren.

Ratenplan bei Inkasso, Mahnverfahren und Vollstreckung

Ein Ratenplan ist besonders häufig, wenn bereits Mahnungen versendet wurden oder ein Inkassounternehmen involviert ist. Genau dann ist die Gefahr aber am größten, dass Sie ungünstige Zusatzklauseln unterschreiben. Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass bei Inkasso-Ratenvereinbarungen oft zusätzliche Kosten (z. B. Einigungsgebühren) verlangt werden und Sie vorab in Textform informiert werden sollten: Hinweise der Verbraucherzentrale zur Ratenvereinbarung beim Inkasso.

Wenn es bereits ein gerichtliches Mahnverfahren gibt: Ein Ratenplan kann weiterhin möglich sein, ersetzt aber nicht automatisch gerichtliche Fristen. Die offiziellen Einstiegsportale sind zum Beispiel Online-Mahnantrag.de sowie die Übersicht der Mahngerichte: Mahngerichte.de.

Wenn es bereits zu Vollstreckungsmaßnahmen gekommen ist (z. B. Gerichtsvollzieher): Ein Ratenplan kann dennoch eine sinnvolle Lösung sein, sollte dann aber besonders klar regeln, ob und in welchem Umfang der Gläubiger Vollstreckungshandlungen aussetzt. In vielen Fällen lohnt zusätzlich eine Schuldnerberatung, um die Gesamtsituation zu stabilisieren.

Zinsen, Gebühren und Verzug: typische Kostenfallen

Bei einem Ratenplan geht es nicht nur um die Rate, sondern auch um die Kosten drum herum. Häufige Stolpersteine sind Mahngebühren, Verwaltungskosten, Inkassokosten und Verzugszinsen. Für das Grundverständnis sind zwei Punkte wichtig:

• Verzug entsteht typischerweise nach Fälligkeit und Mahnung (Details: § 286 BGB – Verzug).
• Verzugszinsen fallen während des Verzugs an (Details: § 288 BGB – Verzugszinsen).

Der Verzugszinssatz orientiert sich am Basiszinssatz. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank fortlaufend: Basiszinssatz nach § 247 BGB (Deutsche Bundesbank). Das ist praxisnäher, als mit veralteten Tabellen zu arbeiten.

Bei Inkasso gilt: Zusätzliche Kosten müssen transparent vereinbart sein. Unterschreiben Sie keine Ratenvereinbarung, in der Sie „nebenbei“ auf Rechte verzichten oder pauschal alles anerkennen, obwohl Ihnen Unterlagen fehlen.

Verjährung und Anerkenntnis: worauf Sie achten sollten

Ein Ratenplan kann rechtlich als Anerkenntnis verstanden werden – zum Beispiel, wenn Sie durch Teilzahlung eine Forderung bestätigen. Das ist nicht automatisch „schlecht“, aber Sie sollten wissen, was Sie unterschreiben. Für die Einordnung sind diese Regelungen hilfreich:

• Regelmäßige Verjährungsfrist: § 195 BGB
• Beginn der regelmäßigen Verjährung: § 199 BGB
• Neubeginn der Verjährung durch Anerkenntnis/Teilzahlungen: § 212 BGB

Praktischer Hinweis: Wenn Sie unsicher sind, ob eine Forderung berechtigt ist oder ob eine Klausel Ihnen schadet, holen Sie vor Unterschrift fachkundige Hilfe ein (z. B. Schuldnerberatung oder anwaltliche Prüfung). Das ist besonders wichtig, wenn Inkasso beteiligt ist oder hohe Zusatzkosten verlangt werden.

Ratenplan Muster zum Kopieren (Textvorlage)

Das folgende Muster können Sie als Grundlage verwenden. Passen Sie Beträge, Termine und Bedingungen immer an Ihren Fall an. Wenn Sie möchten, ergänzen Sie die Textvorlage zusätzlich in Ihrer Excel-Datei, damit Plan und Vereinbarung zusammenpassen.

