ALPEN Methode, Ablauf, Anwendung, Beispiel einfach erklärt

Alpen Methode

In puncto Selbstmanagement gibt es einige Methoden, die überaus hilfreich sind, um den Tagesablauf zu planen und zu gestalten. Im Zusammenhang mit dem Begriff Selbstmanagement ist die Alpen Methode von Lothar Seiwert äußerst einleuchtend. Sie kann in nur wenigen Minuten pro Tag dazu verhelfen, einen effektiven schriftlichen Tagesplan zu erstellen.

Ablauf der Alpen Methode

Bei der ALPEN Methode handelt es sich um ein Akronym, dass eine Art Tagesplan zum Selbstmanagement beinhaltet. Der Plan ist genauso einfach wie effektiv und wird daher gern angewendet. Diese Methode lässt sich auch gut mit anderen kombinieren und bietet eine Art Grundgerüst zum Selbstmanagement.

• A = Aufgaben notieren
• L = Länge zur Erledigung einschätzen
• P = Pufferzeiten für Unvorhersehbares einplanen (verplante Arbeitszeit sollte nicht mehr als 60 Prozent betragen)
• E = Entscheidungen treffen und somit priorisieren
• N = Nachprüfung oder Nachkontrolle (Was wurde erreicht und was nicht? Wo gab es Probleme)

Aufgaben – A

Der Arbeitsalltag ist nicht selten mit Stress verbunden. Ein anstrengender Tag ist geschafft und ein weiterer mühsamer Arbeitstag steht an. So kreisen die Gedanken oft in einer Endlosschleife. Man findet weder den notwendigen Schlaf noch ist man imstande, die Gedanken zu bündeln und auf den kommenden Tag hin zu fokussieren.

Bei der Alpen-Methode erweist sich das genaue Aufschreiben aller anstehenden Termine und Vorhaben als hervorragende Idee, indem man die Dinge im Kopf notiert, erstellt man sich einen schriftlichen Plan für den nächsten Tag. Auf diese Weise klappt es auch mit dem Einschlafen. Man beginnt mit einer To-Do-Liste, notiert sich die Termine, die schon fix feststehen. Man schreibt alle geplanten Aufgaben und Aktivitäten auf und hält die anzugehenden Brief- sowie Emails-Bearbeitungen und Anrufe schriftlich fest.

Auch erledigte Aufgaben sollten in die Liste einfließen. Nach der erfolgten Auflistung, die in der Regel spontan aus dem Kopf entsteht, können die Termine und Aktivitäten schnell nach ähnlichen Tätigkeiten gruppiert werden. Das schafft einen besseren Überblick, was die konkrete Tagesplanung betrifft.

Länge der Aufgaben einkalkulieren – L

Nimmt man sich zu viele Dinge vor und hat für diese zu wenig Zeit, dann sorgt das für Stress und Frustration. Das Selbstwertgefühl leidet darunter. Das Einschätzen, wie lange ein Termin dauert oder wie viel Zeit man für Aktivitäten und Erledigungen benötigt, ist ein wesentliches Element der Alpen Methode.

Die Erledigungsdauer möglichst realistisch einzuschätzen, mag sich zu Anfang oder auch hin und wieder als schwierig erweisen. Deshalb ist es ratsam, die Zeit nicht zu knapp zu bemessen. Mehr Zeit einzukalkulieren, wirkt sich auf das Selbstmanagement meist sehr günstig aus. Am besten ist es, die Termine mit genauer Uhrzeit schriftlich zu fixieren und dabei für sich selbst ein Zeitlimit vorzugeben. Jede Erledigung und jedes Vorhaben sollte als Vorgabe zwar ambitioniert, aber nie unrealistisch sein. Hinter jeder einzelnen aufgeschriebenen Aufgabe sollte man die geschätzte Zeitdauer notieren.

Ein altes Gesetz besagt, dass Menschen, die innerhalb einer vorgegebenen Zeit Aufgaben erledigen müssen, schneller, besser und konzentrierter arbeiten. Selbst das richtige Einschätzen des Arbeitsaufwandes für eine Tätigkeit muss jedoch erlernt werden. Bei der Zeitabschätzung geht es nicht nur darum, wie lange etwas dauern könnte, sondern vielmehr darum, wie viel Zeit man in den Termin oder in die Aktivität investieren will.

Pufferzeiten einbauen – P

Laut Experten darf man niemals einen kompletten Tag verplanen, sondern sollte stets mit Pufferzeiten arbeiten. Das fehlerhafte Einschätzen des zeitlichen Aufwands birgt Risiken, da erfahrungsgemäß im Arbeitsablauf unvorhersehbare Dinge passieren können. Pausen, Ablenkungen und lange Vorbereitungen bei der Einarbeitung von neuen Aufgaben können den Zeitplan durcheinanderwirbeln.

