Schichtplan, Vorgaben, Vorlage, Muster, Beispiel, Schichtplaner Software Vergleich

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Schichtplan

Schichtplan, Vorgaben, Vorlage, Muster, Beispiel, Schichtplaner Software Vergleich
Schichtplan, Vorgaben, Vorlage, Muster, Beispiel, Schichtplaner Software Vergleich

Einen Schichtplan zu erstellen ist die Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeit in einem Betrieb. Er ist, neben der Unterteilung der Mitarbeiter in Abteilungen und Teams, ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Personaleinsatzplanung. Daneben bildet er den Übergang zwischen der strategischen, übergeordneten Einsatzplanung und der operativen Planung des Geschäftsablaufs. Hier lernen und erhalten Sie mehr Informationen zum Schichtplan, den betrieblichen Vorgaben bei Tagesschicht und Mehrschichtsystem, zu den Soft-Facts, rechtliche Vorgaben und der Motivation der Mitarbeiter. Am Ende des Beitrags erhalten Sie eine Schichtplan Vorlage, welches Sie als kostenloses Excel Muster oder Beispiel downloaden und abändern dürfen sowie einen Software Vergleich.

Betriebliche Vorgaben

Seine Erstellung richtet sich nach mehreren Kriterien, bzw. nach unterschiedlichen betrieblichen Vorgaben, unter anderem nach:

  • der Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter,
  • der Qualifikation der Fachkräfte, der gesamten Produktionsplanung des Betriebs,
  • den geltenden Arbeitszeitmodellen und Arbeitsgesetzen
  • sowie der laufenden Maschinenbelegung.

Je nach Betrieb können noch weitere Faktoren hinzukommen, die den Schichtplan direkt oder indirekt beeinflussen.

Sicherlich hat jede Führungskraft in jeder Art von Betrieb schon einmal einen Schichtplan erstellt. Je nach Größe des Betriebs kann dieser auch recht einfach ausfallen. Grundlage ist natürlich die Anzahl der zu besetzenden Schichten. Angefangen bei einer Tagesschicht bis hin zu drei Schichten pro Tag oder mehr.

Tagesschicht

Bei einer Tagesschicht, also bei nur einer Schicht pro Tag, ist die Aufteilung entsprechend einfach. Jeder Abteilung, Maschine, Arbeitsstelle o.ä. – je nach Aufbau des Betriebs – werden die erforderlichen Mitarbeiter zugewiesen. Alle Schichtmitarbeiter haben dieselben Arbeitszeiten. Die Einteilung erfolgt vor allem gemäß der Qualifikation, Ausbildung und der Eignung der Mitarbeiter, die jeweiligen Aufgaben zu erfüllen.

Mehrschichtsystem

Bei mehreren Schichten ergeben sich dadurch gewisse Fixpunkte. Zu jeder Schicht in jeder Abteilung muss ein Vorarbeiter anwesend sein. Die qualifizierten Mitarbeiter müssen so aufgeteilt werden, dass alle Maschinen und Fertigungsschritte gemäß Produktionsplan laufen können. Weiterhin müssen die reibungslosen Schichtwechsel bedacht werden.

Soft Facts

Daneben sind gewisse soft facts (weiche Faktoren) zu berücksichtigen, die nur schwer messbar sind. Es gibt in jedem Betrieb gewisse Teamzusammenstellungen, die besonders gut harmonieren, bei anderen Kombinationen gibt es hingegen fachliche oder gar menschliche Differenzen. Zur Aufgabe eines Schichtplaners gehört es auch, diese Zusammenhänge zu kennen und die Schichten entsprechend zu besetzen.

Rechtliche Vorgaben

Neben den betrieblichen, selbst definierten Kriterien gibt es jedoch auch eine Reihe gesetzlicher Vorgaben, die den Schichtplan wesentlich beeinflussen. Die wichtigsten drehen sich rund um Arbeitszeit- und Ruhezeitregelungen. Es muss sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter die notwendigen Ruhezeiten zwischen Schichtende und Schichtanfang erhalten.

