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GTD Methode
„Getting Things Done“ Methode oder kurz die GTD Methode ist eine sehr gute Technik für das Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement, die verspricht, die Dinge wieder erledigt zu bekommen.
David Allen beschreibt in seinem gleichnamigen Buch, wie man entspannt zu mehr Produktivität kommt.
Die Methode kann nicht nur am Arbeitsplatz eingesetzt werden, sondern auch im Privatleben und kann ein wichtiger Schritt sein, um seinen persönlichen Ziele zu erreichen.
Hier lernen Sie mir zur GTD Methode, den einzelnen Schritten und erhalten ein Beispiel, wie die Methode bzw. Technik umgesetzt werden kann.
In unserer heutigen Gesellschaft werden wir mit neuen Aufgaben und Terminen geradezu bombardiert und es fällt uns zunehmend schwerer, einen klaren Kopf zu bewahren.
Wir haben so viele Dinge in unserem Kopf, dass wir oftmals den Überblick verlieren. Wir können beschäftigt sein, ohne wirklich voran zu kommen.
Dies führt zu enormem Stress und Kontrollverlust, und der Grund dafür liegt nicht, wie von manchen behauptet, an einem Mangel an Zeit, sondern darin, wie wir unsere Zeit nutzen.
Doch hier kann die GTD Methode Abhilfe schaffen.
Methode
Die GTD Methode besteht aus den drei Kernprinzipien:
- Verlagern Sie alle Sachen, die Sie im Kopf haben!
- Konzentrieren Sie sich immer auf den nächst möglichen Schritt!
- Schauen Sie ihre Aufgaben regelmäßig durch!
Die drei Kernprinzipien werden hier im Detail vorgestellt und erläutert.
Verlagern Sie alle Sachen, die Sie im Kopf haben!
Prinzip 1: Unser Gehirn kann sich zwar Sachen merken, aber diese Sachen einzuordnen fällt ihm schwer. Vor allem die Sachen, die noch erledigt werden müssen, schwirren in unserem Gedächtnis herum und tauchen dann ungewollt immer öfter auf.
Die Folge ist, dass wir oft abgelenkt sind und uns nicht auf die Sachen, die wir gerade machen konzentrieren können. Dadurch fehlt uns oftmals die mentale Kapazität, Projekte fertig zu stellen.
Durch die GTD Methode machen Sie ihren Kopf wieder frei, indem Sie ihr Gedanken verlagern. Dazu jedoch in den einzelnen Schritten mehr.
Konzentrieren Sie sich immer auf den nächst möglichen Schritt!
Prinzip 2: Oftmals scheitern Projekte, berufliche wie private, nicht am Mangel kreativer Ideen, sondern vielmehr am Mangel ihrer weiteren Bearbeitung.
Durch die GTD Methode lernen Sie, ihre Projekte durchzustrukturieren und einen Schritt-für-Schritt Plan zu entwerfen.
Schauen Sie ihre Aufgaben regelmäßig durch!
Prinzip 3: Das beste Selbstmanagement-Programm funktioniert nur dann, wenn Sie es auch regelmäßig anwenden. GTD ist da keine Ausnahme.
Es mag Ihnen am Anfang etwas komisch vorkommen, aber nur durch regelmäßiges Training können Sie sich die GTD Methode zu eigen machen.
Vor allem das regelmäßige Überprüfen ihrer Aufgaben ist ein wesentlicher Bestandteil der Methode.
Anwendung, Beispiele
Im Folgenden werden die fünf Schritte der GTD Methode genauer an Beispielen beschrieben:
- Erfassen
- Verarbeiten
- Organisieren
- Nachsehen
- Erledigen
Erfassen der Aufgaben
Schritt 1 – Beim Erfassen geht es darum, Ordnung an ihrem Arbeitsplatz und in ihrem Kopf zu schaffen.
Dafür müssen Sie ihren Arbeitsplatz erstmal komplett aufräumen und alle Sachen, die für Sie irgendwie Relevanz haben, in eine Eingangsbox tun.
Dies können zum Beispiel Flyer, Persönliche Einladungen oder die Abrechnung der letzten Geschäftsreise sein.
Nachdem Sie ihren Arbeitsplatz aufgeräumt haben sollten Sie sich an ihre Gedanken heranmachen. Dafür sollten Sie sich genügend Zeit nehmen, um dies gewissenhaft zu tun.
Dabei schreiben Sie alle Gedanken, die für Sie Relevanz haben, auf. Wichtig ist hierbei, dass Sie jeden Gedanken auf ein einzelnes Blatt schreiben. Dies wird Ihnen später helfen, die Gedanken besser zu sortieren.
Notizen könnten sein:
- Fensterputzen,
- Steuererklärung oder zum Beispiel
- Mal wieder was Schönes mit der Familie machen.
Alles hat hier seine Berechtigung und nichts wird nach Prioritäten geordnet. In der Regel kommen alle Dinge in die Eingangsbox, die noch ihre Aufmerksamkeit benötigen oder mit denen Sie noch nicht zufrieden sind.
Verarbeiten
Schritt 2 – Beim Verarbeiten geht es darum jeden einzelnen Punkt in der Eingangsbox systematisch abzuarbeiten. Dabei folgt man einem einfachen Prinzip aus drei Fragen.
Frage 1: Was ist es?
Hierbei geht es darum, sich einen Überblick über den Punkt zu machen. Ist es zum Beispiel eine Aufgabe, ein Termin, ein persönliches Ziel oder eine Idee für die Zukunft?
