Bewerbung – Bewerbungsdokumentation zum Nachweis von Eigenbemühungen, Bewerbungsliste Vorlage Word, Excel und PDF
Bewerbungsdokumentation
In einer Zeit, in der Wettbewerbsdruck und ein angespannter Arbeitsmarkt den beruflichen Alltag bestimmen, ist eine vollständige und professionell geführte Bewerbungsdokumentation wichtiger denn je. Wer auf der Suche nach einer neuen Stelle ist, muss nicht nur aktiv bleiben, sondern seine Eigeninitiative auch gegenüber Behörden belegen – insbesondere dann, wenn man arbeitsuchend gemeldet ist oder Leistungen wie Bürgergeld bezieht.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Eigenbemühungen korrekt dokumentieren, welche Informationen in eine Bewerbungsliste gehören und wie Sie mit einer übersichtlichen Vorlage in Word, Excel oder als PDF-Muster strukturiert und rechtssicher arbeiten.
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Mit unserer kostenlosen Vorlage für Word, Excel und PDF Muster können Sie Ihre Bewerbungsdokumentation oder Bewerbungsliste perfekt führen und die Bewerbungsaktivitäten als Eigenbemühungen nachweisen. Egal, ob Sie sich für eine Ausbildung, ein Praktikum oder eine Festanstellung bewerben möchten – unsere Vorlage passt sich flexibel Ihren Bedürfnissen an und bietet Ihnen alle notwendigen Elemente für eine erfolgreiche Nachweise. Laden Sie jetzt unsere Vorlage herunter!
Inhalte für die Dokumentation von Bewerbungen
Als Bewerber ist es wichtig, eine Vorlage zu haben, um Bewerbungen zu dokumentieren. Diese Vorlage für die Bewerbungsliste sollte verschiedene Inhalte enthalten, wie den Job, den Arbeitgeber und die Art der Bewerbung.
- Zunächst sollte in der Vorlage das Datum und der Job genannt werden, auf den sich die Bewerbung bezieht. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine Stellenanzeige handeln oder um einen Kontakt aus dem persönlichen Netzwerk.
- Weiterhin sollte der Name des Arbeitgebers in der Vorlage vermerkt sein. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn man sich bei verschiedenen Unternehmen bewirbt und somit den Überblick behalten möchte.
- Auch die Art der Bewerbung sollte in der Vorlage festgehalten werden. Hierbei kann es sich um eine schriftliche Bewerbung per Post oder E-Mail handeln oder um eine Online-Bewerbung über ein Portal des Unternehmens.
- Weitere wichtige Informationen können auch das Datum der Bewerbung sowie eventuelle Rückmeldungen seitens des Arbeitgebers sein.
Durch die Dokumentation dieser Inhalte für die Eigenbemühungen in einer Vorlage behält man als Bewerber stets den Überblick über seine Bewerbungen und kann gegebenenfalls auch schnell reagieren, falls es zu Rückfragen oder Nachfragen seitens des Arbeitgebers oder Behörden kommt.
Eigenbemühungen dokumentieren – So erfüllen Sie Ihre Mitwirkungspflicht
Wenn Sie arbeitssuchend gemeldet sind oder Bürgergeld erhalten, sind Sie verpflichtet, eigene Anstrengungen zu unternehmen, um Ihre Beschäftigungslosigkeit zu beenden. Diese sogenannten Eigenbemühungen sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Mitwirkungspflicht gegenüber der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter. Dazu zählt insbesondere, dass Sie sich regelmäßig bewerben, Stellen recherchieren und Vorstellungsgespräche wahrnehmen.
Um Ihre Eigenbemühungen nachvollziehbar zu dokumentieren, empfehlen wir, eine strukturierte Bewerbungsdokumentation zu führen. So behalten Sie nicht nur selbst den Überblick, sondern erfüllen auch die Anforderungen Ihrer Eingliederungsvereinbarung.
Was zählt als Eigenbemühung?
Zu den Eigenbemühungen zählen beispielsweise:
- Bewerbungen auf passende Stellenanzeigen (schriftlich, online oder telefonisch)
- Initiativbewerbungen bei Arbeitgebern
- Teilnahme an Vorstellungsgesprächen
- Nutzung von Jobbörsen und Stellenportalen
- Gespräche mit Personalvermittlern oder Zeitarbeitsfirmen
- Anmeldung bei Online-Jobbörsen oder Bewerberdatenbanken
Wichtig ist, dass Sie Ihre Bemühungen belegen können – am besten mit einer lückenlosen Dokumentation.
