Eisenhower Methode, Anwendung, Ablauf, Vorteile und Beispiel einfach erklärt

Eisenhower Methode

Um eine Entscheidung zu treffen, eine Übersicht zu erhalten, ist es möglich, Techniken einzusetzen, so auch die Eisenhower Methode, die nach einem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten benannt worden ist. Diese Methode basiert auf folgenden, wesentlichen Gedanken:

• Aufgaben, die wesentlich sind, um gesteckten Zielen näher zu kommen, sind nicht zwangsläufig dringend und dringende Aufgaben, die also zeitnah erledigt werden müssen, sind nicht immer die Aufgaben, die wesentlich sind, um beruflichen oder privaten Zielen effektiv näher kommen zu können.

Jeden Tag stehen Aufgaben an und Fragen entstehen:

• Welche Priorität haben diese Aufgaben jeweils?
• Müssen die Aufgaben schnell erledigt und selber angegangen werden?
• Welche Aufgaben sind wesentlich, müssen auch selber bearbeitet werden aber nicht unbedingt sofort?
• Werden die Aufgaben besser delegiert und welche wirft man in den Papierkorb, weil sie unwichtig sind, Zeit verschwenden oder das Erreichen von persönlichen Zielen behindern?

Ablauf der Eisenhower Methode

Die Eisenhower Methode hilft eine Übersicht zu erhalten und einen Strategie-Plan für die Aufgabenbearbeitung zu erstellen. Aufgaben und Pläne können sich dabei auf einen einzelnen Tag beziehen, aber auch Wochen oder Monate. In einem ersten Schritt können mittels der Methode anstehende Aufgaben priorisiert werden, in einem zweiten, die Entscheidung getroffen werden, wie mit den Aufgaben jeweils verfahren wird. Dabei hilft die 4-Felder Matrix:

4-Felder Matrix

Basis ist eine 4-Felder Matrix mit den Variablen Dringlichkeit von Aufgaben und Wichtigkeit von Aufgaben.

• Die Variable Dringlichkeit besitzt die Ausprägungen dringend / nicht dringend.
• Die Variable Wichtigkeit, erhält die die Ausprägungen wichtig / nicht wichtig.

Durch Kombination entstehen vier Arten von Aufgaben bei der Eisenhower Methode. Jedes Feld der 4-Felder Matrix repräsentiert eine Art von Aufgabe. Jede anstehende Aufgabe kann nun einem Feld zugeordnet werden und erhält dadurch eine von vier Prioritäten (A-D):

• Feld I : Wichtige und zugleich dringende Aufgaben (Priorität A)
• Feld II: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben (Priorität B)
• Feld III: Dringende Aufgaben, die aber nicht wichtig sind (Priorität C)
• Feld IV: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (Priorität D)

Handlungsstrategien

Aus den Prioritäten leiten sich bestimmte Handlungsstrategien bei der Eisenhower Methode ab:

Hohe Priorität

Feld I: Priorität A, hohe Priorität. Diese wichtigen Aufgaben sollten selber und müssen sofort erledigt werden. Aufgrund hoher Anforderung und Zeitdruck können diese Aufgaben mit hohem Stress verbunden sein. Diese werden auch als Super Aufgaben bezeichnet.

Mittlere Priorität

Feld II: Priorität B, mittlere Priorität. Wichtige anspruchsvolle Aufgaben, die selber erledigt werden sollten, für deren Bearbeitung jedoch (noch) genügend Zeit zur Verfügung steht. Ihre Erledigung sollte jedoch umgehend terminiert werden. Die Beschäftigung mit diesen Aufgaben führt oft zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen und Zufriedenheit, weil wichtige Dinge in Ruhe, professionell mit Zeitpuffer bearbeitet werden, sogenannte Später-Aufgaben.

Delegation

Feld III: Priorität C. Priorität Delegation. Aufgaben, deren Bearbeitung unbefriedigend sein kann, weil sie Routinearbeiten darstellen, die für die Zielerreichung nicht wichtig sind und die oft unter Zeitdruck erledigt werden müssen. Eine Beschäftigung mit diesen Aufgaben kann ineffektiv sein, sie sollten an kompetente Personen delegiert werden, wenn möglich, sogenannte Delegationsaufgaben.

