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Projektrisiken

Chancen und Risiken im Projektmanagement

Risiken sind grundsätzlich nichts Schlechtes, sie beeinflussen das Projekt positiv oder negativ. Auf der einen Seite entfalten sie als Bedrohung eine zerstörerische Wirkung. Auf der anderen Seite wirken sie als Chance positiv auf den Projektablauf. So verfolgt das Risikomanagement unterschiedliche Ziele. Der Projektleiter muss die Wahrscheinlichkeit der positiven Auswirkungen auf das Projektgeschehen steigern. Die negativen Einflüsse auf das Projektergebnis muss er verringern oder besser noch, vermeiden.

Arten oder Klassifikation von Projektrisiken

Risiken bedrohen das Projekt aus verschiedenen Richtungen, bilden also unterschiedliche Risikoarten.

Terminrisiko

Größtenteils verursachen sie Verspätungen, es entsteht also ein Terminrisiko. Für den Projektleiter gestalten sich derartige Situationen schmerzhaft. Wenn er wichtige Meilensteine verpasst, wenn er Liefergegenstände nicht rechtzeitig bereitstellt oder wenn er andere wichtige Termine verfehlt. Kurz gesagt: Wenn der Terminplan wankt oder sogar fällt, wird es ungemütlich im Projekt. Gerade bei den sogenannten Leuchtturmprojekten in der deutschen Wirtschaft ist das sehr gut zu beobachten. Das Flughafenprojekt in Berlin-Brandenburg oder die Elbphilharmonie in Hamburg hat regelmäßig schlechte Presse.

Kostenrisiko

Eine ähnliche Risikoart ist das Kostenrisiko, sie schlägt in die gleiche Kerbe wie die das Terminrisiko. Bereits zum Projektstart kalkulieren der Projektleiter und sein Team das benötigte Budget. Läuft alles nach Plan, gibt es keine Schwierigkeiten. Doch weiße Flecken in der Planung können zu potenziellen Projektrisiken führen. Im schlimmsten Fall tauchen sie im weiteren Projektablauf als ungeplanter Mehrbedarf auf. Dramatischer wird es, wenn Anforderungen vergessen wurden. Deren Realisierungsaufwand katapultiert den Budgetbedarf in die Höhe.

Der professionelle Projektleiter weiß: Risiken lauern auf Schritt und Tritt. Scope Creep, damit ist das ungeplante Aufpumpen des Projektinhaltes gemeint, ist der Kostentreiber schlechthin. Oft tröpfeln neue Anforderungen, initiiert durch den Auftraggeber, bereits kurz nach Abschluss der Anforderungsphase in den Projektablauf. In diesem Fall sind Aussagen über das benötigte Budget hinfällig. Der Projektleiter muss das Budget neu kalkulieren.

Ressourcenrisiko

Ein weiteres Szenario: Verlässt ein Experte unverhofft das Projekt, ergibt sich für den Projektleiter eine neue Situation, es entsteht ein Ressourcenrisiko. Die entstehende Lücke bremst den reibungslosen Ablauf. Auch wenn ein wichtiger, dem Projekt wohl gesonnener Stakeholder ausscheidet, kann das zu Machtverschiebungen führen. Im schlimmsten Falle, verliert der Projektleiter die Unterstützung durch das Management, welche er für die Umsetzung seiner Pläne dringend benötigt.

Projektrisiken planen

Der Projektleiter strebt das Ziel an, Projektrisiken zu erkennen, einzuschätzen und zu beherrschen. So legt er bereits in der Planungsphase seine Vorgehensweise fest: Mit welchen Methoden will er die Risiken identifizieren, wie priorisieren und welche Maßnahmen will er entwickeln, um sie abzuschwächen oder zu vermeiden? In der Planungsphase legt er auch die Methoden und Werkzeuge fest, mit denen er Risiken überwachen und steuern will. Siehe hierzu auch die strategische Planung im Managementprozess

Projektrisiken identifizieren – Grundlagen

„Der Hai, den man nicht sieht, ist immer gefährlicher als der, den man entdeckt hat“, schreibt Jeffery Deaver in seinem Roman Die Menschenleserin. Dieses Zitat lässt sich treffend auf das Projektmanagement übertragen. Unbekannte Risiken sind schwerer zu kontrollieren und bergen die Gefahr, ein Projekt massiv zu gefährden. Deshalb ist es für den Projektleiter von zentraler Bedeutung, Risiken frühzeitig zu identifizieren, zu dokumentieren und zu überwachen.

Das Ziel des Risikomanagements besteht nicht nur darin, Gefahren zu vermeiden, sondern auch Chancen zu erkennen, die sich positiv auf das Projekt auswirken können.