Ratenzahlungsvereinbarung (Ratenplan)

Zwischen
[Name/Firma Gläubiger], [Adresse], (nachfolgend „Gläubiger“)
und
[Name Schuldner], [Adresse], (nachfolgend „Schuldner“)

wird folgende Ratenzahlungsvereinbarung geschlossen:

1) Forderung / Gesamtsumme
Der Schuldner begleicht folgende Forderung:
- Grund der Forderung: [Rechnung/Vertrag/Dienstleistung, Datum]
- Hauptforderung: [Betrag]
- bereits angefallene Kosten (sofern vereinbart): [z. B. Mahnkosten]
- Gesamtbetrag: [Gesamtsumme]

2) Ratenzahlung
Der Schuldner zahlt den Gesamtbetrag in [Anzahl] Raten:
- Ratenhöhe: [Betrag] EUR
- Fälligkeit: jeweils bis zum [Tag, z. B. 3. Werktag] eines Monats
- Start: [Datum]
- voraussichtliches Ende: [Datum]

3) Zahlungsweg
Überweisung auf:
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [Aktenzeichen/Rechnungsnummer]

4) Zinsen / Gebühren
[ ] Es fallen keine zusätzlichen Zinsen/Gebühren an.
[ ] Es fallen folgende Zinsen/Gebühren an: [Details, Höhe, Berechnung].

5) Verzug / Folgen bei Ausfall
Kommt der Schuldner mit einer Rate in Verzug, gilt:
- Nachfrist von [z. B. 7] Tagen nach schriftlicher/textförmlicher Erinnerung.
- Nach erfolglosem Ablauf der Nachfrist kann die Restschuld sofort fällig gestellt werden.

6) Bestätigung nach vollständiger Zahlung
Nach vollständiger Zahlung stellt der Gläubiger eine Bestätigung aus, dass die Forderung erledigt ist.

Ort, Datum: ______________________

Unterschrift Gläubiger: ______________________

Unterschrift Schuldner: ______________________

Ratenplan Vorlage für Excel kostenlos

Das Ratenplan Muster können Sie hier kostenlos downloaden und Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Excel Vorlage dient als Beispiel, das Sie um weitere Sachverhalte ergänzen können. In diesem Beispiel brauchen Sie nur den Zinssatz und das Kapital einzugeben und in der Spalte Monate den Anfangsmonat zu setzen. Bei weiteren benötigten Monaten für längere Zahlungen können Sie die letzte Zeile in Excel per Autoausfüllen ergänzen. Die Sparklines zeigen Ihnen an, sobald die Schulden getilgt wurden.

FAQ zum Ratenplan

Ist ein Ratenplan ohne Unterschrift gültig?

Oft ja – zum Beispiel als Vereinbarung in Textform (E-Mail) oder durch tatsächliches Verhalten (Sie zahlen die vereinbarten Raten, der Gläubiger akzeptiert sie). Für die Praxis gilt dennoch: Eine unterschriebene Vereinbarung ist am sichersten, weil sie Details und Beweise liefert.

Darf der Gläubiger Zinsen verlangen?

Das hängt vom Einzelfall und der Vereinbarung ab. Bei Verzug können Verzugszinsen anfallen. Die gesetzlichen Grundlagen sind § 286 BGB (Verzug) und § 288 BGB (Verzugszinsen). Klären Sie im Ratenplan transparent, ob Zinsen in der Rate enthalten sind oder zusätzlich berechnet werden.

Was passiert, wenn eine Rate zu spät kommt?

Das sollte im Ratenplan geregelt sein. Üblich sind eine kurze Nachfrist und danach die Möglichkeit, die Restschuld sofort fällig zu stellen. Je klarer die Regel, desto weniger Streit entsteht später.

Sollte ich bei Inkasso überhaupt einen Ratenplan unterschreiben?

Nur, wenn die Forderung geprüft ist und die Kosten transparent sind. Lesen Sie dazu die Hinweise der Verbraucherzentrale und achten Sie darauf, dass keine nachteiligen Zusatzklauseln enthalten sind.

Fazit

Ein Ratenplan macht immer dann Sinn, wenn Verbindlichkeiten bestehen, die nicht in einem Betrag gezahlt werden können oder sollen. Egal ob Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden: Die Gesamtsumme ist fällig und kann bei Bedarf in Raten geteilt werden. Akzeptiert der Schuldner die Bedingungen des Ratenplans, sind diese für ihn verbindlich. Der Gläubiger ist nicht verpflichtet, einen Plan anzubieten – in der Praxis ist eine faire Ratenvereinbarung jedoch häufig die schnellste Lösung, weil sie Kosten und Aufwand reduziert.

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