Buchhaltung, Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast buchen

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Die Umsatzsteuer, Vorsteuer und die Zahllast buchen lernen

Buchhaltung, Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast buchen
Buchhaltung, Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast buchen

Der Einkauf und Verkauf von Gütern und Dienstleistungen in Industriebetrieben oder Handelsunternehmen unterliegt zum großen Teil der Umsatzsteuer. Während im Verkauf die Umsatzsteuer oder oft auch Mehrwertsteuer genannt anfällt, gibt es im Einkauf die Vorsteuer. Die Vorsteuer kann geltend gemacht werden gegenüber dem Finanzamt. Wie das alles von statten geht, wie Sie die Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast in der Buchhaltung buchen lernen Sie in diesem Beitrag.

Das Wesen der Umsatzsteuer – Mehrwertschöpfung

Die Umsatzsteuer oder oft auch bezeichnet als Mehrwertsteuer wird erhoben auf den Mehrwert jeder Unternehmensstufe oder Mehrwertstufe, bei der Erzeugung von Gütern oder Dienstleistungen.

In folgender Grafik sehen Sie die Mehrwertschöpfung anhand eines Beispiels von der Urerzeugung bis zum Endverbraucher entsteht Gewinn und weitere Kosten, welche ein Gut teurer werden lassen. Die auf die Differenz entfallende Umsatzsteuer, nennt man Zahllast Die Zahllast ist also der Betrag, welche an das Finanzamt abzuführen ist. Die sogenannte Umsatzsteuer-Traglast ist der Wert, der als Umsatzsteuer auf jeder Stufe entsteht. Die Traglast wird noch mit der Vorsteuer verrechnet und bildet somit die Zahllast.

Die Mehrwertstufen der Umsatzsteuer mit Traglast, Vorsteuer, Zahllast und Mehrwert
Die Mehrwertstufen der Umsatzsteuer mit Traglast, Vorsteuer, Zahllast und Mehrwert

In diesem Beispiel finden Sie die Umsatzsteuer aller Stufen, diese entspricht der Umsatzsteuer-Traglast der letzten Stufe im Einzelhandel. Unternehmen behandeln die Umsatzsteuer als durchlaufenden Posten. Das bedeutet der Endverbraucher zahlt die volle Umsatzsteuer in Höhe von 266,00 €.

Dieses Beispiel der Mehrwertschöpfung können Sie sich kostenlos als Excel-Datei oder PDF-Datei downloaden.

Umsatzsteuer Zahllast berechnen Formel

Um die Zahllast der Umsatzsteuer, also der Betrag, welcher an das Finanzamt abzuführen ist, lässt sich wie folgt berechnen:

Formel: Zahllast = Umsatzsteuer-Traglast – Vorsteuer

Dieses Beispiel berechnet die Zahllast für den Einzelhändler, der die Umsatzsteuer des Großhändlers als Vorsteuer in Abzug bringen kann. Siehe hierzu die Grafik Mehrwertstufen.

Beispiel: Zahllast = 266,00 € – 161,50 € = 104,50 €

Somit hat der Einzelhändler eine Zahllast an das Finanzamt in Höhe von 104,50 € zu zahlen.

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Der Umsatzsteuersatz 7 % oder 19 %

In Deutschland ist der Umsatzsteuersatz mit 19% und 7% veranschlagt. Den allgemeinen Steuersatz von 19% Umsatzsteuer zahlen Sie auf die meisten Produkte und Dienstleistungen.