Methoden zur Risikoidentifikation

Um Projektrisiken sichtbar zu machen, stehen dem Projektleiter verschiedene Methoden und Techniken zur Verfügung. Besonders wichtig ist dabei die strukturierte Herangehensweise, ergänzt durch kreative Ansätze:

• Brainstorming
  Mit dieser Kreativitätstechnik lassen sich im Team mögliche Risiken sammeln. Alle Teilnehmer können frei ihre Ideen äußern, wodurch auch ungewöhnliche, aber wertvolle Perspektiven sichtbar werden.
• Root Cause Analysis (Fehler-Ursachen-Analyse)
  Diese Methode konzentriert sich darauf, die tieferliegenden Ursachen möglicher Probleme aufzudecken. Anstatt nur Symptome zu betrachten, wird nach den Kernursachen gesucht.
• SWOT-Analyse
  Ursprünglich aus der strategischen Planung bekannt, eignet sich die SWOT-Analyse auch im Projektmanagement. Sie untersucht Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken und gibt so eine ganzheitliche Sichtweise. Eine passende SWOT-Analyse Vorlage können Sie kostenlos herunterladen.

Die Kombination dieser Methoden erhöht die Wahrscheinlichkeit, auch schwer erkennbare Risiken zu identifizieren.

Das Risikoregister als zentrales Instrument

Alle identifizierten Risiken werden in einem Risikoregister erfasst. Dieses Dokument dient als zentrales Arbeitsmittel des Risikomanagements und enthält Informationen wie:

• Beschreibung des Risikos
• Eintrittswahrscheinlichkeit
• Mögliche Auswirkungen auf das Projekt
• Verantwortliche Personen
• Geplante Maßnahmen zur Risikosteuerung

Um die Übersicht zu behalten, empfiehlt es sich, die Risiken nach Relevanz zu priorisieren. In der Praxis hat es sich bewährt, sich auf die sieben wichtigsten Risiken zu konzentrieren – jene mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit und der größten Auswirkung.

Für jedes dieser Kernrisiken entwickelt der Projektleiter Strategien:

• Vermeiden: Risiken durch präventive Maßnahmen ausschließen.
• Übertragen: Risiken an externe Stellen wie Versicherungen weitergeben.
• Akzeptieren: Risiken bewusst in Kauf nehmen, wenn der Aufwand der Vermeidung unverhältnismäßig wäre.
• Nutzen: Positive Risiken als Chancen aktiv ausschöpfen.

Projektrisiken überwachen und steuern

Die Risikoidentifikation ist kein einmaliger Schritt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Während des gesamten Projektverlaufs müssen Projektrisiken regelmäßig überprüft, neu bewertet und angepasst werden. Besonders bei Änderungen im Projektplan können neue Risiken entstehen, die berücksichtigt werden müssen.

Ein professioneller Projektleiter arbeitet dabei nicht allein, sondern bindet das gesamte Team ein, um Projektrisiken zu überwachen:

• Aufgabenverteilung: Jedes Teammitglied übernimmt die Verantwortung für ein Risiko und überwacht dessen Entwicklung.
• Regelmäßige Meetings: In Status- und Teammeetings berichten die Mitglieder kurz und präzise über den aktuellen Stand und die Wirksamkeit der Maßnahmen.
• Zentrale Fragen:
  • Sind neue Risiken hinzugekommen?
  • Welche Risiken sind nicht mehr relevant und können geschlossen werden?

Kommunikation mit Stakeholdern

Ein weiterer Schlüssel zum erfolgreichen Risikomanagement ist die aktive Kommunikation mit Stakeholdern. Der Projektleiter informiert regelmäßig über den Stand der Risiken – und zwar nicht über alle, sondern gezielt über diejenigen mit:

• der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit
• der größten potenziellen Auswirkung auf das Projekt

So behalten sowohl das Projektteam als auch externe Stakeholder die relevanten Entwicklungen im Blick. Durch diese proaktive Kommunikation schafft der Projektleiter Vertrauen und stärkt das Stakeholder-Management.

Risikoanalyse

Projektleiter und Team sind gut beraten, wenn sie ausreichend Zeit in die Risikoanalyse investieren. Verdrängen ist keine Option und hilft leider nicht. Risiken werden am besten in kleinen Teams mithilfe von Kreativitätstechniken identifiziert. Um sich nicht zu verzetteln, liegt der Schwerpunkt im ersten Schritt auf den ersten sieben Risiken, die die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit besitzen und das Projekt am stärksten beeinflussen. Projektleiter und Team thematisieren das Risiko Management in ihren regelmäßigen Statusmeetings. Idealerweise etabliert der Projektleiter bereits während der Planungsphase ein Risikobudget. Grundsätzlich müssen die Projektrisiken dokumentiert werden.

Sie wollen mehr über die Projektmanagement Grundlagen lernen, dann finden Sie diese Infos in diesem Beitrag. Weiterhin könnte es für Sie von Interesse sein eine Weiterbildung im Projektmanagement zu besuchen.

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