Stakeholderanalyse Projektmanagement, Stakeholder, Typen, Durchführung, Maßnahmen

Stakeholder und Stakeholderanalyse

Die Stakeholderanalyse gehört zu den wichtigsten Schritten zum Projektbeginn eines gut funktionierenden Projektmanagements. Je nach Komplexität des Projektes und des Projektumfeldes sollte sie rudimentärer oder umfassender ausfallen.

Als Stakeholder werden Personen oder Personengruppen bezeichnet, welche ein Interesse am Projekt und seinem Erfolg oder Misserfolg haben. Das heißt sie können direkt beteiligt, nur interessiert oder auch direkt vom Projekt betroffen sein. Somit sind sie ein gewichtiger Anteil im Projektumfeld, worunter die Umgebung des Projektes verstanden wird.

Interessen der Stakeholder

Die Auswirkungen oder Interessen hinsichtlich des Projektes können verschiedener Natur sein:

• technisch
• finanziell
• kulturell
• politisch
• juristisch
• vertraglich,
• organisatorisch,
• oder ästhetisch
• usw.

Kurz gesagt: Da unter den Stakeholdern immer auch Personen oder Personengruppen sind, welche ein Projekt zum Scheitern bringen können, ist die Stakeholderanalyse im Projektmanagement von solch enormer Wichtigkeit.

Stakeholder unterscheiden sich in fünf Typen oder Arten

Stakeholder können in fünf Typen oder Arten eingeteilt werden:

• Kunden – Natürlich ist der Kunde einer der wichtigsten Stakeholder, ob er nun als Auftraggeber, Betreiber, Geldgeber oder Nutzer in Erscheinung tritt.
• Mitarbeiter – Stakeholder sind auch die Mitarbeiter des Projektes, welche aus allen Angehörigen von einem Projektteam sowie den unterstützenden Linien- oder Stabsstellen der Aufbauorganisation stammen können. Beispiele hierfür sind der Controller oder der Betriebsrat.
• Eigentümer – Auch der oder die Eigentümer des Unternehmens, in welchem das Projekt umgesetzt wird, gehören zur Gruppe der Stakeholder.
• Dienstleister oder Zulieferer – Ebenso zählen Dienstleister und Zulieferer zum Projekt, so zum Beispiel Berater und Versicherer, aber auch Banken und Handelspartner.
• Gesellschaft – Schlussendlich kann auch die Gesellschaft als Stakeholder erscheinen und zwar in Form einer Bürgerinitiative, den Medien, den Anwohnern oder in Form von Behörden etc..

Durchführung der Stakeholderanalyse

Idealerweise wird, wie schon erwähnt, zum Projektstart das Projektumfeld analysiert. Da verschiedene Stakeholder verschiedene Erwartungshaltungen an das Projekt haben werden und in unterschiedlichem Ausmaß zum Gelingen, wie zum Scheitern des Projektes, beitragen können, müssen alle wesentlichen Erwartungen und Projektrisiken berücksichtigt werden. Natürlich müssen der Auftraggeber als Kunde und dessen Ziele mit dem Projekt an erster Stelle stehen, doch auch alle anderen wesentlichen Projektinteressenten gehören dazu.

Oft haben die verschiedenen Stakeholder divergierende Erwartungshaltungen an das Projekt, zum Beispiel kann der Geschäftsführung bei einem Personalabbauprojekt an der Reduzierung der Personalkosten gelegen sein und dem Betriebsrat an der Erhaltung des sozialen Friedens. Daher müssen sämtliche Erwartungen im Detail herausgearbeitet werden.

Je nach Komplexität des Projekts oder der Erwartungen kann auch ein weiterer Grad der Detaillierung in Form einer Betroffenheitsanalyse Sinn machen. Dabei werden den Projektinteressenten oder Stakeholdern diverse Aspekte der Betroffenheit zugeordnet, so zum Beispiel Punkte wie Verantwortung, Fremdkontrolle, Einfluss etc., und hinsichtlich des Grads und der Art der Betroffenheit bewertet.

Beispiel einer Betroffenheitsanalyse

Ein Beispiel für die Betroffenheitsanalyse: Ein wichtiger Mitarbeiter des Projekts hegt hohe Erwartungshaltungen an das Projekt in Bezug auf seine Aufstiegschancen im Beruf. Wird diese Erwartungshaltung nachträglich enttäuscht, kann eine innere Kündigung vom Arbeitsvertrag die Folge sein, das eigentliche Projekt ist somit unter Umständen nicht unmittelbar gefährdet, ein Nachfolgeprojekt aber schon.

