Die permanente Inventur ist ein dynamisches und fortlaufendes Verfahren der Bestandsaufnahme, das Unternehmen die Möglichkeit bietet, ihr Inventar über das ganze Jahr hinweg zu erfassen und zu aktualisieren.
Dieser Artikel gibt Ihnen einen detaillierten Einblick in die permanenten Inventurmethoden, diskutiert ihre Vorteile – wie die Vermeidung großer Jahresend-Inventuren – und erörtert ebenso die damit verbundenen Herausforderungen.
Zudem illustrieren wir das Konzept anhand eines Beispiels und beleuchten die Grenzen, die diese Methode in bestimmten Unternehmenskontexten mit sich bringen kann.
Inhalt
Permanente Inventur
Definition: Die Durchführung einer permanenten Inventur bedeutet, dass sie fortlaufend während des ganzen Jahres bis zum Bilanzstichtag erfolgt. Im Gegensatz zur Inventur am Stichtag wird die Aufnahme der Bestände jedes Produkts an einem beliebigen Tag während des Jahres vorgenommen.
Zu beachten ist jedoch, dass hier lediglich die körperliche Inventur, also die mengenmäßige Inventur der Waren und der Materialien der Fertigung gemeint ist. Denn die buchmäßige Inventur, also die Überführung in die Bilanz, findet erst zum Ende des Wirtschaftsjahres statt. Sobald eine körperliche Inventur durchgeführt wurde, wird sie bis zum Bilanzstichtag fortgeschrieben.
Belege dokumentieren die Bestände
Während dieses Zeitraums müssen Sie sämtliche Abgänge und Zugänge mit Belegen dokumentieren können. Der Gesetzgeber ist hier sehr streng, denn er fordert neben der Angabe von Art, Menge und Datum auch eine 10-jährige bzw. 6-jährige Frist für die Aufbewahrung der Belege.
Kontrolle der permanenten Fortschreibung
Zusätzlich verlangt der Gesetzgeber, dass Sie einmal während des Jahres eine Kontrolle der permanenten Fortschreibung durchführen. Dies bedeutet, dass ein Abgleich zwischen der im Zuge der körperlichen Inventur ermittelten Werte und dem Buchbestand vorzunehmen ist. Sollte es dabei zu Abweichungen kommen, müssen die Buchbestände im Unternehmen korrigiert werden.
Möglichkeiten der Anwendung
Die permanente Inventur bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten und kann grundsätzlich für alle Arten von Wirtschaftsgütern angewandt werden. Ob Rohstoffe, Halbfertig- oder Fertigprodukte – diese Methode ermöglicht es Unternehmen, Bestände kontinuierlich zu erfassen und zu bewerten. Dadurch ist eine aktuelle und genaue Übersicht der Bestände über das gesamte Geschäftsjahr hinweg gegeben. Ein solcher Ansatz unterstützt nicht nur das effektive Lagermanagement, sondern trägt auch zur Optimierung des Ressourceneinsatzes und zur Reduktion von Kapitalbindungskosten bei.
Ausnahmen
Ausgenommen davon sind besonders wertvolle Gegenstände des Vermögens. Darüber hinaus darf die permanente Inventur auch nicht bei Waren mit unkontrollierten Zu- bzw. Abgängen eingesetzt werden. Darunter sind Güter zu verstehen, die leicht verderblich bzw. zerbrechlich sind oder verdunsten bzw. an Gewicht verlieren können. In diesen Fällen ist eine Anwendung nur dann möglich, wenn der Betrieb über exakte Erfahrungswerte bezgl. der Abgänge der Gegenstände hat.
Vorteile der permanenten Inventur
Sie erfahren hier mehr zu den Vorteilen der permanenten Inventur:
Zeitpunkt ist frei wählbar
Der größte Vorteil liegt auf der Hand: Die körperliche Bestandsaufnahme kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Kein Stress mehr zum Ende des Jahres, keine Hektik und keine schlaflosen Nächte aufgrund einer bevorstehenden Inventur.
Doch das ist nicht alles! Auch die Handlungen der Inventur können über das ganze Jahr verteilt werden. Kein langes Warten auf den einen Tag im Jahr, an dem alles erfasst werden muss. Nein, die permanente Inventur ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung des Bestandes und somit eine bessere Planung und Steuerung des Unternehmens.
Kein Zeitdruck
Eine permanente Inventur bietet zahlreiche Vorteile, die nicht zu unterschätzen sind. Durch den Wegfall des Zeitdrucks können qualifizierte Mitarbeiter eingesetzt werden, die sich rundum auf die Aufgabe konzentrieren können. Dadurch sind bessere Ergebnisse und eine geringere Fehlerquote zu erwarten.
