Projektstrukturplan PSP, Aufbau, Ablauf & Gliederung – Projekte planen

Sie lernen hier mehr über den PSP, den Projektstrukturplan sowie zu den Arten, der Gliederung und den Aufgaben im Projektmanagement oder beim Projekte planen.

Sie finden auch verschiedene Typen des Ansatzes beim Erstellen vom PSP und zur Bedeutung, dem Aufbau und Ablauf der Erstellung. Zusätzlich erhalten Sie Infos zu den Phasen und dem Kick-Off-Meeting.

PSP, Projektstrukturplan Arten, Gliederung, Aufgaben, Ansatz, Bedeutung, Aufbau, Ablauf der Erstellung, Phasen und Kick-Off-Meeting.
Projektstrukturplan PSP im Projektmanagement

Projektstrukturplan – PSP im Projektmanagement

Der Projektstrukturplan, abgekürzt PSP, ist eine Visualisierungsmöglichkeit als Diagramm zur sinnvollen Strukturierung eines Projektes im Projektmanagement. Durch den Projektstrukturplan wird die erforderliche Transparenz für die Planung und das Projektcontrolling sichergestellt. Durch ihn werden lediglich die einzelnen Projektbausteine aufgezeigt.

Er dient somit der Visualisierung sämtlicher Bestandteile eines Projektes, nicht aber der zeitlichen Abfolge von Aktionen, denn hierfür wird die Netzplantechnik eingesetzt. Die Projektbestandteile können bis zu einer gewissen Komplexität gut veranschaulicht werden. Bei allzu komplexen oder verzweigten Projekten kann er wiederum unübersichtlich sein.

Überblick der Aufgaben im Projekt

Der Projektstrukturplan hat eine hohe Bedeutung für ein erfolgreiches Projekt und dient dem Projektmanagement als Überblick der zu erledigenden Aufgaben. Insbesondere hat der PSP folgende Bedeutungen für das Projekt:

  • Ermöglicht eine systematische Gliederung des Projektes.
  • Visualisiert Schnittstellen zwischen den Projektbausteinen sowie ein Ordnungssystem, aus dem konkrete Aufgabenbereiche hervorgehen.
  • Er dient als Grundlage für den Projektaufwand und die Kostenschätzung.
  • Der PSP dient zur Erfassung aller im Rahmen der Projektarbeit durchzuführenden Teilaufgaben.
  • Weiterhin schafft der Projektstrukturplan die Grundlage für den Einsatz aller notwendigen Instrumente, Methoden, Checklisten etc., die für die Abwicklung des Projektes eingesetzt werden.

Aufbau Projektstrukturplan PSP

Der Projektstrukturplan ist ein Baumdiagramm, das in vertikaler oder horizontaler Richtung ausgerichtet oder verzweigt ist. In der obersten Ebene steht die Projektbezeichnung. In der nächsten oder unteren Ebene sind die Teilaufgaben des Projektes aufgeführt, in die das Projekt zunächst gegliedert wurde.

Da sich bei komplexeren Projekten die Teilaufgaben der ersten Ebene in weitere zerlegen lassen, entstehen so auch weitere Ebenen oder Verzweigungen des Baumdiagramms.

In der untersten Ebene befinden sich schließlich die Arbeitspakete, welche Arbeitsvorgänge zum Inhalt haben und die nicht weiter zerlegt werden.

Zudem liefert der PSP auch zu den projektrelevanten Größen Kosten, Termine und Ergebnisse Informationen über Daten des Controllings und über die Verantwortlichkeiten.

Projektstrukturplan horizontal Beispiel
Projektstrukturplan horizontal Beispiel
Projektstrukturplan vertikal Beispiel
Projektstrukturplan vertikal Beispiel

Prinzipien der Gliederung

Zur Erstellung von einem Projektstrukturplan oder PSP kann nach drei verschiedenen Prinzipien der Gliederung oder Arten vorgegangen werden:

  • Objektorientierte Gliederung
  • Zeitorientierte Gliederung oder
  • Funktionsorientierte Gliederung.

Objektorientierte Gliederung

Sofern es im Rahmen des Projektarbeit um ein bestimmtes Produkt/Erzeugnis geht, steht bei der objektorientierten Gliederung das Produkt selbst im Vordergrund. Die Teilaufgaben, die in der ersten Ebene definiert werden, können dann die unterschiedlichen Bauteile oder Baugruppen des Erzeugnisses sein.

Zeitorientierte Gliederung

Bei der zeitorientierten Gliederung wird der Arbeitsablauf und somit die Phasen des Projektes betrachtet. Die Phasen werden dann in der nächsten Ebene in Teilaufgaben oder Arbeitspakete gegliedert.