Frage 2: Ist eine Aktion erforderlich?
Wenn keine Aktion erforderlich ist, wandert die Notiz entweder in den Mülleimer, die „Irgendwann-Mappe“, die Wiedervorlage oder die Ablage.
Wenn eine Aktion erforderlich ist, wird dieser Schritt noch einmal unterteilt, und zwar mit der dritten Frage.
Frage 3: Was ist der nächste Schritt?
Wenn eine Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigt ist, dann erledigen Sie die Aufgabe sofort.
Wenn die Aufgabe länger und/oder mehrere Schritte benötigt, dann planen Sie genau den nächsten Schritt und ordnen Sie die Aufgabe ab. Wie das geht, wird Ihnen im nächsten Schritt erklärt.
Durch die Frage „Ist eine Aktion erforderlich?“ haben Sie schon für Entlastung in ihrem Kopf gesorgt, da alles, was keine Aktion erfordert, schon in den vier Möglichkeiten abgelagert ist.
Organisieren in Rubriken
Schritt 3 – Beim Organisieren unterscheidet sich die GTD Methode von vielen weiteren Selbstmanagement-Methoden.
Die einzelnen Aufgaben, die noch nicht bearbeitet sind, werden nun kontextbezogen in einzelne Rubriken unterteilt. Die einzelnen Rubriken können wie folgt aussehen:
Zu Hause = Alle Sachen, die Sie nur zu Hause machen können.
Büro = Alle Sachen, die Sie nur im Büro machen können.
Besorgungen = Einkäufe, die Sie tätigen müssen.
Laptop = Alle Sachen, die Sie nur am Laptop erledigen können.
Irgendwann Mappe = Die Mappe habe ich bereits erwähnt, hier kommen alle Sachen hin, die im Moment nicht dringend sind, aber die Sie in der Zukunft machen wollen.
Sie haben sich hier auch noch keine weiteren konkreten Schritte überlegt. Dies könnten Sachen sein wie zum Beispiel „Spanisch lernen“, „Quartalsabrechnung (falls diese noch nicht dringend ansteht)“, „Filmprojekt“ oder „Sommerurlaub planen“
Warten auf = Alle Sachen, die von anderen Personen gerade gemacht werden, und auf deren Eingang Sie warten müssen.
Die Liste stellt lediglich einen Referenzpunkt dar und kann von Ihnen persönlich erweitert oder geändert werden.
Im Endeffekt kann niemand für Sie ihre verschiedenen Ordner anlegen, da sich die Ordner nach ihrem individuellen Leben richten. Wichtig ist allerdings, dass Sie jederzeit Zugriff auf diesen Ordner haben.
Der Ordner kann analog und/oder digital angelegt werden. Es empfiehlt sich aber, mehrere Ordner zu haben, je einen in Ihrem Home Office, auf dem Laptop und im Büro.
Und vergessen Sie nicht, die Ordner an diesen Stellen immer wieder zu synchronisieren.
Sonderfall Projekte
Alle Aufgaben, für die Sie mehr als einen Schritt brauchen, werden als Projekte bezeichnet. Zusätzlich zu den einzelnen Schritten wird eine extra Mappe für ein Projekt angelegt.
Ein Beispiel zur Erläuterung: Angenommen Sie schreiben an einem wichtigen Forschungsbericht, dann legen Sie eine Mappe mit der Aufschrift ‚Forschungsbericht‘ an.
Hier können Sie ihr ganzes Material sammeln zum Beispiel einen relevanten Artikel, ihre eigenen Ideen oder die Adresse einer Person, die Sie für dieses Projekt interviewen wollen. Die Mappe muss nicht geordnet sein.
Sie überlegen sich, was der nächste Schritt sein könnte. Müssen Sie die Person anrufen und einen Termin ausmachen? Diese Aktion dauert weniger als zwei Minuten, also machen Sie ihn.
Dann haben Sie einen Termin bekommen, nun könnten Sie sich eine Notiz machen „Interview Donnerstag 16 Uhr“ und unter ‚Besorgungen‘ einordnen und es sich zusätzlich in ihrem Terminkalender notieren.
Nachsehen und aktualisieren
Schritt 4 – Um die GTD Methode am Laufen zu halten müssen Sie ihren Eingangskorb, ihren Terminkalender und sämtliche Ordner regelmäßig aktualisieren bzw. nachsehen, was sich verändert hat.
Dabei sind folgende Fragestellungen relevant:
- Was haben Sie schon erledigt?
- Was steht noch an?
- Was ist neu dazu gekommen?
- Was hat sich geändert?
Am Anfang wird es für Sie eine Umgewöhnung sein, aber nur durch das regelmäßige Nachsehen funktioniert die Methode und wird Ihnen positive Ergebnisse liefern.
Wir empfehlen, zweimal die Woche ihre sämtlichen Aufgaben und Projekte zu überprüfen.
Erledigen bedeutet Handeln
Schritt 5 – Der letzte und wichtigste Punkt ist das Erledigen von Dingen. Sie können die Sachen noch so gut planen, aber im Endeffekt zählt, ob Sie das Geplante auch wirklich in die Tat umsetzten.
Jedoch spätestens bei diesem Punkt werden Sie sehen, wie hilfreich eine gute Planung ist, um die Sachen auch wirklich erledigt zu bekommen, und wie Sie auf eine entspannte Weise zu mehr Produktivität kommen.