An diesem Beispiel lässt sich gut erkennen, dass eine umfassende Betroffenheitsanalyse wertvollen Aufschluss über das Projekt und das Unternehmen gefährdende Entwicklungen geben kann. Gerade bei Reorganisationsprojekten ist eine Betroffenheitsanalyse daher von hoher Bedeutung!

Maßnahmen der Stakeholderanalyse

Sind die Stakeholder und ihre Interessen oder deren Betroffenheit ermittelt worden, können weitere Schritte oder Erkenntnisse aus den erhobenen Daten entnommen und geeignete Maßnahmen eingeführt werden.

So kann sicher beurteilt werden, ob ein Stakeholder dem Projekt positiv oder negativ gegenübersteht. Zudem können Macht und Einfluss der jeweiligen Stakeholder auf das Projekt eingeschätzt werden. Somit können die Verhaltensweisen welche an den Tag gelegt werden, besser erkannt werden.

Konkrete Maßnahmen

Aus diesen Erkenntnissen können konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, welche den Projekterfolg helfen zu sichern indem der Projektleiter ein aktives Risikomanagement betreibt. In großen Projekten verwendet man daher oft Szenariotechniken, mit welchen man potenzielle problematische Situationen spielerisch durchgeht, dadurch können im Projektverlauf später auftretende reale Probleme adäquat behandelt werden.

Projektstrategien planen

Konkrete Strategien für alle Stakeholdergruppen können auf diese und andere Weise vorab bestimmt und beschlossen werden. Zum Beispiel können wöchentliche Statusberichte an die misstrauische Geschäftsführung, umfangreiche Informationsveranstaltungen für die betroffenen Mitarbeiter oder Anwohner durch Besuche vom Außendienst das nötige Vertrauen in das Projekt einbinden. Siehe hierzu auch die Umweltanalyse im strategischen Management.

Vorsorgepläne und Sofortmaßnahmen

Im Rahmen einer kohärenten Stakeholderanalyse wird deutlich, welche Gruppen besonders im Fokus der Maßnahmen eines effizienten Risikomanagements stehen müssen. Das bedeutet insbesondere ein präventiv aktives Risikomanagement zu betreiben. Die Vorsorgepläne und Sofortmaßnahmen wurden gleichermaßen aufgesetzt, so dass sie bei Notwendigkeit aus der Schublade gezogen werden können.

• Dabei sind unter Vorsorgeplänen alle Maßnahmen zu verstehen, welche potenzielle Probleme präventiv verhindern oder zumindest abmildern können.
• Die Sofortmaßnahmen treten dann in Kraft, wenn die Probleme trotz der Präventivmaßnahmen akut werden.

Probleme der Stakeholderanalyse

Erfahrene Projektleiter wissen, dass auch die umfassendste Stakeholderanalyse eine Momentaufnahme darstellt: Interessenlagen können sich während eines Projektes ändern, neue Stakeholder hinzukommen etc., daher ist die Stakeholderanalyse wie der Projektstrukturplan auch ein lebendiges Instrument und muss immer wieder überprüft und ggf. angepasst werden.

Zudem kann es sein, dass einem Projekt verdeckter und nicht offener Widerstand entgegengebracht wird, zum Beispiel das Zerreden von Beschlüssen, Boykott von Sitzungen oder das Hinauszögern von Entscheidungen. Dieses Verhalten entsteht meist aus dem zugrunde liegenden emotionalen Befindlichkeiten, welche im Vorfeld nicht hinreichend bestimmt wurden. Rollenspiele könnten hier unter Umständen helfen, sich in die Lage der Betroffenen zu versetzen, auch daher ist eine frühzeitige, gründliche und offene Analyse aller Stakeholder für den Projekterfolg so wichtig.

Fazit zur Stakeholderanalyse

Die Stakeholderanalyse sollte am Beginn jedes wichtigen und/oder komplexen Projekts stehen. Jedes Projekt wird auch Krisensituationen erleben, in welchem die Stakeholderanalyse, wenn sie umfassend und gründlich durchgeführt wurde, hilfreich sein kann. Liebhaber des Prinzips Abenteuer mögen weiter von ihr Abstand nehmen, für Anhänger des Prinzips Safety first wird sie weiter unabdingbar sein.

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