Der ermäßigte Steuersatz von 7% gilt für Güter und Dienstleistungen unter anderem mit folgenden Sachverhalten:

  • Lebende Tiere
  • Tierische Lebensmittel
  • Pflanzen und Gemüse
  • Genießbare Früchte und Nüsse
  • Genießbare tierische und pflanzliche Fette und Öle
  • Zucker und Zuckerwaren
  • Bücher, Zeitungen und andere Erzeugnisse (mit Ausnahmen)
  • Platten, Bänder, nicht flüchtige Halbleiterspeichervorrichtungen
  • Körperersatzstücke, orthopädische Apparate
  • Kunstgegenstände
  • Sammlungsstücke

Die vollständigen Sachverhalte  für die ermäßigte Umsatzsteuer von 7% erhalten Sie in einer Liste im Umsatzsteuergesetz der sogenannten Anlage 2 des Umsatzsteuergesetzes.

Die Definitionen für Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuer-Traglast, Umsatzsteuer-Zahllast

Hier finden Sie im Überblick nochmals die Definitionen für die Begriffe Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuer-Traglast, Umsatzsteuer-Zahllast.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist der Oberbegriff für die Besteuerung von Gütern und Dienstleistungen beim Verkauf.

Vorsteuer

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer im Einkauf von vorhergehenden Mehrwertstufen.

Umsatzsteuer-Traglast

Die Umsatzsteuer-Traglast ist die Umsatzsteuer der jeweiligen Mehrwertstufe.

Umsatzsteuer-Zahllast

Die Umsatzsteuer-Zahllast ist die Umsatzsteuer verrechnet mit der Vorsteuer der vorhergehenden Mehwertstufe. Dieser Betrag ist an das Finanzamt abzuführen.

Den Unterschied zwischen den Begriffen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer finden Sie in den Fragen und Antworten auf der Bildungsbibel erklärt.

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Die Vorsteuer buchen lernen

Das Vorsteuerkonto ist in der Buchhaltung ein Bestandskonto. Das Konto wird als Aktivkonto geführt und dementsprechend finden die Regeln für das Bestandskonto buchen ihre Anwendung. Die Vorsteuer wird somit auf der Sollseite des Kontos gebucht. Hierbei ist auch die Rechnungsprüfung wichtig und die Bestandteile, welche eine Rechnung besitzen muss. Die Bestandteile einer Rechnung und eine Rechnungsvorlage finden Sie im Beitrag Rechnung schreiben.

Beispiel für das Vorsteuer buchen und Buchungssatz

Anhand dieses Beispiels lernen Sie den Buchungssatz für das Vorteuer buchen.

Beispiel: Der Unternehmer A kauft beim Unternehmer B Ware im Wert von 10000,00 € ein. Die darauf entfallende Umsatzsteuer beträgt 1900,00 €. A kauft auf Ziel.

Buchungssätze

  • Wareneingang an Verbindlichkeiten a. LL 10000,00 €
  • Vorsteuer an Verbindlichkeiten a. LL 1900,00 €

Sie können bei der Bildung  von Buchungssätzen auch den zusammengesetzten Buchungssatz wählen.

Die Vorsteuer buchen am Beispiel
Die Vorsteuer buchen am Beispiel

In diesem Beispiel wird die Vorsteuer im Soll gebucht. Der Nettopreis der Ware geht auf das Konto Wareneingang ebenfalls ins Soll, da dies ein Aufwandskonto ist. Den Wareneingang buchen lernen. Das Gegenkonto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen wird genutzt, da der Unternehmer A auf Ziel (Warenkredit) kauft. Somit ist die Vorsteuer verbucht.

Weitere Merkmale beim verbuchen der Vorsteuer

Beim Buchen der Vorsteuer gibt es weitere Merkmale und wichtige Sachverhalte zu beachten. Dazu zählen unter anderem folgende Punkte:

  • Kleinbetragsrechnung sind Rechnungen oder Quittungen die einen Bruttobetrag von 150,00 € nicht übersteigen. Für Kleinbetragsrechnungen gilt, das der Umsatzsteuerbetrag nicht gesondert ausgewiesen werden muss. Somit muss der Umsatzsteuerbetrag mit Hilfe des Umsatzsteuersatzes herausgerechnet werden. Am einfachste lässt sich das praktizieren mit der Prozentrechnung.
  • Es kann vorkommen, dass die Vorsteuer nicht abziehbar ist. Somit ist es nötig die Vorsteuer mit auf das jeweilige Aktivkonto oder Aufwandskonto zu buchen. Dadurch erhöhen sich die Anschaffungskosten für zum Beispiel Rohstoffe, Betriebsstoffe oder Waren.
  • Darüber hinaus gibt es noch Sonderregelungen bei Fahrzeugen, welche auch Privat genutzt werden oder bei geleisteten Anzahlungen, etc.