Tipp: Bewerbungen regelmäßig notieren
Führen Sie Ihre Bewerbungsübersicht zeitnah – am besten direkt nach jeder Bewerbung. So vermeiden Sie Lücken und sorgen für einen vollständigen Nachweis Ihrer Eigenbemühungen. Im Gespräch mit dem Arbeitsvermittler wirkt eine aktuelle und strukturierte Dokumentation zudem engagiert und professionell.
Was sagt das Gesetz zu Eigenbemühungen?
Die Verpflichtung zur Dokumentation von Eigenbemühungen ist gesetzlich klar geregelt. Sie beruht auf dem Zweiten Sozialgesetzbuch (SGB II) für Bürgergeldempfänger und dem Dritten Sozialgesetzbuch (SGB III) für Empfänger von Arbeitslosengeld I.
- § 2 SGB II – Grundsatz des Forderns – Gesetz
Dieser Paragraph verpflichtet Leistungsbeziehende dazu, alle Möglichkeiten zu nutzen, um die eigene Hilfebedürftigkeit zu beenden – insbesondere durch die Aufnahme einer Erwerbstätigkeit. Dazu zählen auch Eigenbemühungen bei der Arbeitssuche. - § 15 SGB II – Eingliederungsvereinbarung – Gesetz
In der Eingliederungsvereinbarung werden konkrete Ziele, Maßnahmen und auch die Anzahl der zu erbringenden Eigenbemühungen festgelegt. Diese Vereinbarung ist verbindlich. - § 159 Abs. 1 Satz 2, Nr. 3 SGB III – Gesetz
Wer seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt – etwa durch das Unterlassen von Bewerbungsbemühungen – riskiert beim Arbeitslosengeld I eine Sperrzeit, was zu finanziellen Einbußen führen kann.
Aus diesen Regelungen ergibt sich eine klare Verpflichtung: Eigenbemühungen sind nicht optional, sondern Teil Ihrer Mitwirkungspflicht. Sie müssen dokumentiert und auf Verlangen nachgewiesen werden – idealerweise mit einer strukturierten Bewerbungsdokumentation.
Diese Fehler sollten Sie vermeiden
Auch wenn der Aufwand zunächst gering erscheint, schleichen sich bei der Erstellung einer Bewerbungsdokumentation schnell Fehler ein. Diese können nicht nur zu Rückfragen durch das Jobcenter oder die Agentur für Arbeit führen, sondern schlimmstenfalls auch Auswirkungen auf Ihre Leistungsgewährung haben.
Vermeiden Sie deshalb folgende typische Fehler:
- Lückenhafte oder verspätete Eintragungen
Wenn Bewerbungen erst im Nachhinein oder gar nicht dokumentiert werden, fehlt ein nachvollziehbarer Nachweis. Das kann den Eindruck erwecken, dass Sie keine ausreichenden Bemühungen unternehmen. - Unleserliche handschriftliche Listen
Handschriftliche Notizen sind erlaubt, sollten aber gut lesbar und klar strukturiert sein. Bei Zweifeln an der Lesbarkeit kann es zu Rückfragen oder Ablehnung der Eigenbemühung kommen. - Fehlende Angaben
Jeder Eintrag sollte möglichst vollständig sein: Datum, Unternehmen, Position, Art der Bewerbung und idealerweise eine kurze Notiz zum Stand (z. B. „Absage erhalten“ oder „noch offen“). - Zu allgemein gehaltene Beschreibungen
Formulierungen wie „Initiativbewerbung bei Firma in Berlin“ reichen oft nicht aus. Besser ist: „Initiativbewerbung per E-Mail an Muster GmbH, Ansprechpartner: Frau Schulz, Position: Sachbearbeiterin Verwaltung“.
Tipp: Verwenden Sie eine standardisierte Vorlage in Word, Excel oder als PDF, um diese Fehler von Beginn an zu vermeiden. Je klarer und strukturierter Ihre Bewerbungsdokumentation ist, desto einfacher ist der Nachweis Ihrer Eigenbemühungen gegenüber Behörden.