Zudem ermöglicht die permanente Inventur eine ständige Kontrolle des Lagerbestands, was eine effiziente Planung und Steuerung des Warenflusses ermöglicht. Somit ist die permanente Inventur nicht nur eine zeitgemäße und moderne Methode der Bestandsaufnahme, sondern auch ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Unternehmensstrategie.
Aufwand der Arbeit ist minimiert
Eine permanente Inventur kann eine zeitaufwendige Angelegenheit sein, die viel Planung und Organisation erfordert. Doch es gibt einen einfachen Trick, um den Aufwand zu minimieren: Führen Sie die Inventur bei niedrigen Beständen an Waren durch. Dadurch können Sie Zeit und Ressourcen sparen und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Eine gut durchdachte Inventur ist unerlässlich für jedes Unternehmen, um den Überblick über die Bestände zu behalten und Engpässe zu vermeiden. Nutzen Sie also die Möglichkeit, den Aufwand zu minimieren und Ihre Arbeit effizienter zu gestalten.
Kein Stillstand im Betrieb durch die permanente Inventur
Dank der permanenten Inventur ist es möglich, die Abläufe stetig zu optimieren und gleichzeitig den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten. Die Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren, ohne durch zeitraubende Inventuren unterbrochen zu werden.
Die permanente Inventur ermöglicht es, jederzeit einen genauen Überblick über den Bestand zu haben und somit kann schnell auf Veränderungen reagiert werden. So können den Kunden jederzeit eine schnelle und zuverlässige Lieferung garantiert werden.
Nachteile der permanenten Inventur
Ein Problem bzw. diese Nachteile ergeben sich bei der permanenten Inventur:
Hoher Aufwand
Hoher Aufwand für lückenlose Erfassung: Die permanente Inventur erfordert eine kontinuierliche und präzise Erfassung der Bestände, um korrekte Daten zu gewährleisten. Diese Anforderung kann einen hohen Aufwand in Bezug auf Personal und Zeit mit sich bringen. Moderne Warenwirtschaftssysteme (WWS) und der Einsatz entsprechender Technologien können diesen Aufwand reduzieren, dennoch bleibt die Notwendigkeit einer zuverlässigen Dokumentation und Kontrolle bestehen.
Anwendbarkeit
Eingeschränkte Anwendbarkeit: Auch wenn die permanente Inventur eine breite Palette von Wirtschaftsgütern abdecken kann, stößt sie bei bestimmten Produkten oder unter speziellen Bedingungen an ihre Grenzen. Beispielsweise können fluktuierende oder schwer zu zählende Güter wie Flüssigkeiten oder Massengüter in loser Schüttung Herausforderungen darstellen. Ebenso kann die Inventur bei sehr hohem Warenumschlag oder bei Gütern, die einer schnellen Verderblichkeit unterliegen, komplexer sein.
Diese Nachteile machen deutlich, dass die permanente Inventur zwar viele Vorteile mit sich bringt, sie jedoch nicht universell für jedes Unternehmen oder jeden Produkttyp die geeignetste Methode sein muss. Es ist wichtig, eine ausgewogene Entscheidung zu treffen, die die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und die Besonderheiten der Bestände berücksichtigt.
Beispiel
Stellen Sie sich ein Einzelhandelsgeschäft für Wintersportartikel vor, das im Sommer geringeren Kundenverkehr und somit eine ruhigere Geschäftszeit erlebt. Diese Phase nutzt das Geschäft strategisch, um für jedes Produkt eine genaue Bestandsaufnahme durchzuführen. Dabei wird der aktuelle Lagerbestand präzise erfasst und im Warenwirtschaftssystem (WWS) festgehalten. Während der folgenden Monate – also bis zum Bilanzstichtag am 31. Dezember des Jahres X0 – werden alle produktbezogenen Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert.
Zu diesen Vorfällen zählen unter anderem Warenzugänge durch neue Lieferungen und Abgänge durch Verkäufe, welche sorgfältig mit Belegen versehen und im System verbucht werden. Am Jahresende erfolgt dann die Übersicht aller Bewegungen und deren Auswirkungen auf den Anfangsbestand, welche als fortgeschriebener Endbestand in die Bilanz Eingang finden. Das WWS bietet dabei die nötige Übersicht und Genauigkeit, um eine korrekte Bestandsbewertung für den Jahresabschluss sicherzustellen.
Inventurarten
Hier finden Sie weitere Verfahren der Inventur mit deren Merkmalen, Vorteilen und Nachteilen erklärt:
- Die verlegte Inventur bietet einen größeren Spielraum als andere Verfahren.
- Die Stichtagsinventur ist die klassische Variante zum Ende des Jahres.
- Weiterhin finden Sie die Stichprobeninventur erklärt.
- Mehr zum Thema Buchhaltung lernen können Sie hier.