Funktionsorientierte Gliederung

Die funktionsorientierte Gliederung berücksichtigt die Funktionsbereiche der am Projekt beteiligten Mitarbeiter oder Mitarbeiterteams, die dann in den einzelnen Ebenen „verfeinert“ untergliedert werden.

Verfahrensansatz im Projektmanagement

Der Projektstrukturplan hat eine extrem hohe Bedeutung für den weiteren Ablauf des Projektes. Denn wenn dieser unvollständig oder teilweise fehlerhaft ist, so sind alle davon abhängigen nachfolgenden Planungsschritte unvollständig oder falsch.

Daher sollte der PSP mit äußerster Sorgfalt von drei bis fünf Fachleuten erstellt werden, die bereits Erfahrung in vergleichbaren oder ähnlichen Projekten gesammelt haben. Bezüglich der Erstellung des PSP sind drei unterschiedliche Verfahrensansätze definiert:

  • der deduktive Ansatz
  • der induktive Ansatz und
  • das Gegenstromverfahren.

Deduktiver Ansatz oder Top-Down-Ansatz

Der deduktive Ansatz, auch Top-Down-Ansatz genannt, führt vom Ganzen ins Detail. Zum Beispiel kann das Projekt oder Produkt Verkehrssicherungssystem in der nächsten Ebene in die Bestandteile Radarsensoren, Radar-Daten-Verarbeitung etc. zerlegt werden.

In der darauf folgenden Ebene lässt sich der Bestandteil Radarsensoren aufgliedern in Antenne, Sender und Empfänger.

Induktiver oder Bottom-Up-Ansatz

Beim induktiven Ansatz oder Bottom-Up-Ansatz wird der entgegengesetzte Weg gegangen, der von einer Sammlung an Detailaufgaben durch stufenweises Zusammenfassen zu übergeordneten Aufgabenbereichen letztlich zu einem Endprodukt führt.

Das Erstellen der Baumstruktur beginnt also an den letzten Verzweigungsstellen mit den einzelnen nicht mehr zerlegbaren Aufgabenpaketen.

Gegenstromverfahren oder der Yo-Yo-Ansatz

Das Gegenstromverfahren, der sogenannte Yo-Yo-Ansatz, ist eine Mischform aus deduktivem und induktivem Vorgehen, damit sollen die Vorteile beider Ansätze genutzt werden. Es handelt sich jedoch um ein Verfahren, bei dessen Anwendung die Beteiligten gewissenhaft darauf achten müssen, dass es nicht zu inhaltlichen Überschneidungen kommt, beispielsweise zwei Baugruppen, die dieselbe Funktion erfüllen und dass die Vollständigkeit des Aufgabenkataloges gewährleistet ist. Das heißt, sämtliche Arbeitspakete oder Aufgaben der untersten Ebene müssen in der obersten Ebene wiederzufinden sein.

Kick-Off-Meeting zum Projektbeginn erstellt den Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan wird im Regelfall von allen beteiligten Mitarbeitern des Projektes innerhalb eines sogenannten Kick-Off-Meetings erstellt. Die Voraussetzung ist, dass das Ziel und alle Teilziele des Projektes einvernehmlich geklärt sind und diesbezüglich keine Unstimmigkeiten mehr bestehen.

Dokumentation der Aktivitäten

Die Beteiligten diskutieren und dokumentieren sämtliche Aktivitäten, die zum Erreichen der Projektziele notwendig sind unter Leitung des Projektleiters. Während des Meetings hat der Projektleiter neben seiner Funktion als Protokollant auch eine gewisse Funktion als Moderator.

Er hat zum Beispiel die Aufgabe, zurückhaltende Mitarbeiter zur Ideenproduktion und zur Beteiligung an Diskussionen zu motivieren. Das Kick-Off-Meeting zur Erstellung des Projektstrukturplans ist somit auch eine Form vom Brainstorming.

Die im Brainstorming hervorgehenden Aktivitäten, in Form von Ideen, werden auf Moderationskarten geschrieben, die für alle Beteiligten sichtbar sind. Im Anschluss werden Teilprojekte definiert, denen die Moderationskarten zugeordnet werden. Bei diesem Vorgang entsteht oftmals der Diskussions- und Erklärungsbedarf, ob eine Aktivität einen Arbeitsschritt darstellt, der direkt einem Arbeitspaket zugeordnet werden kann oder ob die betreffende Aktivität aufgrund ihrer komplexen Struktur wiederum als Teilprojekt mit verschiedenen Arbeitspaketen definiert wird.

Sie wollen mehr über die Projektmanagement Grundlagen lernen, dann finden Sie diese Infos in diesem Beitrag. Weiterhin könnte es für Sie von Interesse sein eine Weiterbildung im Projektmanagement zu besuchen.

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