Die Umsatzsteuer buchen lernen

Das Umsatzsteuerkonto ist in der Buchhaltung ein Bestandskonto. Das Konto wird als Passivkonto geführt und dementsprechend finden die Regeln für das Bestandskonto buchen ihre Anwendung. Die Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuer-Traglast wird somit auf der Habenseite des Kontos gebucht.

Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung

Grundsätzlich werden zwei Arten der Versteuerung von Umsätzen unterschieden, die Soll-Versteuerung und die Ist-Versteuerung. Während die Soll-Versteuerung die Fälligkeit der Umsatzsteuer zu vereinbarten Entgelten festlegt, ist die Ist-Versteuerung auf die vereinnahmten Entgelte ausgelegt. Im § 20 UStG ist die Ist-Versteuerung, als die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten.

Die Bedeutung der Soll-Versteuerung ist für kleine Unternehmen meist weniger geeignet, da die Umsatzsteuer mit Erstellung der Rechnung schon fällig wird, obwohl der Rechnungsbetrag noch nicht gezahlt wurde. Somit muss ein Unternehmen bei der Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer vorfinanzieren. Kleinunternehmen wählen also besser die Ist-Besteuerung, da die Umsatzsteuer hier erst fällig wird, wenn die Zahlung vereinnahmt wurde.

Nettoverfahren oder Bruttoverfahren beim Buchen der Umsatzsteuer

Beim Buchen der Umsatzsteuer ist weithin eine Unterscheidung nach Nettoverfahren und Bruttoverfahren möglich.

  • Beim Nettoverfahren werden die Buchungen getrennt nach Nettopreis und Umsatzsteuer. Hier wird also schon bei der Buchung direkt gesplittet und somit die Umsatzsteuer direkt gebucht.
  • Das Bruttoverfahren sieht keine Splittung vor, sondern der Bruttobetrag wird gebucht. Erst nach bestimmten Zeiträumen (monatlich, vierteljährlich), und meist zusammenhängend mit der Abführung der Umsatzsteuer-Zahllast, wird die Umsatzsteuer aus den Bruttobeträgen herausgezogen und gesondert verbucht. Das Bruttoverfahren ist gerade bei kleinen aber vielen Beträgen von Vorteil. Jedoch spielt es eine immer geringere Rolle, da die meisten Warenwirtschaftssysteme auch das Nettoverfahren durchführen können und die Buchungen sowie automatisch erledigt werden. Bei kleineren Einzelhandelsunternehmen kann es durchaus noch sinnvoll und zeit ersparend sein.

Beispiel für das Umsatzsteuer buchen und Buchungssatz

Anhand dieses Beispiels lernen Sie den Buchungssatz für das Umsatzsteuer buchen.

Beispiel: Der Unternehmer B verkauft an Unternehmer A Ware im Wert von 10000,00 € ein. Die darauf entfallende Umsatzsteuer beträgt 1900,00 €. B verkauft auf Ziel.

Buchungssätze

  • Forderungen a. LL an Umsatzerlöse 10000,00 €
  • Forderung a. LL an Umsatzsteuer 1900,00 €

Sie können bei der Bildung  von Buchungssätzen auch den zusammengesetzten Buchungssatz wählen.