Es gibt zudem eine Reihe weiterer Regelungen zur Schichtarbeit, vor allem definiert durch § 6 Arbeitszeitgesetz. Neben fälligen Zuschlägen, Ausgleichstagen u.v.m., die der Arbeitgeber auch zu beachten hat, sind für den Schichtplan vor allem die Höchstarbeitszeitgrenzen zu beachten. Außerdem ist hier definiert, unter welchen Umständen (Pflege naher Angehöriger, Kinder unter zwölf Jahren sowie gesundheitliche Risiken) ein Mitarbeiter nicht für Nachtschichten infrage kommt.

Mitarbeitermotivation

Schichtarbeit hat auf die Mitarbeiter und deren Motivation verschiedenste Auswirkungen. Zum einen ist selbstverständlich nicht jeder Mensch dafür geschaffen, sich auf reine Nachtarbeit einzustellen und noch weniger, in wechselnden Schichten zu arbeiten. Darunter kann also die Arbeitsleistung leiden, was daher für die Planerstellung individuell beachtet werden sollte.

Zum anderen gibt es verschiedene Motivationen für die Schichtarbeit:

  • Manch einer ist froh, überhaupt eine Festanstellung zu haben und ist daher eher an Tagschichten interessiert.
  • Andere wiederum setzen ganz bewusst auf Nacht- und sogar Wochenendschichten, um ihr Einkommen durch Zuschläge zu erhöhen.

Sensible Vorgesetzte und Planer sollten sich die Motivation und Beweggründe der Mitarbeiter möglichst zunutze machen. Letztendlich sind vor allem in den Nachtschichten Eigenmotivation und Selbstständigkeit wichtige Faktoren, um die Arbeitsleistung auf höchstem Niveau zu halten.

Schichtplaner

Den Schichtplanern kommt die Aufgabe dazu, die harten, objektiven Vorgaben des Betriebs und der anwendbaren Gesetze mit motivierender Teamführung zu verbinden. Unmut über vermeintlich ungerechte Einsatzplanung ist ebenso zu vermeiden wie die Zusammenstellung von schlecht funktionierenden Teams. Die Einsatzplanung ist daher meist Aufgabe erfahrener Mitarbeiter, die bestenfalls schon selbst im Schichtbetrieb gearbeitet haben und dessen besondere Anforderungen daher verstehen.

Software Vergleich

Eine Schichtplaner Software zu finden, welche für einem geeignet ist, bedarf einer intensiven Recherche. Hier finden Sie einen Schichtplan Software Vergleich, welcher sich an unterschiedlichen Branchen orientiert. So finden Sie Software-Planer für:

  • Arztpraxen,
  • die Gastronomie,
  • Fitnessstudio,
  • kommunale Träger,
  • Projektarbeit
  • Personaldienstleister.

Oftmals ist die Zeiterfassung mit integriert, auch der Urlaubsplan oder eine allgemeine Personaleinsatzplanung. Natürlich können Sie eine solche Software auch als Dienstplan benutzen.

Vorlage, Muster, Beispiel

Schichtplan Vorlage, Muster, Beispiel zum kostenlosen Download für Excel und Word
Schichtplan Vorlage, Muster, Beispiel zum kostenlosen Download für Excel und Word

Die Schichtplan Vorlage können Sie kostenlos downloaden und Ihren weiteren Bedürfnissen anpassen. Das Muster wurde in Excel und Word erstellt und dient als Beispiel, welches Sie um weitere Sachverhalte ergänzen können. In diesem Beispiel finden Sie ein 3-Schicht-System, welches Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Das heißt Sie können den Schichtplan in eine Tagesschicht, in ein 2-Schicht oder sogar in ein 4-Schicht-System erweitern.

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