Papierkorb

Feld IV: Priorität D. Papierkorb. Diese Aufgaben lenken von wesentlichen Aufgaben ab, behindern die effektive persönliche Zielerreichung. Ihnen sollte nicht weiter nachgegangen werden, sie können von einer To-do-Liste gestrichen werden. Sind sogenannte sinnlose Aufgaben.

Vorteile der Eisenhower Methode im Selbstmanagement

Die allgemeine Botschaft der Eisenhower Methode ist: Zeit reservieren für Aufgaben, die wichtig sind, um eigene Ziele verwirklichen zu können und nicht von der Dringlichkeit des Alltags mitreißen lassen. Manchmal ist es schwer, beispielsweise zu Beginn eines Arbeitstages, das tatsächliche Arbeitsaufkommen einzuschätzen. Sei es, weil noch nicht alle Aufgaben für den Tag feststehen oder weil unvorhergesehene Ereignisse die Sachlage ändern.

Möglicherweise lässt man sich von der Dringlichkeit einer Aufgabe leiten oder blenden, ohne zu prüfen, ob diese Aufgabe wirklich wichtig ist. Man verzettelt sich mit Routineaufgaben, die man auch hätte delegieren können oder gerät in großen Stress, da man auf eine akute Krisensituation nicht schnell genug selber reagiert. Eventuell werden wichtige persönliche Aufgabe nicht rechtzeitig terminiert.

Im Selbstmanagement stellt die Eisenhower Methode ein Hilfsmittel dar, um zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden und flexibel und sinnvoll auf sich ändernde und neu entstehende Aufgaben reagieren zu können. Die Methode kann im beruflichen Kontext eingesetzt werden, genau so gut aber auch im privaten Bereich.

Beispiele und Anwendung

Regelmäßig anstehende Aufgaben mit Hilfe der Vier-Felder Matrix oder der Eisenhower Methode priorisieren. Zum Beispiel jeden Morgen vor Arbeitsbeginn oder auch, wenn sich Situationen plötzlich und unerwartet ändern. Die Matrix kann gegebenenfalls auch gedanklich visualisiert werden.

Aufgaben der Priorität D

Aufgaben identifizieren, die sinnlos sind und Zeit kosten. Diesen Aufgaben keine Aufmerksamkeit mehr schenken, weil sie ablenken und Zeit stehlen, also ab in den Papierkorb. Dazu zählen:

• Während einer Tätigkeit immer wieder Internetseiten ansteuern, um kurz die Nachrichten zu überfliegen,
• den Wetterbericht zu lesen
• oder private E-Mails zu checken.
• Sich mit kursierenden Gerüchten beschäftigen.
• An Umfragen teilnehmen.

Aufgaben der Priorität C

Aufgaben identifizieren, die Zeit kosten und auch von anderen kompetenten Personen erledigt werden können. Diese Aufgaben tatsächlich delegieren, wenn möglich.

• Prüfen und Ordnen von Unterlagen,
• Telefonate führen,
• Terminieren,
• allgemeines Tagesgeschäft.

Aufgaben der Priorität B

Die Aufgaben identifizieren, die für das Erreichen persönlicher Ziele sehr wichtig sind, selber erledigt werden sollten und terminiert werden müssen, um sie im Auge zu behalten.

• Beziehungen zu neuen Kunden aufbauen.
• Einen Vortrag vorbereiten.
• Fachliche, inhaltliche Arbeiten, Projektarbeit.
• Sport treiben, Ausgleich schaffen, Freizeit, Erholung, Familie, Freunde.

Aufgaben der Priorität A

Die Aufgaben identifizieren, die sofort und selber ausgeführt werden sollten, weil ein Aufschieben zu negativen Konsequenzen führen kann, die Aufgabe sehr wichtig ist und eigene Kompetenz erfordert.

• Krisen
• Ein wichtiger Mitarbeiter ist plötzlich krank geworden.
• Im Rahmen eines anstehenden Vertragsabschlusses, wünscht ein Kunde innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf.

Weitere Informationen

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• Prioritäten setzen lernen mit der Postkorbübung im Assessment Center.