Das Umsatzsteuer buchen am Beispiel
Das Umsatzsteuer buchen am Beispiel

In diesem Beispiel wird die Umsatzsteuer im Haben gebucht. Der Nettopreis der Ware geht auf das Konto Umsatzerlöse ebenfalls ins Soll, da dies ein Ertragskonto ist. Die Erlöse buchen lernen. Das Gegenkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird genutzt, da der Unternehmer B auf Ziel (Warenkreditgewährung) verkauft. Somit ist die Umsatzsteuer verbucht.

Umsatzsteuer-Vorauszahlung, Vorsteuer und Umsatzsteuer verrechnen und umbuchen

Bei der Umsatzsteuer-Vorauszahlung gibt es bestimmte Fristen und Perioden für die Voranmeldung der Zahllast. Die Voranmeldungszeiträume sind im § 18 UStG geregelt und besagen für das Jahr 2016:

  • Im Kalendervierteljahr muss die Vorauszahlung geleistet werden, wenn die Zahllast nicht über 7500,00 € liegt
  • Monatsweise muss die Voranmeldung abgeben werden, wenn die Zahllast 7500,00 € übersteigt.
  • Voranmeldung entfällt oder wird befreit durch das Finanzamt, wenn die Zahllast 1000,00 € nicht übersteigt.

Die Zahllast muss dabei bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt eingegangen sein.

Umsatzsteuer und Vorsteuer verrechnen, umbuchen und abschließen

Beim Abschließen des Kontos Umsatzsteuer und Vorsteuer ist es wichtig, dass die beiden Konten zuvor verrechnet und umgebucht sind, bevor die Konten abgeschlossen werden. Dabei kann es vorkommen, dass eine sonstige Verbindlichkeit oder eine sonstige Forderung gegenüber dem Finanzamt entsteht. Die sonstige Forderung oder sonstige Verbindlichkeit wird in der Bilanz ausgewiesen. Das Konto Vorsteuer oder Umsatzsteuer wird an das Schlussbilanzkonto gebucht, da es sich bei beiden Konten um Bestandskonten handelt.

Vorgehensweise bei der Verrechnung der Vorsteuer mit Umsatzsteuer Beispiel 1 – Zahllast

Die Summe der Vorsteuer beträgt 10000,00 €, die Summe der Umsatzsteuer-Traglast beträgt 15000,00 €. Somit erkennen wir das die Summe der Umsatzsteuer größer ist als die der Vorsteuer.  Das bedeutet, wir müssen das Vorsteuerkonto über das Umsatzsteuerkonto abschließen. Hier entsteht also eine Zahllast (Saldo) in Höhe von 5000,00 €.

Buchungssatz

  • Umsatzsteuer an Vorsteuer 5000,00 €
Vorsteuer auf Umsatzsteuer buchen Beispiel
Vorsteuer auf Umsatzsteuer buchen Beispiel

Hier entsteht zum Jahresende eine sonstige Verbindlichkeit bzw. eine Zahllast. Die Vorsteuer wird als sonstige Verbindlichkeit in der Bilanz ausgewiesen.

Vorgehensweise bei der Verrechnung der Umsatzsteuer mit der Vorsteuer Beispiel 2 – Vorsteuerüberhang

Die Summe der Vorsteuer beträgt 20000,00 €, die Summe der Umsatzsteuer-Traglast beträgt 13000,00 €. Somit erkennen wir das die Summe der Vorteuer größer ist als die der Umsatzsteuer.  Das bedeutet, wir müssen das Umsatzsteuerkonto über das Vorsteuerkonto abschließen. Hier entsteht also ein Vorsteuerüberhang (Saldo) in Höhe von 7000,00 €.

Buchungssatz

  • Umsatzsteuer an Vorsteuer 7000,00 €
Umsatzsteuer auf Vorsteuer buchen Beispiel
Umsatzsteuer auf Vorsteuer buchen Beispiel

Hier entsteht zum Jahresende eine sonstige Forderung bzw. ein Vorsteuerüberhang. Die Vorsteuer wird als sonstige Forderung in der Bilanz ausgewiesen.

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