Um Dauerstress zu vermeiden, lässt sich der Zeitpuffer aufteilen. Nicht vorhersehbare Unterbrechungen bei der Arbeit und unvorhergesehene Probleme bei Terminen lassen einen straff gesetzten Zeitplan nicht zu. Bei der Alpen Methode wird die 60/40-Regel empfohlen. 60 Prozent des Arbeitstages können hierbei ganz normal verplant werden, sie werden für Termine und Aufgaben reserviert. Die restlichen 40 Prozent der Zeit werden als Zeitpuffer eingeplant. Diese 40 Prozent des Arbeitstages werden somit für spontane oder unerwartete Aktivitäten blockiert.

Entscheidungen – E

Das Setzen von Prioritäten ist unumgänglich. Denn ohne Schwerpunkte zu setzen, ohne das Weglassen und Abkürzen sind Aufgaben in einer vorgegebenen Zeit kaum zu erzielen. Eine wichtige Entscheidung zu treffen, ist keineswegs einfach, aber lebensnotwendig. Der Tag hat eben nur 24 Stunden und so gesehen ist es in vielen Fällen einfach unmöglich, alle Verpflichtungen, Aufgaben und Termine in dieser Zeitspanne zu erfüllen. 

Maximal drei Tagesprioritäten sollte man sich vornehmen und diese Aufgaben sollten dann tatsächlich erledigt werden. Bei der Alpen Methode wird nicht nur entschieden was, sondern auch wann etwas erledigt werden muss. Mit der Eisenhower-Methode kann man die Prioritäten schnell ermitteln. Ein ebenso erprobtes Mittel ist die ABC-Methode.

Mit dem Selbstmanagement stellt sich die Frage nach den Wichtigkeitsstufen und Dringlichkeitsstufen der verschiedenen Aufgaben. Der Buchstabe A steht für dringend und wichtig. Der Buchstabe B steht für nicht so dringend und durchschnittlich wichtig. C umfasst hingegen alle nicht so wichtigen Aufgaben, Aktivitäten und Termine.

Nachkontrolle – N

Es heißt so schön: Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben. Bei der Alpen Methode ist das abendliche Resümee des Tages wichtig und außerdem für den weiteren zukünftigen Arbeitsverlauf entscheidend. Die Nachkontrolle dient in erster Linie dazu, einen konkreten Überblick des abgelaufenen Tages zu erlangen.

Sie ist nützlich, da man selbst aus Fehlern lernen kann. Sich die famose Frage „Wie war der heutige Tag?“ zu stellen, funktioniert bei der Arbeits- und Zeitplanung eines flexiblen Selbstmanagements einwandfrei. Bei diesem Schritt werden die Schlüssigkeit und die Sinnhaftigkeit der Planung geprüft. Man hat am Abend ein gutes Gefühl, wenn das Tagespensum ohne Stress geschafft wurde.

Die Reflexion, ob die Terminplanungen exakt waren, ob man genug Pufferzeiten mit einberechnet hat und ob die Prioritäten richtig gesetzt wurden, schafft klare Grenzen. Das Bauchgefühl und die Vernunft dürfen bei der Alpen Methode nicht getrennt werden, denn diese Methode lebt einzig und allein von den Erfahrungswerten.

Aus diesem Grunde profitiert diese Selbstmanagement Methode, welche dem Zeitmanagement entliehen wurde, von der Nachkontrolle. Die gesammelten Erfahrungen fließen in die kommenden Tagesplanungen mit hinein und steigern dadurch die Sicherheit und das Selbstvertrauen.

Anwendung und Beispiel

Hier erhalten Sie ein Beispiel zur Anwendung der Alpen Methode im Bereich Studium. Die anfallenden Aufgaben werden stichpunktartig notiert. Das Vorlesungsskript soll erneut durchgearbeitet werden. Die Schlagwörter im Text werden im hermeneutischen Sinne herausgeschrieben. Es ist entscheidend, sich die festgehaltenen Stichworte genau einzuprägen, damit sie jederzeit abrufbar sind. Andere Seminarteilnahmen und Vorlesungsbesuche sollten schriftlich fixiert werden.

Nun gilt es, die Dauer der sich selbst gestellten Aufgabe einzuschätzen. Zwei Stunden am frühen Vormittag für die erneute Durcharbeitung des Skripts, kurz vor Mittag wird eine halbe Stunde für das Aufschreiben der Schlagwörter oder Stichpunkte veranschlagt.

Am frühen Nachmittag wird eine halbe Stunde für das Auswendiglernen eingeplant. Es muss entschieden werden, welches Seminar oder welche Vorlesung als unwichtig angesehen werden kann. Am Ende des Lerntages stellt man fest, ob die Planung funktioniert hat und ob die Pufferzeiten exakt oder zu großzügig eingeschätzt wurden.

Weiterführende Informationen

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