Ein gutes oder sehr gutes Arbeitszeugnis muss gewissen formalen Ansprüchen gerecht werden, die sowohl den Inhalt als auch die äußere Form betreffen. Im Folgenden werden diese Ansprüche detailliert erläutert:
Formale Ansprüche an das Arbeitszeugnis
Anschriftenfeld: Ein Arbeitszeugnis sollte kein Anschriftenfeld enthalten. Derartige Angaben sind in einem Arbeitszeugnis unüblich und könnten als unprofessionell angesehen werden.
Unterschrift: Ein Arbeitszeugnis muss die Unterschrift einer Führungskraft oder eines zuständigen Personalers enthalten. Diese Unterschrift dient nicht nur der formalen Legitimation des Dokuments, sondern auch als Zeichen der Wertschätzung gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter.
Saubere Präsentation: Das Arbeitszeugnis muss frei von Schmutz oder Kopierflecken sein. Ein verschmutztes Dokument kann als Zeichen der Missachtung interpretiert werden und unter Umständen sogar versteckte Codierungen enthalten, die negative Aussagen über den Arbeitnehmer implizieren. Eine saubere und makellose Präsentation ist daher unerlässlich.
Verbotene Zeichensetzung: Die Verwendung von Anführungszeichen, Ausrufezeichen oder Fragezeichen ist in einem Arbeitszeugnis nicht gestattet. Solche Zeichen könnten als Ausdruck einer besonderen Betonung aufgefasst werden und somit die Objektivität und Neutralität des Zeugnisses in Frage stellen.
Unterstreichungen: Hervorhebungen durch Unterstreichungen sind ebenfalls nicht erlaubt. Sie könnten den Eindruck erwecken, dass bestimmte Aussagen besonders hervorgehoben oder sogar ironisch gemeint sind.
Nachträgliche Korrekturen: Jegliche nachträglichen Korrekturen am Arbeitszeugnis ohne das Wissen des Arbeitgebers sind verboten. Solche Änderungen könnten als Fälschung gewertet werden und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Verwendung moderner Technologien: Ein Arbeitszeugnis sollte mit einem Computer erstellt werden. Es gibt zwar noch ältere, handschriftlich verfasste Zeugnisse, diese sind jedoch die Ausnahme und gelten als veraltet. Ein computergeschriebenes Zeugnis signalisiert Professionalität und Aktualität.
Form der Anrede: Das Arbeitszeugnis ist in der dritten Person geschrieben und verwendet keine direkte Anrede. Dadurch bleibt die Sprache neutral und objektiv, was für die Glaubwürdigkeit des Zeugnisses wichtig ist.
Rechtschreibfehler: Rechtschreibfehler dürfen in einem Arbeitszeugnis nicht vorkommen. Fehlerhafte Texte können den Eindruck erwecken, dass der Zeugnisverfasser sich nicht ausreichend Mühe gegeben hat oder der Mitarbeiter nicht genug Wertschätzung erfahren hat, um ein einwandfreies Dokument zu erhalten.
Redewendungen, Floskeln und Geheimcodes: Redewendungen, Floskeln und sogenannte Geheimcodes sollten in einem Arbeitszeugnis vermieden werden, es sei denn, sie erfüllen einen bestimmten und klar nachvollziehbaren Zweck. Solche Ausdrücke können Misstrauen erwecken und den Inhalt des Zeugnisses verfälschen.
Durch die Einhaltung dieser formalen Ansprüche wird sichergestellt, dass ein Arbeitszeugnis als seriös und professionell wahrgenommen wird und seinen Zweck als glaubwürdiges Referenzdokument erfüllt.
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