Projektmanagement lernen, Vorgehensmodell und Evaluation

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Das Projektmanagement – Projekte gekonnt meistern

Projektmanagement Vorgehensmodell und Evaluation - Management lernen
Projektmanagement Vorgehensmodell und Evaluation – Management lernen

Unter Projektmanagement wird ganz allgemein das Führen bzw. Organisieren von Projekten und der Einsatz dieser unterstützender Techniken und Mittel verstanden. In einer genaueren Unterteilung kann man es auch als Kombination aus funktionalem Management (die Prozesse um Aufgaben im Projekt betreffend) und institutionellem Management (die Personengruppen im Projekt, die Managementaufgaben wahrnehmen, betreffend) verstehen. Unabhängig von vielen verschiedenen Projektarten (IT, Bau etc.) bzw. Vorgehensmodellen und dem zu berücksichtigenden Projektumfeld, kann das operative Projektmanagement übergreifend wie folgt beschrieben werden:

Hier lernen Sie mehr zu den Themen Stakeholderanalyse, den Projektzielen und Projektrisiken, dem Projektstrukturplan, der Netzplantechnik und den Meilensteinen, der Kosten- und Einsatzmittelplanung, dem Projekte führen, zur Projektsteuerung und -controlling sowie zum Abschluss von Projekten.

Projekte managen – Von A bis Z oder: Aller Anfang ist planbar

Steht die Projektart fest, wird (im Rahmen der Notwendigkeit) normalerweise eine Stakeholderanalyse vorgenommen, das heißt es werden die bestehenden Projektinteressenten und deren Interessen identifiziert. Rechtliche Aspekte bedürfen ggf. auch der Klärung, was aber normalerweise keine inhärente Aufgabe der Projektleitung darstellt.

Projektziele definieren und Projektstart

Da über Projekterfolg und –misserfolg allein die Zielerreichung maßgeblich etwas aussagen kann, steht eine genaue Bestimmung der (messbaren) Projektziele normalerweise ebenfalls am Anfang eines Projekts (und wird trotzdem gerne stiefmütterlich behandelt, aber dies nur nebenbei). Die erwähnten Ziele werden also idealerweise zum Projektstart von den Projektbeteiligten bzw. dem Projektteam aufgesetzt.

  • In dieser Phase werden üblicherweise auch die typischen Projektrisiken und gegebenenfalls notwendige Gegenmaßnahmen bestimmt, d.h. analysiert und bewertet. Ein Projektstrukturplan gliedert in unterschiedlichsten Formen je nach Projekt dieses in die verschiedenen Aufgaben und deren Verantwortlichkeiten auf.
  • Arbeitspaketbeschreibungen sind dabei in projektnotwendiger Detaillierung vorzunehmen, wobei der Projektstrukturplan im Idealfalle ein lebendiges, d.h. sich mit dem Projektverlauf veränderndes Produkt ist. Das Gleiche trifft auf die Ablauf- und Terminplanung zu, bei der mit verschiedenen Methoden wie der Netzplantechnik die Termine bzw. Meilensteine des Projekts fest- und dargelegt werden.
  • Eine Kosten- und Einsatzmittelplanung schließt mit einer Schätzung der Projektkosten bzw. der Verfolgung derselben über den Projektverlauf die vorbereitenden und planenden Schritte im Projektmanagement ab.

Projekte managen und evaluieren – Von Z bis A oder: Auch das beste Planen ersetzt nicht das Leiten

An einer umfassenden Planung ist noch kein Projekt gescheitert (wohl aber an einer unvollständigen). Doch auch die beste Planung ersetzt nicht die operativen Tätigkeiten im Projekt, die verschiedenster Art sind:

  • Da wäre natürlich das Führen des Projektteams, was je nach Zusammensetzung eine Bereicherung wie auch eine Belastung für den Projektleiter sein kann (der freilich auch nur ein Mensch ist, also grundsätzlich fehlerbehaftet). Doch Scherz beiseite: Ein qualifiziertes Team zu führen, zu motivieren und (wo notwendig) auch voranzutreiben ist eine überaus wichtige Aufgabe des Managements und mitentscheidend für den Erfolg.
  • Für welchen auch die Projektkommunikation nach Innen wie Außen (das richtige Maß an Offenheit und Vertraulichkeit) sowie der adäquate Umgang mit normalerweise immer irgendwann auftretenden Krisen und Konflikten verantwortlich zeichnen. Der Dynamik von Konflikten kann aber normalerweise durch eine professionelle und offene Kommunikation in einem gewissen Rahmen vorgebeugt werden.
  • Natürlich sind in den operativen Tätigkeiten auch das Konfigurations- und Änderungsmanagement (also das u. U. notwendige Abändern von Dokumenten etc.) und die Aufgaben des Qualitätsmanagementsystems enthalten. Ein gutes QM wird dabei über eine strategische wie operative Komponente verfügen und sich realitätsnah möglichst an „Null Fehler“ orientieren.
  • Die beständige Fortschrittskontrolle und situativ und (bestenfalls) intelligent eingesetzte Projektsteuerung oder Projektcontrolling von Oben runden das Bild des operativen Projektmanagements ab. Schlussendlich ist auch die IT-Komponente bzw. Software in Form von Steuerungs- und Dokumentationsinstrumenten ein selbstverständlicher Bestandteil eines modernen Managements (so gibt es bereits eine Fülle an Projektmanagement Software).
  • Im Projektabschluss findet das Projekt idealerweise sein Ende, in dem nicht nur in einer Abschlusssitzung Teammitgliedern und Stakeholdern der Erfolg verkündet, sondern auch eine umfassende Fehleranalyse bzw. Betrachtung der wesentlichen Projekterfahrungen vorgenommen wird, aus welchen man für künftige Fälle lernen kann.

Fazit

Wie dargestellt, sind unter Projektmanagement somit alle Aufgaben, Mittel, Methoden und Instrumente zu verstehen, welche zur Vorbereitung, Planung und Durchführung eines Projekts beitragen. Ein erfahrener bzw. lernbereiter Projektleiter sowie eine gute Vorbereitung sind dabei wesentliche Komponenten für den Projekterfolg.

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